Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera GESTIÓN DOCUMENTAL. PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO:

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1 Sistema la Calidad VAF Versión: 04 Página 8 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DOCUMENTAL Se ben cumplir los lineamientos legales. institucionales y la documentación l proceso. Se consira, los comunicados, circulares, afiches, volantes, publicidad, paquetes, cajas y otros medios, spachados, que contienen información o bienes dirigidos a nombre la Institución o sus funcionarios. Como actividas posteriores a la entrega se fine que semanalmente se realizarán llamadas aleatorias a los usuarios para validar la satisfacción l servicio ofrecido por. En la elaboración las comunicaciones institucionales se aplicarán las orientaciones l Instructivo Corresponncia y Comunicaciones GED-IN-003-UDES. CONDICIONES GENERALES El procedimiento spachada aplica a las comunicaciones internas entre las ses y para toda la externa. Para el recibo y spacho la cada penncia signa un funcionario, quien amás se encarga posteriormente verificar en la página WEB la entidad prestadora l servicio mensajería, el estado envío. Todas las comunicaciones institucionales ben tramitarse a través l área, signadas por la oficina. Para garantizar el cumplimiento los requisitos establecidos en el Acuerdo 060/200 l Archivo General la Nación y las especificaciones elaboración, relacionadas en el Instructivo Corresponncia y Comunicaciones GED-IN-003-UDES, las comunicaciones institucionales remitidas para spacho ben entregarse en sobre abierto para su verificación y radicación. La radicación tiene como objetivo oficializar y ejercer control sobre el trámite que se da a la. El servicio mensajería y es exclusivamente para fines institucionales. Para el correcto y oportuno envío masiva, la información stinatarios be ser remitida al área,

2 Sistema la Calidad VAF Versión: 04 Página 2 8 signada por la oficina, con 24 horas anticipación. Toda comunicación que requiera manejo especial, be ser informada a, para que los requerimientos spacho se cumplan, ejemplo: entrega personal, correo ordinario, correo certificado, etc. La mercaría pendiendo su tamaño, peso, características cuidado especial, be ser recogida por la empresa o persona encargada l transporte en el sitio entrega. Para garantizar la entrega oportuna, la para spacho se recolectará en los horarios establecidos por la Oficina cada campus. Los spachos y más movimientos que correspondan a los subprocesos Compras, Activos Fijos y Logística se realizarán según los procedimientos establecidos para tal fin, en las penncias mencionadas. Los lineamientos establecidos en este procedimiento y lo contemplado en el Instructivo Corresponncia y Comunicaciones GED-IN-003-UDES, ben ser aplicados por todos los procesos y subprocesos los campus Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. Como control a la contratación externa l servicio mensajería, se presenta mensualmente un informe al SGC-VAF l comportamiento la enviada y recibida incluyendo los resultados las evaluaciones realizadas a este servicio. Los criterios aceptación para este procedimiento son: confincialidad, integridad la información y l estado físico l documento inpendiente su soporte, disponibilidad y oportunidad l servicio, información y recursos, confirmar los requisitos l cliente antes la aceptación y cuando no estén documentados, validarlos con el cliente. Durante la ejecución este procedimiento, se atenrán las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios. Los tiempos para este procedimiento corresponn a días hábiles. Este procedimiento aplica a los campus Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO INICIO DOCUMENTOS Y REGISTROS

3 Sistema la Calidad VAF Versión: 04 Página 3 8 Alistamiento recursos Se proce al alistamiento planillas, sellos, actualizaciones consecutivos, funcionamiento equipo y existencia insumos oficina. N/A Recepción Corresponncia Recibe las comunicaciones institucionales para el trámite correspondiente. Diario Corresponncia Institucional para trámite. P Revisión la Revisa que las comunicaciones institucionales estén bidamente elaboradas e intificadas y contengan los anexos relacionados. Si los documentos no cumplen con los requisitos elaboración dados en el Instructivo Corresponncia y Comunicaciones GED-IN-003- UDES, se vuelven a la penncia productora indicando el motivo la volución, registro en el Formato Control documentos Devueltos GED-FT-04-UDES Diario Formato Control documentos vueltos GED-FT-04-UDES Si los documentos cumplen con los requisitos, se proce a realizar la radicación comunicaciones institucionales. P Intifica y organiza las comunicaciones para spacho interno y externo.

4 Sistema la Calidad VAF Versión: 04 Página 4 8 Radicación la Se registra el número consecutivo en la comunicación original y copias. Corresponncia con sello radicado si aplica. Clasificación para reparto Se organiza las comunicaciones teniendo en cuenta si son para distribución interna o externa y se clasifica teniendo en cuenta el lugar envío, el tipo envío, clase servicio. Corresponncia con sello radicado si aplica. H Registro la Se relaciona en la planilla control spachada las comunicaciones institucionales, registrando los datos que allí se scriben, acuerdo con la clasificación realizada. Se diligencia en la web las empresas correo los datos envío, e imprime las planillas y guías. Planilla control enviada GED-FT-03-UDES Planilla o guías envío empresa distribuidora correo. Distribución Entrega comunicaciones institucionales al encargado reparto según lo relacionado en planillas control. La Copia l comunicado con firma recibido, solo se genera cuando el remitente hace la advertencia esta solicitud. Planilla control enviada GED-FT-03-UDES Planilla o guías envío empresa distribuidora correo.

5 Sistema la Calidad VAF Versión: 04 Página 5 8 H Notificación registros envío El auxiliar be enviar por correo electrónico el número la guías la enviada al remitente. Correo Electrónico. Planilla o guías envío empresa distribuidora correo. Archivo Planilla Mensualmente se archiva las planillas Control Corresponncia enviadas. Anualmente se realiza la transferencia al Archivo Central, según Listado Guía Series, Subseries y Tipos es Planilla control Enviada GED-FT-03-UDES. Formato e inventario único documental GED-FT-005-UDES. V Verificación envíos Se verifica en las plataformas las empresas correo el estado los envíos, se notifica las novedas a los remitentes por correo electrónico. La vuelta, se remite a la penncia realizando el respectivo registro en el formato Control documentos vueltos GED-FT-04-UDES Campus Diariamente Correo Electrónico. Formato Control Documentos Devueltos GED-FT-04-UDES.

6 Sistema la Calidad VAF Versión: 04 Página 6 8 A Toma Acciones Se ben realizar los ajustes propuestos y/o necesarios para garantizar la entrega exitosa la spachada. Campus. Diariamente Correo Electrónico Coordinador. FIN

7 Sistema la Calidad VAF Versión: 04 Página 7 8 DEFINICIONES Comunicación institucional: toda aquella recibida o producida en sarrollo las funciones asignadas legalmente a una entidad inpendientemente l medio utilizado. Comunicación interna: son documentos generados por las diferentes penncias, que se cruzan entre sí, en la misma institución, en el cumplimiento funciones y responsabilidas. Mercaría: cosa mueble Radicación: procedimiento por medio l cual, las entidas asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, jando constancia la fecha y hora recibo o envío, con el propósito oficializar su trámite y cumplir con los términos vencimiento que establezca la ley. Registro comunicación oficiales: Es el procedimiento por medio l cual, las entidas ingresan en sus sistemas manuales o automatizados, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre la persona y/o entidad remitente o stinataria, nombre o código la penncia competente, numero radicación, nombre l funcionario responsable l trámite, anexos y tiempo respuesta (si lo amerita), entre otros. CONTROL DE CAMBIOS

8 Sistema la Calidad VAF Versión: 04 Página 8 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión Prueba Coordinadora 25/08/204 0 En la actividad Radicación la, se elimina: la fecha spacho Se ajusta el pie página, teniendo en cuenta lo establecido en la 03 versión l procedimiento control documentos y registros. Coordinadora 2/05/ Aplicación la marca conformidad la certificación ICONTEC Coordinadora 0/03/206 Coordinadora 03 Se actualiza encabezado por inclusión la mención Vigilada Mineducación junto logo institucional. Se ajusta la estructura l procedimiento a los nuevos lineamientos establecidos en la norma ISO 900:205. Carmen Julia Ramírez Villamizar Auxiliar Campus Cúcuta Diana Marcela Vásquez Sierra Auxiliar Campus Valledupar Liliana Jimena Naranjo Cepeda Calidad Administrativa y Financiera. 5/08/ Ajuste pie página acuerdo a Procedimiento Control Documentos y Registros v 0. Directora 2/08/208