TALENTO HUMANO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA. Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera. PROCESO y/o SUBPROCESO:

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1 Versión: 03 Página 1 de 7 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: TALENTO UMANO CONDICIONES GENERALES Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales y documentación del subproceso. El ingreso de nuevo personal administrativo y sus condiciones contractuales, deben ser autorizadas por la. El ingreso del Personal Docente debe contar la aprobación del Comité Institucional Docente y con el visto bueno de la Dirección Financiera. Las novedades de se reciben según las fechas establecidas por la oficina nacional de Talento, según comunicación interna. Las s de los campus de Cúcuta y Valledupar, son realizadas en el campus de Bucaramanga. Las novedades de que impliquen cambios de sueldos e ingreso de bonificaciones para el personal administrativo, deben venir autorizadas por la y para el caso de los docentes la Dirección Financiera o. Los criterios de aceptación para este procedimiento son: contar con las novedades en los tiempos definidos, así como las autorizaciones de las mismas en los casos que aplican y confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación cuando no estén documentados. Durante la ejecución de este procedimiento, se atenderán las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. El reportará en el mes de febrero, el valor de la proyectada de los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar a Tesorería. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

2 Versión: 03 Página 2 de 7 PVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO Recepción de novedades Se reciben las novedades de las diferentes unidades académicas administrativas, hasta las fechas establecidas. Secretario (a) Talento Según fechas establecidas P Se revisan y se consolidan aquellas que cumplan con los requisitos de novedades. Para el caso de los campus de Cúcuta y Valledupar, envían por correo las novedades junto con los respectivos soportes al Especializado en el campus de Bucaramanga, con copia al en las fechas establecidas. Talento Nómina Reporte de novedades de TA-FT-013-UDES Ingreso de novedades Para el campus de Bucaramanga, una vez aprobadas las novedades por el, se remiten a la auxiliar especializada correspondiente para el ingreso en el sistema de información; en el caso de los campus de Cúcuta y Valledupar, la auxiliar especializada correspondiente, ingresa las novedades al sistema de información. es Especializadas 4 Reporte de novedades en el sistema Verificación de la pre Una vez ingresadas las novedades, se genera la pre. es Especializadas 4 Archivo de la pre Para el caso de los campus de Cúcuta y Valledupar, la auxiliar especializada remite la pre a las coordinaciones de Talento de los Campus para revisión, quienes informarán por correo (a) Talento

3 Versión: 03 Página 3 de 7 los ajustes correspondientes si se presentan o en caso contrario la aprobación a la misma. Para el caso del campus de Bucaramanga, la Coordinación revisará las novedades en paralelo al ingreso de las mismas. Una vez ajustada la pre de los campus de Cúcuta y Valledupar, el coordinador de revisa la misma desde el sistema de información. Las inconsistencias que se presenten en la revisión por parte de la coordinación de, se reportará a las auxiliares especializadas por correo, para que realicen los respectivos ajustes y se informa nuevamente a la coordinación para su aprobación. Impresión de Una vez aprobada la pre, se imprime la para revisión en físico. En la impresa, se deben revisar todos los conceptos que la conforman. Jefe de Talento 2 Nómina Impresa Ajustes solicitados En caso de encontrarse ajustes, se escriben sobre la impresa y se remite a la especializada para los ajustes.

4 Versión: 03 Página 4 de 7 Realizar ajustes e impresión del archivo de bancos Se realizan los ajustes encontrados y se imprime la hoja donde está el hallazgo, se le presenta las correcciones al coordinador de para su verificación y aprobación. Se remite a auditoría de para su revisión y ajustes en caso de presentarse. Una vez aprobada la, se procede a la impresión del reporte de Bancos. Especializado Auditoría de Nómina 4 Nómina Definitiva Ajustes solicitados Revisión archivo de bancos Se confronta de forma individual por cada uno de los empleados, el archivo de Bancos contra la definitiva. 1 Reporte de Bancos Definitivo Generación de archivo plano y cargue en el portal del banco Se genera archivo plano en el sistema de información y se realiza el cargue en el portal del Banco. Especializado 1 Archivo Plano Informe de valores a cancelar Se envía a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera vía correo, un reporte donde se detallan los valores a cancelar por cada campus y se le informa que la ya fue cargada al portal. Jefe de Talento 1 Electrónico Informe resumen de valores Mensualmente se envía a Presupuesto un informe de resumido por centro de costo. Informe de resumido por centro de costo

5 Versión: 03 Página 5 de 7 Generación y envió de los desprendibles de pago En el sistema se corre el procedimiento de la generación del archivo de los comprobantes de y se envían al correo de cada empleado. Especializada 1 Electrónico Archivo de Comprobantes Gestión para pagos de descuentos Liquidación planilla seguridad social Para el caso de los campus de Cúcuta y Valledupar, el auxiliar envía la relación de conceptos al de Talento para que gestionen los pagos de esos conceptos. Para el caso de Bucaramanga, la especializada realiza la requisición de pagos de los conceptos con los listados de conceptos anexos; la requisición debe llevar el visto bueno del de y se remite a contabilidad para los pagos respectivos. En el sistema de información se corre el proceso de liquidación de planilla única y se genera un archivo en Excel, el cual es remitido a cada campus para su respectiva revisión. Si hay ajustes a partir de la revisión anterior, se hacen las correcciones en el sistema de información y se vuelve a correr el proceso, para luego generar el archivo plano. Coordinación de Talento Coordinación de Talento 2 Nota interna Relación de conceptos 3 Planilla única de aportes en Excel Archivo plano Gestión de pago de seguridad social Se ingresa al portal del operador de información y se realiza el cargue del archivo plano. Una vez cargado el archivo, el operador de información 1 Planilla integrada autoliquidación de aportes Soporte para pago

6 Versión: 03 Página 6 de 7 genera una planilla con el valor a cancelar, el cual se le informa a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. Integración a contabilidad Una vez finalizada la liquidación de, se integra: provisiones, y planilla única de aportes, previa verificación de valores. 2 Archivo en Excel de integración V Verificación de pagos Una vez realizado los pagos de sueldos y seguridad social, se procede a: Ingresar al portal del banco y generar el reporte de rechazos e ingresar al portal del operador de información y descargar las planillas de pago de seguridad social. 1 Planillas de seguridad social pagadas Archivo de rechazo A Toma de decisiones A partir de los resultados de la verificación, se procede a realizar los ajustes pertinentes si se presentan y para garantizar mejoramiento continuo, se genera los planes de acción correspondiente. Líder de Talento 1 Registro de ajustes Planes de acción FIN

7 Versión: 03 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba 18/06/ Se actualiza el pie de página por cambio en la definición de responsabilidades en el procedimiento de control de documentos y registros Patricia Pinzon Barón 28/04/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas a de Gestión Documental 01/03/ Se ajusta la estructura del documento a los lineamientos de la norma ISO 9001 versión 2015 y a lineamientos institucionales Se corrige pie de página en campo elaboró. Jorge Eduardo Quintero Muñoz Karin Shirley Plata Rivera a Talento Campus Cúcuta Astrid Rangel Ávila a Talento Campus Valledupar 17/08/2017 Gloria Liliana Osorio Avendaño Asesora VAF