Instructivo de Trabajo: Administración de Servicio Social. Código: IT, DESU, 02. Edición: 2. Coordinador del Servicio Social

Transcripción

1 Diagrama de Tortuga Qué? Herramientas, Materiales y Equipo Equipo de Cómputo. Internet. Teléfono. Archiveros. Copiadora. Fax. Escáner. Cámara fotográfica. Quién? Personal Competencia Capacitación Director de Extensión de los Servicios Universitarios Coordinador del Servicio Social Coordinadores de Servicio Social de las Unidades Académicas Auxiliar administrativo Autoriza programas y proyectos. Atención a ctes. Trabajo por objetivos. Análisis de información. Atención a ctes. Analítico, Dinámico Responsable, Disciplinado Servicial y Tolerante Atención a alumnos. Responsable. Trabajo por objetivos. Servicial. Autoriza prestadores de Servicio Social para programas disponibles. Responsable, Observador Cuidadoso, Dinámico Tolerante. Manejo de Personal. Trabajo en equipo. Organización. Resolver Conflictos. Trabajo en Equipo Trato a Clientes. Trabajo en Equipo. Servicio a Clientes. Uso de la pagina web del Servicio Social. Servicio a Clientes. Trabajo en equipo. Entradas Solicitud de Convenios Solicitud de Constancias de Liberación de SS Proveedores Unidades Receptoras de PSS Coordinadores de Servicio Social de las UA Proceso de Administración del Servicio Social Salidas Convenios Firmados Constancias Entregadas Clientes U. Receptoras de PSS PSS Cómo? Instructivos, Reglamentos, Políticas Ley Orgánica. Reglamento General. Reglamento de Servicio Social. Reglamentos Internos del Servicio Social. Medición de la Eficiencia del Proceso Indicador Meta Frecuencia Supervisar la entrega de cartas Supervisar el 100% Bimestral de las Cartas de de asignación a asignación para prestadores de Servicio Social. Servicio Social Supervisar el seguimiento y control de los prestadores de servicio social de las UA. Recibir, evaluar, y expedir Constancias de Liberación de Servicio Social Supervisar el 100% de entrega de informes bimestrales Expedir el 100% las Constancias para liberación del Servicio Social. Bimestral Mensual Página 1 de 11

2 1. Actividades 1.1 Atender orientar usuarios: La Secretaria recibe a la persona que solicita información o algún servicio y de ser necesario se turna al Coordinador de Servicio Social para complementar la orientación. También esta atención se puede dar de manera telefónica o vía correo electrónico. 1.2 Recibir solicitud: La Secretaria recibe de instituciones receptoras de Prestadores de Servicio Social (PSS) la solicitud de PSS, mediante escrito, o de forma electrónica, en la solicitud se coloca el sello de recepción de la Dirección de Extensión de los Servicios Universitarios, mismo que contiene fecha de recepción, se escribe la hora, nombre y de quien recibe. Posteriormente se le turna la solicitud al Coordinador de Servicio Social (CSS) para su evaluación, acompañada del proyecto a revisar. 1.3 Registrar y analizar solicitudes: El CSS registra la solicitud, en el RDESU02,A REGISTRO DE SOLICITUDES DE PSS (Anexo 3.1). Posteriormente analiza las solicitudes y determina si requieren de elaborar convenio, y/o autorizar programa, el cual deberá presentarse tanto impreso como en archivo electrónico, en caso de traer solo versión impresa, se pide a la institución solicitante que lo envié por correo electrónico Si es solo revisión de programa, se autoriza y se turna mediante oficio a la Coordinación de Servicio Social de la Unidad Académica correspondiente Si es elaboración de convenio, se revisa que contenga los datos necesarios para proceder a realizarlo, si hace falta algún antecedente o información, se solicita a la secretaria que se ponga en contacto vía telefónica o correo electrónico con la Institución solicitante, para que envíen la información faltante y proceder para su correcta elaboración. Al Página 2 de 11

3 contar con los datos completos se enviará al Abogado General para su revisión y visto bueno, en su caso turnar al Sr. Rector para su firma. 1.4 Presentar programas autorizados como opción para la prestación de Servicio Social: Una vez que los programas y/o convenios han sido formalmente autorizados, el Coordinador de Servicio Social de la Unidad Académica que corresponda, presenta a los prestadores de servicio social dichos programas como una opción para realizar su servicio social y le indica que para poder iniciar a prestar su servicio, deberá haber participado del seminario de Servicio Social. 1.5 Cursar Seminario de Servicio Social: Los prestadores de servicio social que ya han concluido su sexto semestre que deciden atender la convocatoria que extiende la Coordinación de Servicio Social para la realización del SEMINARIO DE FORMACIÓN ÉTICA Y AXIOLÓGICA DEL PROFESIONAL PARA INTERVENCIÓN EN EL CONTEXTO SOCIAL, se registran con su Coordinador de Servicio Social en su Unidad Académica y llevan a cabo dicho seminario en el horario y lugar determinado. 1.6 Expedir y Registrar Constancias de Seminario Cursado: El Académico Responsable de impartir el Seminario, solicita a través del Coordinador de Servicio Social de la UA, la elaboración de Constancias ante la Dirección de Extensión de los Servicios Universitarios (DESU). La Secretaria de la DESU, recibe la solicitud de expedición de constancias, en el RDESU02,B REGISTRO DE EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DEL SEMINARIO: FORMACIÓN ÉTICA Y AXIOLÓGICA DEL PROFESIONAL PARA INTERVENCIÓN EN EL CONTEXTO SOCIAL (Anexo 3.2). La secretará elabora las constancias del seminario utilizando el formato RDESU02,C "CONSTANCIA DEL SEMINARIO" (Anexo 3.3), y las turna para firma de la Directora de Extensión de los Servicios Universitarios y se envían a las U.A. Página 3 de 11

4 1.7 Seleccionar Programa en que se prestará el Servicio Social y solicitar carta de presentación. Una vez que los prestadores de servicio social han terminado su seminario de servicio social, estos se acercan con el Coordinador de Servicio social en su UA, para conocer los programas para la prestación de servicio social que se encuentran disponibles, seleccionando uno de ellos y le solicita una carta de presentación con la que acudirá a las instalaciones de la unidad receptora y solicitará ser aceptado en dicha unidad para prestar su servicio social En caso de ser aceptado por la unidad receptora, da inicio a la prestación del servicio y notifica al Coordinador de SS de su UA, para que proceda a elaborar la carta de asignación correspondiente En aquellos casos en los que la unidad receptora, por alguna razón no acepte al prestador de SS, este ultimo deberá notificar al Coordinador de SS de su UA, para que le presente otras opciones y se decida por alguna de ellas y se presente en la unidad receptora que corresponda. 1.8 Supervisar entrega de cartas de asignación a Prestadores de Servicio Social: El CSS supervisa en forma bimestral la entrega de cartas de asignación por parte de los CSS de las UA, a los Prestadores de Servicio Social, dichas cartas deberán ser expedidas utilizando la página web. El CSS registra la supervisión en el RDESU02,D REGISTRO ENTREGA DE CARTAS DE ASIGNACIÓN A PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL en el (Anexo 3.4). 1.9 Seguimiento y control de los Prestadores de Servicio Social: El prestador de Servicio Social, deberá entregar al Coordinador de Servicio Social de su UA, un reporte bimestral acerca de las tareas realizadas en la unidad receptora. Página 4 de 11

5 1.10 Supervisar el seguimiento y control de los prestadores de servicio social: El CSS supervisa la entrega de informes bimestrales de los alumnos que se encuentran prestando su Servicio Social, a los Coordinadores de sus respectivas Unidades Académica; dicha supervisión la registra en el RDESU02,E REGISTRO DE ENTREGA DE INFORMES BIMESTRALES A COORDINADORES DE SERVICIO SOCIAL (Anexo 3.5) Si todo está en orden, procede a revisar las solicitudes recibidas y a autorizar la elaboración de constancias de liberación de servicio social En caso de que se observe algo fuera de lo normal, deberá retroalimentar al respecto con el Coordinador de Servicio social en la UA. y se someterá nuevamente a supervisión Recibir solicitudes de constancias de liberación de servicio social: La Secretaria de la DESU, recibe por escrito la solicitud de Constancia de Liberación del Servicio Social, tanto Universitario como de Pasante, mediante el formato RDESU02,F "SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS" (Anexo 3.5), la cual debe contener la firma del CSS de la UA. Y dicha recepción se realiza colocando sello de la Dirección de Extensión de los Servicios Universitarios, el cual lleva fecha, hora y nombre de quien recibe. La Secretaria turna al Coordinador de Servicio Social para que dé su visto bueno, autorice la elaboración de las constancias y firme las solicitudes. Una vez elaboradas y firmadas las constancias de liberación de servicio social, se procede a entregarlas Monitoreo de indicadores de servicio social: El Coordinador de Servicio Social monitorea cada uno de los indicadores de prestación de servicio social, entre otros, número de prestadores de Página 5 de 11

6 Servicio Social Universitario que realizan su servicio social por semestre, de igual manera el número de prestadores de Servicio Social de Pasantes, y las Unidades Receptoras Archivar: Por último la Secretaria archiva toda la papelería relativa al convenio en sus respectivos expedientes, los informes de entrega de cartas de asignación, informes de entrega bimestrales y/o solicitud de liberación de servicio social, así como copia de las constancias expedidas que se procesó en el expediente. 2. Responsabilidades 2.1 La D.E.S.U., es responsable de apoyar lo indicado en este instructivo. 2.2 El C.S.S., el Coordinador de Informática (C.I.), los C.S.S. de las U.A. y la Secretaria son responsables de ejecutar lo indicado en dicho instructivo. 3. Anexos 3.1 RDESU02,A REGISTRO DE SOLICITUD PARA PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL Página 6 de 11

7 3.2 RDESU02,B REGISTRO DE EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DEL SEMINARIO: FORMACIÓN ÉTICA Y AXIOLÓGICA DEL PROFESIONAL PARA INTERVENCIÓN EN EL CONTEXTO SOCIAL Página 7 de 11

8 3.3 RDESU02,C CONSTANCIA DEL SEMINARIO Página 8 de 11

9 3.4 RDESU02,D REGISTRO DE ENTREGA DE CARTAS DE ASIGNACIÓN A PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL 3.5 RDESU02,E REGISTRO DE INFORMES BIMESTRALES A COORDINADORES DE SERVICIO SOCIAL Página 9 de 11

10 4. Flujograma ADMINISTRACIÓN DE SERVICIO SOCIAL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL COORDINADOR DE S.S. EN U. A. UNIDAD RECEPTORA COORDINACIÓN GENERAL Inicio Solicitar Inf. para solicitud de Prestadores de SS Atender y orientar a usuarios Recibir solicitud de servicio social Analizar y registrar Solicitudes A NO La solicitud requiere elaboración de convenios? Recibir oficio de Programa y/ o Convenio Autorizado Autorizar la revisión del programa SI Orientar a prestadores de servicio Social y presentar opciones de programas autorizados. Proporcionar datos NO Contiene convenio datos necesarios para su elaboración? 1a. ETAPA Cursar Seminario de Servicio Social en UA Solicitar Expedición de Constancias de Seminario Cursado A Elaborar convenio y turnar para su revisión y firma Elaborar constancias de participación en seminario. Seleccionar Programa y solicitar carta de presentación Otorgar carta de presentación Presentarse en Unidad receptora Acepta al prestador de Servicio Social? B Elaborar Reportes bimestrales Otorgar Carta de Asignación a prestador de Servicio Social Inicia la Prestación del Servicio Social SI Supervisar entrega de cartas de asignación a Prestadores de Servicio Social Realizar Seguimiento y control a prestadores de Servicio Social Supervisar el seguimiento y control de los Prestadores de Servicio Social Solicitar Constancias de Liberación de Servicio Social B NO Reroalimentar con Coord. UA Todo en Orden? SI Revisar solicitudes y autorizar Elaboración de Constancias de liberación de SS. Recibir Constancia elaborada y firmadas Elaborar Constancias de Liberación de SS. C C Archivar Fin Página 10 de 11

11 5. Lista de distribución 5.1 D.E.S.U. 5.2 C.S.S. 5.3 C.I. 5.4 C.S.S. de las U.A. 5.5 Secretaria Página 11 de 11