ANEXO 9 LISTA MAESTRA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS DE CALIDAD DEL SGC. Referencia a la norma ISO 9001:

Transcripción

1 1 Formato para el Control de Instalación de Documentos Electrónicos. ITCJ-CA-PG Listado Carpeta y gaveta Permanente Archivo Histórico Controlador de Documentos 2 Tabla de Control de Cambios. ITCJ-CA-RC-014 Electrónico Electrónico Hasta nueva revisión Tabla de Asignación de Códigos para Documentos del SGC. Tabla de Aprobación y Autorización de Documentos Formato para Evaluación de la Competencia al Auditor. ITCJ-CA-RC-015 Electrónico Electrónico Hasta nueva revisión ITCJ-CA-RC-016 Electrónico Electrónico Hasta nueva revisión ITCJ-SGCA-PG Por auditor Carpeta y gaveta Mientras este vigente el auditor Sustitución por nueva versión Sustitución por nueva versión Sustitución por nueva versión Desecho y/o reutilización 7 Formato para Plan de Auditoría. ITCJ-SGCA-PG Por fecha Carpeta y Gaveta Un año Desecho y/o reutilización RD 8 Formato para Reunión de Apertura. ITCJ-SGCA-PG Por fecha Carpeta y Gaveta Un año Desecho y/o reutilización RD Controlador de Documentos Controlador de Documentos Controlador de Documentos RD 9 10 Formato para Informe de Auditoría de Calidad Formato para Informe de Auditoría Ambiental ITCJ-CA-PG Por fecha y Carpeta y Gaveta Un año Desecho y/o reutilización RD ITCJ-GA-PG Por fecha y Carpeta y Gaveta Un año Desecho y/o reutilización RD 11 Formato para Reunión de Cierre. ITCJ-SGCA-PG Por fecha Carpeta y Gaveta Un año Desecho y/o reutilización RD Formato para Programa de Auditorias Internas. Formato para Identificación, Registro y Control de Producto No Conforme. ITCJ-SGCA-PG Por fecha Carpeta/Electronico Un año Desecho y/o reutilización RD ITCJ-CA-PG Por semestre y Carpeta y gaveta o Un año Jefe de Área y RD 14 Formato para Requisición de Acciones Correctivas y/o Correcciones. ITCJ-SGCA-PG Por Folio Carpeta y gaveta o Un año Desecho y/o reutilización Jefe de Área y RD Bitácora para el estado de acciones correctivas Formato para Requisición de Acción Preventiva Bitácora para el estado de acciones preventivas ITCJ-SGCA-PG Por Folio Electronico Un año archivo historico RD ITCJ-SGCA-PG Por fecha de llenado Carpeta y gaveta o Un año Jefe de Área y RD ITCJ-SGCA-PG Por folio Electronico Un año archivo historico RD 18 Formato para Quejas y /o Sugerencias. ITCJ-CA-PO Folio Carpeta y gaveta 1 año Archivo muerto RD 19 Formato para Programa Anual de Auditorías de Servicios. 20 Formato para Auditoría de Servicio. ITCJ-CA-PO ITCJ-CA-PO Por año Carpeta y gaveta 1 año Desecho y/o reutilización RD Por fecha de aplicación y Carpeta y gaveta 1 año Desecho y/o reutilización RD

2 Formato para el Informe de Resultados de las Auditorías de Servicio. Formato electrónico para Revisión de Indicadores del Plan Rector. (pantalla de captura) Formato electrónico para Resultados de la Revisión por la Dirección. (pantalla de captura) Formato electrónico para Acciones Preventivas y Correctivas. (pantalla de captura) Formato electrónico para el concentrado de Informe de Resultados de Auditoría de Servicio. (pantalla de captura) Formato electrónico para Auditoria de Calidad. (pantalla de captura) Formato electrónico para Identificación, Registro y Control de Producto No Conforme. (pantalla de captura) Formato electrónico para Atención de Quejas y Sugerencias. (pantalla de captura) Formato electrónico para Retroalimentación del Cliente. (pantalla de captura) Formato electrónico para Proyectos de Mejora. (pantalla de captura) Formato electrónico para Índice de Conformidad con el Aprendizaje. (pantalla de captura) Formato para la Lista de Verificación de infraestructura y equipo Formato para Solicitud de Mantenimiento Correctivo Formato para Programa de Mantenimiento Preventivo ITCJ-CA-PO Por fecha y listado de s Carpeta y gaveta 1 año Archivo muerto RD ITCJ-CA-FE-01 por revisión por la dirección Electrónica 1 año Base de datos RD ITCJ-CA-FE-02 por revisión por la dirección Electrónica 1 año Base de datos RD ITCJ-CA-FE-03 por revisión por la dirección Electrónica 1 año Base de datos RD ITCJ-CA-FE-04 por revisión por la dirección Electrónica 1 año Base de datos RD ITCJ-CA-FE-05 por revisión por la dirección Electrónica 1 año Base de datos RD ITCJ-CA-FE-06 por revisión por la dirección Electrónica 1 año Base de datos RD ITCJ-CA-FE-07 por revisión por la dirección Electrónica 1 año Base de datos RD ITCJ-CA-FE-08 por revisión por la dirección Electrónica 1 año Base de datos RD ITCJ-CA-FE-09 por revisión por la dirección Electrónica 1 año Base de datos RD ITCJ-CA-FE-11 por revisión por la dirección Electrónica 3 año Base de datos RD ITCJ-AD-PO Por listado, y fecha Carpeta y gaveta 1 año Archivo muerto ITCJ -AD-PO Por folio Carpeta y gaveta 1 año Archivo muerto ITCJ -AD-PO Por fecha (anual) Carpeta y gaveta 1 año Archivo muerto Mantenimiento y/o Jefe de Centro de Computo Mantenimiento y/o Jefe de Centro de Computo Mantenimiento y/ o Jefe de Centro de Computo

3 35 Formato para Orden de Trabajo de Mantenimiento ITCJ -AD-PO Por folio Carpeta y gaveta 1 año Archivo muerto 36 Formato para Evaluación de Proveedores. ITCJ-AD-FO-01 Listado por orden alfabético En carpetas y Un año Archivo muerto Mantenimiento y/o Jefe de Centro de Computo Recursos Materiales y Servicios. 37 Formato para la Re evaluación de Proveedores ITCJ-AD-FO-02 Listado por orden alfabético En carpetas y Un año Archivo muerto Recursos Materiales y Servicios Formato para la Requisición de Bienes y Servicios. Formato para Catálogo de Proveedores Aprobados. Formato para la Orden de Compra del Bien o Servicio. Formato para Programa de Capacitación Docente ITCJ-AD-FO-03 por folio y fecha (anual) En carpetas y Un año Archivo muerto ITCJ-AD-FO-04 Por fecha En carpetas y Hasta que se actualice Archivo muerto ITCJ-AD-FO-05 Por numero consecutivo En carpetas y Un año Archivo muerto ITCJ-AD-PO Anual Carpeta y gaveta 1 año Archivo muerto Jefe de Depto. de Rec. Materiales y Servicios. Y Depto. de Planeación, Programación Y Presup. Rec. Materiales y Servs. Rec. Materiales y Servs. Jefe de Desarrollo Académico 42 Formato para el diagnóstico y concentrado de actualización profesional ITCJ-AD-PO Anual Carpeta y gaveta 1 año Archivo muerto Jefe de Desarrollo Académico 43 Formato para el diagnóstico y concentrado de actualización docente ITCJ-AD-PO Anual Carpeta y gaveta 1 año Archivo muerto 44 Lista de Asistencia ITCJ-AC-PO Anual Carpeta y gaveta 1 año Archivo muerto Formato de solicitud de ficha para examen de selección Formato para lista de aspirantes aceptados. N/A Folio En carpetas y Un año Archivo muerto ITCJ-AC-PO Folio consecutivo y fecha En carpetas y 1 semestre Archivo muerto 47 Formato para solicitud de inscripción. ITCJ-AC-PO Folio (numero de control) En carpetas y Listado de documentos requeridos para inscripción. Guía para la asignación de número de control. El tiempo que sea alumno de la institución Archivo muerto ITCJ-AC-RC-001 por semestre electrónico Permanente archivo historico ITCJ-AC-RC-002 por semestre electrónico Permanente archivo historico 50 Formato de contrato con el alumno. ITCJ-AC-PO Folio (numero de control) En carpetas y 51 Formato de libro de registro de números de control. El tiempo que sea alumno de la institución Archivo muerto Por Número de Tomo Número de tomo Libro Permanente Jefe de Desarrollo Académico Jefe de Desarrollo Académico Servicios Servicios Servicios Servicios Servicios Servicios Servicios

4 52 Formato para Calendario Escolar. ITCJ-AC-PO Por fecha En carpetas y 1 año Archivo muerto Formato para el Reporte de Proyectos Individuales del Docente/Programa de Trabajo Académico en Horas de Apoyo a la Docencia. Formato para Liberación de Actividades frente a grupo Instrumentación Didáctica para la Formación y Desarrollo de Competencias ITCJ-AC-PO Por docente por semestre En carpetas y 1 año Archivo muerto Jefe del Área Académica ITCJ-AC-PO Listado de docentes por fecha (semestre) Carpeta y en 1 año Archivo electrónico Jefe del Área Académica ITCJ-AC-PO Fecha (semestre) Electronico 6 meses Archivo muerto Jefe de Proyecto Docente 56 Formato de Horario de Trabajo. ITCJ-AC-PO Por Maestro Carpeta y Archivero 6 meses desecho Jefe del Proyecto Docente 57 Solicitud de Residencias Profesionales. ITCJ-AC-PO Dictamen y no. De control En carpetas y en cada coordinación 1 año Archivo muerto. 58 Formato para Asignación de Asesor Interno de Residencias Profesionales. ITCJ-AC-PO Listado En carpetas 1 año Archivo muerto Jefe del Área Académica 59 Formato para Carta de Presentación y Agradecimiento de Residencias Profesionales. ITCJ-AC-PO Listado de referencia por semestre y Carpeta 1 año Archivo muerto Jefe del Depto. Gestión 60 Formato para Dictamen de Anteproyectos de Residencias Profesionales. ITCJ-AC-PO Por carrera y periodo En carpetas y en cada coordinación 1 año Archivo muerto Estudios. Profesionales 61 Formato para Seguimiento de Proyecto de Residencias Profesionales. ITCJ-AC-PO Listado de referencia (dictamen de anteproyectos) por semestre y folio En carpetas y 1 semestre Archivo muerto Jefe de Área Académica 62 Formato para Asignación de Revisor de Residencias Profesionales. ITCJ-AC-PO Listado de referencia (dictamen de anteproyectos) por semestre y folio En carpetas y 1 año Archivo muerto Jefe de Área Académica Formato para la Evaluación del proyecto de residencias profesionales Formato para el reporte de Residencia Profesional ITCJ-AC-PO referencia (dictamen de anteproyectos) por semestre y En carpetas y 1 año Archivo muerto Jefe de Área Académica ITCJ-AC-PO Dictamen y no. De control En carpetas y 1 año Archivo muerto 65 Formato para Constancia de Liberación y Evaluación de Residencias Profesionales ITCJ-AC-PO Dictamen y no. De control En carpetas y 1 año Archivo muerto

5 Introducción Reflexión y Marco Legal de las Residencias Profesionales. Carnet de Seguimiento de Residencia Profesional Formato de Solicitud de Acto de Recepción Profesional. Formato de Constancia de NO Inconveniencia para Acto de Recepción Profesional. N/A Folio y ciclo En carpetas y bajo llave Permanente N/A Servicios N/A Nombre y No. de control Carpeta 1 año Archivo muerto Coordinador de Carrera ITCJ-AC-PO ITCJ-AC-PO Nombre y No. de control y Nombre y No. De control y Carpeta 3 semestre Desecho Carpeta 3 semestre Desecho 70 Formato de Aviso de hora de Realización del Acto de Recepción Profesional. ITCJ-AC-PO Nombre y No. De control y Carpeta y Archivero 3 semestre Desecho 71 Acta de Examen Profesional NA 72 Constancia de Exención de Examen Profesional NA Nombre y No. De control y Nombre y No. De control y Carpeta y Archivero Permanente Archivo Histórico Carpeta y Archivero Permanente Archivo Histórico Servicios Servicios 73 Formato de Anteproyecto de Visitas a Empresas. ITCJ-VI-PO Por semestre Carpeta de argollas y medio electrónico 1 año Desecho y/o reutilización 74 Formato para Oficio de Solicitud de Visitas a Empresas. ITCJ-VI-PO Por semestre Carpeta de argollas y medio electrónico 1 año Desecho y/o reutilización 75 Formato para Carta de Presentación y Agradecimiento de Visitas a Empresas. ITCJ-VI-PO Por semestre Carpeta de argollas y medio electrónico 1 año Desecho y/o reutilización 76 Formato para Reporte de Resultados de Incidentes en Visita. ITCJ-VI-PO Por semestre Carpeta de argollas 1 año Desecho y/o reutilización 77 Formato para la lista autorizada de visitas ITCJ-VI-PO Por semestre Carpeta de argollas 1 año Desecho y/o reutilización 78 Formato para la Evaluación del Desempeño de la Visita ITCJ-VI-PO Por semestre Carpeta de argollas 1 año Desecho y/o reutilización 79 Formato para la Evaluación del Desempeño de la Gestión de Visitas a Empresas. 80 Carta de Presentación ITCJ-VI-PO Por semestre ITCJ-VI-PO Por semestre Carpeta de argollas 1 año Desecho y/o reutilización 1 semestre Desecho y/o reutilización

6 81 Plan de Trabajo ITCJ-VI-PO Formato para Carta de Presentación del Servicio Social. Programa de Actividades y Carta Compromiso ITCJ-VI-PO ITCJ-VI-PO Formato de Evaluación ITCJ-VI-PO Listado de referencia de alumnos por semestre Listado Listado Listado de referencia de alumnos por año calendario y carrera 1 semestre Desecho y/o reutilización 2 semestre Desecho y/o reutilización 3 semestre Desecho y/o reutilización hasta 2 años Desecho y/o reutilización Jefe del Depto. Gestión 85 Constancia Competencias ITCJ-VI-PO expediente hasta que el alumno recoja el original Desecho y/o reutilización Jefe del Depto. Gestión 86 Bitácora Reportes Cancelados ITCJ-VI-PO Listado 1 semestre Desecho y/o reutilización 87 Formato para Calendarización de Reportes de Servicio Social ITCJ-VI-PO Listado Carpeta y gaveta 1 año Desecho y/o reutilización 88 Formato para el registro de participantes de actividades culturales y/o deportivas ITCJ-VI-PO Por fecha Carpeta y gaveta 1 año Desecho y/o reutilización Depto. De Servicios 89 Informe de actividades cultural y/o deportiva. ITCJ-VI-PO Por fecha Carpeta y gaveta 1 año Desecho y/o reutilización 90 Formato de Informe Comisión ITCJ-VI-PO Por fecha Carpeta y gaveta 1 año Desecho y/o reutilización 91 Formato de Lista de Estudiantes Autorizados para asistir al Evento ITCJ-VI-PO Por fecha Carpeta y gaveta 1 año Desecho y/o reutilización 92 Formato de Encuesta de Estudiantes ITCJ-VI-PO Por fecha Carpeta y gaveta 1 año Desecho y/o reutilización 93 Formato de Encuesta de Promotor ITCJ-VI-PO Por fecha Carpeta y gaveta 1 año Desecho y/o reutilización Depto. de Activ. Extraescolares Depto. de Activ. Extraescolares Depto. de Activ. Extraescolares Depto. de Activ. Extraescolares Depto. de Activ. Extraescolares 94 Formato para la Integración del Programa de Trabajo Anual (PTA), para los Institutos Tecnológicos y Centros. 513-PR-18-R01 Por año. Carpeta y gaveta 1 año Archivo Histórico Planeación Programación y 95 Formato de Seguimiento y Evaluación del Programa de Trabajo Anual de los Institutos Tecnológicos o Centros. 513-PR-18-R02 Por fecha (anual). Carpeta y gaveta 1 año Archivo Histórico Planeación Programación y

7 96 Formato para el Desglose de Metas por Proceso Clave 513-PR-14-A01 Por fecha (anual) Carpeta y gaveta 1 año 97 Formato para el Concentrado por Partida Presupuestal y Proceso Estratégico 513-PR-14-A02 Por fecha (anual) Carpeta y gaveta 1 año 98 Formato para el desglose del Presupuesto de Inversión con cargo a Ingresos Propios 513-PR-14-A03 Por fecha (anual) Carpeta y gaveta 1 año 99 Formato para el concentrado por Proceso Clave y Estratégico 513-PR-14-A04 Por fecha (anual) Carpeta y gaveta 1 año 100 Oficio de Autorización de POA N/A Numero de Oficio Carpeta y gaveta 1 año Jefe de Depto. de 101 Formato para determinación de la Captación de los Ingresos Propios 513-PR-14-A05 Por fecha (anual) Carpeta y gaveta 1 año Jefe de Depto. de 102 Formato para el programa de Obra, Documento A SNEST-PL-PO Por fecha (anual) Carpeta y gaveta 1 año 103 Póliza de Ingreso Diario Por día Por folio mensual 104 Formato 13 del SIATEC Electrónico Por fecha Carpetas de pasta gruesa y gaveta Carpetas de pasta gruesa y gaveta 10 años Archivo muerto 10 años Archivo muerto 105 Lista Oficial de Cuotas de Servicios Por Semestre Por fecha (semestral) Carpetas y gaveta Un semestre Archivo muerto 106 Convocatoria para el reclutamiento, selección y contratación de personal Número de Convocatoria 107 Dictamen de la Comisión Dictaminadora Numero de Oficio 108 Constancia de Nombramiento Archivo del Trabajador Por fecha (año) y clasificadas por personal docente y no docente Por fecha (año) y clasificadas por personal docente y no docente Listado de referencia de personal por fecha (año) En carpeta y 1 año Archivo muerto En carpeta y 1 año Archivo muerto En carpeta (expediente de personal) y Permanente N/A Rec. Financ. Rec. Financ. Rec. Financ. Rec. Humanos Rec. Humanos Rec. Humanos

8 109 Constancia de Nombramiento N/A. Por trabajador Carpeta y 110 Relación de Entrega de Constancias de Nombramiento SNEST-AD-PO Listado Carpeta y Hasta que sea aprobado o rechazado Hasta que sea aprobado o rechazado Archivo Archivo 111 Reporte de Recepción de Constancias de Nombramiento del Centro de Trabajo SNEST-AD-PO Por trabajador Carpeta y Hasta que sea aprobado o rechazado archivo 112 Libro de Control SNEST-AD-PO Por libro Por tomo Permanente Oficialía de Partes 113 Solicitud de Movimiento (electrónico) N/A Electrónico Electrónico Permanente Base de datos Administrador de la Base de Datos 114 Relación de Constancias de Nombramiento Entregadas al Departamento de Trámite de Incidencias. 711-MP-PO Por listado Carpeta y Hasta que el movimiento se vea reflejado en nómina 115 Registro de Movimiento Aceptado.(electrónico) N/A Electrónico Electrónico Permanente Base de datos 116 Reporte de Rechazo de DGEST SNEST-AD-PO por Tecnológico o Centro Carpeta y 117 Reporte de Rechazo de DGP SNEST-AD-PO por Tecnológico o Centro Carpeta y Hasta que sea entregado al Instituto Tecnológico o Centro Hasta que sea entregado al Instituto Tecnológico o Centro Administrador de la Base de Datos 118 Oficio de Envío de Constancias Extemporáneas a DGP. SNEST-AD-PO por Tecnológico o Centro Carpeta y Hasta que el movimiento se vea reflejado en nómina Oficialía de Partes 119 Relación de Constancias que se turnan para su captura en SIAPSEP. SNEST-AD-PO Por relación Carpeta y Hasta que el movimiento se vea reflejado en nómina Oficialía de Partes Relación de Constancias de Nombramiento con más de seis meses de retroactividad. Registro de Fecha de Rechazo de DGP (registro electrónico) SNEST-AD-PO Por relación Carpeta y Hasta que el movimiento se vea reflejado en nómina N/A Electrónico Electrónico Permanente Base de datos Oficialía de Partes Administrador de la Base de Datos 122 Registro de Fecha de Entrega de Rechazos y Documentación Soporte al Centro de Trabajo(registro electrónico) N/A Electrónico Electrónico Permanente Base de datos Administrador de la Base de Datos 123 Registro de Fecha de Envío de la C.N. al Expediente (registro electrónico) N/A Electrónico Electrónico Permanente Base de datos Administrador de la Base de Datos

9 124 Estados Financieros Consolidados Por informe Por informe En carpeta y 10 años 125 Formato 13 del SIATEC. NA Electrónico Electrónico 10 años Base de datos 126 Programa Institucional Anual de Capacitación 513-PR-34-R01 Anual Carpeta y Archivero 1 año Archivo muerto 127 Solicitud de Registro de Curso 513-PR-34-R02 Anual Carpeta y 1 año Archivo muerto 128 Estadística de Encuesta de Opinión 513-PR-34-R03 Anual Carpeta y 1 año Archivo muerto 129 Oficio/Circular Invitación e Información del Curso N/A Por numero de oficio Carpeta y 1 año Archivo muerto 130 Cedula de Inscripción 711-DP-PO Por curso Carpeta y 1 año Archivo muerto 131 Lista de Asistencia 711-DP-PO Por fecha y programa Carpeta y 1 año Archivo muerto 132 Encuesta de Opinión 711-DP-PO Listado de referencia de personal por fecha (semestre) y folio carpeta y 1 año Desecho y/o reutilización 133 Constancia de Participación 711-DP-PO Por trabajador Carpeta y permanente Archivo del trabajador Evaluación del Seguimiento por el Participante Evaluación del Seguimiento por el Jefe Inmediato Criterios para Seleccionar Instructores Internos y Externos 513-PR-34-R05 Por curso Carpeta y 1 año Desecho y/o reutilización 513-PR-34-R06 Por curso Carpeta y 1 año Desecho y/o reutilización 513-PR-34-R04 En base al programa de capacitación carpeta y 1 año Archivo muerto 137 Reporte de ventas por producto mensual N/A Electrónico Carpeta y Archivero 10 años Archivo historico 138 Recibo oficial de cobro Folio de recibo oficial Folio de recibo oficial Carpetas y s 10 años 139 Libro de registro de números de control Por Número de Tomo Número de tomo Libro Permanente Carga Académica (horario emitido por el sistema) Copia certificada del Acta de Examen Profesional Copia certificada de la Constancia de Examen Profesional Número de control Numero de control En carpetas y 1 semestre Archivo muerto Número de control Numero de control En carpetas y Permanente Número de control Numero de control En carpetas y Permanente Recursos Financieros Recursos Financieros Dirección de Capacitación y Desarrollo Recursos Financieros Recursos Financieros Servicios Servicios Servicios

10 143 Lista de Verificación de Expediente de Titulación 144 Acta de Calificaciones N/A Listado Carpeta y Archivero Permanente Archivo Histórico Clave de grupo de la materia impartida Folio y ciclo En carpetas y bajo llave Permanente 145 Resultados de la Evaluación Docente Clave del profesor Por listado, y semestre Carpeta 2 años Archivo muerto Jefe de Departamento de Servicios Servicios Desarrollo Académico