CONTROL DE CAMBIOS. Fecha de la Modificación. Sección y/o página. Versión. Descripción de la modificación

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2 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/12 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación

3 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/12 ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 NORMATIVA...4 GLOSARIO...5 CARACTERIZACIÓN...7 RESPONSABILIDADES...9 PROCEDIMIENTO FLUJOGRAMA FORMULARIOS

4 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/12 OBJETO Describir el procedimiento para el registro contable de egresos por pago de viáticos a funcionarios en el sistema esigef, estableciendo la documentación soporte que se debe archivar, a efecto de dar cumplimiento a la normativa establecida. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción del formulario Solicitud de Licencia con Remuneración en el Interior del País a través del sistema interno de viáticos, por parte del Analista Financiero - Contabilidad; y culmina con la liquidación del fondo. NORMATIVA Legislación: Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. Ley Orgánica de Servicio Público y su reglamento. Ley de Transformación Económica. Ley de Transparencia y Libre Acceso a la Información Pública. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su reglamento. Directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas, para la clausura del presupuesto y cierre contable del año vigente y apertura del siguiente año. Normativa de Origen Externo: Normas Técnicas de Presupuesto. Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental. Normas Técnicas de Tesorería. Reglamento para el Pago de Viáticos, Movilizaciones, Subsistencias y Alimentación Emitido por el Ministerio de Relaciones Laborales. Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos Catálogo General de Cuentas. 4

5 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/12 Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos. Herramienta informática esigef sus instructivos, directrices y consultas realizadas y absueltas en materia contable y presupuestaria por parte del Ministerio de Finanzas. Normativa de Origen Interno: Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto del Presupuesto de la Superintendencia de Compañías y su instructivo de aplicación. Reglamento para el Pago de Viáticos, Subsistencias, Alimentación y Gastos de Transporte, para las Comisiones de Servicios dentro del País, de los Servidores de la Superintendencia de Compañías. Y más normativa interna vigente; así como las instrucciones impartidas por la autoridad competente. GLOSARIO Contabilidad Gubernamental.- La característica principal de la Contabilidad aplicada en el ámbito gubernamental está dada por la integración de las operaciones patrimoniales con las presupuestarias, al momento en que suceden los hechos económicos; los instrumentos que hacen posible la interconexión entre el Presupuesto y la Contabilidad, son el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos y el Catálogo General de Cuentas. Presupuesto.- El presupuesto es el instrumento en el cual constan las estimaciones de ingresos a obtener, así como de los gastos que podrán realizarse en función del financiamiento previsto. Es decir, constan por una parte el origen de sus fuentes de financiamiento a través de la identificación de las diversas fuentes tributarias y no tributarias y por otra, el destino que se dará a los recursos financieros durante su vigencia. Contrasiento.- Reversión del asiente contable. Partida Presupuestaria.- Rubro o ítem o concepto específico de ingreso o gasto, cuyo detalle consta en el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos. 5

6 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/12 CUR.- Certificado Único de Registro. COM (Compromiso).- Acto administrativo mediante el cual se conviene a contratar formalmente con un tercero la realización de obras, provisión de bienes o prestación de servicios. DEV (Devengado).- Registro de los hechos económicos en el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero. 6

7 CARACTERIZACIÓN 7

8 TIPO DE PROCESO: Habilitantes de Apoyo FECHA: 22/05/12 MACROPROCESO: Gestión Administrativa Financiera VERSIÓN: 01 PROCESO: Administración Financiera ELABORADO POR: Mary Vozmediano SUBPROCESO: Contabilidad APROBADO POR: Ing. Daniel Morales PROCEDIMIENTO: Registrar egresos por pago de viáticos a funcionarios CONTROLES INDICADORES: - Ejecución de Gastos Efectiva NORMATIVA: - Legislación Vigente - Normativa de Origen Externo - Normativa de Origen Interno ENTRADAS SALIDAS PROVEEDORES Funcionario Requirente - Formulario Solicitud de Licencia con Remuneración en el Interior del País REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS - Comprobante Único de Registro Contable - Comprobante de Creación del Fondo Global - Comprobante de Distribución Interna de Fondos - Comprobante de Rendición de Fondos - Reporte Fondos Internos Creados - Informes de Ejecución CLIENTES Funcionario Requirente TECNOLOGICOS: - Sistema esigef - Sistema interno de viáticos - Microsoft Excel HUMANOS: - Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero - Director/Coordinador de Planificación y Presupuesto - Control Previo - Contador General/Regional - Analista Financiero - Contabilidad RECURSOS

9 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/12 RESPONSABILIDADES DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO Revisar y autorizar los Fondos Globales por anticipo de viáticos. Revisar y firmar los CUR s de pago. Presentar información financiera a las autoridades de la Institución. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Aplicar las normas, políticas y demás procedimientos contables. Definir procedimientos y clases de registro que permitan el registro y control de las operaciones contables y financieras. Revisar los documentos soporte relacionados con CUR s contables y/o de pago, asientos de diario para luego autorizarlos en el sistema esigef. Presentar información financiera a las autoridades de la Institución. CONTROL PREVIO Verificar la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad y confiabilidad de los documentos soportes que respaldan los egresos a realizar por la Institución. Revisar los cálculos de viáticos a otorgarse a los Funcionarios Requirentes. Verificar la existencia de la certificación presupuestaria para la realización de los pagos conforme a lo estipulado en la normativa vigente. ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD Verificar la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad y confiabilidad de los documentos soportes que respaldan los egresos a realizar por la Institución previo al registro en el sistema esigef. Registrar la creación del fondo del anticipo de viáticos. Registrar en el sistema esigef la Creación del Fondo Global. 9

10 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/12 Registrar en el sistema esigef la Distribución Interna de Fondos. Registrar en el sistema esigef la Rendición de Fondos. Registrar en el sistema esigef el Comprobante Único de Registro Contable. Registrar en el sistema esigef la liquidación del fondo creado. Registrar el devengado de los CUR s de Gastos Presupuestarios según corresponda en el sistema esigef. JEFE DE CAJA Verificar la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad y confiabilidad de los documentos soportes que respaldan los egresos a realizar por la Institución previo al pago en el sistema esigef. Revisar y aprobar la documentación soporte y CUR s de pago previo a las autorizaciones de pago al Ministerio de Finanzas a través del sistema esigef. Solicitar al Ministerio de Finanzas las autorizaciones de pago a favor de los beneficiarios. 10

11 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/12 PROCEDIMIENTO FUNCIONARIO REQUIRENTE 1. Remite el formulario Solicitud de Licencia con Remuneración en el Interior del País a través del sistema interno de viáticos con los datos requeridos. VER PROCEDIMIENTO DE REQUERIR VIÁTICOS AL INTERIOR DEL PAÍS. ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD 2. Recibe a través del sistema interno de viáticos el formulario Solicitud de Licencia con Remuneración en el Interior del País e imprime. 3. Registra en el sistema esigef el anticipo o el gasto, según corresponda, en concordancia con lo definido en el sistema interno de viáticos En caso de registro de anticipo de viáticos: Registra los datos del formulario Solicitud de Licencia con Remuneración en el Interior del País en el sistema esigef. VER INSTRUCTIVO DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS Genera el fondo del anticipo en el sistema esigef Imprime dos copias del Comprobante de Creación del Fondo Global Firma el Comprobante de Creación de Fondo Global Adjunta el Comprobante de Creación de Fondo Global al formulario Solicitud de Licencia con Remuneración en el Interior del País Remite la documentación del fondo creado al Contador General/Regional para su aprobación. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Aprueba en el sistema esigef la creación del fondo global para el anticipo de viáticos Remite la Analista Financiero - Contabilidad. ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD Realiza la distribución del fondo en el sistema esigef. 11

12 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/ Imprime dos copias del Comprobante de Distribución Interna de Fondos Firma el Comprobante de Distribución Interna de Fondos Adjunta el Comprobante de Distribución Interna de Fondos a la documentación Remite Contador General/Regional para su aprobación en el sistema esigef. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Aprueba en el sistema esigef la distribución del fondo global Remite documentación, original y copia, al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero para su aprobación en el sistema esigef y firma. DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO Aprueba en el sistema esigef el fondo del anticipo Firma los documentos y remite el original al Jefe de Caja y la copia al Analista Financiero Contabilidad. JEFE DE CAJA Recibe y revisa la documentación original Aprueba la autorización del pago al Ministerio de Finanzas en el sistema esigef. ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD Recibe a través del sistema interno de viáticos el formulario Informe de Licencia con Remuneración en el Interior del País Revisa que el Informe este correcto y que el funcionario requirente haya adjuntado su pase a bordo u hoja de ruta Si el informe no está correcto: Devuelve el formulario Informe de Licencia con Remuneración en el Interior del País al funcionario requirente para su corrección a través del sistema interno de viáticos. 12

13 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/ Si la documentación está correcta: Continúa con la actividad Revisa la fecha de retorno del funcionario: En caso de que el anticipo sea igual al devengado del viático Registra en el sistema esigef la rendición del fondo, imprime el Comprobante de Rendición de Fondo y remite al Contador General/Regional para su aprobación. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Recibe el Comprobante de Rendición de Fondo y documentación soporte Aprueba la rendición del fondo en el sistema esigef Remite la Analista Financiero Contabilidad. ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD Recibe la documentación y realiza la consolidación de fondo en el sistema esigef Imprime el CUR de Regularización en estado solicitado, adjunta a la documentación y la remite al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero para su firma. DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO Recibe la documentación y firma el CUR de Regularización y demás documentos soportes Remite la Contador General/Regional para su aprobación en el sistema esigef. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Recibe la documentación Aprueba el CUR de Regularización en el sistema esigef y remite al Analista Financiero Contabilidad para su liquidación del fondo. 13

14 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/12 ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD Recibe la documentación y liquida el fondo en el sistema esigef. Si el saldo a liquidar del fondo es cero no se creará un formulario de liquidación. El sistema automáticamente lo marcará como cerrado al fondo global Archiva la documentación. FIN DEL PROCEDIMIENTO ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD En caso de que el funcionario regrese antes del tiempo establecido en la solicitud: Registra en el sistema esigef la rendición del fondo, imprime el formulario de Rendición de Fondo y remite al Contador General/Regional para su aprobación. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Recibe el formulario de Rendición de Fondo y documentación soporte Aprueba la rendición del fondo en el sistema esigef Remite la Analista Financiero Contabilidad. ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD Recibe la documentación y realiza la consolidación de fondo en el sistema esigef Imprime el CUR de Regularización en estado solicitado, adjunta a la documentación y la remite al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero para su firma. 14

15 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/12 DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO Recibe la documentación y firma el CUR de Regularización y demás documentos soportes Remite la Contador General/Regional para su aprobación en el sistema esigef. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Recibe la documentación Aprueba el CUR de Regularización en el sistema esigef y remite al Analista Financiero Contabilidad para su liquidación del fondo. ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD Recibe la documentación y liquida el fondo en el sistema esigef. Si existe saldo por liquidar, correspondiente al valor no utilizado que le sobro al custodio del fondo en efectivo, el sistema genera una cuenta por cobrar , la misma que se cierra con el depósito de dicho valor Recibe la papeleta de depósito. VER PROCEDIMIENTO RECAUDAR INGRESOS DE LA INSTITUCIÓN Registra en el sistema esigef, el asiento contable DFRA (Devolución de Recursos Autogestión para Liquidar Fondos), con la respectiva fecha y referencia de recaudación en el Banco Central Remite la Contador General/Regional para su aprobación en el sistema esigef. CONTADOR GENERAL Recibe la documentación Aprueba el CUR Contable en el sistema esigef. 15

16 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/ Imprime el CUR Contable, lo adjunta la documentación y la remite al Analista Financiero Contabilidad para su archivo. ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD Recibe la documentación y archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD En caso de que el funcionario se quede más días de lo previsto en la solicitud: Registra en el sistema esigef la rendición del fondo inicial, imprime el formulario de Rendición de Fondo y remite al Contador General/Regional para su aprobación. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Recibe el formulario de Rendición de Fondo y documentación soporte Aprueba la rendición del fondo en el sistema esigef Remite la Analista Financiero Contabilidad. ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD Recibe la documentación y realiza la consolidación de fondo en el sistema esigef Imprime el CUR de Regularización en estado solicitado, adjunta a la documentación y la remite al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero para su firma. DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO Recibe la documentación y firma el CUR de Regularización y demás documentos soportes. 16

17 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO DE VIÁTICOS A FUNCIONARIOS CÓDIGO: AP FECHA: 22/05/ Remite la Contador General/Regional para su aprobación en el sistema esigef. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Recibe la documentación Aprueba el CUR de Regularización en el sistema esigef y remite al Analista Financiero Contabilidad para su liquidación del fondo. ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD Recibe la documentación y liquida el fondo inicial en el sistema esigef Archiva la documentación Para el pago correspondiente a la extensión del viático: VER PROCEDIMIENTO REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS Y POR REEMBOLSO A FUNCIONARIOS. FIN DEL PROCEDIMIENTO 3.2. En caso de que el funcionario requirente no haya presentado a tiempo el formulario Solicitud de Licencia con Remuneración en el Interior del País: VER PROCEDIMIENTO REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS Y POR REEMBOLSO A FUNCIONARIOS. FIN DEL PROCEDIMIENTO 17

18 FLUJOGRAMA 18

19 TIPO DE PROCESO: MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Habilitantes de Apoyo Gestión Administrativa Financiera Administración Financiera Contabilidad Registrar egresos por pago de viáticos a funcionarios FECHA: 07/02/12 VERSIÓN: 01 PÁGINA: 1 OF 4 ELABORADO POR: Mary Vozmediano APROBADO POR: Ing. Daniel Morales Analista Financiero - Contabilidad Recibir a través del sistema interno de viáticos el formulario Solicitud de Licencia con Remuneración en el Interior del País e imprimir Realizar la distribución del fondo en el sistema esigef Registrar en el sistema esigef el gasto o el anticipo según corresponda Imprimir el Comprobante de Distribución Interna de Fondo y firmar Anticipo de viáticos? No Pagar a proveedores de bienes y servicios y por reembolso a funcionarios Si Remitir la Contador General/ Regional para su aprobación Registrar los datos del formulario en el sistema Generar el fondo del anticipo en el sistema esigef Imprimir el Comprobante de Creación del Fondo Global y firmar Remitir la Contador General/ Regional para su aprobación Contador General/ Regional Aprobar en el sistema esigef la creación del fondo global para el anticipo de viáticos Remitir la Analista Financiero - Contabilidad Aprobar en el sistema esigef la distribución del fondo global Remitir la Director Nacional Financiero/ Coordinador Financiero Director Nacional Financiero/ Coordinador Financiero Aprobar en el sistema esigef el fondo del anticipo Firmar los documentos y remitir original al Jefe de Caja y copia al Analista Financiero - Contabilidad 1

20 TIPO DE PROCESO: MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Habilitantes de Apoyo Gestión Administrativa Financiera Administración Financiera Contabilidad Registrar egresos por pago de viáticos a funcionarios FECHA: 07/02/12 VERSIÓN: 01 PÁGINA: 1 OF 4 ELABORADO POR: Mary Vozmediano APROBADO POR: Ing. Daniel Morales Jefe de Caja 1 Recibir y revisar la documentación Aprobar la autorización del pago al Ministerio de Finanzas en el sistema esigef Analista Financiero Contabilidad Recibir a través del sistema interno de viáticos el formulario Informe de Licencia con Remuneración en el Interior del País Revisar la fecha de retorno del funcionario 3 No Anticipo igual al devengado No Funcionario regresa antes del tiempo de la solicitud Si Registrar en el sistema esigef la rendición del fondo Si Registrar en el sistema esigef la rendición del fondo y remitir la Contador General/ Regional Imprimir el comprobante de rendición de fondo 2 Remitir Contador General/ Regional Realizar la consolidación de fondo, imprimir el CUR de Regularización y remitir documentación al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero Liquidar el fondo en el sistema esigef y archivar documentación Contador General/ Regional Recibir documentación Aprobar la rendición de fondo en el sistema esigef Remitir la Analista Financiero - Contabilidad Aprobar el CUR de Regularización en el sistema esigef Remitir Analista Financiero - Contabilidad Director Nacional Financiero/ Coordinador Financiero Firmar CUR de Regularización y remitir Contador General/ Regional

21 TIPO DE PROCESO: MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Habilitantes de Apoyo Gestión Administrativa Financiera Administración Financiera Contabilidad Registrar egresos por pago de viáticos a funcionarios FECHA: 07/02/12 VERSIÓN: 01 PÁGINA: 1 OF 4 ELABORADO POR: Mary Vozmediano APROBADO POR: Ing. Daniel Morales Contador General/ Regional 2 Aprobar la rendición de fondo en el sistema esigef Remitir la Analista Financiero - Contabilidad Aprobar el CUR de Regularización en el sistema esigef y remitir Analista Financiero - Contabilidad Aprobar el CUR Contable en el sistema esigef Imprimir el CUR Contable y remitir Analista Financiero Contabilidad para su archivo Analista Financiero - Contabilidad Realizar la consolidación del fondo en el sistema esigef Imprimir el CUR de Regularización en estado de solicitado Remitir la Director Nacional Financiero/ Coordinador Financiero para su firma Liquidar el fondo en el sistema esigef Recaudar Ingresos de la Institución Recibir papeleta de depósito Registrar en el sistema esigef el asiento contable DFRA Remitir la Contador General/ Regional Director Nacional/ Financiero/Coordinador Financiero Firmar el CUR de regularización y demás documentación Remitir Contador General/ Regional

22 TIPO DE PROCESO: Habilitantes de Apoyo FECHA: 07/02/12 MACROPROCESO: PROCESO: Gestión Administrativa Financiera Administración Financiera VERSIÓN: 01 PÁGINA: 1 OF 4 SUBPROCESO: Contabilidad ELABORADO POR: Mary Vozmediano PROCEDIMIENTO: Registrar egresos por pago de viáticos a funcionarios APROBADO POR: Ing. Daniel Morales Analista Financiero - Contabilidad 3 Registrar en el sistema esigef la rendición del fondo y remitir la Contador General/ Regional Funcionario se queda más días que los previstos en la solicitud Realizar la consolidación del fondo en el sistema esigef Imprimir el CUR de Regularización en estado de solicitado Remitir la Director Nacional Financiero/ Coordinador Financiero para su firma Liquidar el fondo en el sistema esigef Archivar documentación Registrar egresos por pago a proveedores de bienes y servicios o por reembolso a funcionarios Para el pago correspondiente a la extensión del viático Contador General/Regional Aprobar la rendición de fondo en el sistema esigef Remitir la Analista Financiero - Contabilidad Aprobar el CUR de Regularización en el sistema esigef y remitir Analista Financiero - Contabilidad Director Nacional/ Financiero/ Coordinador Financiero Firmar el CUR de regularización y demás documentación Remitir Contador General/ Regional

23 FORMULARIOS 23

24 Comprobante de Creación del Fondo Global

25 Comprobante de Distribución Interna de Fondos

26 CUR de Compromiso

27 CUR de Devengado

28 Comprobante de Rendición de Fondos

29 Comprobante Único de Registro - Regularización

30 Reporte de Fondos Internos Creados

31 CUR Contable