REGLAMENTO GENERAL DE FONDOS DE CAJA CHICA

Transcripción

1 REGLAMENTO GENERAL DE FONDOS DE CAJA CHICA CAPITULO I DE LAS DIPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1-Estarán afectados a las presentes disposiciones los fondos de caja chica existentes o que en el futuro se establezcan para atender erogaciones menores y urgentes en que las unidades administrativas incurran. ARTÍCULO 2-Para los propósitos del presente reglamento los términos que se emplean en sus disposiciones tendrán los siguientes significados: 1- FONDOS DE CAJA CHICA: a- El dinero que se utiliza para adquirir bienes y servicios menores e incurrir en otros gastos que se detallan en el artículo #3; b- Especies fiscales; c- Otros fondos que en el futuro se establezcan y que califiquen dentro de esta categoría. 2- EMPRESA: ASOCIACION NACIONAL DE EDUCADORES (A N D E) 3- DIRECTO O FUNCIONARIO: Toda persona que preste servicios a la empresa. 4- ENCARGADO DEL FONDO O CAJERO: Funcionario al que la administración le ha asignado la responsabilidad de administrar y custodiar los fondos de caja chica estipulados en el presente artículo, inciso uno. En ausencia del citado funcionario, asumirá la responsabilidad un funcionario sustituto, designado por el Tesorero General. 5- ADELANTO: Suma de dinero que se le entrega a un funcionario o Director para que la utilice, de acuerdo con los fines enunciados en el presente artículo inciso 9, apartados (a) y (b). 6-LIQUIDACION: Rendición de cuentas que realiza el funcionario o Director, mediante la presentación de los justificantes que respaldan las erogaciones estipuladas en el presente artículo, en sus incisos 10 y TESORERIA: Comprende al Departamento de Tesorería, Financiero y Contabilidad. 8- EQUIPO MENOR: Son aquellos bienes menores cuyo

2 costo no excede el límite establecido por parte del Departamento de Tesorería en el procedimiento de definición de Activo Fijo y Gasto. 9- VALE POR ADELANTO DE DINERO: (ANEXO I) Es el formulario prenumerado mediante el cual el Director o funcionario queda facultado para solicitar un adelanto de dinero para: a- compra de bienes, servicios y gastos menores. b- Gastos de viaje y de transporte al interior del país, combustible. 10- LIQUIDACION DE GASTOS POR CAJA CHICA: (ANEXO II) Es el formulario prenumerado mediante el cual el Director o funcionario deberá presentar los gastos que haya efectuado por concepto de compra de bienes y servicios o gastos menores; con sus respectivos justificantes, independientemente de que haya hecho uso del vale por adelanto de dinero. 11-RECIBO PARA VIATICOS: (ANEXO III) Es el formulario prenumerado que debe utilizarse para cubrir los gastos de viaje y transporte al interior del país en que ha incurrido el funcionario o Director en funciones propias de su cargo, para trasladarse a otra zona diferente de su lugar habitual de trabajo, también para cubrir gastos de transporte y otros (peajes, taxi, combustible etc). 12- REINTEGRO DE FONDOS PARA CAJA CHICA: Es el formulario que deben utilizar los encargados de fondos de caja chica para solicitar ante la Tesorería el reintegro de los gastos regulados por el presente Reglamento. 13- ARQUEOS Y TRASPASOS DE CAJA CHICA O ESPECIES FISCALES: (ANEXO IV) Es aquella prueba de control que se realiza para verificar que se cumple con lo dispuesto por los artículos #s 21, 26 del presente Reglamento y que el monto del fondo asignado concuerda con lo revisado. 14-VALE POR ESPECIES FISCALES: (ANEXO V) Formulario prenumerado, utilizado para el retiro y reembolso de las especies fiscales empleadas en documentos propios de ANDE. ARTÍCULO 3-Únicamente se podrán reconocer por medio de los Fondos de Caja Chica las erogaciones que se ajustan a las siguientes estipulaciones: 1- Gastos de viaje y transporte en el territorio nacional de acuerdo con las tarifas del Reglamento vigente, de Gastos de viaje y de Transporte para Directores y Funcionarios de ANDE. 2- Adquisición de aquellos bienes que

3 no se consideren de inventario permanente en la Proveeduría de ANDE. 3- Adquisición de aquellos bienes que aunque deben existir en Proveeduría no se encuentran en un momento determinado, para lo cual será necesario presentar la requisición con el sello de No hay en existencia u otro argumento que lo compruebe. 4- La compra de bienes y servicios, que por la distancia y urgencia, impliquen para la ANDE un alto costo de traslado, tiempo y trámite; para lo cual bastará con la aprobación de algún Ejecutivo de Planta. 5- Los vales que otorgan el derecho de alimentación y transporte en las reuniones de Comisiones Especiales se pagarán de acuerdo al Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Directores y Funcionarios de ANDE. Previo reporte anticipado del coordinador de la Comisión. 6- Pagos por servicios menores entre otros, lavado de cortinas, manteles, sábanas, tapetes y otros. 7- Pago por reparaciones menores entre otros: mobiliario y equipo de oficina, edificios, bombas para agua, mantenimiento de vehículos. 8- Adquisición de bienes para servicio del comedor, tales como pan, productos lácteos, agua electropura y otros. Si la compra se efectúa en un supermercado se tendrá que adjuntar el tiquete de caja a la factura que se presente en la liquidación. 9- Compra de libros de consulta de carácter Técnico, cuyo monto no exceda el límite establecido por las políticas y procedimientos de Contabilidad de la definición de Activo Fijo y Gasto. 10- Adquisición de equipo menor, siempre y cuando no sobrepase el límite establecido por las políticas y procedimientos de Contabilidad de la definición de Activo Fijo y Gasto. ARTÍCULO 4-La Tesorería General de la ANDE será la encargada de velar por el fiel cumplimiento del presente Reglamento. ARTÍCULO 5-La suma máxima a autorizar para gastos de caja chica serán (diez mil colones 00/100). Únicamente podrá ser modificado mediante estudio realizado por la Comisión Financiera y la Tesorería General quién lo presentará a la Directiva Central para su discusión y aprobación. En casos de emergencia calificada quedan autorizados los Cuatro Ejecutivos de Planta para autorizar gastos por sumas mayores hasta por el doble del máximo estipulado. ARTÍCULO 6-El funcionario autorizado para firmar y aprobar los formularios citados en los anexos #1, #2 y #3 es el Tesorero General y en ausencia de éste, el Administrador, Secretario General y Presidente

4 respectivamente y en su defecto cualquier otro funcionario autorizado por escrito por el Tesorero General CAPITULO II DE LA CREACION, CIERRE Y MODIFICACION DE FONDOS DE CAJA CHICA DE LA CREACION ARTÍCULO 7-Para la creación de un fondo de caja chica se requerirá de un estudio previo donde se indique al menos: a- Objetivo b- Monto c- Funcionario responsable Para tal efecto los estudios y aprobaciones serán de la siguiente manera: UNIDADES ADMINISTRATIVAS SOLICITANTES Secretaría General Fiscalía General Presidencia UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE REALIZA EL ESTUDIO Departamento de Tesorería UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE APRUEBA Directorio DEL CIERRE ARTÍCULO 8-Para el cierre de un Fondo de Caja Chica se requerirá un informe por escrito, debidamente sustentado por parte de las unidades administrativas que realizaron los estudios según el artículo #7 del presente Reglamento, donde se recomienda claramente el cierre del fondo por no cumplir con el propósito para el que fue creado. DE LA MODIFICIACION DEL MONTO ARTÍCULO 9-Toda modificación de Caja Chica (aumento o disminución) deberá hacerse por escrito debidamente sustentada y aprobada por los niveles mencionados en el artículo #7. CAPITULO III DE LA OPERACION DEL FONDO DE CAJA CHICA De las liquidaciones ARTÍCULO 10-Todo adelanto para gastos por Caja Chica que no sean viáticos, deberá ser liquidado a más tardar el tercer día hábil transcurrido después de solicitado. En casos de emergencia calificada cada Unidad Administrativa podrá, bajo su responsabilidad modificarlo por escrito temporalmente, ante la Tesorería General, hasta un máximo de cinco días hábiles. ARTÍCULO 11-Los adelantos para

5 gastos de viaje deberán ser liquidados los próximos cinco días hábiles después de finalizada la gira de acuerdo con lo estipulado por el «Reglamento de Gastos de viaje y de transporte para los Funcionarios del Estado» emitido por la Contraloría General de la República. ARTÍCULO 12-Bajo ninguna circunstancia se girará un adelanto a un funcionario o Director que tuviere pendiente de liquidar algún adelanto anterior. La responsabilidad sobre el incumplimiento de éste artículo recaerá tanto sobre el beneficiario como en el encargado de la caja, por partes iguales. ARTÍCULO 13-No se tramitarán liquidaciones de gastos que se hayan efectuado por concepto de compra de bienes y servicios o gastos menores; si los justificantes no están emitidos a nombre de ANDE,independientemente de que se haya hecho uso del vale provisional por adelanto de dinero. ARTÍCULO 14-Toda liquidación de gastos por caja chica deberá contener el sello y firma del funcionario encargado del control de Presupuesto, a fin de que las erogaciones cuenten con el correspondiente contenido presupuestario. ARTÍCULO 15-La codificación contable de las liquidaciones de Caja Chica será responsabilidad del encargado de la Contabilidad de conformidad con el Catálogo de Cuentas. CAPITULO IV DEL CONTROL DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTÍCULO 16-Los Fondos de Caja Chica deben estar representados exclusivamente por: a- Dinero efectivo b- Justificantes de compras realizadas o gastos incurridos c- Vales por adelanto de dinero no liquidados d- Reintegros pendientes ARTÍCULO 17-El encargado de Fondos de Caja Chica deberá velar porque los adelantos y las liquidaciones se ajusten a las normas y procedimientos establecidos en el presente Reglamento. ARTÍCULO 18-El encargado del Fondo de Caja Chica, deberá mantener un control actualizado de vales por adelanto de dinero pendientes de liquidar. Estará obligado también a reportar por escrito a la Tesorería General los incumplimientos, el día hábil inmediato siguiente. En caso de no hacerlo, será responsable solidario por tal omisión. ARTÍCULO 19-El encargado del Fondo de Caja Chica deberá rechazar cualquier factura o justificante que no

6 sea original con sello de cancelado, en caso de que no existiera sello debe aportar la firma y cédula del proveedor. Además si presentan tachaduras o alteraciones que hagan dudar de su legitimidad. ARTÍCULO 20-Los fondos indicados en los artículos # 16 y 26 deben manejarse independientemente unos de los otros, a fin de establecer un adecuado control interno. Bajo ninguna circunstancia el encargado del Fondo podrá recibir o cambiar cheques de empleados o terceros, con dineros de esos fondos. ARTÍCULO 21-La Tesorería General deberá efectuar arqueos sorpresivos a todos los fondos a su cargo, cuando lo considere conveniente y de acuerdo con sus posibilidades. El formulario de arqueo se confeccionará en original y un tanto, el original para el funcionario arqueado y la copia para el Archivo Consecutivo. En caso de sobrantes una vez realizados los arqueos, estos se depositarán en la cuenta de ANDE a más tardar al día siguiente. Si hay faltante el encargado del Fondo lo tendrá que reponer en el momento. LA ANDE NO CUBRIRA NINGUN FALTANTE. El monto tope para la tramitación automática de un reintegro es del 60% del Fondo de Caja. El encargado del Fondo de Caja Chica deberá prever la realización de reintegros de oficio en las fechas de cierre del período. CAPITULO V DE LAS SANCIONES ARTÍCULO 22-Si un funcionario autoriza improcedentemente el pago de un bien o servicio por medio de caja chica, tanto éste como el empleado que lo solicitó, serán responsables de reintegrar por partes iguales a la ANDE la suma desembolsada, al día hábil siguiente después de detectado el hecho por parte de la Administración o la Auditoría. Haciéndose acreedor de una sanción según lo establecen el artículo 37 del Reglamento Interno de Trabajo. Si se trata de un director se aplicará el Reglamento de Disciplina Gremial y Ética Profesional. ARTÍCULO 23-El incumplimiento del presente Reglamento en sus artículos #10, #11 y # 12 facultará a la Tesorería General a solicitar por escrito al Jefe inmediato o Administrador una sanción de acuerdo al artículo #37 del Reglamento Interno de Trabajo. Si se trata de un director se aplicará el Reglamento de Disciplina Gremial y Ética Profesional. ARTÍCULO 24-Cuando el cajero o encargado del Fondo de Caja Chica incumplieran lo estipulado en el artículo #18, se le aplicarán las sanciones en el orden indicado en el

7 artículo #37 del Reglamento Interno de Trabajo. ARTÍCULO 25-Cuando se determinare, ya sea por parte de la Fiscalía General, Tesorería General, Unidades Administrativas o de la Auditoría el uso indebido de fondos por parte del encargado del Fondo de Caja Chica otro funcionario o Director (casos de defraudación, apropiación o retención indebida, peculado, hurto, robo o malversación de fondos), será considerado como falta grave. Para tal efecto se procederá a aplicar la sanción que se estipula en el Reglamento Interno de Trabajo o Reglamento de Disciplina Gremial y Ética Profesional. CAPITULO VI DEL FONDO DE ESPECIES FISCALES ARTÍCULO 26-Para la apertura o aplicación de un fondo de especies fiscales se procederá de acuerdo con el Capítulo II del presente Reglamento. Los fondos de especies fiscales deberán estar representados exclusivamente por: a- Especies fiscales b- Comprobantes de especies fiscales utilizadas c- Reintegros pendientes ARTÍCULO 27 -El control que regulará las especies fiscales se aplicará de acuerdo a los artículos #17 #18 y #19 del presente Reglamento. ARTÍCULO 28-El incumplimiento de cualquier artículo que regula las especies fiscales, será sancionado de acuerdo con el Capítulo De las sanciones de este Reglamento. CAPITULO VII DE LAS DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 29-Toda reforma a este Reglamento requiere de la aprobación de la Junta Directiva Central de ANDE previo análisis de la Comisión Financiera y Comisión de Reglamentos. ARTÍCULO 30-El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de su aprobación por parte de la Junta Directiva Central de ANDE. Se aprueba en segundo debate el reglamento general de Fondos de Caja Chica. Sesión 1580 del 20 de setiembre de 1997