PROCESO DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

Transcripción

1 PROCESO DE GESTIÓN DE LOS Elaborado por: Comité AUDIT UEx nº 15 Servicios Universitarios Revisado por: Vicerrectorado de Calidad y Formación Continua Aprobado por: CONSEJO DE GOBIERNO UEx Fecha: 1/04/2008 Fecha: 11/04/2008 Fecha: 5/05/2008 Firma Firma Firma Valorado POSITIVAMENTE por la ANECA en Octubre de 2008 Página 1 de 12

2 ÍNDICE 1.- OBJETO ALCANCE NORMATIVA DEFINICIONES DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO UNIDADES IMPLICADAS DOCUMENTOS DIAGRAMA SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO DE CAMBIOS ANEXOS...12 Página 2 de 12

3 1.- OBJETO Este manual determina las acciones y responsabilidades implicadas en el proceso de prestación de Servicios bibliotecarios. 2.- ALCANCE Este proceso abarca todo el conjunto de actividades relacionadas con la obtención, tratamiento, difusión y uso de la información en cualquier soporte, así como la gestión de los espacios y equipamientos en que éstas se realizan. 3.- NORMATIVA Se trata de un proceso mixto, que afecta tanto interna como externamente Estatal Ley Orgánica de Universidades Directrices REBIUN Universitario Estatutos de la Universidad de Extremadura Reglamento de Régimen Interno del Servicio de Bibliotecas Instrucciones o circulares sobre el funcionamiento interno 4.- DEFINICIONES Catálogo automatizado: herramienta de recuperación de información en la que están descritos todos los ítems del Patrimonio bibliográfico de la institución, con independencia de su procedencia y soporte. Consejo Asesor: órgano de asesoramiento interno del que disponen algunos Servicios Universitarios en el seno de la UEX. Indicador: medida cuantitativa que puede usarse como guía para controlar y valorar la calidad de las diferentes actividades. Millennium: sistema integrado de gestión bibliotecaria, desarrollado por la empresa Innovative Interfaces, usado por la Universidad de Extremadura, Objetivo: cada una de las metas que se fijan en cualquier proyecto o empresa. REBIUN: Red de Bibliotecas Universitarias. Comisión Sectorial de la CRUE. Recursos materiales: conjunto de instalaciones (salas de estudio, salas de reunión, hemerotecas ) y equipamiento, material científico, en las que se desarrollan las actividades bibliotecarias. Página 3 de 12

4 Usuario: cada una de las personas o entidades que utiliza las instalaciones y medios de los Servicios Universitarios, o se beneficia de sus prestaciones. La biblioteca universitaria distingue entre usuarios personales y corporativos y, dentro de cada uno de ellos, entre usuarios internos y usuarios externos. 5.- DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO La Universidad de Extremadura, en cumplimiento de lo dispuesto en sus Estatutos y en concreto en los artículos 49 y 50, regula el Servicio de Biblioteca, Archivos y Documentación, como un Servicio de apoyo a la docencia y la investigación. Los objetivos del la Biblioteca Universitaria quedan recogidos en el Reglamento del Servicio (Borrador para aprobación): La Biblioteca Universitaria es un centro de recursos para el aprendizaje, la docencia, la investigación y las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestión de la Universidad en su conjunto. Es una unidad funcional cuyo objetivo es satisfacer las necesidades de información de la comunidad científica y universitaria. Es competencia de la Biblioteca Universitaria gestionar eficazmente los recursos de información, con independencia del concepto presupuestario y del procedimiento con que estos recursos se adquieran o se contraten y de su soporte material. Para cumplir con este cometido, la Biblioteca Universitaria se apoya en una estructura semicentralizada: Bibliotecas Centrales, Unidades Técnicas, Bibliotecas de Centro, Salas de estudio. Una Dirección funcional, Dos subdirecciones, Bibliotecarios de Centro, Responsables de Unidad técnica. La Planificación de las actuaciones bibliotecarias corresponde a la Dirección del Servicio, quien las presenta al Vicerrector responsable de su área para su aprobación. Una vez aprobada la Planificación, se difunde en la página web del Servicio de Bibliotecas. Para la ejecución de sus actuaciones, la biblioteca universitaria presta al menos los siguientes servicios: Gestión de la colección Se entienden por gestión de la colección el conjunto de acciones destinadas a seleccionar, adquirir, incorporar, descartar e intercambiar obras en cualquier soporte para la colección única de la Universidad de Extremadura. Manual de proceso de adquisiciones en Millennium. Página 4 de 12

5 5.2.- Proceso técnico Se entiende por proceso técnico el tratamiento normalizado, según normas internacionales, de las obras de la colección, de manera que puedan ser recuperadas por sistemas automatizados de búsqueda de información en un catálogo en línea. Para el conocimiento y acceso a las colecciones se elaborará un único catálogo automatizado, siguiendo las normas internacionales de descripción bibliográfica. Dicho catálogo ofrecerá además información sobre la ubicación y disponibilidad del material e incluirá todo el fondo bibliográfico de la Universidad Acceso al documento El acceso al documento es un conjunto de servicios destinados a facilitar a los usuarios fondos bibliográficos de su interés, bien en su forma original o por medio de reproducción, y tanto si forman parte de los fondos propios de la Universidad de Extremadura, como si se hallan en otros centros ajenos a la misma. El acceso al documento comprende los siguientes servicios: Consulta en sala Préstamo domiciliario Préstamo interbibliotecario Reproducción de documentos Acceso al documento electrónico Publicación y edición de materiales de apoyo a la docencia y de resultados de investigación Acceso a la información El acceso a la información es un conjunto de servicios destinados a proporcionar a los usuarios cualquier información de carácter bibliográfico. El acceso a la información comprende los siguientes servicios: Información general de la Biblioteca de la Universidad de Extremadura Información bibliográfica de fondos propios. Catalogación de los recursos para su correcta recuperación Información bibliográfica externa Difusión de la información Página 5 de 12

6 5.5.- Mantenimiento de catálogos El catálogo en línea es la herramienta básica para la difusión y fomento del uso de la colección bibliográfica de la UEX. Su operatividad y eficacia requieren de una catalogación adecuada, de una puesta al día constante de sus posibilidades técnicas, de la adopción de criterios de normalización en cuanto a redacción de asientos bibliográficos, puntos de acceso a las obras etc Mantenimiento de portal web de información La página web de la biblioteca universitaria es un servicio clave en el que se recogen tanto los recursos disponibles como las guías para su uso, se ordenan y sistematizan informaciones de interés etc. También permite la interactuación con los usuarios a través de formularios diversos con los que se pueden obtener servicios en línea (solicitud de préstamo interbibliotecario, solicitud de compra de libros, información, solicitud de formación, sugerencias y quejas, etc.) Formación de usuarios La formación de usuarios tiene como objetivo enseñar a los miembros de la comunidad universitaria a utilizar de manera eficaz la Biblioteca de la Universidad de Extremadura y sus recursos de información Extensión bibliotecaria Se entienden por extensión bibliotecaria aquellos servicios relacionados con actividades culturales, promoción de la lectura, contacto con instituciones externas, etc. 6.- UNIDADES IMPLICADAS Para desarrollar sus funciones la Biblioteca Universitaria, al menos, estará integrada por las siguientes unidades técnicas: Unidad de Atención a los Usuarios. Unidad de Automatización y Tecnologías de la Información. Unidad de Biblioteca Digital y Virtual. Unidad de Documentación. Unidad de Extensión y Proyectos. Unidad de Gestión de la Colección. Unidad de Proceso Bibliográfico y Normalización. Estas unidades son las encargadas de la unificación y supervisión de los elementos básicos de funcionamiento de la Biblioteca Universitaria, prestan servicios comunes a los usuarios y sirven de apoyo a todas las bibliotecas que integran el Servicio. En las bibliotecas de Centro, hasta la aprobación de una nueva estructura, no se aplica la organización en unidades, sino que es el bibliotecario de centro quien asume el conjunto de actuaciones. Unidad/Órgano Puesto/Responsable Descripción de tareas Bibliotecas de Centro Gestionar los servicios directos sobre los recursos propios: información, préstamo y uso de la colección, salas de uso público. Página 6 de 12

7 Servicio de Biblioteca, Archivo y Documentación Dirección del Servicio Unidad de Atención a Usuarios Unidad Técnica de Automatización y Tecnologías de la Información Unidad de Biblioteca Digital y Virtual Canalizar las relaciones y demandas de los usuarios relativas al servicio. Facilitar a los usuarios la referencia y obtención de la información no perteneciente a la colección de la Universidad de Extremadura. Procesar la información relativa a las obras de la colección en papel Adquisición de obras. Recoger la información sobre la prestación de los servicios. Definir los objetivos del Servicio. Planificar, evaluar y hacer el seguimiento del Proceso. Gestión del presupuesto del Servicio. Relaciones con comunidad universitaria, personal del servicio, proveedores internos y externos. Coordinación unidades. Difundir y publicar los resultados. Gestionar los servicios directos sobre los recursos propios: préstamo y uso de la colección, salas de uso público, instalaciones y equipamientos. Canalizar las relaciones y demandas de los usuarios relativas al servicio. Gestionar las aplicaciones informáticas empleadas en el trabajo diario del Servicio: Sistema integrado de gestión bibliotecaria, desarrollos propios para funciones específicas, programas comerciales de uso habitual, listas de correo electrónico. Evaluar nuevos módulos o sistemas, de la formación del personal para el uso correcto de los mismos y del mantenimiento de los equipos informáticos necesarios. Procesar la información relativa a los recursos electrónicos adquiridos por la Universidad y a los de libre acceso de modo que puedan ser recuperados y utilizados Página 7 de 12

8 Unidad de Documentación Unidad de Extensión y Proyectos Unidad de Gestión de la Colección Unidad de Proceso Bibliográfico y Normalización adecuadamente por los usuarios. Dar forma y mantener la presentación de los servicios bibliotecarios en Internet, la llamada biblioteca virtual o a distancia. Facilitar a los usuarios la referencia y obtención de la información no perteneciente a la colección de la Universidad de Extremadura. Estudiar la producción científica elaborada en la Universidad de Extremadura. Atender preferentemente a toda la comunidad científica de la Universidad de Extremadura, así como a otros organismos, tanto públicos como privados, o a personas particulares que requieran sus servicios de forma puntual. Gestionar la visibilidad de la biblioteca universitaria, de las actividades culturales y formativas de la misma, de la promoción de la lectura y de las relaciones con instituciones afines por encargo de la dirección del servicio. Presentar proyectos bibliotecarios a convocatorias públicas. Realizar la evaluación de los servicios y aplicación de indicadores, así como el seguimiento de la Calidad. Formar, mantener y gestionar el patrimonio bibliográfico universitario, con independencia de su forma de ingreso. Sus funciones abarcan desde la Selección, la Adquisición y el Expurgo hasta la Gestión de la Colección de Fondo Antiguo o Colecciones Especiales. Procesar la información relativa a las obras de la colección en papel de modo que puedan ser recuperadas adecuadamente por los usuarios mediante procedimientos automatizados. Definir las pautas con que dichas obras deben ser ordenadas para su Página 8 de 12

9 uso público. 7.- DOCUMENTOS PSB_D001. Reglamento del Servicio (borrador). PSB_D002. II Plan Estratégico del Servicio de Biblioteca, Archivos y Documentación. PSB_D003. Manual de catalogación en Millennium. PSB_D004. Manual de proceso de adquisiciones en Millennium (en elaboración). PSB_D005. Normativa de uso de salas de lectura. Manuales de proceso de Préstamo domiciliario e intercentros PSB_D PSB_D PSB_D PSB_D009. Préstamo interbibliotecario. PSB_D010. Estadística anual del Servicio de Bibliotecas. PSB_D011 Memoria anual del Servicio de Bibliotecas. PSB_D012. Evaluación de los ciclos de Planificación estratégica. PSB_D013. Anuario estadístico de las Bibliotecas universitarias españolas (editado por CRUE-REBIUN) DIAGRAMA Página 9 de 12

10 INICIO Revisar / Definir objetivos del Servicio de Becas. Claustro / Equipo de Gobierno / Dir. Servicio Evidencia: Planes estratégicos y operativos. Planificación de las actuaciones del Servicio de Becas. Dir. Servicio 2 Evidencia: Página Web, Intranet y documentos impresos. Difusión interna y externa de Actividades y objetivos del Servicio de Becas. Director del Servicio Ejecución de las acciones planificadas. Personal del Servicio de Becas MANUALES DE PROCEDIMIENTO: Adquisiciones, catalogación, préstamo, etc. Formulario estadístico anual Recogida de información. Bibliotecarios de centro, Jefes de Unidad técnica Validación de datos Director del Servicio 1 Página 10 de 12

11 1 2 Análisis de resultados. Director del Servicio Siguen siendo adecuados los Servicios? Director del Servicio No Sí Rendición de Cuentas. Director del Servicio Evidencia: Memoria anual, Evaluación Plan Estratégico. FIN 9.- SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN En la recogida de información sobre la prestación de los servicios participan los responsables de cada unidad técnica, los bibliotecarios de centro y la Dirección del Servicio. Dentro de las directrices REBIUN se incluye la elaboración anual de una Estadística, uniforme para todas las bibliotecas universitarias de la red. Con los datos recogidos se elaboran los siguientes documentos: Estadística anual del Servicio de Bibliotecas. Memoria anual del Servicio de Bibliotecas. Evaluación de los ciclos de Planificación estratégica. Página 11 de 12

12 Anuario estadístico de las Bibliotecas universitarias españolas (editado por CRUE-REBIUN). A la vista de los indicadores obtenidos de las estadísticas y de las apreciaciones de la Memoria Anual, la Dirección del Servicio revisa los objetivos y acciones y propone actuaciones de mejora ARCHIVO Identificación del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservación Documento de planificación Papel Director del Servicio de Bibliotecas 5 años Carta-s difusión Director del Servicio de Papeo o electrónico planificación Bibliotecas 2 años Documentos intranet Electrónico Director del Servicio de Bibliotecas 5 años Formularios de recogida de Director del Servicio de Electrónico datos estadísticos Bibliotecas 5 años Formularios de Responsables unidades comunicación con los Electrónico implicadas usuarios 2 años Base de datos de P.I. Base de datos Responsables unidad y centros 4 años 11.- HISTÓRICO DE CAMBIOS Tabla resumen en la que se describen tres columnas relativas a la edición, la fecha de la modificación y el motivo resumido de cada una de ellas. Edición Fecha Modificaciones realizadas ANEXOS PSB_D001. Encuesta de satisfacción de usuarios. Estudiantes. Página 12 de 12