INSTRUCTIVO EMISIÓN Y ENVIO DE DOCUMENTOS DE VENTAS A CLIENTES

Transcripción

1 PROPÓSITO Definir las instrucciones básicas para la emisión de documentos tributarios de ventas y el envío de estos a 2.0 DESCRIPCIÓN GUIAS DE DESPACHO: I.- EMISION DE DOCUMENTOS DE VENTAS Plazo en que se debe facturar una guía de despacho y qué ocurre si no se factura dentro del plazo legal: Hasta el quinto día del mes siguiente, sobre guías emitidas en el mes anterior. Si no se factura dentro de plazo legal, el contribuyente se expone a una infracción y sujeto al cobro del Impuesto al Valor Agregado (IVA) con los reajustes, intereses y multas. Moneda y precio que se debe detallar en la emisión de una guía de despacho Moneda: Todos los documentos mercantiles deben ser emitidos en moneda nacional, solo se exceptúan de esto las facturas y notas de crédito de exportación. Precio: Tratándose de ventas, el precio que debe detallarse es el precio unitario, ahora bien, si en el momento de la venta no lo tuviese, puede ser un precio referencial o de mercado, solo se exceptúan del precio unitario los traslados de mercaderías que no importen venta. Requisitos para emitir una guía de despacho por traslado de mercaderías, entre sucursales, agencias o bodegas de la misma empresa: Se debe considerar los mismos requisitos como si fuese emitida a cualquier cliente, dando énfasis claramente e identificar en forma íntegra: La oficina, obra o local de destino, Calle, N, comuna, Etc.

2 Emisión de Guía de Despacho para un traslado que no constituye venta: Al emitir el Documento Tributario en el caso que sea guía electrónica ingresar en el campo "Indicador Tipo de Traslado" el código correspondiente al traslado que no constituye venta. Además, todo transporte de mercaderías se debe acompañar con dos representaciones impresas de la Guía de Despacho Electrónica emitida. En el caso de la guía preimpresa o manual en la glosa se debe explicitar que es solo traslado y no constituye venta. Anulación de una guía de despacho electrónica y manual (preimpreso) y plazo: La anulación se debe realizar en el mismo mes, anula el pedido, queda el registro en el libro electrónico de Guías de despacho de manera automática, no se envía la anulación al SII, Dejar a disposición TXT para futura revisión SII, Emitir un documento nuevo. Para el caso de la manual o preimpresa son los mismos requisitos, pero se deben adjuntar todos los ejemplares para envío a archivo con una línea transversal que diga ANULADO. Consideraciones generales Es obligación el llenado de todos los campos. No pueden emitir Guías de despachos manuales, con enmendaduras con rayados o uso de corrector. II.- ENVIO DE DOCUMENTOS AL CLIENTE Y RECEPCIÓN DE ÉSTOS Requisitos formales y esenciales que deben cumplir las plantas, faenas, sucursales y/u oficinas para envío al cliente de una Guía de despachos electrónica y/o manual o preimpresa.. Salida de planta indicando el nombre del funcionario de la empresa con su firma y V B. 2. Datos del transportista: Nombre empresa de transporte y RUT, Placa camión, nombre del chofer y firma de quien retiró las mercaderías. 3. En el caso que se realice una sola guía al final de mes, esta debe ser igual recepcionada por el cliente, cumpliendo con todas las exigencias de emisión. 4. Una vez llegada la mercancía al cliente, el transportista debe solicitar al cliente que pueda recibir conforme las mercaderías de acuerdo al recuadro más abajo transcrito, nombre, RUT, fecha recepción y firma y devolver la copia cedible al jefe administrativo, jefe o encargado de planta, sucursal o faena. 5. El jefe administrativo, Jefe o encargado de planta, sucursal o faena, debe hacer seguimiento y revisión, para que las Guías de despacho en su copia cedible, vengan con todos los datos de recepción de mercaderías por parte del cliente, una vez recibido conforme, la copia cedible debe ser enviada a la Oficina Santiago, de acuerdo a las especificaciones del punto III que sigue a continuación.

3 III.- ENVIO DE DOCUMENTOS PARA. Guía de despacho electrónica copia cedible: El jefe administrativo, Jefe o encargado de planta, sucursal o faena, debe enviar a la oficina de Santiago y directamente a la unidad de Archivo a nombre del señor Marco Zuleta, esta copia debe venir con su detalle, ordenada y por correlativo. Esta copia es fundamental porque la empresa se resguarda que las mercancías fueron recibidas conforme por el cliente. 2. Guía de despacho electrónica copia original cliente: El jefe administrativo, Jefe o encargado de planta, sucursal o faena, debe enviar a la oficina de Santiago a la unidad de facturación, esta copia con el detalle, ordenada y por correlativo. Una vez recepcionada, se valida, revisa y compara con el sistema y se procede a la facturación. 3. Guías de despacho preimpreso o manual duplicado SII: El jefe administrativo, Jefe o encargado de planta, sucursal o faena, debe enviar a la oficina de Santiago a la unidad de facturación, esta copia venir con su detalle, ordenada y por correlativo. Esta copia es la exigible para una revisión del SII. 4. Archivo: Todos estos documentos son enviados a bodega donde se encuentra la custodia del archivo general de la empresa.

4 FACTURAS DE VENTAS: I.- EMISION DE DOCUMENTOS DE VENTAS.- Facturación de las mercaderías para muestras a clientes Las muestras o artículos de prueba entregadas a un cliente se deben facturar para cumplir la obligación de pagar el IVA, sin embargo, no constituyen un ingreso porque no son catalogados como ventas. Glosa: Son artículos de muestra y no constituye venta. 2.- Una factura afecta puede detallar valores afectos y exentos. Cuando existan eventos de operaciones, en las cuales parte de la misma esté afecta a IVA y otra exenta o no afecta a este impuesto, se deberán emitir los documentos respectivos que den cuenta de estas situaciones. Sin embargo, nada obsta para que la operación se vea reflejada en un sólo documento, esto es, factura según corresponda, siempre que se haga mención, en forma separada, a la venta o servicio afecto, su precio y recargo de IVA; y la venta o servicio exento o no afecto y su precio neto. Esto solo rige cuando existe en una misma operación parte afecto y exento de lo contario no aplica. 3.- Emisión de factura como autofacturación Esto se refiere a que se facture hacia la misma empresa, es decir, a su mismo nombre, RUT y Giro. Esto NO procede dado que es un mismo ente jurídico, y no es venta para la ley del IVA. 4.- Anulación de documento de ventas preimpreso o manual Se debe anular: En el mismo periodo tributario (Periodo tributario es un mes calendario Art 2 N 5 Ley IVA) Se deben adjuntar todos los ejemplares (Copias) Colocar una descripción con línea transversal ANULADA 5.- Anulaciones de documentos electrónicos ya recibidos y aceptados por el SII. Emitir el documento de anulación en el mismo periodo tributario Una factura afecta y exenta es anulada con una nota de crédito Una nota de crédito, es anulada con una nota de debito Una nota de debito es anulada con una nota de crédito

5 Facturación de bienes del activo fijo En el articulo 8 letra m del D.L. 825 Ley sobre impuesto a las ventas y servicios: La venta de bienes corporales muebles, que realicen las empresas antes de que haya terminado su vida útil normal, de conformidad a lo dispuesto en el N 5 del artículo 3 de la Ley de la Renta o que hayan transcurrido cuatro años contados desde su primera adquisición y no formen parte del activo realizable. Considerar este texto para facturación exenta o afecta. II.- ENVIO DE DOCUMENTOS AL CLIENTE Y RECEPCIÓN DE ÉSTOS Requisitos formales y esenciales que deben cumplir las plantas, faenas, sucursales y/u oficinas para envío al cliente de una FACTURA electrónica y/o manual o preimpresa:. Oficina Santiago a través de su unidad de facturación, envía las facturas al jefe administrativo, Jefe o encargado de planta, sucursal o faena, quienes deberán enviar al cliente las facturas, tanto la copia original cliente, como la copia cedible. 2. El cliente debe hacer la recepción conforme en la copia cedible. 3. En el recuadro el cliente recepciona las mercancías, donde debe colocar expresamente su nombre, RUT, fecha, recinto y firma. Este acuse de recibo acredita que las mercancías fueron entregadas estando nuestra empresa amparados por la Ley.

6 El jefe administrativo, Jefe o encargado de planta, sucursal o faena, debe hacer seguimiento y revisión para que las facturas electrónicas en su copia cedible, vengan con todos los datos de recepción de mercaderías por parte del cliente, exigencia y obligación, que debe de ser ineludiblemente para todos los clientes, una vez recibido conforme, la copia cedible debe ser enviada a la Oficina Santiago, de acuerdo a las especificaciones del punto III que sigue a continuación. III.- ENVIO DE DOCUMENTOS PARA. Factura electrónica copia cedible: El jefe administrativo, Jefe o encargado de planta, sucursal o faena, debe enviar a la oficina de Santiago y directamente a la unidad de facturación, la copia con su detalle, ordenada y por correlativo, con un plazo máximo del día 2 del mes siguiente de la fecha del documento. Esta copia es fundamental porque la empresa se resguarda que las mercancías fueron recibidas conforme por el cliente, siendo esta copia el merito ejecutivo para exigir la cobranza. 2. Archivo: Todos estos documentos son enviados a bodega donde se encuentra la custodia del archivo general de la empresa. IV.- INFORME CONTROL DE RECEPCION DE FACTURAS. La unidad de facturación deberá disponer de un informe de Control de Recepción de facturas, con periodicidad quincenal, destacando aquellas de las cuales no se haya recepcionado la copia cedible, su responsable y motivos de la no recepción.