REGLAMENTO INTERNO COMITÉ DE SOLIDARIDAD

Transcripción

1 REGLAMENTO INTERNO COMITÉ DE SOLIDARIDAD La Junta Directiva del FEPEP, en uso de sus facultades estatutarias, establece el presente Reglamento del COMITÉ DE SOLIDARIDAD. TÍTULO I GENERALIDADES ARTÍCULO 1. OBJETO: Reglamentar el funcionamiento del Comité de Solidaridad, que direcciona la administración de los fondos de Solidaridad, Servimos y Previsión y Seguridad Social. ARTÍCULO 2. DEFINICIÓN: El Comité de Solidaridad es un Comité auxiliar de la Junta Directiva, de carácter permanente, y cuya responsabilidad es dinamizar y facilitar el análisis de la gestión en el bienestar de los asociados a través de la utilización de los recursos de los Fondos de Solidaridad y de Previsión y Seguridad Social. Tendrá también a su cargo la gestión de los recursos del Fondo Servimos. Actuará como organismo asesor de la Junta Directiva del FEPEP en estos campos. ARTICULO 3. ACTIVIDADES A CARGO DEL COMITÉ DE SOLIDARIDAD. Sin perjuicio de otras actividades que pueden ser considerados de manera especial o posteriormente reglamentados por la Junta Directiva del FEPEP, el Comité de Solidaridad se ocupará básicamente de los siguientes aspectos: a. Direccionamiento de los fondos de Solidaridad, SERVIMOS y Previsión y Seguridad Social. b. Auxilios o préstamos por calamidad doméstica a los asociados. c. Auxilio póstumo por muerte del asociado. d. Auxilio a entidades o instituciones de utilidad común, interés social o beneficio público y para atención de emergencias y desastres. e. Auxilios exequiales por muerte de beneficiarios especiales del asociado. ARTÍCULO 4. SISTEMA DE SELECCIÓN DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ. El procedimiento para la selección de los miembros del Comité será el siguiente: a. La Administración del FEPEP efectuará la respectiva convocatoria. b. Los asociados aspirantes deberán diligenciar el formato de postulación y enviarlo, a más tardar, 2 semanas después de la convocatoria. c. Del total de aspirantes que cumplan con los requisitos, la Junta Directiva seleccionará los miembros del Comité.

2 d. El FEPEP informará a todos los asociados la conformación del Comité. TÍTULO II ADMINISTRACIÓN Y CONTROL ARTÍCULO 5. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ. El Comité de Solidaridad, estará integrado por asociados del FEPEP, (7) principales y dos (2) suplentes numéricos, preferiblemente de diferentes empresas que generen el vínculo de asociación quienes serán nombrados directamente por la Junta Directiva y ejercerán sus funciones hasta que la Junta lo considere necesario y, al menos uno de ellos, deberá ser miembro de ésta. Además, asistirá a este Comité una persona designada por la Administración del FEPEP, quien actuará como Secretario(a) y sólo con derecho a voz. Parágrafo 1: El Coordinador deberá ser miembro de la Junta Directiva. Parágrafo 2: Los suplentes reemplazarán a los principales en sus faltas temporales o permanentes. ARTÍCULO 6. REQUISITOS. Para ser elegido miembro del Comité de Solidaridad, se debe cumplir con el siguiente perfil: a. Ser asociado hábil. b. Preferiblemente asociados que tengan formación en áreas humanísticas o sociales; o experiencia en actividades afines a la labor del Comité. ARTÍCULO 7. REUNIONES: Para el normal cumplimiento de sus funciones, el Comité de Solidaridad deberá reunirse de manera ordinaria cada mes y, de manera extraordinaria, cada vez que se requiera por algún acontecimiento o necesidad especial, a juicio del Coordinador del Comité. A las reuniones del Comité, podrán asistir libremente los asociados interesados en los temas a considerar. De cada reunión el Secretario del Comité elaborará un acta con todas las formalidades del caso, la cual será firmada por el Coordinador y el Secretario del Comité. ARTÍCULO 8. QUÓRUM: Constituirá quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas, la asistencia de la mayoría de los miembros del Comité con derecho a voto, dos de los cuales deberán ser miembros principales. ARTÍCULO 9. MAYORÍAS: Las decisiones del Comité se adoptarán por mayoría de los miembros presentes con derecho a voto.

3 ARTÍCULO 10. CONFIDENCIALIDAD DEL DESARROLLO DE LAS SESIONES. Los asuntos que sean tratados en reunión formal del Comité serán confidenciales hasta cuando se haya dado la aprobación de la respectiva acta. ARTÍCULO 11. FUNCIONES: El Comité de Solidaridad tendrá las siguientes funciones: a. Estudiar y definir de acuerdo con las condiciones del respectivo reglamento y las disponibilidades presupuestales, las solicitudes de auxilios para los asociados y sus beneficiarios. b. Estudiar y aprobar las solicitudes de auxilios y de solidaridad que presenten otras instituciones o los asociados del FEPEP, e informar trimestralmente a la Junta Directiva. c. Coordinar y promover las actividades que estime convenientes para desarrollar el objeto de los Fondos de Solidaridad, Servimos y Previsión y Seguridad Social, dentro de los lineamientos definidos por los estatutos y la Junta Directiva. d. Estudiar y recomendar a la Junta Directiva del FEPEP las modificaciones que deban hacerse a los reglamentos de los Fondos de Solidaridad, Servimos y Previsión y Seguridad Social. e. Elaborar el presupuesto de ingresos y egresos de los Fondos de Solidaridad, Servimos y Previsión y Seguridad Social de acuerdo con la disponibilidad de recursos y los programas aprobados por la Junta Directiva del FEPEP, para someterlo a aprobación de la Junta Directiva. f. Presentar un informe periódico a la Junta Directiva sobre las principales actividades desarrolladas y el estado y movimiento de los recursos financieros. g. Vigilar la correcta aplicación de los auxilios otorgados e informar a la Junta Directiva las irregularidades que detecte en estos campos. h. Previa autorización de la Junta Directiva del FEPEP, el Comité de Solidaridad podrá administrar temporalmente recursos provenientes de donaciones especiales de los asociados, de particulares, o de otros orígenes con destino a instituciones de utilidad común, interés social o beneficio público u otros menesteres que puedan enmarcarse dentro del concepto de solidaridad. ARTÍCULO 12. FUNCIONES DEL COORDINADOR. El Coordinador del Comité de Solidaridad tendrá las siguientes funciones: a. Promover y coordinar las reuniones ordinarias o extraordinarias del Comité. b. Elaborar y presentar, cuando fuere del caso, los informes o recomendaciones necesarias para la Junta Directiva. c. Velar porque todas las funciones del Comité sean pronta y debidamente cumplidas. d. Presentar al Comité las solicitudes de estudio y análisis que la Junta Directiva requiera, en las áreas de su competencia. e. Las demás funciones propias de su cargo.

4 ARTÍCULO 13. FUNCIONES DEL SECRETARIO. El Secretario del Comité tendrá las siguientes funciones: a. Convocar y confirmar la asistencia de los miembros del Comité, a las respectivas sesiones. b. Previamente a cada sesión, enviar a los miembros del Comité el Orden del Día y demás documentos disponibles para tratar en la respectiva sesión. c. Elaborar las actas de las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité. d. Hacer las correcciones acordadas a las actas, firmar y hacerlas firmar del Coordinador cuando éstas fueren debidamente aprobadas. e. Velar por un adecuado manejo del Archivo de Actas y Documentación del Comité, preservando su seguridad y confidencialidad. f. Las demás funciones propias de este Comité. ARTÍCULO 14. RESPONSABILIDADES. Los miembros del Comité de Solidaridad tendrán las siguientes responsabilidades: a. Asistir puntualmente a las reuniones y demás actividades programadas, salvo fuerza mayor o razones justificadas, que deberá presentar oportunamente al comité. b. Recibir la capacitación necesaria para el buen cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. c. Velar por la preservación de los intereses comunes de los asociados y el FEPEP. d. Respetar en todos sus actos personales y dentro del comité, las normas éticas que deben regir en todo sentido. ARTÍCULO 15. PÉRDIDA CALIDAD DE MIEMBRO DEL COMITÉ. Un miembro del Comité dejará de serlo cuando: a. Deje de asistir a tres (3) reuniones por año, sin causa justificada. b. Pierda la calidad de asociado. c. Presente renuncia voluntaria a la conformación del Comité. d. Por graves infracciones ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo, a juicio de la Junta. e. Por decisión de la Junta Directiva. Parágrafo 1: cuando un miembro no sea asociado hábil, no podrá participar de la reunión y no se considera causa justificada. ARTÍCULO 16. PROCEDIMIENTO PARA REFORMA DE ESTE REGLAMENTO. Cualquier modificación al presente reglamento deberá ser aprobada por la Junta Directiva. ARTÍCULO 17. VIGENCIA. El presente reglamento entra en vigencia a partir de la fecha de su aprobación.

5 Parágrafo: Se debe entregar una copia del Reglamento a los integrantes del Comité, para su conocimiento y demás fines pertinentes. Este Reglamento fue aprobado por la Junta Directiva, en su sesión del 7 de marzo de 2016, según Acta No.569