PROCEDIMIENTO DE CALIDAD

Transcripción

1 SERVICIO DE GARANTIZACION DE CHEQUES. Pág. : 1 de 5 1. OBJETIVO. Establece la metodología a seguir, para el control y tratamiento del servicio de Garantización de Cheques para Informes Garantizados S.A. 2. ALCANCE. Este procedimiento de calidad se aplica a todos los Miembros del Área Comercial. 3. RESPONSABILIDAD. El Gerente Comercial es responsable de la formulación, actualización y aplicación de este procedimiento. 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS. PC-GC-01 PC-GC-10 IT-GC-01/01 5. DEFINICIONES. Este servicio se constituye con la participación de dos empresas, razón por la cual se deben realizar dos contratos: 1. El primer contrato Verificación de Cheques, se realiza con Informes Garantizados. 2. El segundo contrato Compra de cheques, se realiza con Recaudaciones Integrales y no tiene costo para el comercio. Este servicio permite consultar los cheques al momento de realizar una venta, recibiendo sólo un código de aprobación o el rechazo de la operación, esto luego de realizar las consultas a las bases de datos de Orsan y respetando las condiciones y procedimientos establecidos en el contrato. Orsan, emitirá una factura mensualmente, cobrando un porcentaje de los montos consultados, el cual cambiará según el rubro y los volúmenes de venta o transacciones del cada comercio.

2 SERVICIO DE GARANTIZACION DE CHEQUES. Pág. : 2 de 5 El comercio deberá cancelar la factura dentro de los días establecidos en el contrato. Los cheques que resulten protestados deberán ingresarse en un sistema de aviso y bloqueo en línea vía Web, con esta operación se logrará que los giradores no puedan seguir usando su chequera mientras no aclaren o paguen los cheques protestados. Realizando esta operación, los comercios quedarán autorizados para enviar los cheques protestados a Recaudaciones Integrales, la que luego de un análisis de los mismos y aviándose cerciorado que los cheques cumplen con las condiciones del contrato, procederán a comprarlos. Medios de consulta Net: sistema integrado a los POS de nuestros Clientes para verificar los cheques en forma Host to Host. Web: usando nuestra página y conectando opcionalmente un lector de cheques o escáner con impresora para facilitar el llenado de los cheques. Soft: Software gratuito que permite realizar consultas de cheques en forma rápida y económica, cuando no se cuenta con una conexión a Internet, conectando opcionalmente un lector de cheques o escáner con impresora para facilitar el llenado de los cheques. Terminales Multicaja: terminales multipropósito que permiten la consulta de cheques, conectando opcionalmente lectores e impresoras para facilitar el llenado de los cheques, integrando todos los servicios de tarjetas de crédito de casas comerciales y ventas de productos electrónicos; por ejemplo recarga telefónicas y juegos de azar. IVR: Operadora Virtual con reconocimiento de discado, que permiten ingresar los datos de los cheques a consultar, recibir verbalmente los códigos de aprobación y transferir la llamada a las operadoras de Call Center de ser necesario. Call Center: Operadoras telefónicas calificadas, sobre una plataforma telefónica 100% IP de última generación.

3 SERVICIO DE GARANTIZACION DE CHEQUES. Pág. : 3 de 5 Condiciones para Clientes en otra Garantizadora de Cheques: Se Establece Promoción Más con Orsan, en donde clientes con coberturas hasta $ y con más de 1 año en otra Garantizadora se ofrece un % de descuento que varia dentro del año, en relación al costo mensual del contrato o un aumento en la cobertura y se le entregan un Pack de Beneficios sin costo, terminales si los costos de operación lo permiten y descuento en Servicios Corporativos. 6. OPERACIÓN. Ingreso de Contratos Todos los contratos de Garantía de Cheques o solo Verificación de Cheques podrán ser ingresados de forma manual con el formulario de auto-llenado, intentando acortar los tiempos que significa generar este tipo de documentos para las respectivas firmas de los clientes y así realizar una gestión más eficiente, en atención a los comercios interesados. El procedimiento a seguir será el siguiente: Ingreso de Cotizaciones La planilla debe especificar cuando sea cotización, ya que de ser así el documento puede ser firmado por cualquier integrante de la empresa cotizante. Este documento se entregará a diario a las hrs. por la secretaria de ventas al departamento de Astor Call Center, los cuales serán recibidos por los supervisores del departamento e ingresados por los mismos en sistema web contratos. Posterior al ingreso el ejecutivo de ventas responsable de dicha cotización recuperará la información en su sesión para luego generar contrato de cierre de acuerdo. Para ingreso de Pre Contratos La planilla al indicar que es un pre-contrato solo deberá ser firmada por el Representante Legal o quien esté autorizado por dicha organización. Los pre-contratos deberán ser ingresados en la web por el ejecutivo de ventas, sin embargo si pertenece a un contrato que no se ingresa por la web por algún caso especial, este deberá ser previamente autorizado por el área de normalización para posterior a aquello sea entrego a la secretaria de ventas para la confección del contrato de forma manual. Una vez confeccionados los contratos y firmados por el cliente estos deberán ir acompañados del Pre-contrato, al Área de Normalización, para que este sea evaluado según coberturas entregadas y posteriormente entregar para firmas y activación de servicio.

4 SERVICIO DE GARANTIZACION DE CHEQUES. Pág. : 4 de 5 Ingreso de Anexos de Contrato El Ejecutivo de Ventas al necesitar un anexo para los contratos de Garantía de Cheques deberá operar de la siguiente manera: El Ejecutivo de Ventas deberá solicitar el documento a la Secretaria de Ventas, quien lo deberá gestionar. Posterior a esto el Ejecutivo de Ventas debe entregar dicho documento al Área de Normalización para su aprobación según procedimientos vigentes. Una vez aprobado el anexo, el Ejecutivo de Ventas deberá recolectar las firmas de los representantes legales de Informes Garantizados según corresponda el servicio y entregar a cliente para su firma. En el momento en que el documento este completo con todas sus firmas, deberá ser entregado al Área de Facturación y Administración de Contratos para su ingreso al sistema, quedando así habilitado el servicio al cliente. Para los casos del ingreso de anexos de contratos de distintas razones sociales, este deberá llevar adjunto el mandato firmado por el cliente. Descripción del Servicio Consulta de Cheques. El Cliente consulta cheques que recibe en sus tiendas a través de servicios telefónicos o Medios para realizar la transacción, posteriormente señalados. El Cliente recibe una aprobación o negación de la venta con cheque, ya sea en forma verbal o electrónica. El Cliente registra el código de autorización, ya sea en forma manual o electrónica, al reverso del cheque. El cliente cobra en sus Bancos los cheques recibidos, en caso de tener algún protesto lo presenta para su Compra (Garantía), entrando al siguiente paso. Compra de Cheques. El Cliente envía Cheques Protestados según plazo estipulado en los contratos El Área de Evaluación de Riesgo evalúa su pago según PC-EVR-01. Se procede al pago o devolución del Cheque según plazo estipulado en el contrato de compra de cheques. Los contratos que conlleven compra de cheques por la causal de adulterados y/o falsificados, sólo tendrán una cobertura del 50% para la compra de dichos documentos.

5 SERVICIO DE GARANTIZACION DE CHEQUES. Pág. : 5 de 5 Condiciones para la compra de cheques. Todos los contratos que ingresen incompletos por falta de documentación como por ej. Fotocopia de Cedula de Identidad, Mandatos o poderes, Contrato original (recepción de copia vía escáner), que sean escaneados o solo copias de las caratulas, deberán solicitar el ingreso TIPO FAX, en donde el departamento de facturación y administración de contratos realizará el ingreso, activación y facturación del servicio correspondiente, previa autorización del supervisor de ventas a cargo. Esta venta no se contemplara para efectos de comisiones, hasta que el ingreso de los documentos faltantes se encuentre completo. El plazo establecido para la incorporación de los documentos faltantes será de 15 días hábiles desde la fecha del ingreso del contrato TIPO FAX. En caso de no cumplir con este plazo, el servicio se dará de baja y se anulara su factura. Si el ejecutivo de ventas completa la documentación posterior al plazo establecido, se restablecerá el servicio anteriormente dado de baja y se procederá a efectuar el curse normal de la facturación. En este caso para efectos de comisión por venta otorgada al ejecutivo de ventas, esta será cancelada al mes siguiente de ingresados los documentos faltantes. 7. REGISTROS DE CALIDAD. Contrato de Verificación de Cheques Contrato de Compra de Cheques Mandato de Cobranza de Cheques. 8. ANEXOS. No Hay. EJECUTADO POR REVISADO POR APROBADO POR Nombre: Victor Alfaro Nombre: Alberto Gálvez Nombre: Alberto Gálvez