MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCION Y MATRICULA DE PROGRAMAS DE EDUCACIÓN CONTINUA

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1 PROCEDIMIENTO INSCRIPCIÓN Y MATRICULAS Proceso: Extensión y Proyección Social CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /JUL/2011 Versión Inicial Director de Página 1 de 5

2 1. OBJETIVO Determinar los criterios para la inscripción y matricula de estudiantes en programas de Educación Continua de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali. 2. ALCANCE Este aplica para la inscripción y matricula de estudiantes de todos los programas de ofertados en la Universidad de San Buenaventura Seccional Cali. 3. DEFINICIONES ICEBERG. Herramienta informática tipo software mediante el cual se gestiona la información financiera, contable, administrativa y de talento Humano de la Universidad de San Buenaventura Cali. PROGRAMA EDUCACIÓN CONTINUA. Son aquellos cursos, seminarios talleres o diplomados ofrecidos con el objetivo de profundizar en temas especializados de las áreas del conocimiento; actualizar en innovaciones científicas; formar conocimientos generales alrededor de necesidades o problemas concretos; capacitar y formar en aspectos académicos, laborales o artísticos; sin sujeción al sistema de niveles y grados y por lo tanto no conducentes a título. SIDIU. (stema de Información Universitario). Herramienta informática tipo software que permite gestionar la información académica de los estudiantes durante todo su proceso de formación en la Universidad de San Buenaventura Cali. 4. LÍDER DE PROCEDIMIENTO Director de. Página 2 de 5

3 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Inicio 1.1 Recibir el formulario de inscripción y documentos soportes 1. Recepcionar inscripciones de aspirantes a programas de y generar matricula financiera 1.2 Verificar el cumplimiento en la entrega de la documentación para inscripción y matricula de un estudiante a un programa de (PCC) 1.3 Devolver la documentación que no cumpla con los requisitos al aspirante 1.4 Registrar las inscripciones de los aspirantes en el sistema SIDIU. Gestor Comercial 1.5 Generar la liquidación financiera para el pago de la matricula al programa de a través del aplicativo ICEBERG y entregar al estudiante 2. Realizar matricula financiera de estudiantes del programa de 2.1 Recibir y validar el registro de pago efectuado por los estudiantes 2.2 Realizar seguimiento en el ICEBERG de los pagos de matrículas con base a las fechas estipuladas. Auxiliar de Vicerrectoría Administrativa y Financiera 1 Página 3 de 5

4 1 2. Realizar matricula financiera de estudiantes del programa de 2.3 Verificar si el número de estudiantes presupuestados se encuentran matriculados para iniciar el programa. (PCC) 2.4 Elaborar y entregar informe final de matriculados al coordinador de la oficina de Postgrados y Educación continua. 2.5 Informar a los estudiantes la fecha de inicio a clases 2.6 Enviar las carpetas con la documentación de los estudiantes matriculados al programa de a la oficina de Registro Académico Gestor Comercial 3.1 Escanear y enviar imágenes al proveedor para la elaboración del carnet 3. Elaborar y entregar carnets a los estudiantes 3.2 Recepcionar carnets enviados por el proveedor y verificar si cumplen los requisitos según información de estudiantes y programa (PCC) 3.3 Devolver al proveedor los carnets informando las inconsistencias encontradas 3.4 Remitir los carnets a los gestores comerciales de la Oficina de Auxiliar de Registro Académico 3.5 Entregar los carnets a los estudiantes matriculados Coordinador Académico del Programa de 2 Página 4 de 5

5 2 4.1 Organizar evento de apertura del programa de 4. Iniciar programa de educación continua 4.2 Informar acerca de los servicios de la oficina de y de las demás Unidades Académico administrativas a los estudiantes que inician el programa 4.3 Hacer la presentación del contenido del programa de e informar todos los aspectos académicos relacionados con el desarrollo del mismo Postgrados y Coordinador Académico del Programa de 4.4 Dar inicio a las actividades académicas propias del programa de Docente 5. Realizar seguimiento al de inscripción y matriculas de programas de 5.1 Realizar seguimiento al desarrollo de las actividades propuestas para el 5.2 Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para el Director 6. Realizar ajustes al 6.1 Determinar la necesidad de realizar ajustes al 6.2 Realizar ajustes al Director Fin Elaboró: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Calidad Fecha: 02/MAY/2011 Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Calidad Fecha: 01/JUN/2011 Aprobó: Monika Naranjo Gaviria Cargo: Directora de Copia Fecha: 11/JUL/2011 Controlada Página 5 de 5