Procedimiento de Selección, Evaluación y Reevaluación Proveedores

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1 Versión: 7 Procedimiento Código: PR-EA Procedimiento de Selección, Evaluación y Reevaluación Proveedores Fecha: 26/Abr/2018 Subproceso al que pertenece: Gestión de Compras de Bienes y Servicios 1. Objetivo: Establecer cuales son los proveedores que están mejor posicionados para suministrar bienes y/o servicios de acuerdo con los requisitos de la Caja. Crear y mantener una base de datos de proveedores que sirva como apoyo a la gestión de compra. 2. Alcance: Corporativo. Aplica a todas las compras no misionales de bienes muebles y servicios. 3. Definiciones: - Producto crítico: Se considera producto crítico todo producto cuya calidad tiene un impacto directo: sobre la calidad en la prestación del servicio. en el cumplimiento de la oferta de servicio. en el cumplimiento de requisitos legales. y/o que pueda afectar la salud o integridad del usuario 4. Responsables: Coordinador de Suministros y Servicios Jefe Departamento de Servicios Generales y Compras 5. Descripción: I. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES La EVALUACIÓN de proveedores está asociada a un examen para determinar hasta que grado el proveedor es capaz de satisfacer las exigencias especificadas por la Caja. Esta evaluación se hace tanto a proveedores existentes como a proveedores potenciales. 1. INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES La Caja podrá recibir las solicitudes de inscripción para hacer parte de la Base de Proveedores, a organizaciones o personas interesadas, que se presenten eventualmente o mediante convocatoria. Para proveedores provisionales: Deberán diligenciar en su totalidad y presentar el formato FO-EA INSCRIPCION DE PROVEEDORES adjuntanto los documentos que evidencien el cumplimiento de las disposiciones legales exigidas pro la Caja y otros documentos requeridos, como son: Formato inscripción de proveedores Formato declaración de inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de interés Formato declaración de lavado de activos Autorización tratamiento de datos SOBRE LA INSCRIPCIÓN

2 Aplica para los casos en los que se requiera trabajar con un proveedor que no se encuentre inscrito. Para proveedores eventuales o provisionales se les solicitará RUT, fotocopia de la cédula de ciudadanía y carta certificación bancaria. 2. VALIDACIÓN DEL REGISTRO Luego de recibir el formato de inscripción y los documentos relacionados por parte del proveedor, se revisa que la inscripción esté diligenciada en su totalidad y que los documentos adjuntos estén completos para su correspondiente validación. Se revisa la información registrada en el formulario y la documentación adjunta. Si se encuentran inconsistencias en la documentación presentada, ésta se devuelve al proveedor junto con las observaciones correspondientes, y se asume como no presentada. Instructivo Registro de Proveedores 3. CALIFICACIÓN El Dpto. de Servicios Generales y Compras realiza la calificación de los proveedores potenciales y existentes inscritos con base en la información consignada en el formulario de inscripción y teniendo en cuenta los siguientes criterios 3.1. Cumplimiento de disposiciones: El proveedor debe contar con los documentos exigidos en el formato de inscripción para certificar el cumplimiento de las disposiciones legales según aplique. Este criterio es de estricto cumplimiento por tanto no se califica Calidad: 3.3. Condiciones de pago:

3 3.4. Respaldo y experiencia:

4 Se asigna un puntaje para cada proveedor con base en la calificación de cada criterio y según la siguiente ponderación: A los proveedores existentes se les asigna una puntuación adicional al 100% como reconocimiento al servicio que han prestado a la Caja. Este puntaje se suma a la calificación final, dependiendo de los años que lleve como proveedor de COMFENALCO SANTANDER, así:

5 II. SELECCIÓN DE PROVEEDORES La selección se realiza dependiendo de los resultados de la evaluación y está asociada a las disposiciones que la organización ha establecido para determinar si el proveedor le conviene a la Caja. 1. CLASIFICACIÓN Según la calificación obtenida en la evaluación, se clasifica a los proveedores de la siguiente manera: 2. APROBACIÓN 2.1 Para proveedores potenciales Se registran en la Base de Proveedores Elegibles sólo los proveedores clasificados como CONFIABLES y ALTAMENTE CONFIABLES, se le asigna el código a cada nuevo proveedor, se abre carpeta y se archiva la documentación presentada. Se notifica al proveedor su aceptación en la base de datos y la calificación obtenida. Para los casos en los cuales se deban mantener relaciones comerciales con un proveedor clasificado en CONFIABILIDAD BAJA o NO CONFIABLE, (ya sea porque debe darse cumplimiento a una disposición legal u otros casos) el comité deberá consignar en el acta las razones por las cuales se debe continuar con este proveedor, y se le notifica a éste la calificación obtenida junto con las recomendaciones de mejora. En todo caso el servicio o staff quien mantenga relaciones comerciales con estos proveedores, deberá realizar el seguimiento a las recomendaciones de mejora propuestas. 2.2 Para proveedores existentes (homologación) Se registra en la Base de Proveedores Elegibles la información del proveedor sin importar su calificación, se le asigna el código a cada nuevo proveedor, se le abre carpeta, se archiva la documentación presentada y se notifica la calificación obtenida. A los proveedores clasificados en CONFIABILIDAD REGULAR o NO CONFIABLES se les envía una comunicación donde se le exponen los motivos por los cuales obtuvo dicha calificación. A estos proveedores se les establece un plazo de 60 días calendario, contados a partir de la fecha en que se envía la notificación para que se ajusten a los requerimientos de la Caja. Durante este tiempo se pueden mantener relaciones comerciales con el proveedor, pero una vez cumplido el plazo, si el proveedor no mejora su calificación, se lleva el caso al comité de adjudicaciones para definir si se le otorga un nuevo plazo o se excluye al proveedor de la Base de Proveedores Elegibles. Para los casos en los cuales se deban mantener relaciones comerciales con un proveedor clasificado en CONFIABILIDAD REGULAR o NO CONFIABLE, (ya sea porque debe darse cumplimiento a una disposición legal u otros casos) el comité deberá consignar en el acta las razones por las cuales se debe continuar con este proveedor, y se le notifica a éste la calificación obtenida junto con las recomendaciones de mejora. En todo caso el servicio o staff quien mantenga relaciones comerciales con estos proveedores, deberá realizar el seguimiento a las recomendaciones de mejora

6 propuestas. Nota: Para los proveedores que no lograron entrar a la Base de Proveedores Elegibles, la Caja establecerá un plazo prudencial para que se acerquen al Dpto. de Servicios Generales y Compras y retiren los documentos presentados. Una vez cumplido este plazo, los documentos no reclamados serán desechados. III. EVALUACION DEL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES REEVALUACIÓN La REEVALUACIÓN consiste en determinar el nivel de satisfacción de un proveedor en el suministro de productos requeridos por la Caja. La evaluación del desempeño se realiza al proveedor luego de prestar el servicio o de entregar el bien. La reevaluación se realiza para los proveedores con los cuales se tiene establecido relación de compras de bienes y/o servicios o se tenga establecido contratos de outsourcing /concesión Para el caso de las compras de bienes y servicios la reevaluación se realiza sobre dos criterios en particular: El suministro del producto y la atención del proveedor. A continuación se presenta el manejo que se da a cada criterio: Para el criterio suministro del producto, el responsable de recibir el pedido debe ser designado por cada dependencia; cuando la compra es centralizada se debe especificar en la requisición la persona responsable de dicha recepción. Una vez recibido el pedido, el responsable de la recepción realiza la evaluación del suministro y remite al responsable de la gestión de compra el Formato EVALUACIÓN DEL SUMINISTRO debidamente diligenciado. El responsable de la gestión de compra registra los resultados obtenidos por el proveedor en la evaluación del suministro. Si la compra es descentralizada el responsable de las compras remite mensualmente al Dpto. de Servicios Generales y Compras el reporte de compras descentralizadas Para el criterio de atención del proveedor y de acuerdo a la frecuencia establecida, la evaluación de la misma es realizada por parte de los responsables de la gestión de compra dependiendo si la misma es centralizada (Personal del Dpto. de Servicios Generales y Compras) o descentralizada (El responsable de las compras en los servicios misionales). Con frecuencia Anual y semestralmente según el tipo de proveedor (semestral para los proveedores de productos críticos y anual para el resto de los proveedores), el Dpto. de Servicios Generales y compras realiza un corte para revisar el desempeño de los proveedores con base en la evaluación del suministro y la atención. Sólo en casos donde el desempeño del proveedor lo amerite se realizará una revisión antes de las fechas establecidas. En cada corte se promedian las calificaciones del proveedor obtenidas en las evaluaciones del suministro que se hayan realizado en el periodo de reevaluación. Además se realiza la evaluación de la atención con los responsables de la gestión de compra. Para la reevaluación de proveedores de bienes y servicios el criterio de evaluación del suministro tiene una ponderación de 70%, mientras que la evaluación de la atención tiene el 30%. Teniendo en cuenta estas ponderaciones se calcula la calificación total de la reevaluación del proveedor. Proveedores de Outsourcing/Concesión

7 Para la reevaluación de los proveedores de outsourcing/concesión la evaluación se realizará teniendo en cuenta los siguientes criterios: Esta reevaluación así como el seguimiento al desempeño del proveedor la realiza el responsable de la sede donde funcione el outsourcing / concesión. 1. Evaluación de las condiciones contractuales. (40%) 2. Atención de Requerimientos de la Administración. (30%) 3. Satisfacción de Cliente Final - Evaluación de Satisfacción (30%) 1. Evaluación de las condiciones contractuales: Para evaluar este aspecto se tendrán en cuenta los seguimientos realizados al outsourcing / concesión, y de acuerdo a la frecuencia definida para las compras críticas se realizará la valoración con base a los aspectos considerados como claves en el manejo del contrato. 2. Atención a requerimientos de la Administración: Evalúa la respuesta a los requerimientos presentados por la administración. 3. Satisfacción de Cliente Final - Evaluación de Satisfacción: Se evalúa la satisfacción del cliente externo teniendo en cuenta las quejas recibidas. Para efectos de mantener la uniformidad en el resultado de la reevaluación de proveedores se mantienen las escalas en las calificaciones de 1 a 10. Nota: Para el caso de los proveedores de outsourcing / concesión en los servicios en donde las compras hacen parte de la cadena de valor, la reevaluación de los proveedores se realizará teniendo en cuenta los aspectos de tipo legal y las condiciones propias del servicio. EVALUACIÓN DE SUMINISTRO DE SERVICIOS CONTINUOS Para los proveedores que prestan servicio de forma contínua e ininterrumpida durante un periodo, se podrán evaluar a través del formato Evaluación de Suministro Servicios Continuos, los criterios que aplican para ese formato son calidad, precio y servicio. En caso de que el proveedor preste el servicio de forma corporativa se deberá evaluar en al menos una sede en donde se preste dicho servicio. En caso de presentarse dos evaluaciones al mismo proveedor por el mismo servicio en diferentes sedes, se procederá a promediar los resultados. La evaluación de estos proveedores se realizará al menos una vez al año. A continuación se presentan los aspectos a evaluar en cada criterio con su respectiva ponderación: Evaluación de proveedores

8 Proveedor de Servicios Continuos

9 Según la calificación obtenida se clasifica a los proveedores de la siguiente manera: CALIFICACION DE PROVEEDORES El Dpto. de Servicios Generales presenta al comité de adjudicaciones el listado de proveedores con su respectiva calificación para su revisión y se definen las acciones a seguir según el caso: Para proveedores No confiables: Se excluye su registro de la Base de Proveedores Elegibles y se suspenden las relaciones comerciales con el proveedor por 180 días calendario. Luego de este plazo si el proveedor está interesado en presentarse nuevamente como proveedor de la Caja, deberá realizar nuevamente el proceso de inscripción como proveedor potencial. Para los proveedores de Confiabilidad Regular: Se le solicita al proveedor un Plan de Acción para mejorar su desempeño. Dicho plan debe presentarse en un plazo de 30 días calendario, contados a partir de la fecha en que se notifica la calificación obtenida en la reevaluación. El responsable del seguimiento, evalúa el plan de acción presentado, el cual no debe tener una duración superior a 90 días calendario. Una vez ejecutado el plan de acción, El Dpto. de Servicios Generales revalúa al proveedor y determina su nueva clasificación. Si el proveedor no alcanza a clasificarse como proveedor confiable, se expone el caso ante el comité de adjudicaciones para determinar si se le otorga un nuevo plazo (en este caso, el nuevo plazo no puede ser superior a 30 días calendario) o se procede según lo dispuesto para proveedores No Confiables. Para proveedores Confiables y altamente confiables: Se les notifica la calificación obtenida junto con un comentario de felicitación, resaltando los puntos en los cuales deben mejorar según los resultados de la reevaluación. Nota 1: En caso que el proveedor quede clasificado como No Confiable o Confiabilidad Regular, no haya suministrado a la Caja productos críticos y el acumulado de los eventos de compra en el periodo de reevaluación sea igual a 1, podrá continuar en la base de datos de proveedores elegibles, y se le realizarán las recomendaciones de mejora pertinentes. Nota 2: Durante el tiempo que requiera el sistema SEVEN ERP para desarrollar el módulo de evaluación y reevaluación de proveedores, se procederá para efectos de la reevaluación de la siguiente manera:

10 Se consultaran las órdenes de compra por proveedor y se escogerá para reevaluar las dos órdenes de compra de mayor valor, se enviara a la dependencia respectiva el formato FO-EA EVALUACION DEL SUMINISTRIO, para realizar la evaluación y posteriormente consolidar dicha información. 6. Registros Nombre Sitio Archivo Acceso Tiempo Responsable Disposición Conservación Tabla de Retención Documental de Servicios Generales y Compras Lista de versiones Versión Fecha Razón de la actualización 0 31/Jul/2006 Creación 1 01/Feb/2007 Ajuste del procedimiento a lo estipulado en la Resolución /Ene/2010 Aclaración de la reevaluación de los proveedores de Outsourcing / concesión. 3 01/Jul/2011 Se incluye la reevaluación de servicios continuos 4 15/Jul/ /Feb/ /Feb/ /Abr/2018 Se incluye los modelos de declaración de inhabilidades e incompatibilidades así como el de origen de recursos - lavados de activos y se modifica el procedimiento para incluirlos como documentos requeridos. - Se incluyeron definiciones - Se modificó el numeral 2. Aprobación, 2.1 para proveedores potenciales, 2.2 para proveedores existentes - En el numeral 2.1 se cambio la confiabilidad regular por confiabilidad baja. - En el numeral III se modifico el párrafo 4, debido a que ya no se debe anexar factura. - Se agrega tabla de retención documental para mencionar los registros generados por el procedimiento. - Se incluyó el formato declaración de inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de interés y el formato declaración de lavado de activos. Elaboró Aprobó Coordinador Suministros Jefe Departamento de Servicios Generales y Compras