NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CORPORATIVOS

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1 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CORPORATIVOS TITULO: PAGO DE CUENTAS DE CLIENTES CON CHEQUES N Documento VERSIÓN : VIGENCIA : Enero Indefinido La información contenida en este procedimiento es confidencial, amparada por secreto profesional y no puede ser usada, reproducida ni divulgada por otras personas.

2 INDICE.0 HISTORIA DE REVISIONES APROBACIONES PROPOSITO ALCANCE FORMATOS O DOCUMENTOS DEFINICION POLITICAS GENERALES PAGO CON CHEQUES AL DÍA... 9 Carlos Valenzuela F. Página 2/0 Revisión

3 .0 HISTORIA DE REVISIONES REV. FECHA DE REVISION Inicio. DESCRIPCION DEL CAMBIO. Escrito por: Carlos Valenzuela F. Carlos Valenzuela F. Página 3/0 Revisión

4 2.0 APROBACIONES Aprobado / Revisado por Firma Fecha Marcelo Von Chrismar / / VP de Finanzas Cristian Osvaldo Silva Kind / / Gerente de Facturación Recaudación y Cobranzas Ricardo Iturra Loyola / / Sub gerente de Recaudación Y Crédito Carlos Valenzuela F. Página 4/0 Revisión

5 3.0 PROPOSITO Establecer los métodos de operación y control en la recepción de cheques, para facilitar la administración de estos y disminuir el porcentaje de incobrabilidad y protestos. Resguardar los intereses de VTR al cobrar en tiempo y forma los servicios prestados a sus clientes. 4.0 ALCANCE Este procedimiento tiene su alcance en Gerencia de Finanzas, Jefes, Supervisores Sucursal, Ejecutivos de CES y Sucursales, Cajeros de Sucursal. 5.0 FORMATOS O DOCUMENTOS - Cheques al día - Cheques a Fecha 6.0 DEFINICION No existen documentos a fecha según la ley chilena. Pese a lo anterior, VTR aceptaba pagos a fecha con este tipo de documentos. Carlos Valenzuela F. Página 5/0 Revisión

6 7.0 POLITICAS GENERALES 7. Los cheques a fecha o al día, serán recibidos directamente por el Cajero, los cuales deben ser visados en un 00% mediante sistema de verificación en línea vigente. No se aceptarán cheques rechazados por el sistema de verificación. 7.2 Es responsabilidad del Cajero la correcta recepción de los pagos con cheques, quien los aceptará solo bajo las siguientes condiciones: Sin enmendaduras. Nominativo a nombre de VTR comunicaciones S.P.A, cerrado y cruzado sólo para el pago de servicios fijos. Coincidencia del monto en números con el monto consignado en letras. Debidamente firmado. La fecha de emisión debe estar correctamente escrita. 7.3 No se aceptarán cheques a clientes que tengan protestos, ya sean aclarados o no, en el periodo de un año corrido a contar de la fecha en que se presente a pagar. 7.4 La antigüedad de los cheques al día, en función de su fecha de emisión, no debe superar los 30 días. Esta antigüedad debe ser calculada a la fecha en que serán depositados por VTR, no a la fecha en que se recaudan. 7.5 El plazo del o los cheques a fecha que pagan servicio fijos, no debe exceder de los 60 días contados desde la fecha de vencimiento de la boleta o factura. Para el pago de servicios móviles, no se aceptarán cheques a fecha bajo ninguna circunstancia, disposición que no es excepcionable. 7.6 Para el caso de boletas o facturas vencidas de servicios fijos y móviles, VTR no se aceptará el pago con cheques a fecha. Excepción: El Jefe de Sucursal tendrá la facultad para autorizar el pago de un servicio fijo vencido de un cliente, revisando previamente los antecedentes del caso y siempre que la fecha de vencimiento de la boleta o factura no exceda los tres días de corrido. 7.7 Para boletas o facturas vigentes por servicio fijo y con saldo anterior, se acepta que el cliente cancele el saldo anterior con un cheque al día y el resto de la deuda con un cheque a 30 días máximo, debiendo ambos ser personalizados. Carlos Valenzuela F. Página 6/0 Revisión

7 7.8 Se acepta el pago con un documento de varias cuentas del mismo titular. Ejemplo: Cliente tiene dos cuentas en distintos domicilios y paga con un cheque ambas cuentas, el cajero ingresará dos pagos asociado al mismo documento. 7.9 No se acepta el pago con un cheque de cuentas de distintos titulares. Ejemplo: Un Cliente va a cancelar su cuenta y también la de su hermano, para lo cual deberá hacer dos cheques uno para pagar su cuenta y otro para pagar la cuenta de su hermano. 7.0 Si un cliente cancela una cuenta de fijo junto a una de móvil en un mismo documento, el cheque deberá ser personalizado debiendo ser a nombre del titular de ambos servicios. No se aceptarán cheques de terceros. 7. Se podrán recibir cheques de terceros para el pago de cuentas móviles y fijas, solo si estos son al día, lo anterior no aplica para el pago de equipos móviles 7.2 El cheque a fecha debe ser personalizado y coincidir con el titular de la cuenta para cancelar servicios fijos. Excepción: Sólo se aceptan cheques de terceros o no personalizados con el V B del Jefe de Sucursal, y en la medida en que el cheque a fecha cumpla todas las otras políticas. Para estos casos no se aceptarán prórrogas. El Jefe de Sucursal, al autorizar el pago con cheque a fecha de terceros o no personalizados, es responsable de informar al cliente que no podrá prorrogar ese cheque. 7.3 Compra de equipos de prepago o con plan con cheques en sucursales VTR. El cliente podrá pagar con un cheque al día y personalizado un máximo de $ del valor total. El saldo que se produzca lo podrá cancelar en efectivo o pago con tarjetas. 7.4 En caso de CONTINGENCIAS como que no se cuente en algún momento con sistema de verificación en línea en las cajas de las sucursales, el Cajero podrá hacer la consulta vía la página Web. Carlos Valenzuela F. Página 7/0 Revisión

8 7.5 AUDITORÍA 7.5. La Gerencia de Riesgo realizará, de acuerdo a su Plan Anual de Auditoría y entendimiento de procesos significativos, una revisión de este procedimiento, ya sea en visitas a terreno o por revisión de procesos, verificando la existencia de controles para mitigar posibles riesgos y evidenciando que los responsables dejen pruebas de la aplicación de los controles, por ejemplo; firmas, V B, etc Los informes de levantamiento de procesos significativos serán entregados al Vicepresidente correspondiente. A los Gerentes que corresponda se les informará las observaciones, los que deberán entregar un plan de acción correctivo para solucionar situaciones que no tienen una correcta administración de riesgo con los controles que están operando. Carlos Valenzuela F. Página 8/0 Revisión

9 8 PAGO CON CHEQUES AL DÍA () Desea cancelar deuda con cheque Atributos: Descripción / Definición Cliente desea cancelar deuda de servicio fijo o móvil con cheque al día pasando directamente a la caja. Relaciones: es ejecutado por medio de Cliente (2) Recibir cheque e ingresar a lector Atributos: Descripción / Definición Relaciones: es ejecutado por medio de (3) Realizar pago en Tango Atributos: Descripción / Definición Relaciones: es ejecutado por medio de Recibe el cheque, lo ingresa en el lector de cheques para obtener el código de autorización por medio del sistema de verificación en línea el cual se imprime automáticamente, o también lo puede obtener en forma manual. Posteriormente, revisa el cheque para verificar que el documento cumpla con: No debe estar enmendado. Nominativo a nombre de la empresa que factura, cerrado y cruzado. Debidamente firmado. La fecha de emisión debe estar correctamente escrita. El monto del cheque debe ser exacto. La antigüedad de los cheques al día, en función de su fecha de emisión, no debe superar los 30 días. Esta antigüedad debe ser calculada a la fecha en que serán depositados por VTR no a la fecha en que se recaudan. Cajero Sucursal El Cajero realiza pago en sistema aplicado caja única. Cajero Sucursal (4) Guardados Cheques y respectivos depósitos Atributos: Descripción / Definición Relaciones: es ejecutado por medio de Posteriormente, los cheques son guardados con sus respectivos depósitos para que Prosegur los retire, siendo esta empresa de Seguridad quien los custodia, administra y controla. Cajero Sucursal Carlos Valenzuela F. Página 9/0 Revisión