Documento propiedad de INDUSTRIAS PROMI DE OCCIDENTE, S.A DE C.V. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN

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2 OBJETIVO Documentar el procedimiento llevado a cabo actualmente por la administración de la compañía para la adquisición de materias primas y materiales que por sus importes se decide canalizar la misma vía Caja Chica con proveedores nacionales solicitadas por los clientes internos, cumpliendo las políticas de compras, precio, calidad, servicio y fechas de entrega, buscando la reducción de costos, mejores condiciones de negocio con los proveedores para satisfacer las necesidades de la compañía. ALCANCE Este procedimiento aplica al personal del Departamento de Compras Nacionales, Almacén, Tesorería; así como el Jefe de Administración y Finanzas de Industrias Promi de Occidente, S.A. de C.V. DEFINICIONES Sistema SAP. Es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning: Planeación de Recursos Empresariales) cuyas siglas significan, Systems, Applications, Products in data processing (Sistemas, Aplicaciones y Productos para procesamiento de datos), desde el cual se puede administrar toda una empresa, teniendo cada departamento su módulo correspondiente, lográndose con esto que toda la compañía este integrada y relacionado entre sí. Transacción (SAP). Llamado a la ejecución de un programa en el campo de comandos definidos por el sistema dentro del sistema SAP especificados por el usuario o basados en roles.

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4 RECEPCION DE SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRA Según necesidades de cada departamento LIBERACION DE SOLICITUDES DE COMPRA Se revisan antes de autorización que no les hagan falta datos en los formatos (fecha, descripción, depto., firmas, etc.) Criterio según importancia del gasto Vía compra caja chica ASIGNACION DE RUTA Encargada de compras asigna ruta a Mensajero y firma vale de caja de dinero entregado RECEPCION DE MERCANCIA Auditor/Almacen recibe materiales al Mensajero COMPROBACION DE COMPRAS REALIZADAS Diariamente Mensajero entrega comprobación del día a Encargada de Compras. RECOPILACION DE DOCUMENTOS Depto. de compras reenvía facturas a Depto.Contabilidad (pdf xml) Vía Compra Normal PROCESO NORMAL DE COMPRA Vía generación de Orden de compra por sistema SAP TESORERIA ENTREGA EFECTIVO A ENCARGADA DE COMPRAS ENTREGA DE EFECTIVO A TESORERIA CAMBIO DE CHEQUE POR EFECTIVO Mensajero personalmente cambia cheque en el banco. FIRMA DE CHEQUE Gerencia de pagos recibe toda la documentación soporte, autoriza y firma cheque bancario. ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A TESORERIA Tesorería recibe documentación y procederá a elaborar cheque. ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A CONTABILIDAD Revisa y valida XML de cada una de las facturas que integran la caja a comprobar REGISTRO DE FACTURAS Y CAJA CHICA (SAP) Depto. Compras realiza sus respectivos procesos en SAP para registrar y compensar el saldo de la caja chica.

5 Proceso detallado paso a paso de acuerdo a mapeo. 1) RECEPCION DE SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRA De acuerdo a las necesidades de cada departamento (clientes internos), cada usuario o solicitante elaborara una solicitud de pedido y/o requisición de compra vía sistema SAP, que por lo regular para los casos de compras nacionales por medio de caja chica pueden ser (papelería, insumos pequeños de computo, materiales varios, refacciones, materias primas auxiliares para la producción, paquetería, servicios, etc.). 2) LIBERACION DE SOLICITUDES DE COMPRA Los días viernes de cada semana entre las 08:30 y 10:30 horas es el día asignado para recibir las requisiciones de compra generadas por las diferentes áreas o deptos. de la compañía; están serán revisadas de manera conjunta entre la Auxiliar de compras y la Encargada y/o responsable del departamento, de manera que estás requisiciones puedan ser entregadas, durante el transcurso del mismo día, personalmente al Gerente de Administración y finanzas para su autorización, dejándose como evidencia la rúbrica de esta persona en el mismo formato de la requisición, durante esta autorización estará presente la responsable del departamento de compras para que de surgir alguna duda sea aclarada en ese momento y así agilizar el proceso, de lo contrario no será autorizada la misma. CRITERIO DE SELECCIÓN Si la requisición es por un monto mayor a $1,500 aproximado y la prioridad del material o servicio no es con carácter de urgente y requiere características muy específicas para su cotización, se procederá a canalizar esta requisición como una compra vía orden de compra por sistema SAP (véase Procedimiento de Compra Nacional) De lo contrario si la requisición es por un monto menor a $1,500 aproximado y la prioridad del material es con carácter de urgente, aunado a que no es un material o servicio que requiera la realización de cotizaciones por el mismo valor o importe no considerable se procederá a canalizar esta requisición como una compra por medio de caja chica. 3) ASIGNACION DE RUTA Ya una vez autorizada y seleccionada la requisición por este canal de compra, la Encargada del Depto. le asignara una ruta al Mensajero en base a las prioridades del día, dándole dinero en efectivo a esta persona para cubrir las compras a realizarse, dejándose como evidencia de esto un vale de caja a manera de responsiva de la entrega del efectivo a comprobar posteriormente. 4) RECEPCION DE MERCANCIA Después de que el Mensajero realizo su ruta asignada, este regresara a las instalaciones de la compañía para entregar los materiales o productos comprados, será recibida la misma por una persona diferente al Mensajero realizando una doble función (Auditoria y Resguardo) dejándose como evidencia de esta recepción sello con fecha y firma del mismo en la nota o factura que ampare la mercancía.

6 5) COMPROBACION DE COMPRAS REALIZADAS Ya una vez recibida la mercancía con su respectivo soporte, el Mensajero entregara al Depto. de Compras Nacionales la comprobación en documentos o facturas de las compras hechas y así proceder a destruir el vale de caja firmado al momento de la asignación de la ruta. Cabe mencionar que si de la comprobación a entregar hubo sobrante de dinero en efectivo este será devuelto a la Responsable del Depto. para su resguardo; en caso contrario si hubo faltante y el Mensajero tuvo que poner de su propio dinero este tendrá que comprobar el mismo para su reembolso que por lo regular será en el momento, de no ser así por no disponerse de efectivo en caja chica será repuesto a la brevedad. 6) RECOPILACION DE DOCUMENTOS Ya una vez realizada la comprobación respectiva, el Departamento de Compras recopilara toda esta documentación con su respectivo soporte; y reenviara las facturas electrónicas (pdf y xml) recibidas, al correo electrónico del Departamento de Contabilidad proveedores@promi.com.mx. 7) REGISTRO DE FACTURAS Y CAJA CHICA (SAP) Ya recopilada la información, el Departamento de Compras procederá a realizar el proceso de registro de todas estas facturas, de la caja chica y de su compensación de las mismas por medio de sus respectivas transacciones en su módulo de compras de sistema SAP, que se describen a continuación en el siguiente orden: 7.1. FB60 Registrar factura de acreedor. En esta transacción se registraran todas y cada una de las facturas que soporten el valor de la caja a pagar y/o reembolsar asignándole el sistema un número de cuenta de acreedor por cada proveedor y sus respectivas facturas, es decir la creación del pasivo. Capturar la transacción en el recuadro subrayado Se presenta la siguiente pantalla:

7 Llenar los siguientes datos en la pestaña de Datos básicos: Acreedor: Buscar en catalogo el número de cuenta. Referencia: Numero de factura. Fecha factura: Fecha de la misma. Importe: Según factura. Habilitar generalmente opción V4 o según sea el caso. Texto: Concepto del gasto. Cta. mayor: Importe moneda: Centro coste: Cuenta de mayor a la El importe según factura Subcuenta contable que será contabilizado ese gasto

8 En la pestaña de Detalle: Txt.cabec: Concepto del gasto Status de este icono en verde Dar click en simular verificar datos correctos y finalmente dar click en contabilizar

9 7.2. FBCJ Libro de caja. Posteriormente se procederá a ingresar a esta transacción donde se creara la caja a reembolsarse, asociándose los números de acreedores registrados en la anterior transacción para así integrar factura por factura el total del valor de la caja, imprimiéndose este documento llamado libro de caja que servirá como caratula de todo el paquete de la documentación soporte y en el mismo se deje evidencia de su revisión, o acuse de recibido con la rúbrica y/o firma de la persona involucrada. Capturar la transacción en el recuadro subrayado Se presenta la siguiente pantalla:

10 Dar click en Cambiar libro caja Sociedad: 1000 Llenar los siguientes datos: Libro de caja: Según aplique Acreedor: Buscar en catalogo el número de cuenta. Referencia: Numero de factura. Fecha factura: Fecha de la misma. Importe: Según factura. Habilitar generalmente opción V4 o según sea el caso. Texto: Concepto del gasto F-44 Compensar acreedor. Finalmente se ingresara a esta transacción con el número de cuenta de acreedor que le corresponda a cada proveedor y sus respectivas facturas, para así proceder a realizar la compensación de las mismas y/o eliminación del pasivo y el sistema libere los saldos de cada proveedor y/o facturas.

11 Llenar los siguientes datos: Cuenta: Buscar en catalogo el número de cuenta. Sociedad: Numero de factura. Fe. compensación: Fecha de la misma. Continuar Se seleccionaran las partidas a compensar que siempre estarán en azul y buscar los mismos importes pero en negativo e irlos seleccionando a modo de ir saldando esos importes, continuar compensar todas las partidas que integren el importe total del libro de caja. así sucesivamente hasta 8) ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A CONTABILIDAD Ya realizadas y cerradas todas estas transacciones y con la impresión del libro de caja y su documentación soporte, se entrega el paquete al Depto. de Contabilidad y este valida que estén debidamente respaldas con sus XML correspondientes enviados al correo del departamento con anterioridad.

12 9) ENTREGA DE LIBRO DE CAJA A TESORERIA Continuando con el proceso, el departamento de Contabilidad entregara la documentación del libro de caja ya validado al departamento de Tesorería, para que este únicamente proceda a elaborar el cheque para el reembolso de la caja a pagar con la correspondiente impresión de la póliza de cheque; haciendo uso de su respectiva transacción en sistema SAP que corresponde al módulo autorizado de este departamento. 10) FIRMA DE CHEQUE Ya realizado este proceso en sistema SAP la Encargada de Tesorería entregara la documentación soporte del libro de caja a la Gerencia de pagos y esta autorice y proceda a firmar el cheque emitido anteriormente para su posterior cambio en efectivo, fungiendo este proceso como el ultimo filtro de revisión y/o visto bueno por parte de esta Gerencia. 11) CAMBIO DE CHEQUE POR EFECTIVO Ya una vez autorizado y firmado el cheque, este le será entregado al Mensajero para que se dirija al banco correspondiente y realice el cambio a efectivo. 12) ENTREGA DE EFECTIVO A TESORERIA El Mensajero ya con el efectivo en mano se lo entregara a la Encargada de Tesorería como medida de control para que esta persona valide la cantidad en efectivo entregada. 13) TESORERIA ENTREGA EFECTIVO A ENCARGADA DE COMPRAS Ya teniendo en su poder el dinero en efectivo, la Encargada de tesorería se pondrá en contacto con la Encargada de Compras y entregarle personalmente el mismo, dejándose como evidencia de esta entrega la firma o rubrica de la Encargada de compras en la póliza de cheque impresa anteriormente durante el proceso.