PROCEDIMIENTO PARA EMITIR RESPUESTA DE DERECHO DE PETICION 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES

Transcripción

1 CÓDIGO: PRO-GC-002 PÁGINA: 1 DE 5 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer los lineamientos para emitir respuesta en forma oportuna a las peticiones presentadas ante la Universidad del Atlántico. 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos institucionales, inicia con la recepción de la petición y termina con la respuesta emitida dentro de los términos establecidos por la normatividad. 3.1 JEFE DE LA OFICINA DE GESTION JURÍDICA. Persona encargada del direccionamiento del proceso de Gestión. Así mismo es quien revisa y da visto bueno a la respuesta de la Petición. 3.2 PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ASESORES EXTERNOS Y CONTRATISTAS. Son responsables de proyectar las respuestas de peticiones dentro de los términos de ley, acorde a las normas y jurisprudencia vigente, presentadas por diferentes conceptos a la Universidad. 3.3 SECRETARIA. 3. RESPONSABLES Es la persona responsable de recibir los derechos de petición, registrar física y magnéticamente en base de datos. De igual forma cumplir con lo establecido en la ley general de Archivos. Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: C.C.A: Código Contencioso Administrativo. 4. GLOSARIO DERECHO DE PETICIÓN: De conformidad con el Artículo 23 de la Constitución Política es aquel derecho fundamental que tiene toda persona para acudir ante las autoridades competente, por motivo de interés general o interés particular para elevar solicitudes respetuosa y obtener pronta solución a la misma. DEPENDENCIA COMPETENTE: Quien posee los elementos necesarios para dar adecuada respuesta. Revisado por: Angel Britton Howard Cargo: Representante de la Dirección Firma: Aprobado por: Ricardo Consuegra Charris Cargo: Jefe de la Oficina de Asesorìa Firma: Fecha: Mayo 31 de 2010 Fecha: Mayo 31 de 2010

2 PÁGINA: 2 DE 5 PETICIÓN DE INFORMACIÓN: Son las solicitudes que se formulan a las autoridades para que éstos: - Den a conocer como han actuado en un caso concreto - Permitan el examen de documentos públicos que tienen su poder - Expidan copia de documentos que reposan en una oficina. PETICIONARIO: Persona natural o jurídica que formula la solicitud a la universidad del Atlántico. REPARTO: Designación de la petición según el tema especifico a cada Asesor o Profesional Universitario. TÉRMINO: Plazo perentorio e improrrogable dentro del cual debe realizarse una actividad. 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: 1. Las peticiones deben ser resueltas dentro del término fijado por la ley para cada caso en particular. 2. Las respuestas de las peticiones deben estar ajustadas a las directrices institucionales y normatividad vigente. 3. Las peticiones deben ser debidamente archivadas junto con su respectiva respuesta y constancia de envío. 4. El Asesor Externo, Profesional Universitario y contratista deben radicar en la Oficina de Asesorìa mensualmente el Formato OAJ- Control de respuesta de peticiones. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Descripción Responsables 1 2 Recibir y registrar las peticiones instauradas, sea por medio físico y/o electrónico en el Formato control de correspondencia para posteriormente entregar al Jefe de Gestión. Analizar el contenido de la petición y decidir tratamiento dependiendo de la competencia que posea la oficina de Gestión para resolver. Si: Paso a Actividad 4. No: Ir a Actividad 3. Gestión Documento/ Registros Petición,

3 PÁGINA: 3 DE 5 3 Informar y remitir al proceso competente de conformidad al Artículo 33 del C.C.A. 4 Asignar a los o Universitarios dependiendo del tema para proyectar la respuesta., Profesional Universitario Diligenciar el formato correspondiente dirigido a los o asignados para elaborar la respuesta de la petición. Planificar y establecer la fecha en la que se debe contestar la petición asignada, con el fin de que esta se realice dentro de los términos legales. Estudiar e indagar el contenido de la petición, teniendo en cuenta las normas internas y externas, la doctrina y jurisprudencia que rigen para tal fin. Elaborar el proyecto de respuesta de la petición dentro de los términos de ley y entregar en la de la dependencia. Revisar el proyecto de respuesta de petición, y determinar si se encuentra ajustado frente a las normas internas y externas, jurisprudencia y doctrina vigentes aplicables. Decisión: Es conforme? Si: Paso a Actividad 12. No: Ir a la Actividad 11. En caso de no estar ajustado con lo anterior, devolver al Asesor Externo, Profesional Universitario o Contratista, para su respectiva corrección. Impartir el visto bueno y devolver a la de la dependencia. Remitir el Proyecto de Respuesta de la Petición con el VoBo. del jefe de la oficina de gestión jurídica a Rectoría para su firma y registrar en libro la salida del documento. Gestión Gestión FOR GJ 004 Control de Derechos de petición FOR GJ 005 Formato de Revisión de Documentos Respuesta a Petición Libro Radicador

4 PÁGINA: 4 DE 5 13 Enviar al Peticionario la respuesta de la petición presentada dentro de los términos de ley evitando el vencimiento del mismo. Gestión Petición, Respuesta y Constancia de envío. FOR GJ 004 Control de Derechos de petición 14 Archivar la copia de la Respuesta con la Constancia de envío junto con la respectiva Petición. Gestión Archivo interno 15 Presentar informes mensuales soportados sobre las respuestas remitidas a los diferentes peticionarios. FOR - TH -003 Informe de Gestión de contratista 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Constitución Política Normatividad legal vigente, la jurisprudencia y la doctrina. Normatividad interna (Estatuto General, Acuerdos Superiores y Actos Administrativos). 8. REGISTROS FOR GJ 004 Control de Derechos de petición FOR - TH -003 Informe de Gestión de contratista Derechos de petición Respuesta derecho de Petición. Constancia de Envío

5 PÁGINA: 5 DE 5 9. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Noviembre 24 de 2009 Yadely Esther Estrada Diaz VERSIÓN ORIGINAL 1 Mayo 28 de 2010 Maria Cristina Martínez Berdugo La modificación obedece básicamente en los Formatos a utilizar para registrar las actividades realizadas, la supresión del libro radicador para la radicación de la correspondencia recibida, y solo será utilizado el libro radicador para registrar el envío de los documentos para la firma a la Rectoría de esta institución.