LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA

Transcripción

1 LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA F-692(11)14 TÍTULO: PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZADO PREPARADO: JEFE: VIGENTE A PARTIR DE: REVISADO POR: SILVIA ESTHER SÁNCHEZ BARNABY / VIELKA DE TAPIA MAGISTER MARY LUZ GOLDER ANALISTAS OFICINA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS AUTORIZADO APROBADO LIC. LAURA DE NÚÑEZ DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE BILLETERO LIC FREDERICK RODRIGUEZ DIRECCIÓN DE OPERACIONES LIC. JOSÉ PABLO RAMOS DIRECCIÓN GENERAL A. Origen El procedimiento para el Otorgamiento de autorizado se origina en la Dirección de Operaciones, Direcciones Provinciales y Agencias, a nivel nacional. B. Objetivo Guiar al funcionario en los pasos a seguir para conceder al titular de libretas de billetes y chances la facultad de otorgar a otra persona, el retiro de su asignación (autorizados). C. Concepto Procedimiento mediante el cual, el titular de la libreta (Billetero) le concede facultad a otra persona, para que retire su asignación de billetes y/o chances. D. Base Legal Decreto de Gabinete Nº 224 de 16 de julio de 1969, Orgánico de la Lotería Nacional de Beneficencia. Acta de Junta Directiva No de 12 de marzo de 1970, por la cual se aprueba el Reglamento Interno de la Lotería Nacional de Beneficencia. Resolución Nº de 10 de junio de 1982 de la Junta Directiva, mediante la cual se crea la Dirección Administrativa, la Dirección de Operaciones, la Dirección de Finanzas, el Departamento de Seguridad y se reubican otras unidades administrativas en la Lotería Nacional de Beneficencia.

2 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZADO 2 E. Medidas de Control Interno 1. Causas para solicitar un autorizado: Ancianidad Compromiso Laboral Estudios Duelo Enfermedad Discapacidad Periodo de gestación de alto riesgo Vacaciones Viajes al interior o exterior del país Otras eventualidades. 2. El candidato a autorizado debe ser panameño Los extranjeros no pueden ser designados como autorizados 2 4. El candidato no debe ser autorizado en más de cinco (5) libretas a nivel nacional, incluyendo la propia. 5. Si es autorizado, no debe reflejar más del 15% de devolución en ninguna libreta que administre, incluyendo la propia. 6. Un autorizado no puede designar a otra persona para el manejo de la libreta para la cual fue asignado como AUTORIZADO; este trámite sólo lo puede hacer el propietario de la misma. 7. El Autorizado puede ser por un tiempo definido (temporal) o indefinido, según el motivo de la solicitud. 8. El solicitante adjuntará documento sustentador, del motivo de la solicitud, si así se requiere. 9. El tiempo definido (Temporal) para un autorizado se tramitará en casos de compromiso laboral, estudios, duelo, viajes, enfermedad, periodo de gestación de alto riesgo u otra eventualidad. 1 Artículo Nº 23 del Reglamento Interno de la Lotería Nacional de Beneficencia. 2 Ibidem.

3 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZADO El tiempo indefinido para un autorizado se tramitará en casos de ancianidad, discapacidad, enfermedad u otras eventualidades. 11. Las autorizaciones definidas serán por el periodo de un año (12 meses). 12. El billetero sólo podrá solicitar autorizaciones definidas por el periodo de un año (12 meses), de requerir mas tiempo, deberá cumplir con el proceso y requisito de Autorizaciones Indefinidas. 13. Para las autorizaciones de más de un año, el billetero debe cumplir con los procedimientos que se definen en el punto F. PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE AUTORIZADO POR TIEMPO INDEFINIDO. 14. Para las autorizaciones definidas (12 meses), el billetero debe cumplir con los procedimientos que se definen en el punto G. PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE AUTORIZADO POR TIEMPO DEFINIDO. 15. En los casos que el Billetero sea una persona de edad avanzada, con limitación para movilizarse, discapacitado físico, este hospitalizado o con otra eventualidad que le impida acudir a la Sección de Trabajo Social con el Billetero o Área de Trabajo Social de las Direcciones Provinciales o Agencias, deberá comunicarse con la Sección o Área antes mencionada, para que se le efectúe visita domiciliaria u hospitalaria, a fin de llenar la solicitud y corroborar la información. 16. Para solicitar un autorizado por tiempo indefinido, el Billetero deberá llenar la forma F 331(83)25 R.V.3 AUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO DE ASIGNACIÓN. 17. Para solicitar un autorizado por tiempo definido, el Billetero deberá llenar la forma F 1,039(83)28 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN TEMPORAL. 18. En el Edificio Principal la aprobación de la Solicitud de Autorizado por tiempo indefinido F 331(83)25 R.V.3 AUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO DE ASIGNACIÓN, estará a cargo del Director de Operaciones. 19. En las Direcciones Provinciales o Agencias Regionales o Metropolitanas, la aprobación de la Solicitud de Autorizado por tiempo indefinido F 331(83)25 R.V.3 AUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO DE ASIGNACIÓN, estará a cargo del Director Provincial o Jefe de Agencia, según sea el caso. 20. En Edificio Principal, la aprobación de la Solicitud de Autorizado por tiempo definido F 1,039(83)28 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN TEMPORAL, estará a cargo del Director de Operaciones. 21. En las Direcciones Provinciales o Agencias Regionales o Metropolitanas, la aprobación de la Solicitud de Autorizado por tiempo definido F 1,039(83)28 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN TEMPORAL, estará a cargo del Director Provincial o Jefe de Agencia, según sea el caso. 22. Cuando las Direcciones Provinciales y Agencias Regionales no cuenten con Trabajador Social para hacer las evaluaciones pertinentes, las solicitudes serán

4 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZADO 4 remitidas a la Dirección Provincial a Agencia Regional, más cercana, que tenga Trabajador Social, luego remitirá la información a la Dirección Provincial y Agencia Regional de origen. 23. En las Agencias Metropolitanas que no cuenten con Trabajador Social, las solicitudes serán remitidas a la Sección de Trabajo Social con el Billetero del Edificio Principal, luego remitirá la información a la Agencia de origen. 24. El billetero puede asignar a un autorizado para sorteos de la misma clase o la misma persona para todos los sorteos. 25. El billetero que cuente con un autorizado por tiempo indefinido, no necesitará tramitar el procedimiento nuevamente, para esos sorteos, a menos que sea para desautorizar al mismo. 26. En los casos de cambio de autorizado, el Billetero debe llenar previamente el formulario F 332(87)2 R.V.1 DESAUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO DE ASIGNACIÓN en el Departamento de Registro y Control de Billeteros o Área de Registro y Control de Billeteros de las Direcciones Provinciales o Agencias. 27. Un Billetero nuevo no podrá solicitar, ni tener autorizado, hasta después de un (1) año de estar en el sistema, salvo en casos especiales evaluados por las Trabajadoras Sociales. 28. El trámite para Autorizaciones Definidas tendrá una duración de 2 días hábiles, a partir de la entrega de la solicitud, por parte del billetero. 29. El trámite para Autorizaciones Indefinidas tendrá una duración de 5 días hábiles, a partir de la entrega de la solicitud por parte del billetero. 30. El Billetero podrá solicitar la eliminación o cambio de su autorizado en el momento que lo considere necesario. 31. El incumplimiento de las Medidas de Control Interno del presente documento, así como sus procesos, se tomará como Negligencia en el desempeño de las obligaciones, el cumplimiento de órdenes e indicaciones recibidas 3 3 Reglamento de Personal, Artículo No. 110, 111, 113 y 114 de 1985.

5 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZADO 5 F. PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE AUTORIZADO POR TIEMPO DEFINIDO (TEMPORAL) 1. Billetero Se dirige a la Sección de Trabajo Social con el Billetero, Área de Trabajo Social de las Direcciones Provinciales o Agencias, para solicitar autorizado en su asignación. 2. Sección de Trabajo Social con el Billetero, Área de Trabajo Social de las Direcciones Provinciales, Agencias Regionales o Metropolitanas. Entrega al billetero el formulario F-1,039(83)28 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN TEMPORAL 3. Billetero Llena y firma el formulario F-1,039(83)28 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN TEMPORAL, adjuntando fotocopia de su cédula de identidad personal vigente y el de la persona que va a autorizar. Entrega al ( a la) Trabajador(a) Social. 4. Sección de Trabajo Social con el Billetero, Área de Trabajo Social de las Direcciones Provinciales, Agencias Regionales o Metropolitanas. Verifica, analiza y remite el formulario con documentos adjuntos, a la Dirección de Operaciones, Director Provincial o Jefe de Agencia. Nota: En los casos que el Billetero sea una persona de edad avanzada, con limitación para movilizarse, discapacitado físico, este hospitalizado o con otra eventualidad que le impida acudir a la Sección de Trabajo Social con el Billetero o Área de Trabajo Social de las Direcciones Provinciales o Agencias, deberá comunicarse con la Sección o Área antes mencionada, para que se le efectúe visita domiciliaria u hospitalaria, a fin de llenar la solicitud y corroborar la información. (Punto 16, de Medidas de Control Interno). Cuando las Direcciones Provinciales y Agencias Regionales no cuenten con Trabajador Social para hacer las evaluaciones pertinentes, las solicitudes serán remitidas a la Dirección Provincial a Agencia Regional, más cercana, que tenga Trabajador Social. (Punto 22, de Medidas de Control Interno), luego remitirá la información a la Dirección Provincial y Agencia Regional de origen. En las Agencias Metropolitanas que no cuenten con Trabajador Social, las solicitudes serán remitidas a la Sección de Trabajo Social con el Billetero del Edificio Principal. (Punto 23, de Medidas de Control Interno), y el mismo remitirá la información a la Agencia de Origen.

6 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZADO 6 El Trabajador Social podrá solicitar al Billetero, cualquier documento adicional que considere necesario adjuntar a la forma. 5. Dirección de Operaciones, Director Provincial, Jefe de Agencia Regional o Metropolitana Verifica los documentos y aprueba o desaprueba la SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN TEMPORAL. Remite al Departamento de Registro y Control de Billetero o Área de Registro y Control de Billetero de las Direcciones Provinciales o Agencias, según sea el caso. 6. Departamento de Registro y Control de Billetero o Área de Registro y Control de Billetero de las Direcciones Provinciales, Agencias Regionales o Metropolitanas. Registra en el Sistema, los datos del Billetero y del autorizado. Archiva los documentos en el expediente del Billetero. Nota: En las Direcciones Provinciales y Agencias el registro en el sistema lo realizará el (la) funcionario (a) del Área de Registro y Control de Billetero.

7 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZADO 7 DIAGRAMA DE PROCESO PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE AUTORIZADO POR TIEMPO DEFINIDO Billetero Sec. de Trab. Social con el Billetero/ Área de Trab. Social con el Billetero de las Dir. Prov. o Agencias Dirección de Operaciones/Director Provincial o Jefe de Agencia Dep. de Registro y Control de Billetero/Área de Registro y Control de Billeteros de las Direcciones Provinciales o Agencias Solicita la nota para autorizado. Entrega el formulario F 1,039(83)28 Solicitud de Autorización Temporal. Llena y Firma el Formulario. 4 5 Remite a la Dirección de Operaciones, Director Provincial o Jefe de Agencia, según el caso. Verifica, aprueba o desaprueba la solicitud, remite al Departamento o Área de Registro y Control de Billeteros. 6 Registra en el sistema y archiva los documentos en el expediente del Billetero. G. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE AUTORIZADO POR TIEMPO INDEFINIDO 1. Billetero Se dirige a la Sección de Trabajo Social con el Billetero, Área de Trabajo Social de las Direcciones Provinciales o Agencias, para solicitar autorizado en su asignación. 2. Sección de Trabajo Social con el Billetero, Área de Trabajo Social de las Direcciones Provinciales, Agencias Regionales o Metropolitanas Entrega al billetero el formulario F-331(83)25 RV. 3 AUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO DE ASIGNACIÓN.

8 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZADO 8 3. Billetero Llena y firma el formulario F-331(83)25 RV. 3 AUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO DE ASIGNACIÓN, adjuntando fotocopia de su cédula de identidad personal vigente y el de la persona que va a autorizar, quien también debe firmarla. Entrega al ( a la) Trabajador(a) Social. 1. Sección de Trabajo Social con el Billetero, Área de Trabajo Social de las Direcciones Provinciales, Agencias Regionales o Metropolitanas Verifica la información del formulario. El (la) Trabajador(a) Social programa y realiza entrevista. Confecciona Informe de Aspectos Socio Laborales del dueño de la asignación. Verifica que el Billetero cumple con los requisitos establecidos en la Medidas de Control Interno del presente documento. Remite el formulario con documentos adjuntos (fotocopias de cédulas, informe, formulario u otros), al Departamento de Trabajo Social. Nota: En los casos que el Billetero sea una persona de edad avanzada, con limitación para movilizarse, discapacitado físico, este hospitalizado o con otra eventualidad que le impida acudir a la Sección de Trabajo Social con el Billetero o Área de Trabajo Social de las Direcciones Provinciales o Agencias, deberá comunicarse con la Sección o Área antes mencionada, para que se le efectúe visita domiciliaria u hospitalaria, a fin de llenar la solicitud y corroborar la información. (Punto 15, de Medidas de Control Interno). Cuando las Direcciones Provinciales y Agencias Regionales no cuenten con Trabajador Social para hacer las evaluaciones pertinentes, las solicitudes serán remitidas a la Dirección Provincial a Agencia Regional, más cercana, que tenga Trabajador Social. (Punto 22, de Medidas de Control Interno), luego remitirá la información a la Dirección Provincial y Agencia Regional de origen. En las Agencias Metropolitanas que no cuenten con Trabajador Social, las solicitudes serán remitidas a la Sección de Trabajo Social con el Billetero del Edificio Principal. (Punto 23, de Medidas de Control Interno), y el mismo remitirá la información a la Agencia de Origen. El Trabajador Social podrá solicitar al Billetero, cualquier documento adicional que considere necesario adjuntar a la forma.

9 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZADO 9 2. Departamento de Trabajo Social Revisa y analiza los documentos. Remite a la Dirección de Operaciones. 6. Dirección de Operaciones, Director Provincial, Jefe Agencia Revisa, aprueba o desaprueba la solicitud. Remite al Departamento de Registro y Control de Billetero o Área de Registro y Control de Billetero de las Direcciones Provinciales o Agencias Regionales o Metropolitanas. 7. Departamento de Registro y Control de Billetero o Área de Registro y Control de Billetero de las Direcciones Provinciales o Agencias Registra en el Sistema los datos del Billetero o autorizado. Archiva los documentos en el expediente del Billetero.

10 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZADO 10 DIAGRAMA DE PROCESO PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE AUTORIZADO POR TIEMPO INDEFINIDO Billetero Sec. de Trab. Social con el Billetero/ Área de Trab. Social con el Billetero de las Dir. Prov. o Agencias Dirección de Operaciones/Direct or Provincial o Jefe de Agencia Departamento de Trabajo Social Dep. de Registro y Control de Billetero/Área de Registro y Control de Billeteros de las Direcciones Provinciales o Agencias Solicita la nota para autorizado. Entrega el formulario F 331(83)25 R.V.3 Autorización para el Retiro de Asignación Llena y Firma el Formulario. 5 6 Analiza Documentación, coloca VºB y remite a la Dirección de Operaciones, Dirección Provincial o Agencia Verifica, aprueba o desaprueba la solicitud, remite al Departamento o Área de Registro y Control de Billeteros. 4 Verifica, confecciona Informe de Aspecto Socio-Laborales. Remite el formulario con documentos adjuntos al Departamento de Trabajo Social. 7 Registra en el sistema y archiva los documentos en el expediente del Billetero.

11 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZADO 11 H. PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN O CAMBIO DEL AUTORIZADO POR PARTE DEL BILLETERO 1. Billetero Se dirige al Departamento de Registro y Control de Billeteros, Área de Registro y Control de Billeteros de las Direcciones Provinciales o Agencias, para solicitar el cambio o eliminación del autorizado en su asignación. 2. Departamento de Registro y Control de Billeteros, Área de Registro y Control de Billeteros de las Direcciones Provinciales, Agencias Regionales o Metropolitanas Entrega al billetero el formulario F-332(87)2 R.V.1 DESAUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO DE ASIGNACIÓN. 3. Billetero Llena y firma el formulario F-332(87)2 R.V.1 DESAUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO DE ASIGNACIÓN. Entrega al Departamento de Registro y Control de Billeteros, Área de Registro y Control de Billeteros de las Direcciones Provinciales o Agencias, según el caso. 4. Departamento de Registro y Control de Billeteros, Área de Registro y Control de Billeteros de las Direcciones Provinciales, Agencias Regionales o Metropolitanas Verifica la información del formulario. Remite para firma a la Dirección de Operaciones, Dirección Provincial, Agencia Regional o Metropolitana. 5. Dirección de Operaciones, Direcciones Provinciales, Agencias Regionales o Metropolitanas Firman el formulario y remiten al Departamento de Registro y Control de Billeteros, Área de Registro y Control de Billeteros de las Direcciones Provinciales, Agencias Regionales o Metropolitanas. 3. Departamento de Registro y Control de Billeteros, Área de Registro y Control de Billeteros de las Direcciones Provinciales, Agencias Regionales o Metropolitanas Registra en el Sistema los datos del Billetero y la desautorización. Archiva los documentos en el expediente del Billetero.

12 Nota: PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZADO 12 Si el Billetero quisiera autorizar a otra persona deberá realizar los pasos de los puntos F o G, según sea el caso. DIAGRAMA DE PROCESO PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN O CAMBIO DEL AUTORIZADO POR PARTE DEL BILLETERO Billetero Sec. de Trab. Social con el Billetero/ Área de Trab. Social con el Billetero de las Dir. Prov. o Agencias Dirección de Operaciones/Director Provincial o Jefe de Agencia Dep. de Registro y Control de Billetero/Área de Registro y Control de Billeteros de las Direcciones Provinciales o Agencias Solicita la eliminación o cambio de autorizado. Entrega el formulario F-332(87)2 R.V.1 Desautorización para el Retiro de Asignación Llena y Firma el Formulario. 4 5 Verifica la información del formulario. Remite para firma a la Dirección de Operaciones, Dirección Provincial, Agencia Regional o Metropolitana. Firman el formulario y remiten al Departamento de Registro y Control de Billeteros, Área de Registro y Control de Billeteros de las Direcciones Provinciales, Agencias Regionales o Metropolitanas. 6 Registra en el sistema los datos del Billetero y la desautorización. Archiva los documentos en el expediente del Billetero. Enero de Oficina de Organización y Sistema Administrativos. MLG/LS/SESB/MDEQ/VT/SESB/VT/mlg.

13 PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE AUTORIZADO 13 FORMULARIOS 1. F 331(83)25 R.V.3 AUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO DE ASIGNACIÓN 2. F 332(87)2 R.V.1 DESAUTORIZACIÓN PARA EL RETIRO DE ASIGNACIÓN 3. F 1,039(83)28 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN TEMPORAL.