MANUAL DE USUARIO FINAL

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1 MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 322_TBBP_FPF_CuadreDeCaja Proceso 323_TBBP_FPF_ArqueoDeCaja Manual paso a paso para realizar proceso de generación del informe Cuadre de Caja (Resumido y Detallado) en la AX THE BIG BANG PROJECT 2014

2 HISTORIAL DE VERONES Y APROBACIÓN CONTROL DE VERONES Fecha Versión Observación Autor 24/10/ Manual de usuario final Bibiana Mendoza 13/05/ Afinación del manual de acuerdo al proceso de Altipal S.A. Viviana Varilla APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Elaboró Revisó y Aprobó The Big Bang Project Revisó y Aprobó Compañia Bibiana Mendoza Key User Financiero de Altipal Nancy Mira Lider de proyecto Altipal S.A Alba Yaneth Rodríguez Gerente Financiero Altipal S.A Página 2 de 13

3 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCIÓN Introducción Propósito Alcance Personal Involucrado en el Diseño del Proceso ASPECTOS RELEVANTES Roles Involucrados en el Proceso Restricciones Dependencias FLUJO DEL PROCESO Flujo del Proceso PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA Paso a paso para la generación del Informe Cuadre de Caja en la plataforma AX Paso 1. Ingresar al módulo de Gestión de Efectivo y Bancos en AX Paso 2. Seleccionar Extracto de cuadre de caja... 8 Paso 3. Ingresar al Extracto Cuadre de Caja... 9 Paso 4. Generación del Informe GUIA RAPIDA DE USUARIO Guía Rápida para la generación del Cuadre de Caja GLOSARIO DE TERMIS Glosario de Términos Página 3 de 13

4 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Introducción Este manual contiene el proceso para llevar a cabo la generación del informe Cuadra de Caja desde la plataforma AX Propósito El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta de generar el informe Cuadre de Caja desde la plataforma AX Alcance El manual contiene la información para realizar el proceso de generación del informe de Cuadre de Caja desde la plataforma AX2012 por la Caja General. 1.4 Personal Involucrado en el Diseño del Proceso Nombres-Correos Electrónicos Roles 1. Alba Yaneth Rodríguez (yaneth.rodriguez@altipal.com.co) 2. Esperanza Vega (esperanza.vega@altipal.com.co) 3. Donald Caicedo (Donald.caicedo@altipal.com.co) 4. Bibiana Mendoza (Bibiana.mendoza@altipal.com.co) 1. Gerente Financiero Director Administrativo Nacional 4. Usuario experto área financiera equipo The Big Bang Project Responsabilidades Implementación proceso tesorería en la plataforma AX 2012 Página 4 de 13

5 2. ASPECTOS RELEVANTES 2.1 Roles Involucrados en el Proceso Rol Auxiliar de Caja Director Administrativo Nacional Gerente Financiero Jefe Inmediato Rol Director Administrativo Nacional Gerente Financiero Gerente General 2.2 Restricciones Ítem R001 Descripción El informe Cuadre de Caja debe ejecutarse cuando no se estén registrando transacciones que afecten el cuadre del día que se está analizando 2.3 Dependencias Ítem D001 Descripción La Cajera debe haber registrado los ingresos y egresos del día, además los asesores comerciales deben haber registrado todos los recibos de caja del día. Página 5 de 13

6 3. FLUJO DEL PROCESO 3.1 Flujo del Proceso FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 322_CUADRE DE CAJA (Subproceso de Financiera) 16 de Enero 2014 THEBIGBANGPROJECT-FPF _RECAUDO PREVENTA 310_RECAUDO CLIENTE CANAL MODER 311_RECAUDO CARTERA OFICINA 320_RECAUDO GUIAS CEDI 321_RECAUDO DE AUTOVENTA 217_VENTA CONGNACIÓN EVENTO 218_VENTA CONGNACIÓN CLIENTE 343_RECUPERACIÓN RENTABILIDAD 344_RECUPERACIÓN NC Recibir Reporte diario de cobros con sus respectivos anexos Soportes Recepcionar las Guías de Legalización con sus respectivos anexos y efectivo Auxiliar de Caja Soportes Recepcionar las facturas con sus respectivos anexos Facturador Soporte Verificar y validar la información en el sistema con Reporte Cobro usuarios resumidos Vs los físicos AX Documentos Generar e Imprimir reporte de Cheques para enviar al Banco AX 2012 Hacer la ruta de Bancos y realizar las consignaciones generadas Mensajero Documento Ingresar consignaciones al sistema AX 2012 La Información es correcta? Corresponde a Cheque? Hay cheques devueltos? Existen consignaciones pendientes de registrar en el sistema? Verificar con reporte de cobro usuarios detallado (a) AX 2012 Elaborar consignaciones de cheque al día y/o efectivo Entregar cheques devueltos al Mensajero Documento Generar Reporte Consignación Recibos de Caja y Cheques Liquidados por Banco para validación de transmisión de consignaciones Vs Físico Informes AX 2012 Crear, corregir o anular los Recibos de Caja de acuerdo al error encontrado AX 2012 Separar Cheques posfechados, cheques al día y consignaciones (a) Cheques Registrar la cancelación de los cheques en el sistema AX 2012 Imprimir reporte Cheques cancelados y entregar a cartera junto con los cheques físicos Informes AX _RECUPERACIÓN DE GASTOS 346_RECUPERACIÓN AJUSTES DE INVENTARIO 347_OTROS INGRESOS Crear, Registrar e Imprimir otros Ingresos y Otros Egresos AX 2012 Existen ingresos diferentes a los de cartera y/o otros egresos? Generar informes: - Extracto Bancario - Saldo Inicial Cheques - Cheques Canceldos - Cheques Postfechados - Anulación Consignaciones - Consignación Cheques Pagados AX _IMPUESTOS 358_MANEJO DE POLIZAS 332_CAJA MER Diligenciar y Realizar Cuadre de Caja Formato Excel 309_GESTIÓN DE COBRANZA Subir Cuadre de Caja a Documentar Documentar 326_VALIDACIÓN ARCHIVOS MULTICASH 325_TRASLADO ENTRE BANCOS 327_CONCILIACIÓN BANCARIA 323_ARQUEO DE CAJA Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A Página 6 de 13

7 FLUJO PROCESO PROPUESTO 323_ARQUEO DE CAJA (Subproceso de Financiera) 15 de Enero de 2014 THEBIGBANGPROJECT-FPF _CUADRE DE CAJA Generar extracto bancario de la caja general e informes de cheques pagados, contabilizados y cancelados Coordinador Administrativo AX 2012 Ingresar los saldos generados en los informes en el arqueo de caja Coordinador Formato Administrativo Arqueo de Caja Imprimir reportes anexos del cuadre de caja del dia que se esta realizando el arqueo Coordinador Administrativo AX 2012 Realizar conteo de los recursos disponibles que se encuentren en Caja al momento del arqueo. Coordinador Administrativo Titulos Valores Existe diferencia en el arqueo? Ingresar al formato Arqueo de Caja los cobros pendientes por entregar Coordinador Formato Administrativo Arqueo de Caja Hay documentos pendientes de legalizar? Verificar que el informe de cheques posfechados y el de Consignación por Banco por Cuenta corresponda a los físicos e ingresarlo al formato Coordinador Formato Administrativo Arqueo de Caja Ingresar la información de conteo al formato de Arqueo de Caja Coordinador Formato Administrativo Arqueo de Caja Diligenciar campos faltantes en el Formato Arqueo de Caja, Determinar diferencia y hacer Firmar del Efectuar Recibo de Caja o Egreso a nombre del Responsable según corresponda Archivar en Documentar el Arqueo de Caja FIN Coordinador Formato Administrativo Arqueo de Caja Coordinador Administrativo Logicom Coordinador Administrativo Documentar Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A Página 7 de 13

8 4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA 4.1 Paso a paso para la generación del Informe Cuadre de Caja en la plataforma AX2012. A continuación se relaciona el paso a paso para generar el informe Cuadre de Caja desde el sistema AX2012. Todos los menús, pestañas, fichas, botones y campos que no se describen en este documento para los procesos que contempla el manual son funciones que posee AX 2012 en su versión estándar pero no serán utilizados en la versión final de AX 2012 para Altipal S.A. Paso 1. Ingresar al módulo de Gestión de Efectivo y Bancos en AX 2012 Para ingresar en AX 2012 al de Gestión de Efectivo y Bancos siga la Ruta ALT/Gestión de efectivo y bancos/informes/transacciones Paso 2. Seleccionar Extracto de cuadre de caja Dentro de las transacciones existen dos tipos de cuadres: Extracto cuadre de caja resumido Extracto cuadre de caja detallado Seleccione el que considere necesario para realizar el cuadre de caja Página 8 de 13

9 Paso 3. Ingresar al Extracto Cuadre de Caja Al seleccionar cualquiera de los dos informes antes mencionados debe diligenciar los siguientes datos Sitio: Se deben seleccionar el o los sitios al que pertenece la Caja General. Si son varios sitios se debe separar por comas (,) Apertura: Corresponde la fecha de inicio para la generación del Cuadre de Caja Página 9 de 13

10 Cierre: Corresponde a la fecha de cierre para la generación del Cuadre de Caja De clic en el botón Aceptar Paso 4. Generación del Informe Al dar clic en el botón Acepar, se genera el siguiente informe: Extracto cuadre de caja resumido Página 10 de 13

11 Extracto cuadre de caja detallado Página 11 de 13

12 Imprima o guarde el informe y posteriormente cierre el informe. Página 12 de 13

13 5. GUIA RAPIDA DE USUARIO 5.1 Guía Rápida para la generación del Cuadre de Caja 1. Ingresar a la ruta Ruta ALT/Gestión de efectivo y bancos/informes/transacciones 2. Seleccionar informe Extracto cuadre de caja resumido o Extracto cuadre de caja detallado 3. Seleccione el sitio 4. Seleccione fecha de apertura 5. Seleccione fecha de cierre 6. De clic en Aceptar 7. Imprima o guarde el informe 8. Cierre el informe 6. GLOSARIO DE TERMIS 6.1 Glosario de Términos Término Cuadre de Caja Concepto Informe que muestra las transacciones realizadas por una Caja General en una fecha establecida. Muestra los saldos de apertura, ingresos, egresos y saldos finales. Página 13 de 13