Manual de Usuario Recuperación de Gastos

Transcripción

1 Manual de Usuario Recuperación de Gastos 0

2 Contenido Recuperación de Gastos... 2 Consideraciones y Alcances para el Uso del Sistema... 2 Acceso al Sistema... 3 Ingresar Recuperación de Gastos... 4 Autorización Recuperación de Gastos... 6 Revisión de Documentación de Recuperación de Gastos... 8 Recepción de Finanzas Condiciones de Pago

3 Recuperación de Gastos El proceso de recuperación de gastos permite a aquellos funcionarios que, en representación de la Universidad realizaron desembolsos para la adquisición de un bien, recuperar el pago efectuado (desembolso) presentando la documentación de respaldo. Este proceso consta de seis etapas, estas son: 1. Acceso al Sistema. 2. Ingreso de la solicitud de recuperación de gastos. 3. Autorización de la recuperación de gastos. 4. Conciliación de documentación de respaldo. 5. Recepción y control de disponibilidad presupuestaria. 6. Contabilización y emisión de pago. Consideraciones y Alcances para el Uso del Sistema El sistema está diseñado para abarcar las recuperaciones que utilizan como respaldo los siguientes documentos: 1. Boleta. 2. Boleta electrónica afecta o exenta. 3. Peajes. 4. Vale de movilización (disponible en página web de la Dirección de Finanzas). El sistema, no está diseñado para procesar los siguientes tipos de documentos tributarios: 1. Boleta de honorario. 2. Boleta de honorario electrónica. El pago de una boleta de honorario (electrónica) debe ser realizado a través del SIIF en el proceso establecido para tales efectos. La utilización de facturas, como documento de respaldo, no es una práctica que desee incentivar esta Dirección, sin embargo se aceptará su utilización durante el periodo de implementación de este proceso. Por motivo el motivo expuesto, se desplegará un mensaje de alerta sugiriendo que use el canal adecuado para este tipo de documento tributario. Aquellas recuperaciones de gastos donde el RUT a pago coincide con el responsable de la cuenta presupuestaria deben incluir en la documentación de respaldo un documento en el cual el superior directo autoriza la recuperación enviada por SIIF. Se recuerda que los pagos realizados deben contar con disponibilidad presupuestaria suficiente para realizar el pago, en caso contrario, la operación quedará a la espera de recepción de finanzas hasta que se realice la regularización presupuestaria entre las Direcciones y Departamentos responsables. 2

4 Acceso al Sistema El Proceso se inicia ingresando a su sesión de usuario. El sistema utiliza el control de acceso Institucional. Se recuerda la importancia de cuidar la clave de acceso Institucional y que esta no sea conocida por terceros. La efectuar el ingreso, se debe proceder con los siguientes pasos: 1. Dirigirse a la página: 2. Ingresar Cuenta y Clave utilizados en cuenta correo USM: 3. Luego dirigirse a Servicios / Finanzas / Recuperación de Gastos: 4. Finalmente, se desplegarán las opciones disponibles para su sesión de usuario: 3

5 Ingresar Recuperación de Gastos El ingreso de una recuperación de gastos puede ser realizado por los usuarios con perfiles de Ingresador y Autorizador. Ambos perfiles deben seleccionar del menú desplegado a su izquierda la opción Ingreso, dentro del menú, deberá indicar el RUT a pago. Al indicar el RUT a pago mostrará la siguiente pantalla: En la primera sección debe indicar la sede correspondiente al gasto (de acuerdo al perfil del usuario), el identificador interno de la Recuperacion en la Unidad y una descripción del motivo de la actividad académica/docente que justifica el pago. En la sección Documentos Asociados, debe indicar por cada documento de respaldo: el número del documento 1, el tipo de documento tributario de respaldo, RUT de la empresa emisora, el monto total, rubro de gasto (item presupuestario de la lista de disponibles) y glosa particular 2. En la sección Distribución de Gasto, debe indicar la(s) cuenta(s) presupuestaria(s) a la cual será cargada la recuperación de gasto, seleccionandola de la lista de cuentas habilitadas para el usuario. Una vez que finalice el proceso, deberá presionar Registrar. Una vez registrado se enviará un correo electrónico al (los) responsable(s) de cuenta(s) presupuestaria(s) para revisión y autorización y, adicionalmente, entregará un número de operación que deberá ser referenciado al momento de enviar la documentación de respaldo a la Dirección de Finanzas. Este número será utilizado como referencia para consultas sobre esta operación. 1 Si el número del documento es mayor a 8 dígitos, debe ingresar sólo los últimos 8. 2 En la glosa se debe detallar para qué actividad relacionada con las operaciones de la Universidad se utilizó el gasto. 4

6 Una vez registrada la operación, se registrará una cuadro similar. Se recuerda conservar el número de operación para futuras referencias y trazabilidad del proceso de pago. 5

7 Autorización Recuperación de Gastos La persona que cuente con perfil de autorizador de una cuenta presupuestaria, recibirá en su correo electrónico un mensaje indicando que una Recuperación de Gastos ha sido solicitada en una de las cuentas presupuestarias donde es responsable. A él le corresponderá realizar la revisión y autorización de esta recuperación a través del portal SIIF en la sección Autorización. En esta sección podrá ver el listado de Recuperaciones de Gastos solicitadas a su cuenta presupuestaria y revisar el detalle de cada uno de los registros que la componen. Una vez que se realizada la revisión, el responsable de la cuenta presupuestaria podrá autorizar o rechazar la recuperación Una vez autorice, le corresponde a la Unidad enviar la documentación de respaldo a la Dirección de Finanzas haciendo referencia al número de operación de la recuperación de gastos. 6

8 Si la cuenta asignada para el desembolso presenta disponibilidad presupuestaria insuficiente, la operación quedará previa a la Recepción de Finanzas, hasta que se regularice y apruebe el pago a través de la Dirección de Presupuesto para su revisión. 7

9 Revisión de Documentación de Recuperación de Gastos Este proceso está a cargo del funcionario designado en la Dirección de Finanzas, quien recepcionará y conciliará las solicitudes electrónicas de pago con los respaldos físicos enviados por la unidad. Para ambos casos se requerirá el número de operación. El funcionario revisará, de acuerdo a número de operación asociado, el detalle a pago con la documentación de respaldo enviada a la Dirección de Finanzas. En el caso que todo se encuentre en orden podrá dar aprobación para ser incorporada en la nómina de pago; si es rechazada, la documentación debe ser devuelta a la Unidad para que envie una nueva instrucción con los valores corregidos. 8

10 Recepción de Finanzas. Manual de Usuario Recuperación de Gastos El proceso de recepción, es realizado directamente por el Director de Finanzas y gestiona la recepción de la documentación para su registro presupuestario, contabilización y pago. Una vez que indique la recepción de la(s) recuperacion(es) se desplegará un mensaje indicando la conformidad de la operación. Condiciones de Pago El pago de las recuperaciones de gastos se realizará el día viernes con depósito o emisión de vale vista, este último debe ser retirado en cualquier sucursal del Banco Santander. Esta fecha de pago, considera que la revisión documental fue realiza antes del día miércoles a las 12:00 horas y que no existen días festivos. En el caso de existir días feriados se postergará a los días hábiles siguientes. Para que el pago se realice en su cuenta corriente, debe informar al correo direccion.finanzas@usm.cl y recibir un correo de confirmación. Desde la fecha de emisión del correo sus pagos serán abonados directamente en la cuenta de correo indicada 3. 3 Se exceptúan aquellos documentos que se encuentran en proceso de pago. 9