INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACION DE FONDOS FIJOS. Departamento de Contabilidad

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1 INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACION DE FONDOS FIJOS Departamento de Contabilidad

2 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 2 de 19 Contenido OBJETIVO... 3 ALCANCE... 3 RESPONSABLES... 3 DEFINICIONES... 3 CREACION, MODIFICACION Y CANCELACION DE FONDOS DE CAJA CHICA... 4 PROCEDIMIENTO PARA LA HABILITACION DE FONDOS DE CAJA CHICA... 6 MODIFICACIONES Y CANCELACION DE FONDOS DE CAJA CHICA... 7 EMPLEADO RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA... 7 USO Y MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA... 8 PROCEDIMIENTO PARA DESEMBOLSOS DE CAJA CHICA PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSOS AL FONDO DE CAJA CHICA DOCUMENTACION LEGAL VALIDA PARA RENDICIÓN DESVINCULACION DE EMPLEADO RESPONSABLE DE FONDO FIJO ANEXOS Autorizaciones y Entrada en Vigencia: Entrada en Vigencia: 2015 Realizado Revisado Aprobado Área de Contabilidad Leonardo Pino (Gerente de ) Juan Carlos Guerra (Gerente General)

3 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 3 de 19 OBJETIVO Este Instructivo tiene por objeto establecer el marco de operación y reglamentar los procedimientos internos que rigen las compras con Fondos de Caja Chica (Fondos Fijos) que efectúe, para desarrollar las actividades en el ámbito de su competencia, en el orden prescrito y de forma segura, observando las normas técnicas y procedimientos de Control Interno. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las Sucursales y Casa Matriz. RESPONSABLES Son sujetos al ámbito operativo de este Instructivo los Fondos Fijos existentes y los que se autoricen en el futuro en la compañía. Es función del Área de cerciorarse y responder del debido uso, aplicación y cumplimiento del presente Instructivo, así como de divulgar y dar a conocer todo su contenido al personal responsable del manejo y custodia de fondos de Caja Chica, así como al personal que requiera hacer uso del mismo. El Reglamento para Compras con Fondos de Caja Chica es de obligatorio uso y cumplimiento por parte de todos los empleados y personal de la Empresa. DEFINICIONES El Fondo de Caja Chica (Fondo Fijo): es un monto rotativo de dinero en moneda local, cuya finalidad es sufragar gastos imprevistos. Responsable del Fondo de Caja Chica: Es el titular a quien se le asigna un Fondo de Caja Chica. Custodio del Fondo de Caja Chica: Es el funcionario propuesto por el responsable del Fondo de Caja Chica para custodiar el mismo. Vale Provisional: Documento donde se emite una obligación para la persona que solicitó efectivo del Fondo Fijo, esto seguirá vigente hasta que la persona solicitante compruebe el gasto con una factura, boleta o algún documento fiscal.

4 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 4 de 19 CREACION, MODIFICACION Y CANCELACION DE FONDOS DE CAJA CHICA Los fondos de Caja Chica para ser creados, modificados o cancelados deben ser solicitados por correo electrónico en primera instancia a la jefatura directa, y ésta a su vez remitirlo para gestionar la autorización correspondiente según el siguiente flujo de dependencia: Dependencias Matriz: hay cargos administrativos que no tienen jefatura directa, en estos casos la autorización es directamente por el Gerente del Área correspondiente. Dependencias Sucursales y Parques: los asistentes y administrativos deberán hacer solicitud de fondos en primera instancia a su jefatura directa según corresponda. El siguiente cuadro indica quien es el responsable de autorizar un fondo, ya sea de sucursal, parque o matriz. La jefatura correspondiente deberá remitir la solicitud según el área que corresponda. Autorización Final Gerencia de Sucursales Norte Primera Autorización Solicitante Lugar Jefatura Directa Calama, Coquimbo, Ovalle, Nogales, San Oficina Según Antonio, Melipilla, Rengo y San Comercial corresponda Fernando.

5 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 5 de 19 Gerencia de Sucursales Sur Cauquenes, Parral, San Carlos, Chillan, Oficina Concepción, Los Ángeles y Angol. Comercial Subgerente Administración Parques Todos los parques Parques Contabilidad y Auditoría Interna Gerente de Adquisiciones Tesorería Gerente de Recursos Humanos Recursos humanos Prevención de Riesgo Subgerente Tecnología Infraestructura tecnológica Gerente comercial Marketing Casa Matriz Gerente de Cobranza Recaudación Control de Gestión Operativo Cobranza Subgerente Administración Parques Supervisor Áreas Verdes Parque Gerente General Operaciones comerciales Gerente General Gerentes y Sub Gerentes Cuadro 1 La gerencia respectiva, antes de autorizar al usuario la aprobación del fondo, deberá solicitar (usando el mismo correo electrónico de solicitud) al área de contabilidad, la revisión de la ficha (nombre que tiene el sistema contable para cada persona donde se registran sus movimientos asociados) del usuario que requiere el fondo, para determinar si el usuario final no tiene fondos pendientes de rendición; si es así, el área de Contabilidad podrá aprobar la gestión del fondo solicitado. Esta aprobación será enviada por el área de Contabilidad a la Gerencia respectiva, la cual procederá a enviar la información a Tesorería para que se gestione la entrega de dinero del fondo solicitado (siempre copiando en el correo al área de contabilidad). El monto del fondo se debe establecer de acuerdo a las necesidades administrativas, tomando en cuenta el valor mensual del movimiento de gastos menores, la disponibilidad y programación de fondos de la Empresa.

6 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 6 de 19 PROCEDIMIENTO PARA LA HABILITACION DE FONDOS DE CAJA CHICA 1. Se hace solicitud escrita ante el Jefe Directo, explicando las razones para solicitar (modificar o cancelar) fondos de Caja Chica, indicando el monto requerido (para modificación o cancelación se indica el monto actual) y al funcionario propuesto como responsable de su manejo y custodia. 2. El Encargado de dar la Autorización Final debe pronunciarse en un periodo no mayor de 3 días hábiles sobre la posibilidad de otorgar, modificar o cancelar dicho fondo. 3. Para autorizar la habilitación del fondo, el Encargado de dar la Autorización Final debe emitir documento con su aprobación, ordenando la asignación de fondos requerida y enviarla al Gerente de para su debido cumplimiento, indicando en dicha resolución lo siguiente: - El nombre y monto en pesos que integra el Fondo de Caja Chica. - La Unidad Organizativa a la cual se asigna el fondo. - El propósito de los fondos. - El Empleado competente designado para autorizar los desembolsos de Caja Chica y para requerir los reembolsos respectivos (usuario a quien debe emitirse el cheque). - El Custodio del Fondo. 4. Una vez recibido el documento con la aprobación del Fondo de Caja Chica, el/la Responsable del Fondo Fijo debe emitir comunicación oficial al área de Contabilidad requiriendo la asignación del fondo aprobado. En esta comunicación se debe designar al funcionario responsable del manejo y custodia del Fondo de Caja Chica.

7 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 7 de 19 MODIFICACIONES Y CANCELACION DE FONDOS DE CAJA CHICA Toda modificación o cancelación de Fondos de Caja Chica sigue el mismo flujo de dependencia y procedimiento que la habilitación del mismo, expuesta en el punto anterior. EMPLEADO RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA El Encargado de autorizar mediante su firma los desembolsos de Caja Chica, es designado para tal efecto en el documento de aprobación emitido por la Gerencia Correspondiente. CUSTODIO DEL FONDO DE CAJA CHICA El Custodio del Fondo de Caja Chica, debe ser designado por escrito. El Custodio debe ser un empleado que, por la naturaleza de sus tareas, permanezca la mayor parte del tiempo laborable dentro de las oficinas y que no participe de manera directa ni indirecta en labores relacionadas con los registros contables u otras funciones financieras. El custodio del fondo de Caja Chica, debe tener independencia funcional y jerárquica de otro empleado que realice o participe en tareas de registro contable o financiero. El custodio del fondo de Caja Chica debe responder por la aplicación y el cumplimiento de las normas y procedimientos estipulados en el presente Instructivo. Bajo ninguna circunstancia el Custodio del fondo de Caja Chica podrá delegar su responsabilidad sobre el fondo a otra persona. En ausencia por periodos de más de un día del Responsable del Fondo de Caja Chica: El Encargado del fondo debe designar al Empleado que asumirá la responsabilidad del mismo, previo arqueo, recepción y rendición del Fondo.

8 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 8 de 19 USO Y MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA Compras Imputables: Los bienes y servicios adquiridos mediante el pago con fondo de Caja Chica, deben corresponder a las actividades necesarias para el correcto funcionamiento de la Empresa. Uso de los Fondos de Caja Chica: Los fondos de Caja Chica son para hacer frente a pagos en efectivo destinados a gastos menores, regulares o corrientes, que por su naturaleza o circunstancia, necesitan atención inmediata. A continuación se detallan los tipos de Fondos Fijos para desembolsos a través de Caja Chica, así como los documentos de rendición requeridos: Fondo Fijo Oficina: - Este fondo se debe utilizar para solventar gastos menores de la oficina comercial, tales como: reparaciones, envío de correspondencia, pagos de servicios básicos (hasta un monto de ), traslados (depósito de dinero al banco, etc.), fotocopias legalizadas, otros documentos legales, etc. - El traslado solo incluye movilización en: colectivos, microbuses urbanos o interurbanos. En caso que se utilice servicio taxi deberá contener la explicación respectiva del motivo por el cual se optó a utilizar este medio de transporte y no otro. - Todos las compras deben ser respaldadas con: Factura, boletas de venta, boletas de honorarios, notas de crédito, etc. en general todo respaldo aceptado por el Servicio de Impuestos Internos, los cuales deberán ser adjuntados al Formulario de Rendición de Fondos o en su defecto vales manuales debidamente autorizados y justificando su utilización. - El Fondo Fijo debe ser rendido, como máximo con el 70% del fondo utilizado con la finalidad de dar tiempo para la reposición, sin quedarse sin fondos. - Esta reposición no debe demorar más de siete días hábiles, contados desde la fecha de recepción en contabilidad (inclusive regiones).

9 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 9 de 19 - Las rendiciones deben realizarse de acuerdo al Formulario único de rendición de Fondos. En el caso de cierre del fondo fijo se debe indicar en el ítem Glosa del gasto el numero del comprobante de depósito y el casilla monto indicar el monto del depósito. Fondo Fijo de Parques: - El uso de este fondo es para financiar gastos menores del parque (reparaciones maquinarias, compra repuestos, herramientas, etc.) y traslados como por ejemplo: traslado por compra de materiales, asistencia a reuniones en la Oficina Comercial. - El traslado solo incluye movilización pública (colectivos, microbuses urbanos o interurbanos), en caso que se utilice servicio taxi deberá contener la explicación respectiva del motivo por el cual se optó a utilizar este medio de transporte y no otro. - El Fondo deberá ser rendido por cada Administrador a través del formulario único de rendición de fondos el cual deberá venir con la firma del Jefe de Sucursal respectivo. - Todos las compras deben ser respaldadas con: facturas, boletas de venta, boletas de honorarios, notas de crédito, etc. en general todo respaldo aceptado por el Servicio de Impuestos Internos, los cuales deberán ser adjuntados al Formulario de Rendición de Fondos o en su defecto vales manuales debidamente autorizados y justificados. - El Fondo Fijo de Parques debe ser rendido, como máximo con el 70% del fondo utilizado con la finalidad de dar tiempo para la reposición, sin quedarse sin fondos. - Esta reposición no debe demorar más de siete días hábiles, contados desde la fecha de recepción en contabilidad. - Las rendiciones deben realizarse de acuerdo al Formulario único de rendición de Fondos. En el caso de cierre del fondo fijo se debe indicar en el ítem Glosa

10 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 10 de 19 del gasto el numero del comprobante de depósito y el casilla monto indicar el monto del depósito. Fondo Fijo Traslados: - Este fondo es para financiar los traslados del administrador o de alguno de sus dirigidos, por motivos asociados única y exclusivamente a la operación del parque y solo para administradores que administren más de 1 parque. - El traslado solo incluye movilización pública (colectivos, microbuses urbanos o interurbanos), en caso que se utilice servicio taxi deberá contener la explicación respectiva del motivo por el cual se optó a utilizar este medio de transporte y no otro. - Se deja expresamente establecido que aquellos Administradores que tienen vigilancia de Parques de otras Sucursales, deben rendir esos traslados con fondos asignados al Administrador de Parques al cual visitan y no con los Fondos Propios Asignados para Traslados. A fin de delimitar responsabilidad por las compras efectuadas con estos fondos, los Custodios en ningún caso ejercerán las funciones de compradores.

11 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 11 de 19 Prohibición de Uso de los Fondos de Caja Chica: - Compras de artículos de escritorio, alimentos y artículos de aseo a través del Fondo Fijo Oficina. (Deben ser comprados a través del proveedor PRISA, donde cada Jefe de Sucursal tiene un perfil habilitado. Para más información ver procedimiento Adquisiciones ). Este tipo de artículos sólo serán autorizados a través del Fondo Fijo Oficina cuando exista una necesidad inmediata y de lo contrario afecte negativamente el normal funcionamiento de la sucursal. - Pagos y/o adelanto de sueldos y salarios de puestos permanentes - Pagos y/o adelanto de vacaciones y horas extraordinarias - Pagos con comprobantes no autorizados - Préstamos a los funcionarios y empleados de la Compañía. - Cambios de cheques a funcionaros y empleados de la Compañía o a terceros. - Celebraciones: Los gastos asociados a la celebración de cumpleaños y otras actividades no está permitido que sea rendido bajo el concepto de Fondo Fijo. Sin embargo es posible que la empresa determine un fondo por rendir destinado a esas actividades (a través del área de RR.HH) - Productos como bebidas alcohólicas, cigarros y compras personales en general están prohibidos. Entrega del Fondo de Caja Chica a su Responsable: El Responsable del fondo debe hacer entrega oficial de los fondos al Custodio, junto con una copia del documento de aprobación que crea el Fondo y una copia del presente Instructivo. El custodio del Fondo de Caja Chica debe firmar un recibo oficial al recibir los fondos, no puede existir más de un Custodio.

12 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 12 de 19 Separación del fondo de Caja Chica: el fondo de Caja Chica no debe mezclarse con fondos personales, fondos por rendir, ni con ningún otro tipo de fondos manejados en la unidad. Horario de atención: el horario de atención para uso del fondo de Caja Chica debe iniciar en 20 minutos después de iniciada la jornada laboral y cerrar una hora antes de la conclusión de su horario habitual. Arqueos: los fondos de Caja chica están sujetos a comprobaciones físicas por medio de arqueos periódicos y sorpresivos, a fin de verificar la integridad de los fondos, su correcto manejo y el cumplimiento de este instructivo. El detalle de la existencia de dinero en efectivo y documentos verificados mediante los arqueos debe ser registrado en acta elaborada en Original y una copia que se deben distribuir en la siguiente forma: - Original: Contabilidad - 1ra. Copia: Responsable del fondo de Caja Chica Faltantes: Contabilidad debe cargar a cuenta del Custodio del Fondo de Caja Chica todos los faltantes registrados, estos montos deben ser deducidos del salario del Custodio del fondo de Caja Chica. Pagos sin Autorización: El Custodio del fondo de Caja Chica, no podrá efectuar desembolsos del mismo sin la debida autorización. Contabilidad debe cargar al Custodio del fondo de Caja Chica toda compra o gasto pagado sin la autorización previa, según lo estipulado en el presente instructivo. PROCEDIMIENTO PARA DESEMBOLSOS DE CAJA CHICA Las solicitudes de desembolsos del fondo de Caja Chica se deben realizar mediante el siguiente procedimiento interno de desembolso de Caja Chica: 1. Solicitud de desembolsos. El solicitante que requiere usar los fondos debe emitir una solicitud de desembolso de Caja Chica, y presentarla al

13 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 13 de 19 Responsable del Fondo, quien la podrá autorizar o no mediante su firma en dicha Solicitud. 2. Atención a solicitud de desembolso. El Custodio del fondo de Caja Chica debe atender cada Solicitud de Desembolso en el orden en que sean recibidas, salvo casos en que éstas sean marcadas como prioridad por el Responsable del Fondo de Caja Chica. 3. Verificación de requisitos. El Custodio del fondo de Caja Chica, previamente al pago de cualquier compra o gasto con estos fondos, debe verificar que dicha compra o gasto cumple con todos los requisitos estipulados en el presente Instructivo, en caso contrario debe abstenerse de realizar el pago y debe hacerlo con el conocimiento del Responsable del Fondo de Caja Chica. 4. Emisión de Comprobante de Gasto de Caja Chica. El Custodio del fondo de Caja Chica debe emitir Comprobante de gasto de Caja Chica por cada Solicitud de Desembolso pagada. 5. Comprobante de Gasto de Caja Chica. Comprobantes de Gasto de Caja Chica deben ser prenumerados, y para anular alguno de ellos el Custodio del fondo de Caja Chica debe marcarlo con un sello de Anulado y archivarlo. Cada Comprobante de Gasto de Caja Chica debe estar soportado por los documentos originales (facturas, recibos, etc.) con el V B del Responsable del fondo de Caja Chica. 6. Identificación previa al pago. Previo al pago de fondos, el Custodio del fondo de Caja Chica debe anotar la identificación y requerir la firma de la persona que recibe los fondos, en el espacio denominado Recibí Conforme del Comprobante de Gasto de Caja Chica, y verificar que sea la firma de la identificación de la persona sujeto de pago indicada en la Solicitud de Desembolso. 7. Procedimiento para Vale Provisional de Caja Chica. Las solicitudes de Vales Provisionales con cargo al fondo de Caja Chica se deben realizar mediante el siguiente procedimiento interno:

14 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 14 de 19 - El Vale Provisional sólo puede emitirse al personal autorizado por el Responsable del Fondo. En caso que se desconozca con exactitud el monto del gasto a realizar o cuando se trate de anticipo sujeto a rendición de cuenta posterior, el desembolso se debe solicitar mediante la emisión del Vale Provisional de Caja Chica, aprobado por el Responsable del Fondo de Caja Chica. - El Vale Provisional sólo puede emitirse para aquellos gastos a realizar o compras sujetas a rendición de cuenta posterior, que no obligan o vinculan a la Compañía a un compromiso actual o posterior de efectuar cualquier retención fiscal al proveedor del bien o servicio. 8. Plazo para rendición de cuenta del Vale Provisional. La rendición de cuentas por adelanto mediante Vale Provisional, debe hacerse antes el Custodio del fondo de Caja Chica dentro del plazo máximo de las 72 horas hábiles siguientes a su recepción, debiendo ser rendido en su totalidad. 9. Procedimiento para la rendición de cuenta. Para la rendición de cuenta sobre un adelanto recibido en efectivo mediante un Vale provisional se debe seguir el Procedimiento para Desembolso de Caja Chica. 10. Aceptación de la rendición de cuenta. El Custodio del fondo de Caja Chica sólo puede aceptar la Solicitud de Desembolso de Caja Chica como rendición de cuentas, si previa revisión y confrontación del modo y concepto del Vale Provisional con el monto y concepto de los recibos originales que respaldan la Solicitud de Desembolso de Caja Chica, verifica que éstos son validos y coincidentes entonces podrá emitir el correspondiente Comprobante de Gasto de Caja Chica, requerir que lo firme el solicitante que recibió el anticipo, cancelar y devolver al solicitante el Vale Provisional de Caja Chica con el sello Cancelado y registrar el desembolso efectuado. 11. Vencimiento del plazo para rendición de cuenta. Sí el solicitante que recibió fondos mediante Vale Provisional no hace la rendición de cuentas dentro de las 72 horas hábiles siguientes a su recepción, el Responsable que autorizó el Vale Provisional no cancelado, en las 8 horas hábiles siguientes,

15 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 15 de 19 debe informar por escrito a Contabilidad, quien de inmediato debe cargar a la persona respectiva la suma recibida y deducirla de su salario. 12. Razones de fuerza mayor. Cuando razones de fuerza mayor hagan imposible la rendición de cuenta en el tiempo establecido, el Responsable que autorizo el Vale Provisional no cancelado, podrá autorizar la ampliación de dicho plazo por el mismo término. 13. Entrega de un nuevo desembolso. Está prohibida la entrega de un nuevo desembolso, bajo ninguna circunstancia a un mismo solicitante, si existe un Vale Provisional anterior pendiente de rendición de cuenta, hasta tanto no se realice la correspondiente rendición del gasto adelantado y no se haya registrado el egreso mediante un Comprobante de Gasto de Caja Chica. PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSOS AL FONDO DE CAJA CHICA 1. Las solicitudes de reembolsos al Fondo de Caja Chica. El Responsable del fondo fijo debe verificar a diario el monto del fondo original asignado para evitar la escasez innecesaria, debiendo actualizar diariamente el documento de rendición para reembolso de fondo fijo detallando en orden cronológico en la primera línea el Comprobante con fecha más antigua y concluyendo con la fecha más reciente. La fecha del primer desembolso, será la fecha inicial del periodo a rendir y la fecha del último desembolso será la fecha final del mismo período. Cuando el monto del fondo fijo se agote en un 70%, el custodio deberá presentarlo para su aprobación ante el responsable del Fondo y así iniciar el proceso de reembolso del fondo fijo. 2. El reporte de rendición para reembolso de gastos por Caja Chica debe elaborarse en un original que sirve para tramitar el reembolso y una copia que el Custodio del fondo de Caja Chica debe archivar y custodiar como respaldo. Dicho Registro se debe poner a disposición cuando lo requieran Contabilidad u otra jefatura en el ejercicio de sus funciones. Una vez aprobado por el Responsable del fondo de Caja Chica, la rendición de fondo fijo, debe ser enviado para su trámite de pago a Contabilidad. 3. Revisión de Reporte para Reembolso de Gastos por Caja Chica. Este reporte debe ser revisado y comprobado por Contabilidad, con el detalle de

16 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 16 de 19 desembolsos y la documentación original que evidencie el pago correspondiente. 4. Depósito en cuenta vista para reembolso. A cada Responsable de Fondos Fijos se le asignará una cuenta vista, donde se depositará la reposición del Fondo asignado. 5. Cierre contable mensual. Al cierre contable mensual, el Custodio del fondo de Caja Chica debe tramitar el reembolso de todos los recibos de Caja Chica pendientes de reembolso, a fin de que los mismos sean registrados en el periodo en que se incurrieron. DOCUMENTACION LEGAL VALIDA PARA RENDICIÓN 1. Documentos que deben respaldar los desembolsos: Todo desembolso del fondo de Caja Chica, debe ser respaldado con factura oficial o recibo de pago, sin borrones, manchones, mutilaciones, alteraciones o enmiendas, emitidos a nombre del Responsable del Fondo, debe contener el sello o marca de Cancelado o Pagado y la firma de quien suministra el bien o servicio o sello y firma de la empresa proveedora. El Custodio del Fondo de Caja Chica debe adjuntar al Recibo todos los originales de la Solicitud de Desembolso de Caja Chica y toda la documentación recibida que respalda el desembolso. 2. Recibos o Facturas Comerciales: En el caso que no puedan respaldarse los egresos mediante una factura, podrá hacerlo a través de recibos oficiales, los cuales deben ser justificados por el Responsable del Fondo y el solicitante. Dichos recibos deben contener la siguiente información: fecha, nombre y RUT del vendedor, dirección, teléfono, descripción y cantidad del bien o servicio prestado, precio unitario y valor total de la venta, firma del proveedor y de funcionario. 3. Forma y validez de los documentos de respaldo: La Solicitud de Desembolso de Caja Chica, el Vale Provisional de Caja Chica y el Recibo

17 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 17 de 19 Oficial de Pago para Caja Chica, deben ser completados preferentemente a máquina o en su defecto, con lápiz pasta y letra de imprenta. Dichos documentos no son válidos si contienen borrones, manchones, mutilaciones, alteraciones o enmiendas. DESVINCULACION DE EMPLEADO RESPONSABLE DE FONDO FIJO - Recursos Humanos deberá dar aviso al Área de Contabilidad cuando una persona que tiene un fondo asignado deja de pertenecer a la compañía o por otros motivos será reemplazado (por ejemplo: licencias médicas). Para que RRHH cumpla con esta información el Área de Contabilidad deberá enviar un listado con la información de las personas que tienen fondos asignados. - El Área de RRHH deberá incorporar un anexo en todos los contratos de trabajo de las personas que tengan fondos o soliciten fondos nuevos. Dicho anexo deberá indicar la responsabilidad que tiene el empleado cuando recibe un Fondo Fijo.

18 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 18 de 19 ANEXOS Anexo 1: Formato de Rendición de Fondos

19 N Revisión: 01 Instructivo de Administración de Fondos Fijos Pág. 19 de 19 FORMULARIO ÚNICO DE RENDICIÓN DE FONDOS DATOS EMPRESA FECHA RECEPCION CONTABILIDAD NOMBRE : PARQUES DE CHILE S.A. RUT: CARGO : CENTRO DE NEGOCIOS OFICINA O PARQUE SUCURSAL RUT: ADMINISTRACION Y FINANZAS OFICINA MATRIZ TELEFONO : PERIODO RENDICIÓN FECHA DE RENDICIÓN TIPO DE FONDO FIRMA : / NAVIDAD CONCEPTO DE GASTO DETALLE DE GASTO DOCUMENTO FECHA NUMERO TIPO MONTO 1.VALIJA MOVILIZACIÓN COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES TOTAL TRASLADOS Y ENVIOS 2,900 4.MANTENCIÓN PARQUE MANTENCIÓN Y REP. MUEBELS Y OFICINA TOTAL MANTENCIÓN 1,500 6.PAGO CUENTAS 100 TOTAL PAGO DE CUENTAS GASTOS LEGALES TOTAL GASTOS LEGALES TOTAL A RENDIR FONDO ASIGNADO SALDO POSITIVO ,200 50,000 44,800 V B JEFATURA V B GERENCIA V B CONTABILIDAD FOLIO