UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

Transcripción

1 1 de 7 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO GENERALIDADES POLÍTICAS DE OPERACIÓN DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6 6. REGISTROS 7 7. CONTROL DE CAMBIOS 7 8. ANEXOS 7 Elaborado por Ramiro Nicolás Nassiff García Firma: Cargo Jefe Oficina de Adq. Y Revisado por Diana Carina Martelo Barrios Firma: Cargo Jefe Aseguramiento de la Calidad (E) Aprobado por Emiro Madera Reyes Cargo Rector Firma:

2 2 de 7 1. OBJETIVO Documentar, implementar y establecer una metodología o modelo eficaz para la Gestión (Inscripción y Certificación, Selección, Evaluación y Re-evaluación) de los proveedores de la Universidad de Córdoba, con el fin de asegurar que los bienes y servicios son suministrados por personas y empresas capaces de sostener equidad, calidad, seguridad y buen servicio. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para las personas u organizaciones cuyos productos y servicios inciden en la prestación del servicio educativo, desde su inscripción en la Base de Datos de es de la Universidad Listado Maestro de es hasta su re-certificación o des-certificación como proveedor. 3. DEFINICIONES Evaluación: Examen sistemático en un periodo específico, para determinar hasta qué grado el proveedor/contratista es capaz de satisfacer las exigencias especificadas o comprometerse con la Institución. Re-Evaluación: Proceso mediante el cual se analiza el desempeño de un proveedor/contratista a partir de los resultados de 2 o más evaluaciones. Bien/Servicio: Todo elemento material o servicio que por efecto del suministro o prestación se recibe en la Universidad de Córdoba; tales como: equipos, repuestos, accesorios, inmuebles, mantenimientos, servicios profesionales de asesoría o consultoría entre otros. /Contratista: Persona natural o jurídica que suministra un bien, presta un servicio (técnico o profesional) o construye una obra a la Universidad de Córdoba. Certificación: Representa la valoración asignada al proveedor después de su inscripción. Re-certificación: Representa la valoración asignada a un proveedor para seguir manteniendo relaciones comerciales con la Universidad de Córdoba. Des-certificación: Representa la valoración asignada a un proveedor por debajo del 60%, lo cual lo inhabilita por un año a ser seleccionado como proveedor. Invitación a Mejorar: Es una carta que describe los aspectos en que el tuvo deficiencias y se le pide que plantee acciones que permitan fortalecer dichas deficiencias.

3 3 de 7 Selección: proceso mediante el cual se escoge entre un grupo de Candidatos, con la misma categoría y clasificación para que participe en la Cotización. 4. CONTENIDO 4.1. GENERALIDADES La Universidad de Córdoba realiza los siguientes tipos de Contrataciones: Compras de Bienes Tangibles: a través de Contratos de Suministro y Compra Venta, Órdenes de Pedido y Órdenes Contractuales. de Servicios: incluyen Asesorías, Interventorías, Servicios Técnicos y/o Profesionales; a través de Contratos de Prestación de Servicios, Órdenes de Servicios y Órdenes Contractuales. de Obra Pública: a través de Contratos y Órdenes Contractuales. Para lo cual debe mantenerse actualizada la Base de Datos de es de la Universidad de Córdoba, debido a que de ella son seleccionados los es y contratistas para la invitación a cotizar o a contratar si son únicos en su clasificación. Es responsabilidad del Proceso de Gestión de Adquisición y : Mantener actualizada la base de datos Listado Maestro de es Administrar los registros de calificaciones de los proveedores. Motivar la realización de la Evaluación de es. Guardar registros de actualizaciones. Ponderar las calificaciones de los proveedores ya sean nuevos o en el proceso de reevaluación. Emitir las cartas de formalización de la Selección como proveedor, exclusión o mejoramiento del mismo. 4.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Es responsabilidad de todos los Directivos, Jefes de Departamentos y funcionarios que solicitan bienes y servicios a los diferentes proveedores, evaluarlos en forma responsable, justa y seria; en aras de reducir al máximo riesgos de carácter operacional, financiero y jurídico que puedan afectar los intereses de ambas partes. El puntaje requerido para Certificar a un es de 70% de calificación Obtenida en los Criterios de Certificación.

4 4 de 7 Son evaluados aquellos proveedores/contratistas que por una necesidad fueron seleccionados para el suministro o servicio a través de orden de pedido, orden de servicio, contrato u orden contractual; y la frecuencia de evaluación es cada vez que presten el servicio, suministren un bien o ejecuten obra pública. Son re-evaluados todos aquellos proveedores/contratistas que han sido evaluados 2 o más veces consecutivas bajo los mismos criterios de evaluación. La frecuencia de re-evaluación es anual. Los Rangos de Calificación son: Escala Rango /Contratista Excelente Mayor al 95% Recertificar /Contratista Bueno Entre 70% y 94% Recertificar /Contratista Regular Entre 60% y 69% Mejorar /Contratista Malo Menor de 59% No Cumple Aquellos es/contratistas que no cumplen serán inhabilitados y excluidos del Listado Maestro de es por el Término de un Año y deberán pasar por todas las etapas descritas en el Procedimiento. La Universidad de Córdoba se reserva el derecho de seleccionar a los es/contratistas (Regular) que se invitaron a Mejorar y en toda ocasión se deben seleccionar aquellos que hayan calificado como Excelentes y Buenos. Dado el volumen de es/contratistas de la Institución serán evaluados y re-evaluados así: 75% de proveedores de Mayor Cuantía con un 30% por cada Tipo de y 60% de es de Menor Cuantía con un 10% de cada Tipo. Para el caso de Personas Naturales (régimen simplificado) que suministren bienes, solo podrán ser seleccionados para el suministro para cuantías inferiores a 30SMLMV. 4.3 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Pasos Responsable Descripción Los es/contratistas interesados en iniciar relaciones comerciales con la Universidad de Córdoba deben reclamar en la Oficina de Adquisición y o descargar a través de la página Web 1 el Formato FGCA-010 Inscripción y Actualización de es y diligenciar el Formulario en Línea solicitado en el Link (Banco de es). A dicho Formato debe anexar los documentos requeridos en el Formato

5 5 de 7 Pasos Responsable Descripción supracitado Jefe de Adquisición y 6 Oficina Logística 7 8 Jefe Oficina de Adquisición y Jefe de Oficina de Adquisición y / Junta de Recibe los documentos suministrados por los diferentes proveedores y remite a los Auxiliares de Adquisición y para certificar teniendo en cuenta los criterios definidos por la Institución para la certificación de los es. Ver Anexo 1. Criterios Certificación de es. Recibe y califica según los criterios definidos a cada que se inscribe, imprime el resultado de la calificación y define en el mismo según el puntaje obtenido la certificación o no certificación del o Contratista. Formato Certificación de es FGCA-024. Si el proveedor es certificado Organiza la Documentación según los lineamientos del Archivo y abre una Carpeta para el o Contratista en mención. Actualiza el Listado Maestro de es Formato FGCA-028 a través del Aplicativo en Línea, ingresando cada uno de los datos solicitados en la Plantilla respectiva. Quedando habilitados para el Proceso de Selección pasos 6,7 y 8. Al momento de recibir un Reporte de Necesidades de compra de bienes de Menor Cuantía, como es responsabilidad de esta Oficina cotizar y elegir la cotización definitiva; deberá seleccionar al que se encuentre en el Listado Maestro de es Formato FGCA-028 y los Criterios para la Selección se encuentran Listados en el Anexo 2. Criterios Selección de es. Al momento de recibir un Reporte de Necesidades asociado a una prestación de servicios u Obra Pública de Menor Cuantía, se selecciona el Contratista teniendo en cuenta los criterios definidos en el Anexo 2. Una vez recibido los Bienes y/o Servicios ira paso 9 Evaluación de es. Al momento de recibir un Reporte de Necesidades asociado a una prestación de servicios, adquisición de bienes u Obra pública de Mayor Cuantía, se selecciona el Contratista teniendo en cuenta los criterios definidos en el Anexo 2. y los demás establecidos en el Procedimiento Documentado de la Mayor Cuantía y El Estatuto de de la Universidad de

6 6 de 7 Pasos Responsable Descripción Córdoba. Una vez recibido los Bienes y/o Servicios ira paso 9 Evaluación de es Dependencia Solicitante/ Interventor 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Después de recibir un bien o servicio, el Solicitante de la Necesidad debe Evaluar al o Contratista, para lo cual deberá utilizar el Formato Evaluación De es (Bienes Y Obra Pública) FGCA-025 o el Formato de Evaluación de Contratistas (Servicios) FGCA-026. Para el caso de Obra Pública de Mayor Cuantía el Interventor será el responsable de Evaluar al Contratista respectivo. Dichas Evaluaciones deben ser remitidas a la Oficina de Adquisición y. El auxiliar responsable del Contrato, Orden Contractual, Órdenes de Pedido o Servicio, recepciona las evaluaciones y las archiva en la respectiva Carpeta del Contratista o. Dicha evaluación se hace de acuerdo a la Política de Operación. Al final de una vigencia, es decir, al final del año respectivo cada Auxiliar debe realizar la Re-evaluación de cada o Contratista según lo define la Política de Operación; para esto, se deberán promediar aritméticamente todas las evaluaciones que tenga el respectivo proveedor o contratista en su carpeta y de acuerdo al resultado se deberá enviar Carta de Recertificación, Des-certificación o Invitación a Mejorar al o Contratista. El auxiliar de compra elabora una carta comunicando al el resultado de la Re-evaluación y en caso de obtener resultado regular, debe solicitarse un Plan de Mejoramiento al mismo para fortalecer los puntos débiles encontrados; el cumplimiento al plan será verificado cuando el proveedor sea evaluado nuevamente según los resultados obtenidos. Fin del procedimiento N.A Referencia Fecha de Emisión Breve Descripción Ente que expide la Norma

7 7 de 7 6. REGISTROS No Código Nombre Responsable FGCA- 024 FGCA- 025 FGCA- 026 Certificación de es Evaluación De es (Bienes Y Obra Pública) Evaluación de Contratistas (Servicios) Auxiliar de Menor Cuantía Solicitante del bien- Supervisor /Interventor Supervisor /Interventor Lugar de Archivo Carpeta del Carpeta del Carpeta del Medio de Archivo Físico Físico Físico Tiempo de Archivo Hasta descertificación Definitiva del Hasta descertificación Definitiva del Hasta descertificación Definitiva del Disposición Eliminación Eliminación Eliminación 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Este Procedimiento es la Versión No1 la cual elimina el Procedimiento PGCA-002 Inscripción y Selección de es y el PGCA-006 Evaluación de es y Productos. FECHA DE EMISIÓN DEL DOCUMENTO ANTERIOR 8. ANEXOS Anexo 1. CRITERIOS CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS. Anexo 2. CRITERIOS SELECCIÓN DE PROVEEDORES.