UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA GESTIÓN DE LA CALIDAD PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

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1 CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 Página OBJETIVO Establecer la metodología para garantizar que se intifique y se controle el producto o servicio no, con el fin evitar su uso o entrega no intencional. 2. ALCANCE Inicia con la intificación l producto o servicio no y termina con la verificación la conformidad producto o servicio 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Coordinador Sistema Gestión Calidad 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver normograma 5. DEFINICIONES Producto o Servicio No Conforme: Es todo producto o servicio prestado por la entidad a sus clientes cuyo resultado no cumple con las disposiciones planificadas y/o con los requisitos previamente establecidos. Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa una no conformidad tectada u otra situación no seable. Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa una no conformidad potencial u otra situación potencial no seable. Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad tectada Mejora continua: acción permanente realizada con el fin aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el sempeño los procesos la Universidad. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Conformidad: cumplimiento un requisito No conformidad: incumplimiento un requisito La versión vigente y controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.

2 CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 Página DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Intificar el Se intifica el producto y/o servicio no antes o durante la Todo el personal Anexo - Control l producto y/o prestación l servicio, (ver anexo - Control l producto y/o servicio no producto y/o servicio no 1. servicio no ). Nota: La Institución be propenr y asegurar que el producto y/o servicio no se intifique antes su entrega, en aras garantizar la conformidad l servicio y satisfacción l cliente. Registrar el Se registra el producto y/o servicio no en el formato EV-CAL-FO- Todo el personal Formato EV-CAL-FO producto o servicio no 06 CONTROL DEL PRODUCTO Y-O SERVICIO NO CONFORME, una vez intificado. Control l producto y-o servicio no Determinar Se terminan las medidas (acciones) solución para dar tratamiento al Lír Proceso EV-CAL-FO-06 Control Tratamiento l Producto y/o Servicio No Conforme tectado(s), forma inmediata y se l producto y-o servicio producto y/o registra en el formato EV-CAL-FO-06 CONTROL DEL PRODUCTO Y-O no servicio no SERVICIO NO CONFORME. En caso que un producto y/o servicio no sea repetitivo, su 3. impacto (consecuencias) entorpezca el cumplimiento l objetivo l proceso y/o misión la Universidad o traumatice el normal sarrollo las actividas l proceso, se implementará una acción correctiva, lo contrario se implementara una corrección. Nota: un producto y/o servicio no será entregado al cliente bajo previo consentimiento y autorización l mismo y/o l lír l Proceso. Verificar producto Se proce a verificar la eficacia las acciones implementadas para dar Lír l Proceso Formato EV-CAL-FO-06 y/o servicio tratamiento l producto y/o servicio no, evinciándose los Control l producto y-o resultados en el formato EV-CAL-FO-06 CONTROL DEL PRODUCTO Y-O SERVICIO NO CONFORME. servicio no 4. En caso que los resultados las acciones implementadas para dar tratamiento al producto y/o servicio no no son eficaces, se proce a la intificación e implementación una nueva acción. Repetir el procedimiento s la actividad 1 para subsanar el procedimiento o servicio no. Archivo Se organiza y se archiva el formato EV-CAL-FO-06 CONTROL DEL Personal SGC Carpeta archivo control 5. documentación PRODUCTO Y-O SERVICIO NO CONFORME en la carpeta archivo control l producto y/o servicio no. l producto y/o servicio no. La versión vigente y controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.

3 CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 Página OBSERVACIONES: PROCESO FORMACIÓN FORMACIÓN PRODUCTO /SERVICIO Formación Pregrado y Postgrado. CARACTERÍSTICA S DE CALIDAD ESPACIOS FÍSICOS: Disponibilidad, infraestructura apropiada EQUIPOS: Disponibilidad, en buen estado (funcionando) LIQUIDACIÓN: Accesibilidad, oportunidad en la generación los comprobantes recaudo, confiabilidad la información. PLATAFORMA TECNOLÓGICA: Accesibilidad, oportunidad en la publicación la información, velocidad en el canal comunicación, confiabilidad la información. NOTAS: Accesibilidad, oportunidad en la publicación la información, confiabilidad la PRODUCTO/SERVICIO NO CONFORME Espacios, escenarios, aulas, laboratorios, restaurante, entre otra planta física, en mal estado y no acuados. Equipos laboratorio, audiovisuales, muebles, equipo cómputo, impresoras, aires acondicionados, ventiladores e infraestructura, entre otros, en mal estado y fectuoso. Liquidación Matrícula u otros rechos pecuniarios con valor erróneo. Plataforma tecnológica no disponible o insuficiente para el acceso y registro la información académicofinanciera. Calificaciones finales erradas o no registradas o reportadas inoportunamente. ANEXO CONTROLES TRATAMIENTO RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Verificar periódicamente previo a la utilización l espacio físico, el estado la infraestructura mediante visitas inspección visual Verificar periódicamente previo a la utilización los equipos, el estado los mismos mediante visitas inspección visual. Verificación aleatoria las liquidaciones matrícula (aplica para estudiantes antiguos) y Verificación reporte renta Vs liquidación matrícula (aplica para estudiantes nuevos) Implementación certificado digital, afinamiento base datos, actualización servidor (service base datos), adquisición equipo seguridad para proteger aplicaciones más críticas. Verificación aleatoria previa al cargue en el sistema las calificaciones, Definición programación académica. Acuaciones. Mantenimientos correctivos. Corrección l valor en el sistema en forma inmediata. Balancear cargas sistema. Personal Mantenimiento y Aseo, Coordinadores laboratorios, Docentes, Administrador Servicio Restaurante Personal Mantenimiento Coordinador Mantenimiento, Coordinador Aseo, Coordinador Deportes, Docente, Coordinadores laboratorios La versión vigente y controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana. las l Corrección, aplicación notas inmediatamente. Auxiliar Administrativo Grupo Liquidación Derechos Pecuniarios Ingeniero Soporte Centro Tecnologías Docente Docentes, Coordinador Mantenimiento Coordinadora Grupo Liquidación Derechos Pecuniarios Jefe Centro Tecnologías Jefe Programa, Jefe Registro y Control Académico

4 CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 Página 4 6 INVESTIGACI ÓN Formación Pregrado y Postgrado Gestión la Producción Intelectual Gestión y Apoyo a Proyectos Investigació n información PROGRAMACIÓN ACADÉMICA: Divulgación oportuna, disponibilidad cursos, docentes y espacios, personal competente PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: Pertinencia, disponibilidad. SERVICIO MÉDICO, ODONTOLÓGICO, PSICOLÓGICO: disponibilidad horarios, personal competente, PRODUCCIÓN INTELECTUAL: Información confiable, completa y oportuna PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN: Disponibilidad recursos, mecanismos seguimiento que aseguren el No asignación, no disponibilidad suficiente e inoportunidad docentes, monitores y personal administrativo para la atención requerimientos, sarrollo actividas académicas como cátedras, consejerías académicas, cursos vacacionales, adicionales, dirigidos, monitorias, pasantías y prácticas. Programación aulas, escenarios, laboratorios y más planta física, equivocada, cruzada, no asignada e inoportuna. Docentes programados con cursos sin estudiantes y estudiantes sin docentes asignados. Desactualización, no disponibilidad material bibliográfico suficiente y necesario para el proceso formación. No acceso, inoportunidad, poca cobertura y baja calidad los servicios y programas Institucionales referente a servicio médico, odontológico, psicológico. Publicaciones o producción intelectual inconsistente, errada, incompleta e inoportuna. Incumplimiento los compromisos l Proyecto Definición programación académica en el sistema académico Verificación la pertinencia las colecciones bibliográficas y documentales por parte l Comité Biblioteca Sistema Asignación Citas, aplicación protocoles médicos y odontológicos. Verificación requisitos mínimos por parte l editor o comité evaluador, evaluación por parte los pares. Acta inicio y compromiso proyectos investigación y/o proyección social, acta finalización proyectos investigación y/o proyección social Personal alterno para suplir inasistencia. Asignación espacios alternos. Adquisición pertinente material bibliográfico. Prestación l servicio con instituciones externas. Recoger los ejemplares o emitir fe erratas Requerir al docente para que presente los resultados los compromisos adquiridos Profesional Apoyo Vicerrectoría Académica Comité Biblioteca Coordinador Médico Autor l producto Dirección Investigación Servicio Vicerrector Académico Director Biblioteca y Bibliotecólogo Jefe Bienestar Universitario Editor Vicerrector(a) Investigación y Proyección Social La versión vigente y controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.

5 CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 Página 5 6 PROYECCIÓN SOCIAL Gestión y apoyo en la ejecución la oferta educación continuada. Gestión y apoyo en Proyectos Solidarios y Remunerad os. cumplimiento los objetivos y compromisos los proyectos EDUCACIÓN CONTINUADA: Personal competente, pertinencia en los contenidos, cumplimiento fechas, horarios, sitio y contenidos. PROYECTOS SOLIDARIOS Y REMUNERADOS: Disponibilidad recursos, mecanismos seguimiento que aseguren el cumplimiento los objetivos y compromisos los proyectos Incumplimiento la programación (cambio fecha, sitio, contenido, docentes, entre otros). Incumplimiento los compromisos l Proyecto Programación educación continuada en el plan acción, aprobación mediante acto administrativo. Acta inicio y compromiso proyectos investigación y/o proyección social, acta finalización proyectos investigación y/o proyección social, informe parcial e informe final Informar a los usuarios los cambios en la programación. Reasignar responsabilidad es para ejecución l proyecto. Director(a) Social Director(a) Social Proyección Proyección Vicerrector(a) Investigación y Proyección Social Vicerrector(a) Investigación y Proyección Social 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo Actualización documentos 04 Formato CAL-FO-17 Julio Actualización documentos 05 Formato CAL-FO-17 Febrero Actualización documentos 06 Formato EV-CAL-FO-17 Febrero 2016 Actualización documentos La versión vigente y controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.

6 CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 Página 6 6 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE CALIDAD CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC La versión vigente y controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.