Pontificia Universidad Católica de Chile Dirección de Finanzas / Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos

Transcripción

1 Viáticos Fecha : Nº: Vigencia: Reemplaza: Aprueba: 01 de Sep de de Sep de 2004 No Había Hernán Vidal A. I Propósito Entregar los procedimientos relacionados con la solicitud y justificación de viáticos, otorgados a los funcionarios de la, quienes en el desempeño de sus labores deban ausentarse de la ciudad donde habitualmente prestan sus servicios. El objeto de la presente instrucción es definir pautas administrativas a seguir con indicaciones sobre lo que es aceptable dentro de las normas establecidas por la Universidad. (Decreto de Rectoría N º 177/91) II Alcance Todo el personal que tenga un contrato de trabajo con la Universidad o en forma excepcional a personal que deba desarrollar o cumplir algún servicio para ésta y se le haya asignado un viático. III Ámbito de Aplicación El presente instructivo es de observancia general para todas las áreas, Académicas y Administrativas de la. IV Formulario a Usar Solicitud de Viático (anexo 1) Justificación de Viático (anexo 2) V Procedimiento General Los trabajadores de la, que en su carácter de tales y por razones de servicio deban ausentarse del lugar de su desempeño habitual, tendrán derecho a percibir una asignación que se denominará viático, para los gastos de alojamiento y alimentación en que incurrieren, la que no será considerada sueldo para ningún efecto legal.

2 El viático sólo puede cancelarse a aquellos funcionarios con quienes la Universidad haya celebrado un contrato de trabajo y en casos excepcionales a profesionales contratados a honorarios o académicos invitados. El valor del viático debe atenerse a lo dispuesto en el Reglamento Interno, guardando relación con el rango del funcionario y el lugar donde viaja, todos los excesos sobre dichos valores, se considerará remuneración para todos los efectos legales. El funcionario que se haga acreedor a un viático, deberá acreditar fehacientemente, acompañando a la justificación del viático los pasajes de ida y vuelta, o en su defecto, las facturas del hotel u otros documentos que permitan obtener una certificación clara de la realización del viaje. Se considerarán formando parte del gasto del viático los gastos incurridos por alojamiento y/o alimentación, el gasto incurrido por movilización, lo pagos efectuados por estacionamientos. Por lo tanto, no se debe solicitar reintegro por éstos conceptos. En el caso que al personal le sea autorizado utilizar su propio vehículo para trasladarse al lugar del cometido, deberá cubrirse el costo de peaje y combustible correspondientes. Para efectuar el respectivo reembolso, deberá contar con el Vº Bº de una autoridad superior. El valor del viático debe guardar relación con el rango del funcionario y el lugar donde viaja. El viático no puede consistir, en caso alguno, en pagos periódicos, indefinidos o sistemáticos. PROCEDIMIENTO Para solicitar un viático deberá llenarse el formulario Solicitud de Viático Una copia del formulario mencionado deberá quedar en poder de la respectiva unidad y el original deberá enviarse a la Dirección de Finanzas de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos para su revisión y visto bueno, conjuntamente con la respectiva orden de pago. Una vez que la Dirección de Finanzas efectúe la revisión y de su aprobación, remitirá a la Subdirección de Operaciones Financieras para proceder a su cancelación a través de la correspondiente orden de pago.

3 Los viáticos cancelados serán registrados en la cuenta contable N º denominada Viáticos por Justificar,debiendo mantener este registro hasta que la respectiva unidad haya dado término a la comisión de servicio del funcionario, circunstancia que deberá ser comunicada dentro del plazo no superior a 15 días a través del formulario Justificación de Viáticos. La Subdirección de Información Financiera deberá controlar que los plazos establecidos se cumplan y en caso contrario deberá solicitar a la unidad la correspondiente justificación. No se cursará nueva solicitud en caso de existir justificaciones pendientes. Cada unidad solicitante a través de su Dirección Administrativa, es responsable de la veracidad de las justificaciones y de la documentación de respaldo, además debe controlar que no se soliciten reintegros de gastos que deberían estar cubiertos con los respectivos viáticos. La documentación que debe respaldar la justificación de los viáticos debe corresponder a documentación original. No obstante lo señalado, podrá adjuntarse fotocopias de tales documentos en aquellos casos en que el gasto o diferencial del gasto deba ser reintegrado al funcionario, para lo cual deberá emitirse una Orden de Pago por dicha diferencia e imputarse a la cuenta En caso que la duración del servicio se vea disminuido, el funcionario estará obligado a reintegrar el viático asignado a los días en que disminuyó la comisión. Cuando existan valores por reintegrar, estos deberán ser ingresados en la Subdirección de Operaciones Financieras, dentro del mismo plazo establecido para la justificación del viático, para tal efecto se deberá usar la cuenta VI Definiciones Viático Nacional: Corresponde a la cantidad de dinero determinada para financiar gastos de alojamiento y/o alimentación a los funcionarios que en el desempeño de sus labores, deban ausentarse de la ciudad donde habitualmente trabajan, todo dentro del territorio nacional. Viático Internacional: Corresponde a la cantidad de dinero determinada para financiar gastos de alojamiento y/o alimentación a los funcionarios que en el desempeño de sus labores, deban viajar al extranjero.

4 Viático Internacional Base: Corresponde a la cantidad de dinero determinada en anexo 3 de acuerdo al rango del funcionario. Tabla de Ajustes: Corresponde al factor determinado en anexo 3 que debe aplicarse sobre el Viático Internacional Base para determinar el Viático Internacional Final, según lo indicado para cada país. Viático Internacional Final: Corresponde a la cantidad de dinero determinada para financiar gastos de alojamiento y/o alimentación a los funcionarios de la Universidad, determinado después de aplicar al Viático Base el índice multiplicador correspondiente indicado en la Tabla de Ajuste. Autoridades Superiores: El Gran Canciller, el ProGran Canciller, el Vice Gran Canciller, el Rector, el Pro-Rector, el Secretario General, los Vicerrectores, los Directores de las Unidades Académicas y los Directores de las Unidades Administrativas. Académicos y Jefes de Departamentos: Los académicos en general y los profesionales o administrativos que se desempeñen en cargos de Jefes de Departamentos, Directores y Subdirectores Administrativos y/o Económicos de Unidades Académicas u otros similares. Administrativos: Los funcionarios de la Universidad no comprendidos en las definiciones anteriores. VII Asignación Los montos diarios del Viático Nacional tendrán como monto máximo, dependiendo del rango del funcionario las siguientes cantidades: a) Para las Autoridades Superiores, hasta un máximo de 3 Unidades Tributarias Mensuales. b) Para los Académicos y Jefes de Departamento, hasta un máximo de 2,2 Unidades Tributarias Mensuales. c) Par los Administrativos, hasta un máximo de 1,9 Unidades Tributarias Mensuales.

5 Los montos diarios del Viático Internacional Base serán, dependiendo del rango del funcionario, las siguientes cantidades: a) Para las Autoridades Superiores, US$ 200. b) Para los Académicos y Jefes de Departamento, US$ 180. c) Par los Administrativos, US$ 150