INSTRUCTIVO DE CAJA CHICA

Transcripción

1 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 1/15 INSTRUCTIVO DE CAJA CHICA COPIAS CONTROLADAS DESTINATARIO FECHA DE ENTREGA ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Yilma Pérez Aprendiz INCES RRHH Marilú Boza Gerente Auditoría Interna Yusbenia Zambrano Gerente de Impuestos y Sucursales

2 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 2/15 A) Objetivo: Establecer los lineamientos para realizar las actividades operativas relacionadas con los registros del fondo asignado a Caja Chica, para compras menores de bienes y/o servicios causados a través del mencionado fondo. B) Alcance: Aplica para todas las unidades operativas de la Organización que realizan actividades inherentes Al manejo de Fondos de Caja Chica. C) Definiciones: Barra de Herramientas: Es aquella que aparece en la parte superior de las diferentes pantallas del módulo la cual le permite la creación, eliminación, guardar o buscar: o Otros comandos para Ejecutar Consulta: o F8 - F9 - Lista de Valores

3 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 3/15 Caja Chica: Es el método utilizado para realizar gastos menores dentro de las operaciones diarias de la empresa. Generalmente su físico es una caja de seguridad que resguarda el efectivo asignado del fondo. Clave de Acceso: Palabra o clave privada utilizada para confirmar una identidad en un sistema remoto y evitar que una persona pueda usurpar la identidad de otra Click: En informática, se denomina hacer, dar click, o también clicar, cliquear o pinchar, a la acción de pulsar cualquiera de los botones de un mouse o ratón de computadora. Como resultado de esta operación, el sistema aplica alguna función o proceso al objeto señalado por el cursor o el puntero en el momento de realizarla Custodio: Es la persona responsable que se designa para cumplir una función específica. ENTER ( ): Se marca para ejecutar una tarea. En los procesadores de texto se utiliza para iniciar un nuevo parraffo o renglón. Factura: Es un documento mercantil que describe la compra-venta de un bien o servicios. Fondo Fijo de Caja Chica: Es el dinero en efectivo asignado para destinarlo a los gastos menos que se causan a través de la caja chica. Gestión: Es la asunción y ejercicio de responsabilidades sobre un conjunto de actividades. Normas: Conjunto de principios o basamentos que utilizan las grandes, pequeñas y medianas entidades, públicas y privadas para regir las decisiones administrativas dentro de la operatividad de la misma. Procedimientos: Es el documento mediante el cual se describen los pasos a seguir de las actividades operativas de la Organización con la finalidad de cumplir sus objetivos.

4 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 4/15 Reposición: Es la acción de reponer algo físico, financiero o material. Ejemplo: Facturas canceladas por caja chica. Responsabilidad: Valores y principios que se encuentran en la conciencia de las personas y se aplican para racionar, reflexionar, orientar y medir la importancia o consecuencia de cualquier acto. Unidad operativa: corresponde a las unidades particulares de la compañía que realizan procesos independientes: sucursales, compras, administración. D) Disposiciones Generales: 1. La utilización del Fondo fijo de Caja Chica en todas las unidades operativas de la Organización (monto en efectivo), es asignado con la finalidad de cubrir gastos que por su naturaleza e importe no ameritan ser cubiertos o esperar la elaboración de una orden de compra para su posterior pago por cheque. 2. Solo será pagado con dinero de Caja Chica los gastos menores que no excedan el 25% del fondo del monto de la misma, salvo excepciones aprobadas por el Vicepresidente de Administración y Finanzas. 3. Todo gasto cubierto mediante caja chica debe ser previamente autorizado por la gerencia del área. 4. El gasto debe estar soportado con una factura fiscal, la cual deberá contener el nombre, fecha y la firma de quien incurrió en dicho gasto. 5. No se debe entregar anticipos a proveedores ni se proporcionaran anticipos para viaje a través de este fondo. 6. Toda factura debe especificar el concepto del gasto como: Gasolina, aceite, peajes, repuestos, material, copias, entre otros.

5 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 5/15 7. No se debe aceptar comprobantes con la descripción de consumos varios, misceláneos, compras varias, entre otros; las facturas deben estar claramente especificadas. 8. Todos los documentos deben emitirse a nombre de Las Plumas y Asociados, C.A, o del grupo de empresas que corresponda, además debe contemplarse el Registro de Información Fiscal (R.I.F.). 9. Todo gasto debe ser reportado dentro del periodo de reposición de la caja chica, semanalmente o cuando se haya causado entre el 35% y el 50% del fondo de la misma, para responder oportunamente a las necesidades internas, mientras se recibe el reembolso del mismo. 10. La Organización puede realizar un arqueo sorpresivo del físico del fondo de la caja chica cuando esta así lo considere. 11. El Custodio Responsable debe estar en disposición de devolver el monto asignado del fondo de la caja chica, en el momento en que la empresa así lo amerite. 12. El Custodio es el responsable directo por cualquier gasto no comprobado, igualmente es responsable de la gestión ineficiente del fondo, esto puede ser motivo de sanción incluyendo el despido justificado. 13. Providencia Administrativa N SNAT/2005/0056; indica que el pago por Caja Chica de cada factura, cuyo monto sea igual o superior al equivalente de veinte (20) Unidades Tributarias, aplica Retención de I.V.A. 14. Aplicar las Retenciones de Impuesto Sobre La Renta por la compra de servicios, publicidad, fletes, entre otros; emitidas por personas naturales y jurídicas, según el cuadro de retenciones contemplado en el Decreto de 1997 Retenciones de Impuesto Sobre La Renta. Artículo Nº 9.

6 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 6/15 Anexo N Hacer uso del Plan de Cuentas según el caso que aplique para cada unidad operativa E) Entradas al Proceso: Registros de: Documentos a relacionar

7 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 7/15 Registro de Facturación Responsable: Administrador Pantallas N 1 y 2 Acceso Siquel Ruta: Módulo: Finanzas Cuentas por Pagar Operativo Documentos Director de Documentos Pantalla N 1 Pantalla N 2 Pantalla N 3 Datos de Transacción 1. Unidad Operativa: Ejemplo Tipo de Moneda: 1 3. Fecha de Transacción: Colocar la Fecha actual es decir en el momento que se está procesando la caja chica 4. Periodo Contable: Fecha predeterminada por el sistema 5. Hacer Click en Crear Documento Pantalla N 3

8 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 8/15 Registro de Documentos Pantalla N 4 Datos de Factura 1. Unidad Operativa: Ejemplo Tipo de Proveedor: Nacional (N) o Extranjero (E) 3. Proveedor: El número que corresponda 4. Tipo de Transacción: a) FC: Factura, Recibos de Taxi b) AP: Recibos o Facturas que sean de las Filiales c) DN: Pago de Nomina 5. Rif: N de Registro de Información Fiscal de Proveedor que Contenga la Factura 6. Beneficiario: Nombre del establecimiento o persona natural, relacionada en la factura Pantalla N 4 Pantalla N 5 5 Pantalla N 5 7. Aparece la pestaña: Documento: Numero de Factura o Recibo Pantalla N 6 Pantalla N 6 8. Orden de Compra: S/N 9. Documento Ampliado: El Sistema Automáticamente toma el Mismo Numero de Documento 10. Nº Control Seniat: Si es una Factura se le Coloca S/N; pero si es un Recibo de Taxi se le Coloca el Numero de Control que Contenga 11. Flujo de Caja: Numero predeterminado en la creación del proveedor

9 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 9/15 Registro de Documentos Pantalla N : Ejemplo Rep. Caja Chica RRHH 13. Observaciones: Colocar una breve descripción de la factura que se está ingresando (Ej. Compra de Refrigerio para Curso de Word) 14. Monto Documento: Colocar el monto total de la factura o recibo 15. Condición de Pago: Colocar siempre contado Fecha de Documento: la fecha real que contenga la factura o recibo 17. Fecha de Recepción: la fecha en la cual se está procesando la factura o recibo 18. Fecha de Vencimiento: la fecha en la cual se está procesando la factura o recibo 19. Periodo Contable: el sistema automáticamente toma el periodo en el que se está procesando la factura o recibo 20. Código de Envío: colocar siempre Hasta Llegar a otro renglón Pantalla N 6 Pantalla N 7 Pantalla N Monto de IVA: Colocar siempre el IVA que contenga la factura o recibo; si no retiene IVA colocar Neto Documento Local: Verificar el monto que coincida con la factura 24. Tipo de IVA: Colocar siempre nacional Alícuota: Colocar siempre 2

10 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 10/15 Registro de Documentos Pantalla N 8 Pantalla N Hasta Llegar Código de Retención Pulsar F9 Seleccionar el 75% Pantalla N Guardar Pantalla N 9 Pantalla N 10 Registro Contable 1. Buscar el Concepto según el Plan de Cuentas: a) Ejemplo: o 7630 Mantenimiento Local o 7639 Papelería y Artículos de Oficina 2. hasta Llegar a Pantalla N 10

11 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 11/15 Registro de Documentos Pantalla N 11 Pantalla N : Colocar una breve descripción del gasto (se puede colocar la misma observación anteriormente colocada). Pantalla N Fecha de Documento: Colocar la fecha del documento real 5. Referencia a: Colocar si es una FC, AP, DN Pantalla N 12 Pantalla N 13 Pantalla N Guardar

12 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 12/15 Requisición de Pago Pantalla N 14 Operativo Requisición de Pago Pantalla N 14 Requisición individual Pantalla N 15 Datos de Transacción 1. Unidad Operativa: Ejemplo Tipo de Moneda: 1 3. Fecha de Transacción: Colocar la fecha actual, es decir en el momento que se está procesando la caja chica 4. Periodo Contable: Fecha predeterminada por el sistema 5. Hacer Click en Crear Requisición Pantalla N 15 Pantalla N Unidad Operativa: Ejemplo Numero Requisición: Se genera automáticamente (se debe anotar porque más adelante se va a necesitar) 8. Código de Envío: 1 9. Tipo de Proveedor: Nacional (N) o Extranjero (E) 10. Proveedor: El N que corresponda 11. Moneda: Colocar Siempre Tasa de Cambio: Lo toma automáticamente el sistema 13. Seleccionar Todas los documentos Ingresados al Sistemas 14. Guardar 15. Anotar Número de Requisición Pantalla N 16

13 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 13/15 Generar Relación de Caja Chica en el Sistema Responsable: Administrador Pantalla N 1 Pantallas N 1 y 2 Acceso Siquel Ruta: Módulo: Distribución Comercialización Propio Pantalla N 2 Pantalla N 3 Pantalla N 3 Reporte Pagos/C x P Relación de Caja Chica

14 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 14/15 Relación de caja chica generada en el Sistema Pantallas N 4 Datos de Transacción Pantalla N 4 1. Unidad Operativa 2. Requisición: Numero Requisición Generada Anteriormente Pantallas N 5 y 6 3. Imprimir Ok y Ok Reporte COPRCXP32 Pantalla N 5 Pantalla N 6

15 CAJA CHICA Nº Revisión:3 Pág.: 15/15 F) Salidas del proceso: Registro en sistema para reposición de fondos Reporte COPRCXO32 G) Requisitos Legales: NA H) Indicador de Gestión: NA I) Referencias: Políticas y Normativas internas de la Organización