UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA GESTIÓN DE TALENTO HUMANO NÓMINAS DEL PERSONAL DE PLANTA Y DOCENTES OCASIONALES

Transcripción

1 CÓDIGO AP-THU-PR-10 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2017 PÁGINA OBJETIVO Proyectar, procesar y tramitar las nóminas l personal planta y docentes ocasionales, teniendo en cuenta lineamientos fijados por el gobierno nacional y normas internas la Institución. 2. ALCANCE Inicia con el análisis y proyección los costos hasta el pago total la nómina para llegar a la satisfacción nuestros empleados. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Profesional Gestión Institucional Área Personal 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver Normograma 5. DEFINICIONES NÓMINA: Es el instrumento que permite una manera ornada, liquidar valores correspondientes a sueldos o salarios a los trabajadores oficiales, administrativos y docentes, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la Universidad Surcolombiana, como para el ente encargado regular las relaciones laborales. LINIX: Aplicativo financiero. Este sistema combina los RRHH y en particular sus actividas administrativa-financieras con los medios puestos a su disposición por la informática, y se refieren en particular a las actividas planificación y tratamiento datos para integrarlos en un único sistema gestión.

2 CÓDIGO AP-THU-PR-10 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2017 PÁGINA 2 5 ASOPAGOS: Es un proveedor para liquidación los aportes a la seguridad social las empresas, el cual mediante una herramientas tecnológica, facilita el pago la planilla única, cumplimiento con los requerimientos normativos vigentes relacionados con la planilla integrada liquidación aportes PILA. ARCHIVO PLANO: Son registros que no tienen ningún tipo formato pero cumplen con unas terminadas estructuras y caracteres. LIQUIDACIONES: Reportes nómina, seguridad social, aportes parafiscales y cesantías. PILA: Planilla Integrada Liquidación Aportes INTERFAZ: Conjunto comandos y/o métodos que permiten la intercomunicación l programa con cualquier otro programa o entre partes (módulos) l propio programa o elemento interno o externo. Conexión física y funcional entre dos aparatos o sistemas inpendientes. Tránsito la nómina al área financiera, a través l sistema LINIX. Novedas externas: embargos, libranzas, scuentos matrícula, bonos scuento por mercado, scuentos por matricula a hijo (a) s, esposo (a) funcionario (a), formulario traslado en seguridad social. Novedas administrativas: Se consiran novedas internas: Inclusión o retiro un empleado, Horas extras l personal operativo, Cambio salario, Cambio cargo, Bonificaciones, Licencias no remuneradas, vacaciones, permisos. EMPLEADOS PÚBLICOS: Son servidores públicos todos los empleados la Universidad Surcolombiana, vinculados mediante relación legal y reglamentaria o contrato trabajo. Los primeros puen ser funcionarios carrera administrativa o libre nombramiento y remoción y los trabajadores oficiales. Registro Único Afiliados - RUAF: Base datos única don se almacena la información la Protección Social y a su vez informa y actualiza las bases datos involucradas por su competencia Base Única Afiliados BDUA: Es la base que contiene la información los afiliados plenamente intificados, los distintos regímenes l sistema Seguridad Social en Salud. (Régimen Subsidiado, Contributivo y Regímenes especiales) 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 6.1 PROYECCIÓN DE NÓMINA Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS E INTERNOS PARA INCLUIR EN NÓMINA 1. Programar Se calcula los costos nómina incluyendo todos los conceptos posibles a pagar, mediante la programación y procesamiento la misma en el sistema Linix Profesional y Auxiliar administrativo 2. Solicitud CDP Se solicita el Certificado Disponibilidad Presupuestal al ornador l gasto en las fechas establecidas. Profesional Comunicación interna

3 3. CÓDIGO AP-THU-PR-10 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2017 PÁGINA 3 5 Recepción novedas Se recibe: Formularios afiliación o traslados bidamente diligenciados seguridad social. Libranzas entidas financieras, solicitus scuentos (hasta el día 9 cada mes), y embargos judiciales. Actos administrativos y novedas internas y Profesional Formularios afiliación o traslados Formatos autorización scuento -oficios embargos -Resoluciones 6.2 ELABORACIÓN DE NÓMINA Registro información Generación ortes Generación archivos planos Nota ajustes en seguridad social y parafiscales Elaboración resumen seguridad social Impresión finitiva Firma documentos Se registra y procesa los datos contenidos en las novedas internas y externas en el sistema Linix Se genera el borrador nómina para la respectiva revisión. Se registran en el sistema las correcciones a las que haya lugar según datos verificados y se procesa nuevamente. Se genera y valida el archivo plano seguridad social y parafiscal en el aplicativo l Operador respectivo. Elaboración ajustes aproximaciones en seguridad social y parafiscales aplicación Decreto Art Se elabora cuadro resumen seguridad social y parafiscal para presupuesto y cuadro costos l personal en comisión estudio. Se imprime reporte final nómina que incluye: causaciones, órnes pago, seguridad social, parafiscales, cesantías, netos para bancos, terceros nómina, resumen por conceptos, listado scuentos Se tramitan las firmas las diferentes personas que intervienen en la autorización (Ornador l gasto, Profesional Gestión Institucional y Liquidadora nómina). Posteriormente se remite a la oficina y Profesional Sistema LINIX Planilla nómina impresa. Sistema LINIX y planilla PILA (web) Causación Profesional Cuadro resumen Planilla nóm Reportes (sistema Linix) Nota envió

4 CÓDIGO AP-THU-PR-10 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2017 PÁGINA 4 5 Presupuesto Cargue información para pago cuentas AFC y aportes voluntarios a pensión Cargue y validación pósitos judiciales Reporte scuentos nómina planta Se diligencia la información en documento Excel para el cargue y posterior pago aportes voluntarios en pensión a fondos privados y cuentas AFC, las cuales son enviadas a tesorería por correo para soporte. Se genera el archivo plano embargos y se valida en la plataforma virtual l Banco Agrario. Se envía por correo los scuentos aplicados en la nómina a cada una las entidas financieras. Plantillas (Excel) página web Archivo plano Correo electrónico 6.3 TRÁMITE DE CESANTÍAS FONDO NACIONAL DEL AHORRO Y FONDOS PRIVADOS Generación reportes FONDO NACIONAL DEL AHORRO FNA Se genera el archivo plano con el valor las cesantías mensuales cada empleado que se encuentra afiliado al FNA Se proce a cargar y validar el archivo en la página web l FNA. Luego se envia a tesorería para el respectivo pago. Validación archivo pág. web FNA. 1. En el mes febrero cada año el FNA da plazo hasta el día 15 para enviar la información con las cesantías consolidadas l personal planta, para ser aplicadas y posteriormente entregadas a los empleados si así ellos lo solicitan.

5 2. CÓDIGO AP-THU-PR-10 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2017 PÁGINA 5 5 Elaboración Oficios autorización para retiro parcial cesantías fondos privados y oficial. FONDOS PRIVADOS Y OFICIAL El empleado be diligenciar y firmar un formato retiro cesantías parciales, anexando la documentación requerida para dicho trámite pendiendo la modalidad en la cual van a ser utilizadas. Oficio autorización con Soportes respectivos. 7. OBSERVACIONES: Eventualmente se pue producir un retraso en la entrega física la nómina y sus anexos, bido a problemas que se puedan presentar con los sistemas y con el archivo para la liquidación aportes, parafiscales y seguridad social bido a los cambios que se puen dar en el BDUA Y RUAF. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre Actualización documentos 03 CAL-FO 17 Junio Actualización Documentos 04 CAL-FO 17 Septiembre Actualización Documentos 05 EV-CAL-FO 17 Abril Actualización Documentos 06 EV-CAL-FO 17 Noviembre Actualización Documentos Elaboró Revisó Aprobó EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO LINA FERNANDA PERDOMO MURILLO Profesional Apoyo SGC CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC