UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

Transcripción

1 INTERNA 01 EMISIÓN: 18/01/2011 PÁGINA 1 de 5 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO GENERALIDADES POLITICAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3 5. DOCUMENTO DE REFERENCIA 4 6. REGISTROS 5 7. CONTROL DE CAMBIOS 5 8. ANEXOS 5 Elaborado por Alina Gómez de Ramírez Firma: Jefe Revisado por Diana Carina Martelo Barrios Firma: Jefe Unidad de Desarrollo Organizacional y Gestión de la Calidad Aprobado por Carlos Alberto Frasser Arrieta Firma: Vicerrector Administrativo Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio que ésta es la versión vigente.

2 Página 2 de 5 1. OBJETIVO Recepcionar, radicar y distribuir las comunicaciones oficiales recibidas o enviadas en el desarrollo de las funciones propias de las Dependencias de la Universidad de Córdoba. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las Dependencias de la Institución, para generar comunicaciones oficiales, de acuerdo a la estructura orgánica de la Universidad de Córdoba. 3. DEFINICIONES Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una Entidad. Comunicaciones internas: Son todas aquellas originadas entre la interacción de las funciones propias de las dependencias de la institución. : Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las Instituciones. Funcionario Grupo de : Persona que recepciona, radica y entrega las comunicaciones a las diferentes dependencias de la Institución, con ruta y horario previamente establecidos. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Ruta: Recorrido que debe realizar el mensajero dentro de una zona. Zona: Espacio físico interno de la Universidad donde se ubican un grupo específico de dependencias. 4. CONTENIDO 4.1 GENERALIDADES Este procedimiento aplica para recepcionar y distribuir las comunicaciones oficiales entre las Dependencias de la Universidad de Córdoba.

3 Página 3 de POLITICAS DE OPERACIÓN Este procedimiento se rige por los lineamientos contemplados en la Ley 594 de 2000 y los acuerdos 060, 040 y 042 del General de la Nación. Todas las Dependencias deben diligenciar el Formato Control de Comunicaciones (FGDO 001) y entregar relacionados los envíos a los mensajeros. Estos deben inspeccionar que todos los envíos estén relacionados y completos, y si algunos traen anexos; si ellos detectan que alguna comunicación no reúne los requisitos, hacen la devolución a la Dependencia, para que haga la corrección y lo remita posteriormente. Las comunicaciones internas deben llevar una copia, la que posteriormente se devolverá por parte de la con la información de hora y fecha de entrada, número de radicado, sello institucional y firma del Radicador. La fecha, hora y número de radicación valida de las comunicaciones oficiales es la asignada por la, para los envíos de comunicaciones externas estas deben llegar a la ntro de un sobre sin sellar y con una copia, la que posteriormente se devolverá por parte de la con la información de hora y fecha de entrada, número de radicado, sello institucional y firma del Radicador. 4.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Oficina Remitente Elabora la comunicación con base en la normatividad institucional. Imprime, firma el original y la copia que debe llegar a la, incluyendo los anexos si estos lo requieren. Diligencia e imprime el Formato Control de Comunicaciones (FGDO 001). Entrega la comunicación al mensajero y le solicita que firme el Formato Control de Comunicaciones (FGDO 001). Verifica que la comunicación fue elaborada con base en la normatividad institucional y firma con hora y fecha de recibido en el Formato de Control de Comunicaciones (FGDO 2 001) de cada dependencia, en la casilla del mensajero. Posteriormente se desplaza a la, registra las comunicaciones en el reloj, coloca sello institucional con la identificación de la Sección y luego entrega al Radicador correspondiente. 3 Radicador Sección de Recibe y Verifica que las comunicaciones cumplen con la normatividad institucional y contienen los anexos si los lleva. Registra la información de las comunicaciones oficiales en el Software Gestión de Comunicaciones. Coloca número de radicado a la comunicación arrojado por

4 Página 4 de 5 PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN el Software Gestión de Comunicaciones en el orden de sistematización de los documentos. Digitaliza toda la documentación en el escáner y guarda los archivos en medio magnéticos. Imprime dos hojas del Formato Hoja de Ruta (FGDO - 002) arrojado por el Software Gestión de Comunicaciones. Entrega al mensajero las dos copias del Formato Hoja de Ruta (FGDO - 002) con las comunicaciones relacionadas, una de las copias es archivada con la firma de recibido del mensajero. 4 5 Destinatario 6 7 Radicador Sección de 5. DOCUMENTO DE REFERENCIA No Aplica Recibe y verifica las comunicaciones relacionadas en el Formato Hoja de Ruta (FGDO - 002). Procede a distribuir las comunicaciones al destinatario de acuerdo a la ruta asignada. Entrega al destinatario la comunicación y el Formato Hoja de Ruta (FGDO 002) para firma de recibido. Recibe la comunicación y firma en el Formato Hoja de Ruta (FGDO - 002) con hora y fecha. Devuelve al mensajero Formato Hoja de Ruta (FGDO 002) con el recibido a satisfacción. Entrega al Radicador Formato Hoja de Ruta (FGDO 002) con los recibidos a satisfacción de todas las comunicaciones relacionadas en el formato. Recibe y verifica que el Formato Hoja de Ruta (FGDO 002) tenga el recibido a satisfacción de todas las comunicaciones registradas. A cada Formato Hoja de Ruta (FGDO-002) que tiene el recibido a satisfacción se le adjunta la copia de Hoja de Ruta, correspondiente que quedo archivada en la sección de. Cierra el ciclo de cada comunicación registrada en el Software Gestión de Comunicaciones, con los datos de hora, fecha y nombre de la persona que recibió. Archiva el formato Hoja de Ruta (FGDO - 002). FIN DEL PROCEDIMIENTO

5 Página 5 de 5 6. REGISTROS Nº Código Nombre Responsable 01 (FGDO- 001) 02 (FGDO- 002) Formato Control de Comunicaci ones Formato Hoja de Ruta (FGDO- 002) Funcionario Funcionario Lugar de Correspond encia Correspond encia Medio de Tiempo de Disposición Impreso 2 años Carpetas Impreso y medio magnético 20 años Carpetas 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA NA NO APLICA NA 8. ANEXOS No aplica.