PR-GO-GS-01 GESTIÓN DE SUBCONTRATISTAS

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1 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 1 de 6 EDICIONES GESTIÓN DE OPERACIONES PR-GO-GS-01 EDICIÓN FECHA OBSERVACIONES 2 22/06/ /12/2013 Punto 3 se elimina Gte. Proyectos Especiales; Punto 4 se agrega documento aplicable; Puntos 7.4 y 7.5 se agrega certificado y se elimina punto 11. Se modifica objetivo, puntos 6, 7.1, 7.2, 7.4 y 7.5, y se incluyen registros en punto 9. AUTORIZACIÓN Nombre AUTORIZADO: Gerente General Sr. Jorge Dublé Baraona Firma Fecha APROBACION Y AUTORIZACION El presente Procedimiento ha sido aprobado por el Gerente General y entrará en vigencia al día siguiente de su autorización.

2 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 2 de 6 1. OBJETIVO. Apoyar y controlar el desempeño en Prevención de Riesgos, técnico y administrativo de los subcontratistas en las distintas Obras en que han sido contratados. 2. ALCANCE. Desde el proceso de selección hasta el término de su responsabilidad contractual en la Obra. 3. RESPONSABILIDADES. - Gerente Operaciones. - Administrador de Contrato. - Profesional de Obra. - Jefe de Abastecimiento. 4. DOCUMENTOS APLICABLES. - Contrato con el Subcontratista. - Finiquito con el Subcontratista. - Documentos de la Licitación (Bases Técnicas y Administrativas, serie de consultas y respuestas y las especificaciones técnicas, etc). - Ley de Subcontratación N Reglamento Especial para empresa contratistas y subcontratistas. 5. TERMINOLOGÍA. Subcontratista: Aquella persona natural o jurídica que realice alguno o todos los servicios que entregue ICIL ICAFAL S.A. a sus distintos clientes y en sus diferentes Obras. 6. SEGURIDAD, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS. Cada Subcontratista deberá contar con un Plan y programa de Prevención de Riesgos aprobado por el Administrador de Contrato de ICIL ICAFAL S.A. o si la obra lo determina debido al tamaño de la obra contratada y el tiempo de permanencia, el subcontratista se podrá basar en el plan y programa de la obra de ICIL ICAFAL S.A.

3 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 3 de 6 7. ACTIVIDADES. Gerente Zonal / Proyecto Administrador de Contrato Profesional de Obra Subcontratista Jefe de Departamento Abastecimiento Programación de Faena Listado de Subcontratistas según especialidad Bdd de Proveedores y Subcontratistas Selección del Subcontratista - Cotización de servicios. - Selección. Carta de Notificación PR-SA-AF-01 Compras y Contratación de Servicios Reunión de entrega de Directrices al o los Subcontratista(s) Evaluación del Subcontratista Recepción de trabajos ejecutados Cierre operativo del subcontrato Gestión de Postventa del Subcontratista 7.1 Selección del Subcontratista. El Administrador de Contrato, en conjunto con el Profesional de Obra o quien sea designado para ello, solicitarán cotizaciones del servicio a realizar según el listado extraído de la Bases de datos de Proveedores y Subcontratistas vigentes de la empresa. Una vez recepcionadas las cotizaciones de los Subcontratistas se seleccionará según criterios de desempeño en prevención de riesgos, económicos y operacionales; hecha la selección, se enviará una carta de Notificación de adjudicación a los interesados.

4 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 4 de 6 En este proceso de licitación se debe considerar la entrega a los participantes de al menos la siguiente información: - Bases Técnicas y/o Antecedentes del Proyecto (normas, especificaciones técnicas, plazos, hitos y condiciones en general). - Bases Administrativas (Garantías, retenciones, seguros, formas de pago, etc.). - Listado de Exigencias y Controles establecido por el Plan de Calidad de la Obra. - Definición de las responsabilidades claras en la postventa. - Reglamento Especial para Empresas Contratistas y Subcontratistas. El Subcontratista, junto con su oferta económica, deberá entregar un documento firmado, donde certifica o declara conocer toda la información antes señalada. 7.2 Reunión de entrega de Directrices al Subcontratista El Administrador de Contrato o el Profesional de Obra o quien sea designado para ello, se reunirá con el Subcontratista donde le entregarán y le solicitaran la siguiente información según corresponda: Documentos a Entregar: - Borrador del Contrato Tipo de Ejecución de obra para Subcontratistas, el cual deberá ser firmado por las partes antes de quince días después de esta entrega. El cual es llenado de acuerdo a las particularidades de cada proyecto detalladas en el anexo 1 y en las cláusulas especiales. Las firmas autorizadas son definidas de acuerdo a la estructura de poderes vigente. - Formato de Estado de Pago. - Requisitos de Prevención de Riesgos del anexo N 1 del Reglamento especial para empresas contratistas y subcontratistas. El Administrador de Contrato junto con el Profesional de Obra y Jefe de Oficina Técnica deberán determinar los tipos y frecuencia de controles que serán realizados al subcontratista a partir de: - Tamaño Económico del Subcontrato. - Tamaño Productivo del Subcontrato. - Duración del Subcontrato. Documentos a Solicitar: - Carta de designación del Administrador de las obras por parte del Subcontratista. - Boleta de garantía de fiel cumplimiento u otro a especificar. - Listado de Profesionales y organigrama de la obra. - Listado de Máquinas y Equipos. - Programa de trabajo del Subcontratista. - Metodología de trabajo del Subcontratista. - Documento firmado de compromiso de cumplimiento del Plan de Calidad de la Obra.

5 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 5 de 6 - Registros de los Anexos 1, 2 y 3 del reglamento especial para empresas contratistas y subcontratistas. 7.3 Recepción de Trabajos Ejecutados. Recepciones parciales de obras: El Administrador de Contrato o el Profesional de Obra o quien sea designado para ello, realizarán la recepción parcial del servicio / producto entregado por el Subcontratista mediante un informe detallado de la ubicación y cantidad de servicios y/o materiales aportados en el periodo, los que se controlarán de acuerdo al plan de inspecciones considerando una muestra aleatoria simple o en forma continua si así se determina, con los mismos instrumentos y/o equipos con que medimos nuestros propios servicios / productos, para estos registros se utilizará el mismo formulario que tiene la empresa para medir sus propios servicios. En el caso de detectar una Oportunidad de Mejoramiento, se actuará según lo establecido en el Plan de Calidad de la Obra para el tratamiento de las mismas. Recepción final de obras: Para proceder a la recepción final de los trabajos deberá contarse con todos los Estados de Pago debidamente firmados por los responsables definidos por la empresa y además se deberá realizar una entrega definitiva de los trabajos, misma que necesariamente debe llevar la firma del Administrador de la Obra. 7.4 Pago de Subcontratos El Administrador de Contrato o el Profesional de Obra o quien sea designado para ello, realizarán el proceso de pago, la condición para poder comenzar el proceso es que el Contrato Tipo de Ejecución de Obra esté firmado por el Subcontratista e ICIL ICAFAL S.A. además de haber sido entregadas las boletas de garantía de fiel cumplimiento u otras solicitadas. Una vez aprobados por nuestro mandante los trabajos presentados en el Estado de Pago por el Subcontratista, este deberá entregar junto con una copia visada del Estado de Pago, la siguiente documentación: - Estadística de accidentabilidad de la obra. - Certificado de pago de cotizaciones y seguro de cesantía. - Certificado de reclamos laborales de la inspección del trabajo. - Nómina del personal. - Certificado F30-1, de acuerdo a la Ley de Subcontratación. - Registro solicitados por el Dpto. de Prevención de Riesgos. 7.5 Cierre operativo del Subcontrato. El Administrador de Contrato o el Profesional de Obra o quien sea designado para ello, realizará el cierre operativo del contrato, solicitándole un resumen de los trabajos realizados que consideren a lo menos las siguientes variables: - Partidas y cantidad de obras detalladas. - Trazabilidad del producto si así haya sido especificada. - Planos As Built, si corresponde. - Certificado de pago de cotizaciones y seguro de cesantía.

6 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 6 de 6 - Certificado de reclamos laborales de la inspección del trabajo. - Nómina del personal. - Certificado F30-1 de acuerdo a la Ley de Subcontratación. - Estadísticas de seguridad y evaluación del programa de prevención de riesgos. El finiquito del subcontrato es realizado entre las partes, sin perjuicio de haber responsabilidades definidas en las distintas boletas de garantía y las obligaciones legales pertinentes. Ver Anexo Formulario Tipo 7.6 Gestión de Postventa del Subcontratista. El Administrador de Contrato o el Profesional de Obra o quien sea designado para ello, debe coordinar los requerimientos enviados por el cliente luego de terminado el servicio contratado con el subcontratista para resolver todos los problemas generados en la postventa y que se tenga responsabilidad según contrato. El subcontratista debe resolverlos y luego serán recepcionados los trabajos realizados según lo definido en el Procedimiento de Control técnico de Obras para posteriormente entregarlo al cliente. Una vez concluido el período de garantía se entrega la boleta de correcta ejecución de las obras al subcontratista. 8. INDICADORES DE CONTROL. No aplica. 9. REGISTROS - FO-GO-GS-01 Contrato tipo ejecución de Obra para Subcontratista - FO-GO-GS-02 Finiquito tipo para Subcontratista - FO-GO-GS-03 Notificación de adjudicación del Subcontratista - FO-GO-GS-04 Estado de pago tipo para Subcontratista - FO-GO-GS-05 Retenciones - FO-GO-GS-06 Contrato tipo prestación de servicios - FO-GO-GS-07 Contrato tipo arriendo maquinaria con operador - FO-GO-GS-08 Contrato tipo arriendo maquinarias - FO-GO-GS-09 Reglamento especial para empresas contratistas y Subcontratistas 10. ANEXOS No Aplica.