DIRECTIVA Nº PE/GG/OAF Nº

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1 DIRECTIVA Nº PE/GG/OAF Nº SENCICO TITULO: LINEAMIENTOS PRESUPUESTALES Y FINANCIEROS PARA EL REGISTRO DE LOS INGRESOS Y EL USO DE LOS RECURSOS PUBLICOS BAJO LA MODALIDAD DE ENCARGOS INTERNOS EN EL SENCICO APROBADO POR: Presidente Ejecutivo FECHA DE APROBACION: 12 / 07 / 2005 REEMPLAZA A: Directiva PE/GG/OAFNº Nº PAGINAS: 08 FECHA PUBLICACION: 13 / 07 / 2005 I. OBJETIVO Establecer los lineamientos presupuestales y financieros para elaborar la información de ingresos y las rendiciones de cuentas de los recursos recibidos para la ejecución de determinadas actividades y/o proyectos bajo la modalidad de Encargos Internos. II. FINALIDAD - Uniformizar criterios para la contabilización de las transacciones derivadas de la utilización de los recursos financieros. - Elaborar rendiciones de cuenta debidamente sustentadas en aplicación de las prácticas y principios de contabilidad generalmente aceptados en el SENCICO. III. BASE LEGAL - Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año Fiscal 2005, aprobada por Ley Nº Ley de Racionalización de los Gastos Públicos, Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley Ley Marco de la Administracion Financiera del Sector Público, aprobada por Ley Nº Ley de Prudencia y Transparencia Fiscal, aprobada por Ley Nº27245 y modificada por Ley Nº Directiva N EF/76.01, de Ejecución del Presupuesto de las Entidades de Tratamiento empresarial para el año fiscal Codigo Tributario aprobado por D.Leg. Nº816 modificado por Leyes Nº26663, y 27038, T.U.O. del Código Tributarios D.S.N EF. 1

2 - Codigo de Comercio de 1902 art. 33 Libros y Registros Contables. - Ley Marco de Comprobantes de Pago Ley Nº25632 modificado por D.Leg. Nº814 que establece la obligacion de emitir comprobantes de pago, en las transferencias de bienes. - Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado mediante Resolución de Superintendencia Nº SUNAT. - D. Leg. Nº774 Ley del Impuesto a la Renta, Artículo 34, inciso e - Resolución Directoral N EF/77.15 Sistema Nacional de Tesorería. IV. ALCANCE A todas las dependencias de la Sede Central y Sedes Zonales del SENCICO, que reciben Ingresos y Administren fondos bajo la modalidad de Encargos Internos y tengan la responsabilidad de ejecutar el gasto con dichos recursos; así como, registrar las operaciones de Ingresos y Gastos con incidencía en la presentación final de los Estados financieros y Presupuestarios de la Institución V.- NORMAS 1) DE LOS INGRESOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS 1.1 Los Ingresos Generados y Administrados directamente por el SENCICO, comprenden las contribuciones de Aportes de las Empresas Constructoras, Venta de Bienes y Servicios, Rentas de la Propiedad, Tasas, y otros ingresos que le corresponde de acuerdo a la normatividad vigente, Incluyendose los saldos del Balance de ejercicios anteriores. DE LA RECAUDACION Y REGISTRO DE INGRESOS 1.2 Los ingresos directamente recaudados por el SENCICO en la Sede Central y en las Gerencias Zonales, deberán ser depositados dentro de las 24 horas siguientes a su recepción, en la cuenta principal del SENCICO, que ha sido aperturada con autorizacion de la Dirección General del Tesoro Publico denominada: Cuenta Corriente Nº SENCICO, del Banco de la Nación, aprobado por Decreto Supremo Nº EF. 1.3 Para efectos del registro de ingresos, las Gerencias Zonales deberán cumplir con lo siguiente: Diariamente: Comunicar por correo electrónico al Dpto. de Tesorería los depósitos realizados, en cuenta corriente, los pendientes de deposito, y los pendientes de cobranzas (credito). Mensualmente: Remitir al Departamento de Contabilidad, el 1er. día hábil del mes siguiente, el Registro de Ventas, debidamente firmado por los funcionarios responsables de cada dependencia. El Departamento de Contabilidad, se encargará de consolidar la información de ingresos, para efectuar los trabajos de registro contable y liquidación de impuestos correspondientes, para una posterior elaboración de la Ejecución Presupuestaria y Financiera de Ingresos a Nivel Nacional. 2

3 Asímismo, las Zonales sustentaran sus ingresos con el documento fuente Recibo de Ingreso y Papeleta por los depósitos realizados, debiendose detallar la partida y proyecto correspondiente, verificandose los depositos efectivamente captados realizados al cierre mensual a travez de un acta de conciliacion con el Departamento de Tesroreria de esta sede central. 2) DE LOS FONDOS OTORGADOS BAJO LA MODALIDAD DE ENCARGOS ENCARGO INTERNO Es la ejecución de actividades educativas y administrativas, que se encarga a las dependencias del SENCICO, para el cumplimiento de los objetivos y metas de la Institución. Los encargos asignados, cuentan con una programación de actividades (proyectos) y con una programación presupuestal, y son sujeto de rendición documentada. Los encargos pueden ser con periodicidad mensual, y deberan estar enmarcados dentro del marco del Plan Operativo, del SENCICO. ENCARGANTE Es la Dependencia de donde proceden los recursos, lleva el control de los encargos otorgados y sus correspondientes rendiciones de cuenta. ENCARGADA Es la Dependencia que recibe los recursos bajo la modalidad de Encargos, y es responsable de ejecutar las actividades programadas con los recursos recibidos y rendir cuenta documentada de la ejecución del gasto. 3) DE LA ADMINISTRACION DE LOS FONDOS. 3.1 Requerimientos Las dependencias que soliciten transferencias de fondos bajo la modalidad de encargos internos a nivel nacional, solicitarán a la Oficina de Planificación y Presupuesto sus requerimientos presupuestales para el cumplimiento de sus metas y actividades del mes, la mismas que deberán elaborarse de acuerdo a la programacion de cada dependencia en base al presupuesto autorizado para el ejercicio presupuestal, debiendo cada usuario, prever sus requerimientos a través de un Plan de Adquisiciones que permita que al momento de contar con los recursos financieros, su ejecución se realice en forma inmediata. 3.2 Autorización La Oficina de Administración y Finanzas autorizará los encargos y/o transferencias de los requerimientos de Bienes y Servicios, solicitados por las dependencias del SENCICO, a través de la Planilla de Transferencias y/o documento fuente debidamente aurorizado, incluyendo las retenciones correspondientes a que hubiere lugar si asi fuera el caso, y dentro del marco de los techos presupuestales aprobados para cada mes. 3

4 3.3 Registro Contable del Compromiso El Dpto. de Contabilidad procederá a registrar el expediente en las fases de Compromiso y Devengado por el importe del encargo o la Planilla de Transferencia a favor de cada Dependencia. en estas fases se debera registrar las retenciones de IGV 6% e Impuesto a la Renta si los hubiere, hasta que se implemente el procedimiento establecido en el sistema SAIS. 3.4 Atención de pago o transferencia económica El Departamento de Tesorería efectuará la transferencia de los fondos por Encargos Internos para la ejecución presupuestal de Bienes y Servicios, girando cada expediente tanto en Bienes corrientes como de capital, los que deberán ejecutarse dentro del marco de la autorización de disponibilidad financiera, Debiendo otorgarse o transferirse los fondos en la cuenta corriente del Banco de la Nacion aperturada para el SENCICO en cada Oficina Zonal, o a la persona que haya designado el usuario solicitante de dicho encargo. 3.5 Plazos de Rendicion de Cuentas Las rendiciones de cuenta deberán efectuarse en forma oportuna, con cargo al proyecto y centro de costos que corresponda y al expediente que dio orígen a dicha transferencia, devolviéndose el dinero o saldo no utilizado con conocimiento del Departamento de Tesoreria de esta sede central. Queda prohibido mantener fondos depositados en una cuenta corriente como dinero no utilizado, correspondiente a meses anteriores, salvo los gastos cuando existan compromisos ya devengados o existan retenciones a terceros debidamente justificados y el monto en cuenta corriente esté disponible para su giro. Los fondos recibidos por las dependencias del SENCICO, deberán rendirse en forma documentada, ante el Departamento de Contabilidad, en un plazo no mayor de ocho (8) días de recibidos los fondos, o hasta el día 30 de cada mes ejecutado, lo que suceda primero, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos por la Oficina de Administracion y Finanzas y ello será requisito fundamental para la autorización de las posteriores transferencias, debiendo transmitirse dicha información a través del módulo Informático de Tesorería. Las dependencias del SENCICO, deberan cumplir estrictamente con la entrega de información en los plazos y oportunidad que establezca la Sede Central a través de instrucciones específicas. 4) DE LAS DEVOLUCIONES O ANULACIONES DE LOS FONDOS POR ENCARGOS. Las devoluciones producto de los encargos serán depositadas directamente en la Cuenta Principal de la Sede Central MN. Cta. Nº del BANCO DE LA NACION-SENCICO, adjuntándose para los Departamentos de Tesorería y Contabilidad, el documento oficial que refiera, el concepto, número de Expediente y Partida Presupuestal a las cuales se deberán revertir dichos fondos. 4

5 5) DE LAS TRANSFERENCIAS DE FONDOS OTORGADOS BAJO LA MODALIDAD DE ENCARGOS CON CARGO A UN PROYECTO DISTINTO AL QUE LE PERTENECE.. Elaboración de Planilla de Transferencia En tanto se implemente los procedimientos establecido en el sistema SAIS, el Responsable de una Dependencia que requiera asignar presupuesto a otra Dependencia, con cargo a su propio Proyecto, deberá solicitar a la Oficina ejecutora la elaboracion de la Planilla de Transferencia, señalando las Partidas de Gasto Corriente y/o capital establecidas en el Clasificador del Gasto 2005, indicandose además, las retenciones de impuestos si los hubiera. ( IGV 6%, Impuesto a la Renta etc.) debiendo este registrarse en la fase del Compromiso y devengado. La referida planilla deberá remitirse a la Oficina de Administración y Finanzas, para los trámites de afectación presupuestal y el registro contable correspondiente. Asimismo las dependencias deberán coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto, a fin de considerar en el calendario de compromisos el gasto previsto. 6) DE LA PARTE TRIBUTARIA Los Responsables de rendir cuenta documentada por encargos en las operaciones que conlleven a la retención de impuestos y/o detracción, deberán previamente coordinar con el Departamento de Contabilidad, a fin de aplicar los tributos correspondientes. Dicha informacion contribuirá a que la declaración jurada SUNAT mensual, que le corresponde formular al SENCICO, se presente en forma veraz y oportuna. Los requerimientos de las planillas de transferencias, elaboradas en dos oportunidades al mes por las Gerencias Zonales, deberán contener los tributos a ser retenidos: Retencion del 6% del IGV, asimismo se deberá Consignar el equivalente al Impuesto a la Renta 10%. De tal manera se facilite la transferencia financiera por el importe neto, en la que solo se incluya el costo de la adquisicion de los Bienes y/o Servicios con su correspondiente IGV. debiendo registrarse los impuestos en los libros correspondientes hasta que se implemente los procedimientos establecidos en el Sistema SAIS : Registro de Compras, Libro de retenciones de cuarta categoria Libro de Retenciones del IGV 6% De tal manera que los tributos retenidos por adquisicion de bienes y servicios concilien con los que se hayan asentado en los registros correpondientes. 7) DISPOSICIONES FINALES 7.1 A partir de la entrada en vigencia de la presente Directiva queda sin efecto la Directiva PE/GG/OAF Nº

6 7.2 La Sede Central, no atenderá transferencias financieras que no cuenten con los techos presupuestales aprobados. 7.3 Queda estrictamente prohibido que el personal de las Gerencias Centrales y Zonales del SENCICO, adopten decisiones que determinen movimientos de materiales, fondos, bienes y presupuestos, que afecten a los Estados Financieros y Presupuestarios de la Institución, sin la autorización de la Oficina de Administración y Finanzas y/o la Oficina de Planificación y Presupuesto 7.4 Las ventas al crédito mayor a 30 dias, que se efectúen en las dependencias y Oficinas Zonales deberán efectuarse mediante un Convenio o Contrato de Servicios, de conformidad a lo establecido en el Oficio circular Nº VIVIENDA/SENCICO 03.00, de fecha , considerando que el referido plazo que se estipule en el contrato no debera ser mayor a 60 dias, quedando bajo responsabilidad del Ejecutor y emisor de la factura, el seguimiento y cobranza respectiva 7.5 Queda establecido que todo contrato celebrado entre el SENCICO y el contratista bajo la modalidad de servicios no personales, estará sujeto a modificacion parcial por efectos de cambios en las obligaciones tributarias que tenga el contribuyente con respecto a su constancia de exoneracion de tributos en cuanto le corresponda, de acuerdo a Ley. 7.6 Cuando el SENCICO, emita comprobantes de pago sin la correspondiente cancelacion, (facturas y/o boletas) con cargo a una posterior entrega de la prestacion del servicio, estas deberan estar amparadas en el contrato y/o convenio previamente suscrito, a fin de que esta acción permitia determinar los Ingresos Diferidos que seran revelados en el Balance General de la Institucion. 7.7 En cuanto se refiere a las detracciones que se efectuen por parte de nuestros clientes en aplicación del Sistema de Pago de Obligaciones Tributarias, estas deberan corresponder necesariamente a las actividades aprobadas en los anexos dispuestos por la SUNAT, de acuerdo al Bien y/o servicios que establece la Resolucion de Superintendencia Nº /SUNAT, Publicada el A fin de mantener el sinceramiento en los Estados Financieros, se dispone que cada vez que el SENCICO emita Notas de Credito por anulacion de comprobantes de pago de servicios, por motivos de variacion de precios u otros, necesariamente debera ser para anular facturas cuyo servicio no ha sido prestado, salvo excepciones debidamente justificadas que sea aprobada por la Oficina de Administracion y Finanzas o quien haga sus veces De conformidad al articulo Nº17 del Oficio Circular Nº VIVIENDA/SENCICO-07.00, de fecha , referido al Reglamento de altas bajas y enagenaciones de bienes de propiedad mobiliaria del SENCICO. cuando la programacion de requerimiento contenga Bienes de 6

7 capital, donde se comprenda la adquisicion de bienes de activo fijo, este debera tener en consideracion lo establecido en el articulo referido, debiendo coordinarse para cualquier consulta en relacion al catalogo de bienes y su partida correspondiente con la Oficina de Control Patrimonial Teniendo en consideración la aplicación de uno de los preceptos, establecidas como principio de Contabilidad Generalmente Aceptados DEVENGADO. los Contratos sujetos a liquidacion futura, seran Registrados como una carga diferida, devengandose conforme se vaya agotando la Poliza y/o conformidad del servicio recibido, o cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacion o practicas comerciales aplicables y se hayan ponderado todos los riesgos inherentes según el contrato suscrito, al respecto la Oficina de Abastecimiento deberá remitir al Departamento de Contabilidad copia del contrato(s) cuyos servicios seran devengados en el transcurrir del tiempo. MEDIDAS DE CONTROL Se debe dar cumplimiento estricto a las siguientes normas, Resolucion de Contraloria Nº CG del 02 de Julio de 1998, Normas Tecnicas de Control Interno, Nºs Utilizacion del Flujo de Caja en la Programación Financiera, , Conciliaciones Bancarias, Deposito Oportuno en Cuentas Bancarias, Arqueo de Fondos y Valores Asimismo queda dispuesto para que la emisión del recibo de Ingreso de cada sede, se registe hasta el último dia útil de cada mes, debiendo sustentarse con la correspondiente emisión de comprobantes de pago autorizado por SUNAT, incluyendose la papeleta de depósito de la entidad Financiera. Tratándose de Ingresos en el último dia del mes, y que por problemas de tiempo, no se hayan podido efectuar el deposito correspondiente en la entidad Bancaria, la sede que recaudo dichos fondos, registrara la cobranza en caja, elaborando para ello el Recibo de Ingreso por el importe percibido, debiendo para el 1er dia del mes siguiente, elaborar un nuevo recibo por el importe depositado en cuenta corriente, evitandose se mantengan comprobantes de pago pendientes de cobro cuando en la realidad ya se han RECAUDADO. Al culminar el mes las dependencias que perciban ingresos a nivel nacional deberan remitir a la OAF el estado de cuentas por cobrar detallado por comprobantes de pago, fecha, Nº, importe y nombre del cliente al que fue emitido, debiendo este analisis coincidir con los pendientes que muestra el Registro de Ventas de cada punto de emision en sus montos mensuales y acumulados si asi fuera el caso. 8) RESPONSABILIDAD Y SANCIONES 8.1 El personal que labora en cada Gerencia Zonal y en la Sede Central, deberá acatar las disposiciones contenidas en la presente Directiva, de acuerdo a la competencia de sus funciones. 7

8 8.2 El Gerente Zonal es responsable de impartir las instrucciones internas necesarias para el cumplimiento de la presente norma. 8.3 El incumplimiento sucesivo al contenido del presente documento, dará lugar a las sanciones que amerite cada caso y de acuerdo a las normas laborales vigentes. REGISTRESE, COMUNIQUESE y PUBLIQUESE CESAR ALVA DEXTRE Presidente Ejecutivo 8