D I R E C T I V A GG. OAF N

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1 S E N C I C O D I R E C T I V A GG. OAF N TITULO: PREPARACION Y PRESENTACION DE LA INFORMACION DE CARÁCTER FINANCIERO, ECONOMICO Y PRESUPUESTARIO QUE DEBERAN ALCANZAR A LA OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS PARA EL CIERRE CONTABLE Y PRESU- TAL EJERCICIO 2006 APROBADO POR: GERENCIA GENERAL FECHA DE APROBACION: REEMPLAZA A: DIRECTIVA GG OAF N N PAGINAS 06 FECHA DE PUBLICACIÓN OBJETIVO Uniformizar la presentación de la información contable, para la elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios Ejercicio 2006 del SENCICO, y su posterior integración en la Cuenta General de la República. 2. FINALIDAD Precisar la Información Básica necesaria que deben proporcionar las Dependencias de Sede Central y Gerencias Zonales del SENCICO Establecer el Cronograma de presentación de la Documentación Básica Financiera Contable y Presupuestaria, a fin que el Servicio Nacional de Capacitación para la Industria de la Construcción; cumpla con presentar en los plazos establecidos la Información Contable para la Cuenta General de la República-Ejercicio ALCANCE Están comprendidas y obligadas al cumplimiento de la presente Directiva las Dependencias de Sede Central, Gerencias Zonales y todo Ejecutor que tiene la Responsabilidad del Manejo de los Recursos Financieros del SENClCO, y/o Administradores de Recursos provenientes de los Convenios por Encargo y de Gestión. 4. BASE LEGAL Ley Nº Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal Ley Nº Ley de Racionalización de Gastos Públicos. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, aprobado por Ley Nº Normas de Control Interno para el Sector Publico, aprobado por Resolución de Contraloría Nº CG. Directiva PE Nº , Austeridad del Gasto Institucional para el 2006 del SENCICO. Resolución de Contaduría Nº EF/93.01, que Aprueba Directiva referida a la Preparación y Presentación de la Información Trimestral y Anual de carácter Financiero, Económico, Presupuestario y de Metas de Inversión por las Entidades Empresariales del Estado. Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico, aprobada por Ley Nº

2 5. INFORMACION PARA EL CIERRE CONTABLE La Oficina de Administración y Finanzas, como responsable de la presentación de la información Financiera y Presupuestaría a la Presidencia del Consejo Directivo Nacional del Servicio Nacional de Capacitación para la Industria de la Construcción-SENCICO, así como a los Organismos Públicos Rectores de los Sistemas Administrativos; requiere que las Dependencias y Gerencias Zonales, y todo aquel que este vinculado a la Gestión Financiera, cumplan con el cronograma establecido para la presentación de la Información Contable Ejercicio NIVEL CENTRAL INFORMACION REQUERIDA DEPARTAMENTO DE TESORERIA Deberá presentar documentación e información referido a los Ingresos por toda fuente del SENCICO, por los gastos atendidos, así como de los Ingresos y Egresos de los Convenios por Encargos, en la siguiente forma: INFORMACIÓN FECHA DE PRESENTACIÓN Arqueo de Valores al Copia del Arqueo de Fondo Fijo para Caja Chica ) Información de Cuentas Pendientes de Cobro al (adjuntar relación de Comprobantes de Pago precisando el plazo de crédito que se le otorgo Sea este 30 o 60 días según corresponda) Relación de Fondos y Valores en moneda extranjera Colocados en el Sistema Financiero Nacional al Registro de Ventas al Libro Caja Conciliada vs. Dpto. de Contabilidad al Libro Bancos VS Dpto. de Contab. /Conciliaciones Bancarias al Documentos de Ingresos y Egresos correlativos (Recibos/ Ingreso, Comprobantes de Pagos, Notas de Contabilidad) etc Información de Compromisos Pendientes de Pago año 2006 (Relación detallada incluye Contratos de Seguros y Otros) Reporte de Captación de Ingresos por partidas especificas (Incluido Zonales) Captación de Ingresos en Caja Central (Cobranzas) hasta el Estado de Cartas Fianzas Recibidas y Entregadas al a nivel Nacional DEPARTAMENTO DE CONTROL DE APORTES (Deberá presentar la información) Captación de lo efectivamente percibido Mensual por Aportes de Empresas Constructoras al DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO (Deberá presentar la siguiente información) Relación Mensualizada de O/C emitidas y atendidas al

3 Rebajas y/o anulación.de O/C y O/S al Movimiento de Entrada y Salida de Bienes del Almacén del SENCICO al Inventario del Almacén Valorizado del SENCICO. con el Análisis de sobrantes y Faltantes al Inventario Físico de Existencias valorizado de las Oficinas Zonales revisado y Validado por el Departamento de Abastecimiento y Control Patrimonial Inventario Físico de los Bienes del Activo Fijo Valorizado, al Inventario Físico de los Bienes No Despreciables y Controlables en cuenta de Orden al Cálculo de Depreciación de Activo Fijo al Inventario de los Terrenos (Auto Avalúo 2006) Relación de Bienes dados de Alta y Baja respectivamente en el Periodo Relación especificada de las Ordenes de Servicio emitidas y atendidas hasta Relación de contratos con fecha de vencimiento posterior al en la cual el SENCICO mantenga una obligación de pago La Oficina de Abastecimientos deberá disponer de la Evaluación de los Compromisos Pendientes al (Previo listado), debidamente justificado, Luz, Agua, Teléfono, sustentado con O/C, O/S, Comprobantes de Pago de SUNAT u Otros documentos sustentatorios, que enviarán al Dpto. de Contabilidad para su Compromiso considerando que el Cierre Presupuestario y Contable será indefectiblemente el día DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS (Deberá presentar hasta el ) Cálculo de CTS, Noviembre-Diciembre 2006 D. L. Nº 728 Relación de Subsidios por recuperar (reembolso) al Información del cálculo actuarial referente a servidores de la Ley Nº y al en relación al reconocimiento y registros contables de las obligaciones previsionales a cargo del Estado. Cuadro de Provisiones de saldos y Devengados de Vacaciones Truncas o Provisional al , tanto del personal del Decreto Legislativo Nº 728 y 276. Acta de conciliación de los Gastos de Personal entre Recursos Humanos Vs. Departamento de Contabilidad. OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO (Plazo establecido por el MEF) Programación del Presupuesto de Ingresos (PP-1) Programación del Presupuesto de Gastos (PP-2) Estado de Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Gastos (EP-1) Estado de Fuentes y Usos de Fondos (EP-2) Clasificación Funcional del Gasto (EP-3) Distribución del Gasto por Ubicación Geográfica (EP-4) Anexo Nº 1 - Programación y Ejecución de Gastos de Capital por Fuentes de Financiamiento. Anexo Nº 1A Evaluación de Metas Físicas por Principales Proyectos de Inversión 3

4 GERENCIAS ZONALES (Deberán presentar lo siguiente) INFORMACIÓN FECHA DE PRESENTACION Libro Caja Bancos al Ecuación Probatoria de Saldos Otorgado vs. Rendido) Rendición Documentada del mes de Diciembre, acompañada de la documentación sustentatoria de Ingresos y Egresos (R/ I y C/P) primera quincena Segunda Rendición Relación detallada y copia de toda documentación que afecte al presupuesto Institucional 2006 y que se encuentre pendiente de Cancelación Relación de contratos cuyo vencimiento sea posterior al ejercicio 2006 del cual del cual el SENCICO, mantenga una obligación de pago Conciliaciones Bancarias al (SENCICO Y CONVENIOS) Copia del Arqueo del Fondo Fijo Caja Chica al Registro de Ventas y Compras al Registro COA al Registro de retención del IGV. (6%) y Registro de Retenciones Rentas (10%) Transmisión de Informac.de vía correo, de Ejec.Ingresos y Gastos al relación de facturas pendientes por cobrar al , precisando el plazo de crédito que se le otorgo, sea este 30, 60 o 90 días según corresponda Devolución de saldos transferencias no utilizados (con depósito a la Cta. Cte. Del Banco de la Nación de Sede Central) Cierre de Operaciones de cobranza en caja de zonales CUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS ESTABLECIDOS Es preciso señalar que, es responsabilidad directa de los Ejecutores y de los Funcionarios y/o Trabajadores mencionados en el numeral (03) de la presente Directiva, dar estricto cumplimiento a los plazos establecidos, considerando que serán pasibles de Sanción Administrativa, en caso de incumplimiento por cuanto compromete la imagen institucional ante los Entes Rectores de los Sistemas Administrativos, considerando que la recepción oportuna de la información detallada, permitirá que el Dpto. de Contabilidad, cumpla con elaborar los Estados Financieros de manera eficiente y confiable, en los Plazos establecidos por Ley, para proceder luego a su aprobación por el Consejo Directivo Nacional, y posterior presentación a la Contaduría Pública de la Nación. 6.- DISPOSICIONES VARIAS (SEDE CENTRAL Y/O ZONALES) a. Los Recibos Provisionales, las Liquidaciones de las Planillas de Viáticos, los Anticipos y en general toda documentación sujeta a rendición, deberá estar resuelta hasta el 20 de Diciembre del b. Los Gerentes Zonales, dispondrán la Evaluación de los Compromisos Pendientes al (Previo listado), debidamente justificado, Luz, Agua y Teléfono, sustentado con O/C, O/S que enviarán al Dpto. de Contabilidad para su Compromiso, debiendo considerarlo dentro de su transferencia a solicitar, antes de efectuar el deposito por devolución de saldos de trasferencias no utilizados en la Cta. Operativa de la Sede Central, BANCO DE LA NACION CTA. CTE. Nº SENCICO, el mismo que se deberá devolver a más tardar el Todas las Dependencias del SENCICO, deberán prever la atención de la afectación de sus compromisos con el presupuesto 2006 considerando que el Cierre Presupuestario y 4

5 Contable será indefectiblemente el día , no habrá lugar a regularizaciones de compromisos presupuéstales ni de registros contables posteriores a esta fecha, por lo cual se solicita se sirvan tomar las previsiones del caso, a fin de no dejar sin Afectación Presupuestal a los Compromisos que hayan contraído. c. Los Ejecutores Centrales o Zonales, que tengan anticipos y vales pendientes por liquidar deberán presentar la rendición de cuenta del anticipo o vale, debidamente sustentado hasta el día a la Oficina de Administración y Finanzas o Administración de Zonales, según corresponda con copia al Dpto. de Contabilidad, a fin de proceder a la liquidación contable correspondiente. Después de estas fechas se procederá a determinar los saldos pendientes por rendir y se coordinará para ser descontado de los haberes u honorarios, según lo que corresponda. d. Todos los puntos de emisión, deberán determinar las Cuentas por Cobrar, consignando los plazos establecidos de crédito 30 o 60 días, a fin de poder efectuar la Conciliación de Saldos que permitan conciliar con las cifras del Balance General. e. La Oficina de Administración y Finanzas, dispondrá la correcta aplicación de las Directivas y Resoluciones del Sistema de Contabilidad en el marco del modelo de Entidad con Tratamiento Empresarial. f. Asimismo, los Convenios por Encargos, cuyo presupuesto tenga fuente de financiamiento Recursos Ordinarios, deberán cerrar su Ejecución Presupuestal, devengando sus operaciones al , los mismos que se cancelaran hasta el , por lo que se deberán prever la afectación y compromiso dentro del presente ejercicio económico, con indicación a los proveedores que el pago de los mismos lo hará el Banco de Nación solo hasta el g. De otro lado se debe señalar que todos los Compromisos por Servicios No Personales que sean devengados durante el mes de Diciembre tanto en SEDE CENTRAL COMO EN LAS OFICINAS ZONALES, serán necesariamente Girados y pagados hasta antes del , teniendo en consideración que deberá preverse las Obligaciones tributarias por concepto de Impuesto a la Renta, que como agente de retención le corresponde al SENCICO, asimismo evitar el vencimiento de las Constancia de Retención, para ello el Departamento de Tesorería de Sede Central recibirá documentos devengados solo hasta el RESPONSABILIDADES Los Gerentes de la Sede Central, Zonales y Ejecutores, son responsables, en los aspectos que les competen, del cumplimiento de lo establecido en la presente Directiva resaltando la necesidad de desarrollar siempre un trabajo integral coordinado entre la Sede Central las Oficinas Zonales y los Ejecutores. En el caso de encontrar alguna dificultad, las Oficinas Zonales se comunicarán por la vía más rápida con la Oficina de Administración y Finanzas y/o el Dpto. de Contabilidad, quienes resolverán de inmediato los asuntos de su competencia. Regístrese, Comuníquese y Cúmplase. ARQ. JOSE ANTONIO LAU SANCHEZ Gerente General ( e ) 5

6 ANEXO I DETERMINACIÓN DE SALDO NO UTILIZADO A DEVOLVER A SEDE CENTRAL (Ejemplo) SALDO DE LIBRO BANCOS AL CIERRE S/ 40,000 MENOS: MONTO DE RELACIÓN DE COMPROMISOS PENDIENTES DE GIRO AL ( 18,000) SALDO NETO DE PRESUPUESTO NO UTILIZADO S/. 22,000 (A DEVOLVER A SEDE CENTRAL AL ) ======= 6