DIRECTIVA Nº 001-GAF-GG-ESVICSAC-2010 CAJA CHICA

Transcripción

1 DIRECTIVA Nº 001-GAF-GG-ESVICSAC-2010 CAJA CHICA OBJETO Establecer las normas y los procedimientos que se deben seguir para el uso de la Caja Chica, con el fin de obtener de manera eficiente y rápida los bienes y servicios requeridos para la gestión de las Oficinas Administrativas y Operativas de la Empresa. ALCANCE Es de conocimiento y aplicación por parte de los encargados del manejo de fondos de la empresa. MONTO AUTORIZADO La Gerencia de Administración y Finanzas en coordinación con la Gerencia de Operaciones determinará el monto del Fondo Fijo de Caja Chica asignado a cada Oficina Operativa de la empresa en función a un presupuesto de necesidades de la zona. El Fondo Fijo de la Jefatura de Tesorería se fija en S/. 5, (Cinco Mil y /00 Nuevos Soles). PERIODO DE ROTACION El monto asignado a cada Oficina Operativa será calculado para un período de 30 días, por lo tanto, su reposición es mensual. Se exceptúa de esto al Fondo Fijo de Tesorería cuya rotación no se encuentra sujeta a un plazo determinado. FINALIDAD El Fondo de Caja Chica está destinado para el pago de bienes y servicios que por su naturaleza, monto, necesidad y/o urgencia no se efectúan de acuerdo a los procedimientos de adquisición establecidos por la empresa. Los retiros provisionales y/o gastos pagados por el Fondo Fijo de Tesorería no podrán exceder, por cada pago, del 10% del monto asignado.

2 RESPONSABILIDAD El responsable del manejo de los fondos de Caja Chica en las Oficinas Operativas es el Supervisor Zonal designado por la Gerencia de Operaciones. El responsable de los fondos de la Caja Chica de la Sede Central en Lima es el Jefe del Dpto. de Tesorería. El trabajador designado deberá dar cumplimiento estricto a lo dispuesto en la presente directiva y a las disposiciones adicionales que la empresa establezca sobre el tema, siendo responsable del uso y custodia de fondos, y del control y registro de los documentos que sustenten los gastos efectuados con la Caja Chica. Así mismo firmará una Carta Compromiso autorizando el descuento respectivo en caso de mal uso de los fondos. Si fuese reemplazado por otro trabajador, está obligado a liquidar de inmediato el Fondo Fijo haciendo un Acta de Entrega de documentos y/o dinero al nuevo responsable. SUSTENTACION DE EROGACIONES A. Por los retiros temporales se llenará un Recibo de Caja con el sello de Provisional, debidamente autorizado, el mismo que deberá ser rendido con comprobantes en un lapso no mayor de 48 horas, al término del cual el responsable del fondo se encuentra autorizado a cursar el descuento respectivo de los haberes del firmante. B. Los documentos que sustenten los gastos de la Caja Chica deberán ser comprobantes de pago autorizados por la SUNAT como son: facturas, boletas de venta, tickets, boletos de viaje, recibos de honorarios, etc. Sólo en casos de reconocida imposibilidad los gastos serán sustentados con Recibos de Caja. No serán reembolsados los gastos derivados de la adquisición de licores, gastos personales u otros productos que no guarden correspondencia con las actividades de la empresa. C. Los gastos incurridos por la supervisión en zonas fuera de su residencia (pasajes, alojamiento, alimentación) deberán indicar en la parte posterior el motivo del gasto, la ciudad y fecha de realización. D. Todos los comprobantes deben contar con el detalle de los bienes o servicios recibidos, no debiéndose aceptar si estos no están bien especificados por el proveedor. Los de alimentación pueden ser detallados o por consumo. Asimismo, deberán llevar en el reverso el sustento del gasto realizado y refrendado por quien lo efectuó. E. El responsable del Fondo está obligado a exigir factura por cualquier monto, en lo posible se deberá hacer uso de establecimientos o tomar servicios de personas que otorguen factura. Sólo se aceptarán Boletas de Venta de proveedores que no estén autorizados a otorgar facturas, como son aquéllos que se encuentran en el Régimen Único Simplificado. Todos los documentos sin excepción deberán consignar el nombre de ESVICSAC con RUC Nº En el caso de los Boletos de Viaje deberá consignarse, además, el nombre del pasajero. F. Todos los gastos de movilidad deberán ser sustentados con la Planilla de Movilidad detallando el recorrido efectuado y los tiempos incurridos en ello.

3 G. Las llamadas telefónicas y/o la adquisición de tarjetas para este fin, y el uso de cabinas de Internet deberán sustentarse con comprobantes de pago. Adicionalmente, por los envíos de fax se acompañará el cintillo de transmisión. H. Los gastos de las Oficinas Operativas no relacionados con la operatividad del servicio o no frecuentes, deben ser previamente autorizados por el área respectiva vía correo electrónico, cuya impresión se adjuntará. REPOSICION DEL FONDO Para la solicitud de Reposición del Fondo Fijo de Caja Chica, el responsable deberá tener en cuenta lo siguiente: A. Llenar el Reporte de Caja Chica en el formato establecido, donde se indique el efectivo en Caja Chica, los vales provisionales, el reembolso solicitado y el total del fondo autorizado. B. Llenar el Anexo indicando el Nº de Orden, Fecha, Nº de Comprobante, Descripción del Gasto e Importe. C. Adjuntar los comprobantes que sustenten debidamente cada gasto, los mismos que deberán reunir los requisitos establecidos, además deberán estar numerados en orden correlativo y llevar la firma y sello del responsable del Fondo Fijo, así como el sello de cancelado. D. Las Oficinas Operativas remitirán su Reporte de Rendición de Caja Chica a la Gerencia de Operaciones quien validará la sustentación de gastos y lo tramitará a la Gerencia de Administración y Finanzas para su registro y reposición. E. Los comprobantes que sustenten los gastos de la Caja Chica de Tesorería deberán contar con el visto bueno del Gerente de Administración y Finanzas, y en su ausencia por el Gerente General. F. La apertura de Fondos de Caja Chica se efectuará al inicio del año. Los Supervisores Zonales deberán liquidar su Fondo Fijo el día 25 de cada mes, debiendo dejar un mínimo de efectivo para afrontar gastos mientras se realiza la transferencia. Por término del año y cierre del Ejercicio Económico, la rendición de diciembre se hará el último día del mes con la liquidación final del Fondo Fijo y depósito del sobrante. G. El Fondo Fijo será repuesto hasta por el importe autorizado o menos. Los comprobantes que resulten en exceso al monto autorizado, así como los que no cumplan con los requisitos establecidos en la presente Directiva, no serán considerados dentro de la reposición. Lima, 2 de enero del 2010

4 ESVICSAC R E P O R T E D E C A J A C H I C A Nº _ Del al del ARQUEO DEL FONDO FIJO RESUMEN DE GASTOS COD. CONCEPTO IMPORTE Efectivo en Caja : Vales Provisionales : Reembolso en tránsito : Presente reembolso : TOTAL FONDO FIJO S/. TOTAL PRESENTE REEMBOLSO S/. Responsable del Fondo Contabilidad Códigos: 01 Compra de bienes de consumo o mobiliario 03 Servicios prestados por terceros 04 Pago de tasas y/o tributos 05 Gastos de supervisión

5 ESVICSAC ANEXO AL REPORTE DE CAJA CHICA Nº _ Del al del Nº ORDEN FECHA TIPO DCTO. Nº DCTO. DESCRIPCION DEL GASTO IMPORTE F/. Factura TOTAL S/. Bol. T/. B/V. R/H. Boleto de viaje Ticket Boleta de Venta Recibo de honorarios R/. Recibo Plla. Planilla de movilidad Sello y firma del responsable del Fondo

6 CARTA DE COMPROMISO El que suscribe Sr. identificado con D.N.I. No., trabajador de la Empresa de Seguridad, Vigilancia y Control S.A.C., - ESVICSAC - actualmente responsable de la utilización de los recursos destinados a la Oficina Administrativa de, me comprometo a usar el Fondo Fijo Renovable para los fines que fueron establecidos y de lo cual tengo amplio conocimiento, el mismo que recibo en la fecha por la cantidad de S/.. Asimismo, me comprometo a efectuar la rendición de cuentas mensualmente, con documentos veraces que sustenten los gastos. De no cumplir con el compromiso anteriormente indicado, autorizo el descuento correspondiente de mis haberes y/o liquidación de Beneficios Sociales, en virtud de lo cual firmo la presente Carta de Compromiso., de del.

7 ACTA DE ENTREGA DEL FONDO FIJO En la ciudad de, a las horas del día del mes de del, yo doy inicio a la entrega del Fondo Fijo de Caja Chica al Sr. quien en adelante se hará cargo del manejo y control de los recursos asignados a la Oficina Administrativa de, y en su presencia procedo de inmediato a efectuar el arqueo de valores respectivo, el que se muestra a continuación: - Billetes de Billetes de Billetes de Billetes de Billetes de Monedas de Monedas de Monedas de Monedas de Monedas de Monedas de 0.10 Concepto Cantidad Importe S/. - Comprobantes cancelados - Planillas de movilidad - Reposición en tránsito (1) - Diferencia no sustentada (2) TOTAL FONDO FIJO S/. (1) Adjunto fotocopia de la rendición en trámite de reposición. (2) Explicación de la diferencia: A las horas del día mencionado en la introducción de este documento, damos por terminada la presente Acta de Entrega, firmando ambos trabajadores en señal de conformidad. Responsable saliente Responsable entrante Nota.- Adjunto Declaración Jurada de No Adeudos.

8 DECLARACION JURADA DE NO ADEUDOS Yo,, identificado con DNI No. encargado del manejo y control del Fondo Fijo de Caja Chica de la Oficina Administrativa de desde el de del hasta el de del, declaro bajo juramento que a la fecha no dejo deudas pendientes a la Empresa de Seguridad, Vigilancia y Control S.A.C. por prestación de servicios o adquisiciones ordenadas por mi persona durante el período mencionado. Por lo tanto, en caso de haber reclamos por deudas originadas durante mi permanencia y no rendidas en su oportunidad, autorizo a quien corresponda se me apliquen las sanciones por incumplimiento de las normas de la empresa y el descuento correspondiente de mis haberes y/o liquidación de Beneficios Sociales por el perjuicio económico ocasionado., de del Responsable saliente