PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Transcripción

1 1. OBJETIVO Facilitar y asegurar la adquisición bienes y servicios por parte la CÁMARA DE COMERCIO ARMENIA Y DEL QUINDÍO y garantizar el cumplimiento los principios legalidad, transparencia, economía y equidad para el proveedor y la entidad. 2. ALCANCE Este procedimiento es responsabilidad la Dirección Administrativa y Financiera y be ser acatado para realizar compras en la CCAQ 3. CONTENIDO 3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN 1.Intificación la necesidad 2. Producto ya cotizado? 3. El proveedor mantiene el precio? 1. Responsable 2. Responsable 3. Responsable N.A. N.A. N.A. 1. El procedimiento compras inicia con la intificación la necesidad. 2. El responsable la compra podrá revisar en registros previos compras, si el producto o servicio ya ha sido cotizado. En caso ser positiva la respuesta continua con la actividad tres (3). De lo contrario continua con la actividad cuatro (4). 3. El responsable la compra se comunica con el proveedor productos o servicios con el propósito verificar si éste mantiene precio venta vigente acuerdo con la cotización previa. Si la respuesta es positiva, se continua con la actividad seis (6), lo contrario se continua con la actividad cuatro (4). Nota: en caso realizarse la compra directa, en razón a que el proveedor mantiene el precio venta vigente acuerdo a cotización compras previas, se ja constancia en el espacio Observaciones la orn servicio con un enunciado compra directa según cotización l día (Fecha cotización previa), orn servicio N (número orn compra previa) o número comprobante pago CÓDIGO: AF-P-003, VERSIÓN: 011, VIGENCIA: , PÁGINA No. 1 DE 6

2 ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN 4. Solicitud Cotizaciones 5. Comparativo cotizaciones 6. Aprobado? 7. Elaboración pedido Aprobado? 4. Responsable 5. Responsable 6. Director Administrativo y Financiero 7. Responsable Tesorería Formato solicitud cotización (Anexo 1). Evaluación cotización proveedores (Anexo 2). Evaluación cotización proveedores (Anexo 2). Formato orn servicio o Formato Solicitud elaboración contratos (Anexo 3). 4. Se intifican los proveedores que se van a invitar, teniendo en cuenta a los afiliados y los registrados según datos registro mercantil y en segunda instancia proveedores registrados a nivel nacional. Una vez intificados, el responsable la compra diligencia el formato solicitud cotización. Nota 1: la solicitud cotización se realiza Invitando en igualdad condiciones. Nota 2: al proveedor se le be dar un plazo mínimo 3 días. Nota 3. En caso que las condiciones l proceso cotización no permitan una espera TRES días, se podrá realizar cotización telefónica o Personalizada. 5. Se hace cuadro comparativo las ofertas recibidas y se lleva al área Administrativa y Financiera para que sea aprobada o saprobada según el caso. 6. Se selecciona la oferta o cotización menor valor, siempre y cuando cumpla con la totalidad los requisitos. Si no existe ningún proveedor que cumpla las especificaciones, se vuelve a solicitar cotizaciones o se podrá utilizar una condición especial. 7. Una vez Seleccionado el proveedor, el responsable la compra solicita la orn servicio o la elaboración contrato a través l formato "Solicitud elaboración contratos. La orn servicio be ser solicitada en Tesorería, quien a su vez la entrega con los datos fecha, proveedor y NIT l proveedor pre-diligenciados. Por su parte, el responsable la compra la termina diligenciar con los datos precisos l producto o servicio a comprar, para posterior autorización la Dirección Administrativa. Es opcional que el funcionario que realice la Orn compra ponga la siguiente nota en la parte superior: el pago se hace en Cheque o transacción electrónica spués 15 días haber entregado el producto. CÓDIGO: AF-P-003, VERSIÓN: 011, VIGENCIA: , PÁGINA No. 2 DE 6

3 ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN 8. La recepción los productos o servicios comprados con su respectiva cuenta cobro o factura, la realiza el responsable la compra. Cuando el producto o servicio comprado cumple con los requisitos especificados, se ja registro así: 8. Recepción l producto o servicio 8. Responsable Orn servicio - El responsable la compra, firma la orn servicios en el espacio recibido a satisfacción. - El responsable la compra firma la cuenta cobro o factura presentada por el contratista en los casos contratación mediante contrato. 9. Proceso pago 9. Contabilidad. NA En caso que el producto o servicio no cumpla con las especificaciones, se proce a hacer la volución al proveedor reportando la anomalía a la Dirección Administrativa y Financiera. 9. La orn servicios junto con los respectivos soportes cotizaciones y factura o cuenta cobro, ben ser entregados posteriormente al área contable para proceso pago, una vez se reciba a satisfacción el producto o servicio. En los casos previstos por la Ley, el proveedor servicios adicionalmente berá presentar planilla pago seguridad social. 3.2 CONDICIONES ESPECIALES La contratación directa sin proceso competitivo (una sola fuente) pue ser un método acuado en las siguientes circunstancias: a. Cuando así lo requieran las medidas que hay que tomar ante situaciones especiales. La justificación este método se examinará en el contexto los intereses generales la Cámara Comercio y l proyecto, la Cámara Comercio a su vez velará por la economía y la eficiencia. CÓDIGO: AF-P-003, VERSIÓN: 011, VIGENCIA: , PÁGINA No. 3 DE 6

4 b. En casos en que se ofrezca una clara ventaja sobre un proceso competitivo. c. En el caso tareas que sean una continuidad trabajos realizados anteriormente. d. En los casos en que una selección rápida es esencial. e. En los casos en que un proveedor es el único capacitado para realizar el trabajo o cuya experiencia es gran valor para el mismo. f. Adquisición servicios temporales En estos casos la compra directa be ser aprobada por la Dirección Administrativa y / o la Presincia Ejecutiva. NOTA IMPORTANTE: La Cámara Comercio no reconocerá ninguna uda para pago que no tenga orn compra y/o servicio, contrato y/o aprobación. Igualmente se recuerda que ningún pedido be realizarse sin previa aprobación. 3.3 CASOS EN QUE UNA COMPRA REQUIERE CONTRATO La Presincia ejecutiva y/o la Dirección Administrativa y Financiera finirán cuándo una compra requiere contrato, basados en el riesgo e impacto l servicio o producto a adquirir, en la trayectoria l proveedor, así como en las actividas parciales o totales a ejecutar. 3.4 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES La evaluación proveedores estará a cargo la Dirección Administrativa y Financiera o su legado. La frecuencia Evaluación y los criterios utilizados están finidos en el instructivo Evaluación proveedores (ver anexo 5), y se jará evincia en el formato Evaluación proveedores (ver anexo 6). NOTA 1: Cuando se requiera adquirir un producto o servicio para continuar prestando un servicio misional o sempeñando una actividad encomendada, no se aplicará la Evaluación ni selección proveedores, en razón a que la compra no es recurrente, es excepcional, inclusive la compra pue ejecutarse fuera la región. En tal caso jará registro en el formato legalización reembolsable, anticipos para posterior reembolso, orn servicio o factura o cuenta cobro. 3.5 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Criterios selección proveedores productos o servicios en general: Los criterios selección proveedores bienes y servicios la Cámara Comercio Armenia se realizan la siguiente manera: CÓDIGO: AF-P-003, VERSIÓN: 011, VIGENCIA: , PÁGINA No. 4 DE 6

5 1. Los Afiliados y Registrados. Se invita como mínimo tres proveedores 2. Registrados Nacionales Selección y evaluación proveedores Asesoría o Consultoría especializada. El proceso selección proveedores asesoría o consultoría especializada, se realizará por uno los siguientes métodos: a. DOCUMENTACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA. El responsable la compra podrá documentar los términos referencia, que berán contener como mínimo: - Objetivo la Asesoría o Consultoría - Nivel Educación y experiencia requerida l Asesor o Consultor y/o su equipo trabajo, especificando años y área sempeño. La educación y experiencia be ser certificada especificando. - Actividas a Desarrollar - Descripción los Productos, resultados o Entregables la Asesoría o Consultoría - Plazo Ejecución la Consultoría - Plazo para la presentación las propuestas - Presupuesto (Opcional) Una vez recibidas las propuestas Consultoría o Asesoría especializada, se analizará por parte l Responsable la compra, cuáles cumplen con la totalidad requisitos técnicos la propuesta y experiencia l Asesor o Consultor y finalmente se seleccionará la más económica. b. EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS Y/O HABILIDADES. Con base en especificaciones educación y experiencia, se realiza convocatoria posibles prestadores servicios. La selección se hace mediante entrevista y la evaluación mediante el cumplimiento las actividas especificadas contractualmente, jando constancia en las cuentas cobro o facturas que presente el proveedor, por parte l responsable 3.6 CRITERIOS DE INSPECCION DEL PRODUCTO La inspección l producto la realiza el responsable que solicita la compra. En la Inspección se verifica que el producto o servicio entregado por el proveedor, cumpla con las especificaciones la Solicitud Compra o la Orn CÓDIGO: AF-P-003, VERSIÓN: 011, VIGENCIA: , PÁGINA No. 5 DE 6

6 Servicio, y se ja constancia en la Orn Servicios o en las cuentas cobro o facturas presentadas por el proveedor. 3.7 COMPRAS A TRAVÉS DE LA CAJA MENOR La dirección Administrativa autorizará el pago productos o servicios a través la Caja menor. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS NA 5. ANEXOS Anexo 1. Solicitud Cotización Anexo 2. Evaluación cotización proveedores Anexo 3. Solicitud elaboración contratos Anexo 4. Formato resultado proceso cotización Anexo 5. Instructivo Evaluación proveedores Anexo 6. Formato evaluación proveedor CÓDIGO: AF-P-003, VERSIÓN: 011, VIGENCIA: , PÁGINA No. 6 DE 6