UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

Transcripción

1 1 de 11 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO Generalidades Políticas de Operación Descripción del Procedimiento 4 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8 6. REGISTROS 8 7. CONTROL DE CAMBIOS 9 8. ANEXOS 11 Elaborado por Karina Carrascal Socarrás Firma: Cargo Líder Proceso de Adquisición y Contratación Revisado por Diana Carina Martelo Barrios Firma: Cargo Líder Proceso de Gestión de la Calidad Aprobado por Carlos Frasser Arrieta Firma: Cargo Representante de la Alta Dirección

2 2 de OBJETIVO Adquirir los bienes o servicios solicitados por las diferentes dependencias de la Universidad de Córdoba, cuyo valor sea menor o igual a los cincuenta (50) SMLMV. De conformidad con los requisitos establecidos en la normatividad vigente. 2. ALCANCE Desde la recepción de la Solicitud de CDP, la formalización del compromiso hasta el inicio del trámite de pago de la respectiva cuenta del proveedor o contratista. 3. DEFINICIONES AUXILIAR COMPRAS MENORES: Profesional de la División de Contratación, responsable de realizar los trámites para la compra de suministros de Bienes y/o Servicio de menor cuantía. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, documento expedido por la sección de presupuesto, con el cual se garantiza la existencia de la apropiación presupuestal disponible y libre de afectación, para la asunción de compromisos que respalden los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto. ORDEN DE PEDIDO/SERVICIO: Autorización para el suministro por parte del proveedor de un bien o un servicio. ORDENADOR DE GASTO: Funcionario que tiene la capacidad de ejecutar presupuesto de la entidad y autorizar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. PRYTES: Sistema de Información para manejar Presupuesto y Tesorería. SOLICITUD DE CDP: Formato diligenciado por las distintas dependencias académicas y administrativas para solicitar un bien o un servicio; especificando requerimientos técnicos, modelo, cantidad, etc. Y en aras de garantizar el principio de igualdad no se debe especificar marca. SIAC: Sistemas de Información de y Compras SICE: Sistema de Información para la vigilancia y Contratación Estatal de la Contraloría General de la República. RECIBO A SATISFACCION: Es el documento que certifica que se entregó y recibió a conformidad lo solicitado. Debe estar firmado por la Dependencia Solicitante y el Proveedor.

3 3 de 11 COMISIÓN DE COMPRAS: Organismo encargado de: Vigilar y garantizar que los precios pagados por la Universidad de Córdoba por bienes muebles o inmuebles correspondan a los precios de mercado Estructurar los términos de referencia inherentes a la contratación de suministros de bienes muebles Participar en el diseño y elaboración el plan anual de compras Hacer seguimiento a la agilidad y oportunidad de los proceso 4. CONTENIDO 4.1. Generalidades La finalidad de este procedimiento es describir cada uno de los pasos que se siguen para efectuar compras menores en la Universidad de Córdoba teniendo en cuenta ciertas condiciones y parámetros. La adquisición de bienes y/o servicios de valor inferior a 50 salarios mínimos legales vigentes. Cotización de solicitudes y elección de la mejor cotización Asignación de CDP Generación de orden de pedido u orden de servicio 4.2. Políticas de Operación Cuando el Solicitante del Bien o Servicio, requiera por algún motivo dar por terminado el proceso de Adquisición de Bienes o Servicios de Menor Cuantía, debe solicitar por escrito la Anulación de la Orden de Servicios, Orden de Pedido u Orden Contractual así como la anulación del respectivo CDP cuando hubiere lugar; a través del Formato FGFI-027 Solicitud de Anulación de CDP y/o Órdenes de Pedido o Servicio. Registrar los 5 primeros días de cada mes, en la Página Web del SICE las Órdenes de Pedido de Menor Cuantía con valor mayor igual a 30 SMLV en caso de aplicar.

4 4 de Descripción del Procedimiento Pasos Responsable Descripción 1 Funcionario, Dependencia o Proyecto Solicitante El funcionario o Director de Proyecto o Convenio interesado identifica la necesidad de adquisición de un bien o servicio, la adquisición de elementos y/o servicios detallados, señalando especificaciones técnicas, cantidad, Conveniencia Institucional y Precio del Mercado. La solicitud se realiza utilizando el formato FGCA-057 Solicitud de CDP Dicha solicitud debe ser ingresada por las Dependencias o Decanaturas a través del Portal Web institucional a través de la aplicación Hoja de Ruta y radicar la solicitud en la Secretaría de Gestión Interna. Continua al paso 2 Cuando la Necesidad no esté asociada a Proyectos de Investigación y/o Extensión el Solicitante debe verificar la existencia de Contratos que contengan el objeto de la solicitud o verificar en el de la Institución si hay existencia física del bien solicitado. En caso de existir debe suplirse la necesidad a través de la persona que supervisa dicho contrato o a través del. Fin del procedimiento. 2 Secretario de Gestión Interna 3 Rectoría Recibe el FGCA-057 Solicitud de CDP, junto con los documentos soportes iniciales necesarios para tramitar la solicitud, verifica el cumplimiento de estos y firma en el respectivo formato avalando dicha solicitud. Las solicitudes rechazadas se deben regresar a la dependencia solicitante y dejar la incidencia u observación del porque se rechaza. Debe revisar su bandeja de Hoja de Ruta y enviar al siguiente paso. Revisa las solicitudes recibidas. Después de analizar la pertinencia y justificación de la adquisición sustentada en el formato. FGCA-057 Solicitud de CDP; las acepta (avala el inicio de la Contratación) o rechaza así: a. Si la solicitud es aceptada envía listado detallando Objeto de la Necesidad, Destino, Solicitante y Valor, a la Sección de Presupuesto para la expedición de la Respectiva Disponibilidad Presupuestal (CDP). b. Si la solicitud es rechazada hace devolución a la Secretaria de Gestión Interna quien debe informar a la dependencia solicitante por escrito mediante un oficio, el motivo de la devolución, anexando los documentos recibidos y agregando las observaciones pertinentes causales de rechazo. Se debe dejar la incidencia en el aplicativo. Deben revisar su bandeja de Hoja de Ruta y enviar al siguiente paso.

5 5 de 11 Pasos Responsable Descripción 4 Profesional Sección de Presupuesto Recibe los listados, remitidos por la Rectoría y procede a verificar la existencia de la Disponibilidad Presupuestal asociada al Concepto de la Solicitud, si existe, asigna la Disponibilidad Presupuestal e imprime el CDP respectivo, en caso contrario remite a Rectoría los Reportes con la Observación de la no existencia de la Disponibilidad. Deben revisar su bandeja de Hoja de Ruta y enviar al siguiente paso. 5 Asistente de Rectoría Recibe las Solicitudes con CDP expedido, y los autoriza en el Sistema de Presupuesto y Tesorería PRYTES Instructivo IGCA-009, previa verificación de la firma del Rector en la Solicitud de CDP, y remite a la Vicerrectoría Administrativa para que convoque a la Comisión de Compras para la verificación de los valores descritos en la Solicitud de CDP, excepto las Solicitudes de Contratación de Servicios Personales que se envían directamente a la División de Contratación. Deben revisar su bandeja de Hoja de Ruta y enviar al siguiente paso. 6 Comisión de Compras Revisa que los valores descritos en las solicitudes estén acordes con los precios del mercado, en caso de diferir con los valores propuestos, se ajusta la solicitud al precio real y la remite a la División de Contratación. Continua al paso 7 Cuando el ajuste sea superior al valor proyectado y asignado en la Disponibilidad Presupuestal se le informa al solicitante explicándole los ajustes realizados y se firma un acta de esta revisión. Esta Solicitud de CDP se envía junto con copia del Acta a Rectoría para que solicite a la Sección de Presupuesto la anulación del CDP asignado o el otorgamiento de una nueva disponibilidad presupuestal que permita el ajuste al nuevo valor verificado por la comisión. Sigue al Paso 4.

6 6 de 11 Pasos Responsable Descripción Comisión de Compras Jefe de División Contratación Auxiliar de Compras de Menor Cuantía/ División de Contratación La Comisión de Compras, ya sea por vía telefónica, correo electrónico o vía fax, invita a cotizar los bienes a los respectivos proveedores que han sido certificados y seleccionados y se encuentran inscritos en el listado maestro de proveedores de la Universidad, de acuerdo al Procedimiento de gestión de Proveedores. Evalúa las cotizaciones recibidas, seleccionando la más conveniente en términos de precio, calidad y los requisitos establecidos por la Institución, de lo cual levanta un acta suscrita por el presidente y el secretario de la Comisión. Anexa la Cotización definitiva a la Solicitud y remite toda la documentación a la División de Contratación. Deben revisar su bandeja de Hoja de Ruta y enviar al siguiente paso. Organiza las solicitudes que son remitidas por la Comisión de Compras y por Rectoría de acuerdo al concepto u objeto contractual y las asigna al respectivo Auxiliar de Compras de Menor Cuantía de la competencia. Recibe las necesidades de Compras de Bienes y Servicios y solicita al proveedor la documentación para verificación de requisitos legales, ingresa las solicitudes y cotizaciones al Software Administrativo e imprime la Orden de Pedido o Servicio para formalizar el compromiso. Las entrega al Jefe de División para su revisión y finalmente las remite a Rectoría para la respectiva firma. Cuando el proveedor no cumple con los requisitos se regresa al paso 7 (la Comisión de Compras elige la cotización siguiente de las presentadas). Cuando el objeto del servicio o compra lo amerita se debe realizar Orden Contractual según lo establecido en el Estatuto de Contratación. 10 Rectoría Deben revisar su bandeja de Hoja de Ruta y enviar al siguiente paso. Recibe la Orden de Servicio o de Compra con todos sus soportes, la firma para formalizar el compromiso y remite a la División Logística para que gestione la entrega del Bien o Servicio Contratado. Deben revisar su bandeja de Hoja de Ruta y enviar al siguiente paso.

7 7 de 11 Pasos Responsable Descripción 11 División Logística Recibe las órdenes de bienes o servicios y gestiona con el Proveedor el suministro de lo contratado, e informa a este los requisitos documentales para el pago después del suministro o servicio prestado. El profesional de Apoyo logístico organiza las órdenes de pedido e informa al solicitante el estado de su requerimiento. Para el caso de Ordenes de Pedido se envía a la sección de almacén con el fin que esta sección realice el ingreso de los bienes al inventario de la Universidad al momento de su entrega por parte del proveedor. Deben revisar su bandeja de Hoja de Ruta y enviar al siguiente paso Recibe de la División Logística el Paquete con las órdenes de pedido. 12 Proveedor Los proveedores entregan los bienes muebles en el de la Universidad de Córdoba; en los casos en que sean dispositivos electrónicos, reactivos de delicado manejo y muebles de oficina, estos pueden ser entregados directamente al solicitante, quien deberá requerir al el inventario de los mismos y la elaboración de la Respectiva entrada y salida de Jefe Sección de Jefe Sección de Cuando es un proveedor de Servicios éste desarrolla directamente la Actividad bajo la supervisión del Solicitante y en la dependencia respectiva. Al momento de la entrega deben adjuntar los documentos de pago respectivos. : Recibe los bienes solicitados, y hace una revisión directa para establecer si el bien reúne las características y condiciones técnicas exigidas en la orden de pedido. En el caso que los bienes requieran un conocimiento técnico especial para la revisión de las especificaciones técnicas, la Sección de debe apoyarse en el solicitante para su revisión. Finalmente se genera el formato FGCA-004 Ingreso de Elementos a en la base de datos y en forma impresa. Entrega a la Dependencia solicitante los bienes recibidos y genera el formato FGCA-005 Comprobante de Salida de en la base de datos. Dicho comprobante corresponde a un documento electrónico e impreso cuyo control será realizado por. Firma la copia impresa del comprobante de Salida de y la archiva.

8 8 de 11 Pasos Responsable Descripción 15 Jefe de Dependencia o Proyecto Solicitante Firma una copia impresa del comprobante de salida de, diligencia en conjunto con el proveedor FGCA-002 Acta de Recibo a Satisfacción de Bienes o Servicios. Firman y entrega a la División de Contratación el formato diligenciado Jefe Sección de Auxiliar de Compra Menor Cuantía/ División de Contratación División Financiera Remite a la División de Contratación la orden con los documentos soportes, la respectiva Entrada de impresa y la factura compra, para que ésta inicie el trámite de pago respectivo. Recibe, revisa y organiza los documentos verificando que estén los siguientes: formato FGCA-002 Acta de Recibo a Satisfacción de Bienes o Servicios expedido y firmado por la Dependencia Solicitante, el RUT, la factura o cuenta de cobro, los documentos impresos que prueban el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, los documentos legales (Certificado de Contraloría, Procuraduría y DAS) y el documento impreso de la entrada a para el caso de órdenes de pedidos. Después de revisados, los Recibe a Satisfacción en el Software Administrativo y las Remite a la Sección Presupuesto (División Financiera) para que inicie el Proceso de Pago. Realiza los trámites internos definidos para el pago de cuentas y finaliza el Proceso con el abono electrónico o cheque al respectivo proveedor según el Procedimiento de Pagos PGFI-009 Fin del Procedimiento 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Referencia Fecha de Emisión Breve Descripción Ente que expide la Norma No Aplica 6. REGISTROS No Código Nombre Responsable 1 FGCA-002 Acta de Recibo a Satisfacción de Bienes o Servicios Jefe de Dependencia, Director de Proyecto o Convenio Lugar de archivo de Gestión y Central Medio de Físico Tiempo de A.G: 5 años A.C: mínimo 15 años Disposición Histórico

9 9 de 11 No Código Nombre Responsable 2 FGCA-004 Ingreso de Elementos a Jefe Sección de Lugar de archivo de Gestión y Central Medio de Físico Tiempo de A.G: 3 años A.C: mínimo 15 años Disposición Histórico 3 FGCA-005 Comprobante de Salida de Jefe Sección de de Gestión Físico 3 años Se elimina 4 FGCA-057 Solicitud de CDP Jefe de Dependencia, Decanos, Director de Proyecto o Convenio de Gestión y Central Físico A.G: 5 años A.C: mínimo 15 años Histórico 5 FGFI-027 Solicitud de Anulación de CDP y/o Órdenes de Pedido o Servicio Jefe División de Contratación de Gestión Físico 1 año Se elimina 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA Agregar al procedimiento de menor cuantía el formato de anulación de CDP y/o orden de pedido o servicio, el cual anexamos en medio impreso. Agregar al procedimiento de menor cuantía el formato de 15/05/ Cambio de Producto, el cual anexamos en medio impreso, ya que no tenemos un documento o registro en la cual se evidencie la modificación o cambios en el producto. Cambiar en el procedimiento de menor cuantía, la función de elegir cotización del auxiliar de compras menores por el Jefe de la Oficina quien lo hace actualmente. 2 Se agrego al procedimiento de menor cuantía el formato de seguimiento de solicitudes (FGCA-021), el cual anexamos en medio impreso. En el procedimiento de menor cuantía, la función de recibir la solicitud que estaba en cabeza del jefe de la Oficina de Adquisición y Contratación, ahora fue asignada a la secretaria de esa misma dependencia. 28/05/2009

10 10 de 11 VERSIÓN No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA En el procedimiento de menor cuantía, la función de gestionar el formato FGCA-021, se asigno a la secretaria, jefe y auxiliar de esta dependencia, para examinar los campos que permitan realizar el seguimiento a las solicitudes recibidas. Se cambió en el procedimiento de menor cuantía, la función de ingresar al Sistema de y Compras SIAC todas las cotizaciones recibidas de los proveedores, realizada por el auxiliar de compras, por la función de ingresar al Sistema de y Compras SIAC las cotizaciones elegidas después de un previo análisis. Se cambio en el procedimiento de menor cuantía, al responsable de revisar y elegir en el sistema de almacén y compras SIAC, la cotización más favorable de acuerdo a los requerimientos. Esta función la realizaba anteriormente el auxiliar de compras, pero actualmente fue asignada al jefe de la oficina de Adquisición y contratación. 3 Se agregó en el procedimiento de menor cuantía, las funciones de relacionar las cotizaciones elegidas en el libro de control y de enviarlas a la Oficina de Presupuesto para el trámite del CDP, al Auxiliar de Compras. Al encargado de este cargo, también se le asignaran las funciones de recibir y enviar al ordenador de gastos las solicitudes con sus respectivos CDP. Se cambió en el procedimiento de menor cuantía, al responsable de verificar en el sistema de presupuesto y tesorería que el ordenador de gastos haya autorizado la compra del bien o servicio. Esta función la realizaba anteriormente el Jefe de la Oficina de Adquisición y Contratación, pero actualmente fue asignada al auxiliar de compras. Se agregó en el procedimiento de menor cuantía, la función de recibir y revisar el formato de recibido a satisfacción de los servicios, con sus respectivos soportes por parte del jefe de la 04/11/2009 oficina solicitante, al auxiliar de compras, con el fin de entregarlos al jefe de la Oficina de Adquisición y Contratación. Se adicionó el Numeral 4.2 Políticas de Operación. Se realizó ampliación de la descripción del paso No 1 y el Formato utilizado para el desarrollo de la actividad asociada al 4 mismo fue eliminado y se agregó el Formato FGCA-022 Reporte de Necesidades. El paso No 3 quedó bajo la responsabilidad del Rector como único Ordenador del Gasto y se amplio la descripción.

11 11 de 11 VERSIÓN No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA El paso No 6 pasó a ser una responsabilidad de la Oficina Logística. La responsabilidad del paso No 10 pasó a la Rectoría en cabeza del Rector y su descripción se encuentra en el paso No 3 de esta versión. La descripción del paso No 11 fue ampliada y pasó a ser el paso No 4 en esta versión. En la descripción del paso No 16 la responsabilidad de comunicar al proveedor quedo compartida en la Oficina Logística para bienes y Adquisición y Contratación para Servicios y se describe en el paso No 10. Se elimino del procedimiento el Formato FGCA Se modificó el paso 2, debido a que las solicitudes son recibidas ahora por el Secretario de Gestión Interna quien aprueba las mismas, y el Formato utilizado para tal fin cambio del FGCA-022 Reporte de Necesidades al FGCA-057 Solicitud de CDP. 6 Se crea la comisión de Compras con funciones específicas y se eliminan los pasos donde interviene la oficina de Logística. Se actualiza lo nomenclatura del procedimiento con la nueva estructura. Se sustituye el nombre del formato: Reporte de necesidades por Solicitud de CDP. 26/10/ ANEXOS No aplica.