SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO COMPENSACIÓN Proceso: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /MAY/2011 Versión Inicial Director de Talento Humano Ajustes en responsabilidades de los cargos, eliminación de tarea relacionada con formato de novedades el cual no se /AGO/2013 aplica dentro del procedimiento, inclusión de tarea relacionada con la autorización del pago en el portal del banco por parte de la Coordinación de y precisión en relación con los aportes patronales ( parafiscales y seguridad social) y Puntos Críticos de control /OCT/ /MAR/ /AGO/2014 Reasignación de responsabilidades en la tarea 7 Realizar pago de la nómina a los Docentes Hora Cátedra, debido a recomendación de la Revisoría Fiscal en la que se plantea el cargue de la nómina en la plataforma del banco lo realice la y lo apruebe la Coordinadora de, de igual forma en la tarea 9.9 Realizar autorización de pago de aportes, ya que el banco solamente permite una firma y no dos como estaba planteado inicialmente para este tipo de dispersión Se realizaron precisiones en relación el responsable de las tareas 3.4 y 3.7, igualmente ajuste en la denominación del cargo de Auxiliar de Talento Humano. Precisión en tarea 1.11, no se genera archivo físico sino digital

2 1. OBJETIVO Establecer los criterios para liquidar mensualmente la nómina de los Docentes Hora Cátedra, en la Universidad de San Buenaventura seccional Cali. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la liquidación y pago de las obligaciones por concepto de salarios, Seguridad Social, Parafiscales y Prestaciones Sociales (Provisión prima de servicios, cesantías, intereses de cesantía y vacaciones) a todos los Docentes Hora Cátedra de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali. 3. DEFINICIONES ARCHIVO PLANO. Archivo tipo texto con especificaciones requeridas para poder ingresar una información determinada en un sistema específico. ICEBERG. Herramienta informática (software) mediante el cual se gestiona toda la información financiera, contable, administrativa y de talento Humano de la Universidad de San Buenaventura Cali. INTERFACE CONTABLE. Archivo plano con especificaciones definidas que contiene la información presupuestal y contable de la nómina. NÓMINA. Relación ordenada de todos los empleados donde se anota lo devengado menos las deducciones para su correcto pago. NOVEDAD DE NÓMINA. Es el reporte periódico de las diferentes situaciones administrativas que tienen efecto en la liquidación y pago de nómina. Director de Talento Humano. 4. LÍDER DE PROCEDIMIENTO Página 1 de 9

3 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE LAS Inicio 1.1 Recepcionar novedades de nómina personal docente hora cátedra de las Facultades vía o por medio físico Auxiliar Administrativo 1.2 Autorizar las novedades de nómina personal docente hora catedra 1.3 tificar la no inclusión de las novedades de nómina personal docente hora catedra Director de Talento Humano 1. Preparar la liquidación de la nómina de Docentes Hora Cátedra 1.4 Generar reporte de auditoría de carga académica y enviar vía al departamento de Talento Humano para revisión y aprobación 1.5 Verificar si la carga académica propuesta se ajusta a lo proyectado en la nómina docente (PCC) 1.6 tificar al programa académico para realizar los ajustes correspondientes Asistente operativo de Registro Académico Director de Talento Humano 1.7 Verificar que en el sistema Iceberg se haya aprobado la carga académica y que el Departamento de Recursos Físicos haya ingresado las novedades de inasistencias y recuperaciones. 1.8 Informar a la Unidad correspondiente para que tome las medidas necesarias. 1 Página 2 de 9

4 DESCRIPCIÓN DE LAS 1 1. Preparar la liquidación de la nómina de Docentes Hora Cátedra 1.9 Recibir la información de novedades de nómina con los soportes respectivos 1.10 Ingresar en el sistema de Iceberg todas las novedades de nómina de los docentes Hora Cátedra debidamente soportadas y autorizadas (PCC) 1.11 Generar archivo en PDF de horarios de cada docente a través del Módulo Acad del stema Iceberg (PCC). 2. Calcular y revisar la carga académica de aprobados y propuestos. 2.1 Generar e imprimir los reportes de carga académica aprobada y propuesta a través del módulo USB Cali del sistema Iceberg. 2.2 Revisar en Excel la carga académica aprobada (PCC). 3.1 Imprimir reportes de inasistencias y recuperaciones en el módulo Acad del sistema Iceberg. 3.2 Identificar si existen inasistencias 3. Revisar inasistencias y recuperaciones 3.3 Revisar los soportes de inasistencias suministrados por Talento Humano (PCC) 3.4 Modificar en el sistema de Iceberg a través del módulo Acad, las causales de las inasistencias, de acuerdo a la información suministrada por las facultades. Espacios Físicos 2 Página 3 de 9

5 DESCRIPCIÓN DE LAS 2 3. Revisar inasistencias y recuperaciones 3.5 Determinar si existen pagos por recuperación de horas. 3.6 Revisar si las horas a cancelar por recuperación se descontaron en pagos anteriores. 3.7 Modificar en el sistema de Iceberg a través del módulo Acad, las causales de recuperaciones. Espacios Físicos 4. Generar novedades de nómina. 4.1 Generar mapa de asistencia en el módulo Acad del stema ICEBERG. 4.2 Generar contratos, carga académica (mensual y semanal) y novedades a través del módulo Acad del stema Iceberg. 5.1 Imprimir el reporte distribución horarios con la asignación horaria por facultad y revisar que la información del reporte de horarios por docente coincida con el reporte de distribución semanal por facultad. 5. Revisar carga académica por docente 5.2 Identificar si existen inconsistencias. 5.3 Informar las inconsistencias encontradas con Facultades, Registro Académico, Talento Humano ó Soporte Técnico Corregir inconsistencias con la Unidad responsable. Página 4 de 9 3

6 DESCRIPCIÓN DE LAS 3 5. Revisar carga académica por docente 5.5 Ejecutar opción de liquidar nómina del mes teniendo en cuenta novedades de nómina, de acuerdo con el calendario establecido. 6.1 Generar reporte de devengados y netos a pagar a través del módulo USB Cali del stema Iceberg. 6. Revisar resultados del procedimiento de liquidación de nómina. 6.2 Verificar si existen inconsistencias en el cálculo para pagos y descuentos en la liquidación de la nómina de Docentes Hora Cátedra (PCC). 6.3 Realizar ajustes de acuerdo a las inconsistencias encontradas. 6.4 Reportar al nómina 7.1 Imprimir planilla de devengados. 7.2 Imprimir planilla de descuentos y netos a pagar. 7. Realizar pago de la nómina a los Docentes Hora Cátedra 7.3 Diligenciar el FORMATO DE SOLICITUD DE PAGO DE OBLIGACIÓN SIN FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Código PA.02.GF.F01 para los empleados que no tienen cuenta para consignación de nómina. 7.4 Generar archivo de relación de pagos por de Docentes Hora Cátedra a través sistema ICEBERG. 7.5 Cargar archivo plano en el formato del banco dispuesto para pagos. (DISFON) Página 5 de 9 4

7 DESCRIPCIÓN DE LAS Cargar el archivo plano generado en la plataforma tecnológica del banco. 7.7 Verificar que el valor a pagar y el número de empleados estén correctos. 7. Realizar pago de la nómina a los Docentes Hora Cátedra 7.8 Realizar los ajustes 7.9 Realizar primera autorización de pago a través de la aplicación del banco (Primera Firma) Entregar cartas y soportes de nómina a tesorería para realizar segunda autorización para el pago (Segunda Firma) Realizar autorización de pago de nómina a través del procedimiento PAGO DE OBLIGACIONES Código PA.02.GF.P Revisar si se presentaron inconsistencias en el cálculo de la seguridad social y parafiscal en la liquidación de nómina Docente Hora Cátedra (PCC). 8. Reportar nómina de Docentes Hora Cátedra definitiva. 8.2 Realizar los ajustes 8.3 Liquidar la nómina definitiva a través del módulo nómina del sistema Iceberg. 5 Página 6 de 9

8 DESCRIPCIÓN DE LAS Acumular la nómina a través del módulo del sistema Iceberg. 8. Reportar nómina de Docentes Hora Cátedra definitiva. 8.5 Entregar copia de los reportes de nómina a contabilidad para Interface contable. 8.6 Archivar la nómina impresa con los soportes de novedades. 9.1 Verificar si la base de liquidación de aportes por seguridad social y parafiscales corresponde a los valores causados en la nómina del mes. 9.2 Realizar los ajustes 9.3 Verificar si la información del reporte generado por el sistema para pago de autoliquidación de aportes de los Docentes Hora Cátedra es correcta (PCC) 9. Revisar aportes patronales y realizar pago por planilla unificada. 9.4 Realizar los ajustes 9.5 Generar archivo plano de relación de pago de aportes. 9.6 Cargar el archivo plano de liquidación de aportes a la plataforma tecnológica definida para el pago. 9.7 Verificar que la información cargada en la plataforma tecnológica definida para el pago corresponda con la información del archivo acumulado del mes, generado a través del Módulo Planilla Unificada del stema Iceberg Página 7 de 9 6

9 DESCRIPCIÓN DE LAS Realizar los ajustes Enviar a Tesorería documentos soportes para efectuar la transacción respectiva de pago de seguridad social Realizar autorización de pago de aportes a través del procedimiento PAGO DE OBLIGACIONES Código PA.02.GF.P04 Tesorería 9. Revisar aportes patronales y realizar pago por planilla unificada Verificar que el pago se haya realizado Realizar los ajustes 9.13 Imprimir las planillas de soporte del pago de la seguridad social a través de la plataforma tecnológica por la que se efectuó el pago 9.14 Enviar por correo electrónico copias de las planillas de pago de seguridad social al Departamento de Talento Humano y a Contabilidad Archivar soporte impreso de la planilla de seguridad social. 11. Realizar seguimiento al procedimiento 11.1 Realizar seguimiento al desarrollo de las actividades propuestas para el procedimiento. 7 Página 8 de 9

10 DESCRIPCIÓN DE LAS Realizar seguimiento al procedimiento 11.2 Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para el procedimiento. 12. Realizar ajustes al procedimiento 12.1 Determinar la necesidad de realizar ajustes al procedimiento Realizar ajustes al procedimiento. Director de Talento Humano Fin Elaboró: Sergio Javier Rubio Castillo Cargo: Auxiliar de Talento Humano Fecha: 14/JUL/2014 Firma: Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Calidad Fecha: 15/AGO/2014 Firma: Aprobó: Yaneth Díaz Campo Cargo: Directora de Talento Humano Fecha: 19/AGO/2014 Firma: Página 9 de 9