MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN Y Código: PA.01.SA.P04 Proceso: SERVICIOS DE APOYO ACADÉMICO CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /SEP/2010 Versión inicial

2 1. OBJETIVO Establecer los criterios fundamentales para adquirir, analizar y administrar los materiales bibliográficos que conforman las colecciones de la biblioteca de la Universidad de San Buenaventura Cali. 2. ALCANCE Este documento aplica la adquisición, análisis, clasificación y administración de todo material bibliográfico dispuesto para préstamo y consulta en la biblioteca de la Universidad de san buenaventura seccional Cali. 3. DEFINICIONES CANJE. Es el intercambio de materiales, generalmente de la producción académica, entre diferentes instituciones previo análisis de listados ofrecidos por las instituciones cooperantes y de acuerdo a criterios establecidos de pertinencia. CATALOGAR. Conjunto de operaciones bibliotecarias necesarias para la descripción completa de un documento y la asignación de una asignatura topográfica. Las operaciones incluyen la catalogación por materias -interna- además de la elección y redacción de los puntos de acceso principal y secundarios. El resultado de la catalogación es un registro o asiento bibliográfico. COMITÉ DE BIBLIOTECA. Grupo apoyo conformado por diferentes funcionarios de la biblioteca para tomar decisiones importantes relacionadas con la adquisición y mantenimiento de materiales bibliográficos e informáticos y desarrollo de las colecciones. DEPURAR. Proceso de revisar controlar y corregir errores detectados en los registros que conforman la base de datos OLIB de acuerdo a parámetros de normalización establecidos para evitar redundancia y duplicación. DESCRIPTORES. Palabras o grupos de palabras seleccionadas entre un conjunto de términos para representar sin ambigüedad una noción contenida en un documento o en una solicitud de Página 1 de 5

3 búsqueda de información. Los descriptores relativos a un estructurada en un tesauro. tema se presentan de forma DONACIONES BIBLIOGRÁFICAS. Es la acción de dar libros, revistas, CD-ROM, Videos, etc. Sin la entrega de una contraprestación económica. ICEBERG. Herramienta informática tipo software mediante el cual se gestiona toda la información financiera, contable, administrativa y de talento Humano de la Universidad de San Buenaventura Cali. ITEM. Unidad de un conjunto de elementos; especialmente, artículo de un catálogo o de una lista. MATERIAL BIBLIOGRÁFICO. Libros y otros formatos de publicaciones y materiales varios, como revistas, artículos y periódicos, dispuestos en la y que pueden ser utilizados para su consulta. OLIB. Software diseñado para ser utilizado en el manejo integrado de bibliotecas. PRESUPUESTO. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros, que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. TESAURO. Es un vocabulario controlado y estructurado formalmente, está formado por términos que guardan entre sí relaciones semánticas y genéricas: de equivalencia, jerárquicas y asociativas. Se trata de un instrumento de control terminológico que permite convertir el lenguaje natural de los documentos en un lenguaje controlado, ya que representa, de manera unívoca, el contenido de estos, con el fin de servir tanto para la indización, como para la recuperación de los documentos. 4. LÍDER DE PROCEDIMIENTO. Página 2 de 5

4 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO TAREAS DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE Inicio 1. Identificar el material bibliográfico de acuerdo con las necesidades de los programas académicos 1.1 Recepcionar el formato de solicitud de adquisición de material bibliográfico de las diferentes unidades académicas en físico y por .(pcc) 1.2 Verificar la existencia del material bibliográfico en la base de datos OLIB. (PCC) 1.3 Informar al solicitante la existencia del material en biblioteca No Si Fin 1.3 Consolidar la solicitud de títulos y enviar a cotizar con los proveedores. 2. Gestionar la adquisición del material bibliográfico 2.1 Cotizar con los diferentes proveedores el material bibliográfico. 2.3 Gestionar la compra a través del procedimiento de ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PA.06.GR.P Recepcionar el material bibliográfico 3. Recepcionar el material bibliográfico 3.2 Revisar material bibliográfico 3.3 Determinar si el material es donación-canje, o adquisición 3.4 Someter a consideración en Comité de el material bibliográfico recibido en donación. Donación - Canje Adquisición 3.7 Página 3 de 5 1

5 TAREAS DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE 1 3. Recepcionar el material bibliográfico 3.5 Determinar la pertinencia del material recibido en donación o canje. (PCC) 3.6 Redireccionar a otras instituciones el material recibido en donación y que no es pertinente en la biblioteca 3.7 Realizar registro inicial de Autor y Título en la base de Datos OLIB Fin 3.3 No Si Comité de 3.8 Enviar el material al Área de Servicios Técnicos 4.1 Catalogar, clasificar y analizar el material bibliográfico de acuerdo con los estándares internacionales para trabajo y organización bibliotecaria. 4. Registrar y disponer el material Bibliográfico para consulta 4.2 Realizar registro general en base de Datos OLIB (PCC) 4.3 Preparar el material bibliográfico para su ubicación en la (PCC) Bibliotecólogo de Procesos 4.4 Ubicar material bibliográfico en la biblioteca de acuerdo con su organización 5. Realizar seguimiento al procedimiento de Adquisición y Administración de Material Bibliográfico 5.1 Realizar seguimiento al desarrollo de las actividades propuestas para el procedimiento 5.2 Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para el procedimiento 2 Página 4 de 5

6 TAREAS DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE 2 6. Realizar ajustes al procedimiento 6.1 Determinar la necesidad de realizar ajustes al procedimiento 6.2 Realizar ajustes al procedimiento Si No Fin Elaboró: Ruby Chaux Rugeles Cargo: Directora de Fecha: 27/AGO/2010 Firma: Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Calidad Fecha: 10/SEP/2010 Firma: Aprobó: Ruby Chaux Rugeles Cargo: Directora de Fecha: 13/SEP/2010 Firma: Página 5 de 5