PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS

2 N Revisión: 01 PROCESO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS Pág. 2 de 14 Contenido OBJETIVO... 3 DOCUMENTOS APLICABLES... 3 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS... 4 PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS... 5 PROCEDIMIENTO SUCURSAL... 5 PROCESO CASA MATRIZ... 8 ANEXOS Autorizaciones y Entrada en Vigencia: Entrada en Vigencia: 2015 Realizado Revisado Aprobado Depto. Contabilidad y Adquisiciones Leonardo Pino (Gerente de ) Juan Carlos Guerra (Gerente General)

3 N Revisión: 01 PROCESO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS Pág. 3 de 14 OBJETIVO Establecer el procedimiento más efectivo para el control y distribución de la documentación recibida en casa matriz desde: sucursales, personal interno casa matriz y de terceros. De esta forma es posible gestionar de forma eficiente que la documentación sea entregada al área correspondiente en el momento oportuno y así evitar extravíos de documentos, atrasos en pagos, etc. DOCUMENTOS APLICABLES Documentos contables: Terceros Facturas de compras Notas de crédito proveedor Guías de despacho proveedor Boletas de honorarios Comprobantes multas-patentes Pagos municipales en general Gastos Básicos Internos Fondos Fijos Fondos por Rendir Documentos RRHH: Licencias médicas Anexos de contrato Contratos firmados Finiquitos trabajador Solicitudes de ingreso Solicitudes de beneficio y de asignación familiar, solicitud de crédito social

4 N Revisión: 01 PROCESO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS Pág. 4 de 14 Sobres de seguros de salud Sobres de entidades previsionales (AFP, FUN de cambios previsionales, compañías de seguros, caja de compensación los andes) Documentos de prevención de riesgo (certificados de alta, de atención, investigación de accidentes, documentos de la asociación de chilena de seguridad ACHS, elementos de protección personal) Documentos Tesorería: Memos de cheques (en cartera clientes o caducados) Cartas bancarias Documentos Legales: Escrituras públicas de transacción / instrumentos privados Documentos del conservador Originales de presentaciones judiciales o administrativos Copias de contratos (en general son de prestaciones de servicio) DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS

5 N Revisión: 01 PROCESO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS Pág. 5 de 14 PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO SUCURSAL i. Recepción Sucursal El usuario asignado por el Jefe de Sucursal deberá recibir y timbrar con la fecha del día los documentos antes mencionados, independientemente del área a donde vayan dirigidos, luego deberá realizar una validación de los documentos recibidos. I. Validación Sucursal El usuario debe validar los datos de emisión de los documentos según se indica a continuación: Documentos Área Contabilidad: Facturas de compras Notas de crédito proveedor Guías de despacho proveedor Boletas de honorarios Comprobantes multas-patentes Pagos municipales en general Gastos Básicos Validar: Razón Social y RUT: - S.A. : Parque de Concepción S.A. : Dirección: Avda. Suecia 211 oficina 801, Providencia, Santiago. Giro (para ambas sociedades): Ventas de sepulturas y demás conexos. Desarrollo y administración de Cementerios. Verificación de montos (cálculos) Fecha: la fecha de emisión del documento debe corresponder al día de recepción del mismo o a fechas cercanas, nunca superiores al día de

6 N Revisión: 01 PROCESO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS Pág. 6 de 14 recepción y como máximo con 2 meses de antigüedad contados desde del día de recepción. Ejemplo: Fecha de hoy: Se recibe Factura con Fecha: No recibir factura en este caso, fecha es superior a la fecha de recepción (día de hoy) Fecha de hoy: Se recibe factura con fecha: Si recibir factura en este caso, fecha (día de hoy) es cercana a la fecha de factura. Fecha de hoy: Se recibe factura con fecha: No recibir factura en este caso, la fecha de la factura supera en más de 2 meses la fecha de hoy. Documentos Área Operaciones Comprobantes únicos de pago (CUPs): 100% rendidos Plazo varía según sucursal Contratos: Firma y huella Anexos que correspondan (liberador y contrato) Cedula de identidad vigente Comprobante único y resumen de pago Cuenta comercial Solicitud de contrato Post venta Plazo máximo de 72 horas después de migrados Anexo de modificación al contrato (AMC): Cedula de identidad vigente

7 N Revisión: 01 PROCESO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS Pág. 7 de 14 En caso de cambio de titular debe venir con transferencia o cesión de derecho notarial En caso de cambio de sepultura debe venir o asignación de sepultura firmada por el administrador del parque Plazo máximo: Durante la semana Resciliaciones: Cedula de identidad vigente Cliente al día en los pagos, tanto cuotas como mantención Plazo máximo: La misma semana que fueron firmados Liberadores: Anexo liberador Cedula de identidad Comprobante único Resumen de pago Plazo máximo de 72 horas desde que cliente paga el pie Documentos de Tesorería Validación cheques: Chequeo con empresa Orsan (empresa garantizadora de cheques) Código de autorización de Orsan Que este bien extendido (nombre correcto de la empresa, monto en pesos y en palabras y fecha que corresponda) Que el cheque este nominativo y cruzado Que venga el endoso completo (Rut cliente, banco, cuenta corriente, por poder (P,P) nombre empresa, fono y número de transacción caja) Firma del Jefe de Servicio (desde el primero de Marzo 2015) Firma cliente Documentos de RRHH Validar las respectivas firmas de la documentación. Validar legalización de los finiquitos.

8 N Revisión: 01 PROCESO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS Pág. 8 de 14 Documentos Legales Deben ir dirigidos a Secretaria de Gerencia. II. Despacho a Casa Matriz (valija y ) El Jefe de Sucursal o Administrador de Parque será responsable de enviar a Casa Matriz la documentación correspondiente, indicando en el memo el área a la cual van dirigidos los documentos según el tipo de documentación que se va a enviar (indicado en el punto 2 documentos aplicables ). Junto con la valija se debe enviar un a recepción de Casa Matriz informando los documentos enviados vía valija. El memorándum debe incluir folio (correlativo único por sucursal), fecha, el área donde va dirigido, sucursal, el asunto, una explicación breve del contenido, el nombre y firma del Jefe de Sucursal o Administrador de Parque y el nombre de la persona que confeccionó el memorándum. PROCESO CASA MATRIZ I. Recepción Casa Matriz En Matriz se reciben documentos por tres vías: 1. Recepción de valija: documentos recibidos físicamente desde sucursales. Se validará información recepcionada de sucursal. 2. Recepción documentos usuarios casa matriz: se refiere al personal interno de casa matriz que reciba algún tipo de documentación, la cual debe ser enviada a recepción para su validación, registro y distribución al área correspondiente. Esta documentación corresponde solamente a la referida al área contable. (ver punto 2 documentos aplicables/documentos área contable ) 3. Recepción documentos terceros: Cualquier documento que un tercero entregue directamente a la recepción de casa matriz.

9 N Revisión: 01 PROCESO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS Pág. 9 de 14 II. Validación Casa Matriz Recepción de valija Este tipo de documentos viene validado por la sucursal, por lo tanto no requiere mayor validación, sólo se debe revisar que lo indicado en el memo sea lo que se envía. Una vez recibida la valija se debe enviar un mail a la sucursal informando su recepción conforme. Recepción documentos personal casa matriz y terceros Este tipo de documentos corresponden principalmente al área de contabilidad y requieren la siguiente validación: Razón Social y RUT: - S.A. : Parque de Concepción S.A. : Dirección: Avda. Suecia 211 oficina 801, Providencia, Santiago. Giro (para ambas sociedades): Ventas de sepulturas y demás conexos. Desarrollo y administración de Cementerios. Verificación de montos (cálculos) Fecha: la fecha de emisión del documento debe corresponder al día de recepción del mismo o a fechas cercanas, nunca superiores al día de recepción y como máximo con 3 meses de antigüedad contados desde del día de recepción.

10 N Revisión: 01 PROCESO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS Pág. 10 de 14 III. Registro en Sistema Recepción deberá registrar en sistema donde genere un memorándum de entrega al área correspondiente, este memo deberá ser impreso en dos copias. Copia 1: Usuario que recepciona Copia 2: Usuario que entrega Los campos del registro son los siguientes: Fecha recepción (automático) Indicar si recepción es vía valija, terceros o personal interno matriz Si es valija: código valija, sucursal (oficina o parque), automáticamente indica razón social y jefe de sucursal o administrador del parque según sea el caso Área a la que va dirigido el documento Tipo de documento N documento (si corresponde) Monto documento (si corresponde) Razón social emisor Si se recepciona vía terceros o personal interno: razón social receptor IV. Distribución Casa Matriz El memorándum generado en el sistema por la recepcionista para entregar documentos a las distintas áreas de Matriz debe incluir: Folio Fecha y hora Nombre emisor Área donde va dirigido Jefe de Área Fecha entrega Razón social Tipo documento N documento Razón social documento

11 N Revisión: 01 PROCESO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS Pág. 11 de 14 Monto Sucursal Jefe de sucursal (ver formato en anexos). El horario distribución de documentos en Casa Matriz es entre 12:00 y 17:00 hrs. Entregas posteriores a 17:00 hrs cada área debe considerar fecha de recepción el día hábil siguiente. El horario de atención de recepción de documentos de terceros como: facturas, notas de crédito, guías de despacho, etc. será de Lunes a Viernes 09:30-13:30 hrs.

12 N Revisión: 01 PROCESO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS Pág. 12 de 14 ANEXOS Formato Memorándum Casa Matriz

13 N Revisión: 01 PROCESO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS Pág. 13 de 14 Formato Memorándum Sucursales

14 N Revisión: 01 PROCESO DE RECEPCION Y MANEJO DE DOCUMENTOS Pág. 14 de 14 Nota: El memo debe detallar los documentos que envía. No separar documentos de las rendiciones, si la rendición incluye facturas, boletas de honorarios, etc. No se deben separar de la rendición, estos deben permanecer adjuntados al formulario de rendición. Se debe hacer 1 memo por área. Cambiar el correlativo cada vez que se envíe un memo, el correlativo es el medio para controlar y gestionar que los documentos lleguen al área que correspondan.