UNIVERSIDAD DEL VALLE FORMANDO LOS LÍDERES DEL MAÑANA

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1 UNIDAD 2. EFECTIVO DE CAJA Y BANCO Domingo, 27 de Septiembre Objetivos de Unidad: 1. Analicen las normas y procedimientos aplicados al control interno de una empresa. 2. Identifiquen los distintos tipos de conciliación bancaria y su aplicación en la parte contable. Contenidos: 2.1. Concepto y generalidades del efectivo en caja y banco 2.2. Clasificación del efectivo en la parte contable.: caja, caja chica, banco, depósitos y otros Procedimientos y normas para el arqueo de caja. (Control Interno contable sobre los ingresos y egresos) Casos y ejercicios 2.5..Conciliación Bancaria Tipos de conciliaciones Métodos de elaboración Partidas de las conciliaciones bancarias Ajustes de las conciliaciones Fondos fijos y rotativos de caja La ley de títulos y valores con respecto a banco 2.6. Ejercicios. 1. Concepto y Generalidades del Efectivo en Caja y Banco Comprende la existencia en poder de la entidad de la moneda de curso legal, moneda extranjera, cheques, giros bancarios y depósitos a la vista, depósitos en entidades bancarias, fondos fijos (caja chica), inversiones en valores y colocaciones efectuadas en instituciones financieras así como otras partidas que se pueden considerar equivalentes de efectivo. Representa la existencia de los medios monetarios que posee la entidad y que se encuentran depositados en sus cuentas bancarias. En esta cuenta se reflejan las entradas de los medios monetarios en el banco por concepto de los depósitos efectuados por la entidad, excepto la que financia el proceso inversionista. Está integrado por aquellas cosas que comúnmente se aceptan como medios de cambio. Para que sea considerada como efectivo, una cosa tiene que ser convertible inmediatamente a dinero, a su valor nominal. 1

2 * El efectivo disponible incluye: 1- Billetes 2- Monedas 3- Instrumentos negociables como: a) Cheques personales, de caja y certificados, no depositados b) Giros bancarios no depositados c) Órdenes de pago no depositados, como giros portales y de express El efectivo en banco incluye: 1- Depósitos a la vista en cuentas de cheques 2- Cuentas de ahorros, generalmente en efectivo, a pesar de que a veces se requiere de previo aviso al banco para poder disponer de ellas 3- Certificados de depósitos a la vista 2. Clasificación del Efectivo: El efectivo está constituido por partidas manejadas a través de diferentes cuentas contables que representan el numerario o sus equivalentes a una fecha dada. Se forma por los siguientes rubros o conceptos: 2.1 Caja: Cuenta que sirve para asentar las entradas y salidas de dinero. Libro de Caja en el que se anota detalladamente el movimiento de fondos. Existencias en efectivo en una oficina o dependencia encargada de efectuar los cobros, los pagos y en general el manejo de fondos. Se constituye para agilizar ciertas operaciones que permiten a la empresa recibir pagos de clientes menores, establecer pago hasta un límite preestablecido, entregar dinero a empleados como anticipos o recibir reembolsos de cantidades previamente entregadas. Su saldo es deudor. Se carga: Al iniciar el ejercicio: 1. Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal de la existencia de efectivo propiedad de la entidad. 2. Del importe del valor nominal del efectivo recibido. Al Finalizar el ejercicio: 1. Del importe del valor nominal de los faltantes de efectivo (según libros), sobrantes según arqueo de caja. Se Abona: Durante el ejercicio: 1. Del importe del valor nominal del efectivo entregado por la entidad. 2

3 Al Finalizar el ejercicio: 1. Del importe de su saldo para saldarla 2.2 Fondos Fijos O Caja Chica: Es un fondo disponible que tiene cada ente económico para efectuar pagos de montos pequeños y que no requieren la emisión de un cheque. La administración del fondo de caja chica requiere de procedimientos y normas, medidas de control para su administración y/o manejo, los cuales deben estar por escrito y dados a la persona encargada de su custodia. Se enumeran a continuación una serie de normas para su manejo eficiente y transparente: 1. El fondo debe aperturarse con la autorización de un funcionario competente. 2. Debe elaborarse un instructivo para su uso y manejo. 3. Debe utilizarse documentos prenumerados para el control de los desembolsos del fondo. 4. Los pagos con el fondo deben contar con la autorización de un funcionario responsable. 5. Todo pago debe ser respaldado o soportado con documentos (facturas y /o recibos), que lo justifiquen. 6. Debe fijarse un monto máximo para el pago con fondos de caja chica. 7. Los documentos que respalden los pagos deben emitirse a nombre de la institución y /o entidad y deben ser originales, no deben contener borrones o enmendaduras. 8. El fondo no debe utilizarse para realizar préstamos personales. 9. Debe realizarse arqueos periódicos y sorpresivos al fondo. 10. Los reembolsos deben solicitarse en forma oportuna, es decir, cuando el monto se haya utilizado en un porcentaje considerable, tomando en cuenta el tiempo que lleva la reposición o reembolso. El riesgo más generalizado en su manejo es el Jineteo de Fondos. Este consiste en tomar dinero del fondo, utilizarlo para provecho personal durante un tiempo y luego reponer el monto tomado. ARQUEO DE CAJA El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. 3

4 CONCILIACION BANCARIA UNIVERSIDAD DEL VALLE La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene CONTROL INTERNO A LOS INGRESOS Básicamente el Ciclo de Ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar acabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos y servicios. Estas funciones incluyen los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. MOVIMIENTOS CONTABLES COMUNES Dentro del Ciclo de Ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos contables más comunes: Ventas Costo de ventas Ingresos de caja Devoluciones y rebajas sobre ventas Descuentos por pronto pago Provisiones para cuentas de cobro dudoso Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables Gastos de comisiones Creación de pasivos por el impuesto a las ventas Provisiones para gastos de garantía La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos: 4

5 - Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque. - Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa. - Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. - Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares. - Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar. - Errores del banco al liquidar determinados conceptos. AJUSTES QUE SE DERIVAN DE LA CONCILIACION BANCARIA A. Depósitos efectuados por la empresa B. Cheques emitidos por la empresa C. Abonos hechos por Intereses ganados por la empresa. D. Intereses y comisiones cobradas por el banco E. Reintegros. F. Rectificaciones. En resumen, los asientos de ajuste permiten normalizar los valores de la cuenta Banco una vez que se ha realizado el procedimiento de conciliación. Las notas de debito se registran haciendo un abono (crédito) a la cuenta Banco con cargo a la cuenta que recibirá el concepto de la disminución de efectivo realizada por el banco. Ejemplo: Fecha Explicación Debe Haber Nov. 10 Intereses Gastos 50 Banco 50 Los valores materializados que representen o incorporen derechos patrimoniales, tendrán la calidad y los efectos de Título Valor, cuando estén destinados a la circulación, siempre que reúnan los requisitos formales esenciales que, por imperio de la ley, les corresponda según su naturaleza. Las cláusulas que restrinjan o limiten su circulación o el hecho de no haber circulado, no afectan su calidad de título valor. Concepto de Titulo Valor Desde el punto de vista material el título valor es un documento escrito, siempre firmado (unilateralmente) por el deudor; es además un pedazo de papel que contiene diversas menciones En un segundo plano, se define al título valor como un derecho en beneficio de una persona. El derecho consignado en el documento, nace con la creación de éste. Tiene un valor en la actividad económica en general y en los negocios mercantiles en especial, por ello y para el desarrollo de la economía de un país, interesa 5

6 que el titulo como valor en sí mismo, pueda entrar en circulación económica como los demás bienes. 6