Manual de Procesos Consumo de Combustible Sistema de Abastecimiento Sitrans (SAS)

Transcripción

1 Manual de Procesos Consumo de Combustible Sistema de Abastecimiento Sitrans (SAS)

2 1. Consumo de Combustibles Figura 8.1. Proceso para el Consumo de Combustibles Recibe a Solicitante El encargado de surtidor recibe al solicitante, este puede ser Camión Externo, Máquina Sitrans o Generador Camión Externo Camión perteneciente a la rotativa de camiones dce propiedad de terceros transportistas que habitualmente prestan servicios a Sitrans Entrega Combustible Si el Transportista se encuentra desbloqueado y cuenta con crédito en el sistema se procede a entregar el petróleo solicitado. Así también si el requerimiento de petróleo es para un Generador Under o corresponde a un vale electrónico Full para una Máquina Sitrans Emite GD Emite GD por los litros entregados 1.5. Planilla diaria control Traspasa la información a planilla diaria de cuadratura.

3 1.6. Revisa e ingresa ADQ 1.7. Máquina Sitrans Maquina que opera por cuenta de Sitrans y que abastece petróleo, esta puede ser cualquier equipo incluyendo vehículos Vale electrónico Full 1.9. Generador Corresponde a Generadores, estos pueden ser normales o Under Solicita Vale de Reefer con cantidad de litros Si el Generador no es Under, debe solicitar un vale emitido por Reefer con la cantidad de litros solicitados Entrega combustible Entrega petróleo de acuerdo a los litros solicitados en valor de Reefer Emite GD según litros entregados Reefer emite GD por los litros reales informados por el encargado de Surtidor.

4 Proceso de Pedidos y Recepción de Petróleo Figura 8.1. Proceso para las Urgencias Emite OC directa Tratándose de una urgencia definida como tal, se procede a la emisión de una OC directa, la cual deberá ser generada en Santiago por los subgerentes del área correspondiente y en agencias, por los jefes de área. Para ello se debe ingresar al módulo Adquisiciones (ADQ), y seleccionar Documentos O. Compra Pendientes. El sistema mostrará una bandeja de las órdenes de compra pendientes asociadas al usuario. Posteriormente, debe hacer clic en el botón Crear para hacer la orden de compra directa.

5 Figura 8.2. Crear una OC Directa. Luego se debe ingresar los siguientes datos: 1) Procedencia de la Orden: Nacional: compras en Chile Extranjero: importaciones 2) Rut Proveedor; con F3 se despliega la ayuda. 3) Bodega correspondiente 4) Glosa obligatoria, será asignada a futura factura. 6) Días futuros en los cuales se espera que el proveedor despache. 5) Fecha tipo de cambio para órdenes en monedas distinta a $. 7) Moneda de la orden. 8) Porcentaje descuento sobre el total 9) Check para aplicar IVA al ítem. 10) CC contable asignado al usuario y validado con el ítem. 11) Código del ítem. 12) Cantidad del ítem. 13) Precio Figura 8.3. Datos a ingresar OC directa.

6 Una vez creada la OC directa, el usuario debe enviarlo al Jefe de Abastecimiento para que tome conocimiento de la compra, para ello debe hacer lo siguiente: Figura 8.4. Enviar OC directa. El Jefe de Abastecimiento visualizará en su bandeja de OC pendientes la OC directa. Para enviar a Visación debe realizar lo siguiente: Figura 8.5. Envío a Visación OC directa.

7 1.14. Evaluación Financiera El autorizador financiero decide si aprueba o rechaza la orden de compra directa. Para ello, desde el módulo Adquisiciones (ADQ), debe entrar a la opción Documentos O. Compra Pendientes. El autorizador financiero visualizará la bandeja con las órdenes de compra que tenga pendientes. Una vez identificada la orden de compra, debe proceder a hacer lo siguiente: Figura 8.6. Visualización Bandeja OC pendientes. Si está de acuerdo con lo solicitado en la OC Directa, el Autorizador Financiero debe enviar la aprobación total al usuario que generó la OC directa. 1) Observación para el usuario generador OC directa 2) Usuario generador OC directa Figura 8.7. Aprobación OC Directa.

8 Si no está de acuerdo con lo solicitado en la OC Directa, el Autorizador Financiero debe enviar el rechazo al usuario que generó la OC directa. 1) Observación para usuario generador OC directa. 2) Usuario generador OC directa. Figura 8.8. Rechazo de OC Directa Envía OC Directa a Proveedor El usuario que generó la OC directa debe enviarlo al proveedor, estas deben incluir acuse de dominio y recibo, para tener certeza de que el proveedor recibió y leyó el pedido. Para ello el usuario que generó la OC directa debe ingresar a Documentos O. Compras Pendientes, donde podrá visualizar las órdenes de compra pendientes. Figura 8.9. Bandeja de OC Pendientes. Para enviar la OC al proveedor debe presionar el botón Colocar.

9 Figura Colocar una Orden de Compra Se selecciona el medio para enviar la orden de compra al proveedor y se despliega el reporte de la orden de compra. Figura Orden de Compra generada.

10 1.16. Recepción de Materiales Si la compra urgente se trata de un bien mueble inventariable, el encargado de recepcionarlas es el pañolero. Cuando llegan los materiales al pañol, el pañolero debe recepcionar los materiales utilizando el módulo Control de Documentos (SCD). Para ello se debe seguir el siguiente subproceso. Figura Subproceso Recepción de Materiales Verifica precio, cantidad y calidad El pañolero debe recepcionar los materiales con la factura o guía de despacho y orden de compra (ambos documentos), revisar que la documentación enviada por el proveedor sea consistente con la orden de compra. Se debe chequear que la cantidad, precio y calidad sea la acordada en la orden de compra Recepción Completa Si la cantidad, precio y calidad son iguales en la orden de compra y guía de despacho, se recepciona conforme los materiales. El pañolero debe realizar inmediatamente el ingreso a existencia de los materiales recibidos. Para ello, el Pañolero debe ingresar al módulo SCD y crear un DRM (Documento de Recepción de Mercaderías).

11 Figura 8.13.Formulario Crear DRM Tener presente que la bodega de recepción sólo puede ser una bodega de existencias, las cuales se detallan a continuación. Bodegas de Existencias: Sucursal Código Bodega Bodega Ciudad 1 1 SCL EXISTENCIA San Bernardo ARI EXISTENCIA Arica IQQ EXISTENCIA Iquique ANF EXISTENCIA Antofagasta CPP EXISTENCIA Copiapó VPO EXISTENCIA Curauma SAI EXISTENCIA San Antonio TCCP EXISTENCIA MATERIALES VARIOS Concepción THO EXISTENCIA Talcahuano THO MATERIALES VIPLA Penco PMO EXISTENCIA Puerto Montt Bodegas de Repuestos Reefer: Sucursal Código Bodega Bodega Ciudad 1 2 SCL REPUESTOS RFS San Bernardo ARI REPUESTOS RFS Arica IQQ REPUESTOS RFS Iquique ANF REPUESTOS RFS Antofagasta

12 38 40 CPP REPUESTOS RFS Copiapó VPO REPUESTOS RFS Valparaíso SAI REPUESTOS RFS San Antonio THO REPUESTOS RFS Talcahuano PMO REPUESTOS RFS Puerto Montt Se debe completar los siguientes campos: 1) Se debe seleccionar el tipo de documento de la recepción. 2) Se debe ingresar el Rut del proveedor del documento. Se pueden desplegar con 3) Se debe ingresar el número del documento. 7) Fecha emisión del documento. 8) Glosa de la recepción. 4) Fecha DRM, por defecto es la del día. 5) Moneda del documento, por defecto viene $. 6) Periodo: por defecto viene el abierto y activo. 9) Se debe seleccionar la bodega que recepciona. 10) Se debe presionar el botón Aplicar. Figura Datos a completar en DRM

13 Posteriormente, se debe asociar el DRM Orden de Compra. 1) Corresponde a la sucursal por la que fue colocada la orden de compra. Por defecto viene la sucursal de ingreso al sistema. Si la orden pertenece a otra sucursal se debe abrir la opción y seleccionar la correcta. 2) Se debe seleccionar la orden de compra para la sucursal escogida. Figura Asociar un DRM-Orden de Compra. Se debe ingresar las cantidades recibidas Se debe ingresar la cantidad recibida. Figura Ingreso de la cantidad recibida en DRM.

14 Para cambiar de estado de digitado a recibido, el pañolero debe presionar el botón Sgte. Estado. Figura 8.17.Cambir de estado DRM a RECIBIDO. El DRM queda en estado recibido, lo que significa que las existencias ya se encuentran en el inventario de la bodega respectiva. Figura DRM recibido.

15 Recepción Parcial Si existen inconsistencias que no invalidan todo el pedido, se efectúa la recepción parcial de la orden de compra, dejando constancia en la guía o factura del proveedor. El pañolero debe realizar inmediatamente el ingreso a existencia de los materiales recibidos Rechazo Recepción Si las inconsistencias entre guía y orden de compra son inaceptables, se rechaza la recepción Recepción Servicios/Activos Fijos Si la compra urgente se trata de un servicio/activo fijo, el encargado de realizar el DRM es el usuario que detectó la urgencia. Para ello debe ingresar al módulo Control de Documentos (SCD). El subproceso para realizar la recepción es el siguiente: Figura Subproceso Generar DRM de Servicio Revisión de Servicio Realizado Si la urgencia se trata de un servicio, el usuario debe revisar que el trabajo esté realizado conforme a lo que se especifica en la Orden de Compra (especificaciones técnicas) Recepción conforme Se recepciona conforme si el trabajo realizado se ajusta a lo especificado en la Orden de Compra. Para ello, el usuario generador del pedido debe ingresar al módulo SCD y crear un DRM (Documento de Recepción de Mercaderías).

16 Figura Formulario Crear DRM Tener presente que la bodega de recepción sólo puede ser una bodega de servicios, las cuales se detallan a continuación. Sucursal Código Bodega Bodega Ciudad 1 3 SCL SERVICIOS/ACTIVOS San Bernardo ARI SERVICIOS / ACTIVOS Arica IQQ SERVICIOS / ACTIVOS Iquique ANF SERVICIOS / ACTIVOS Antofagasta CPP SERVICIOS / ACTIVOS Copiapó VPO SERVICIOS / ACTIVOS Curauma SAI SERVICIOS / ACTIVOS San Antonio TCCP SERVICIOS / ACTIVOS Hualpen THO SERVICIOS / ACTIVOS Talcahuano PMO SERVICIOS / ACTIVOS Puerto Montt

17 Se debe completar los siguientes campos: 3) Se debe ingresar el número del documento. 1) Se debe seleccionar el tipo de documento de la recepción. 2) Se debe ingresar el Rut del proveedor del documento. Se pueden desplegar con F3. 7) Fecha emisión del documento. 8) Glosa de la recepción. 4) Fecha DRM, por defecto es la del día. 5) Moneda del documento, por defecto viene $. 6) Periodo: por defecto viene el abierto y activo. 9) Se debe seleccionar la bodega que recepciona (servicios) 10) Se debe presionar el botón Aplicar. Figura Datos a completar en DRM Posteriormente, se debe asociar el DRM Orden de Compra. 1) Corresponde a la sucursal por la que fue colocada la orden de compra. Por defecto viene la sucursal de ingreso al sistema. Si la orden pertenece a otra sucursal se debe abrir la opción y seleccionar la correcta. 2) Se debe seleccionar la orden de compra para la sucursal escogida. Figura Asociar un DRM-Orden de Compra.

18 Se debe ingresar las cantidades recibidas Se debe ingresar la cantidad recibida. Figura Ingreso de la cantidad recibida en DRM. Para cambiar de estado de digitado a recibido, el generador de pedido debe presionar el botón Sgte. Estado. Figura 8.24.Cambir de estado DRM a RECIBIDO. El DRM queda en estado recibido, lo que significa que el servicio ya se encuentra en el inventario de la bodega respectiva.

19 Figura DRM recibido Rechazo Servicio Si el trabajo realizado no se ajusta a la Orden de Compra emitida, se rechaza el trabajo realizado. Si el trabajo realizado se rechaza por segunda vez, se rechaza definitivamente la recepción del trabajo realizado, y no se paga por el servicio. Siempre que se rechaza una Orden de Compra se debe enviar un mensaje al usuario que solicitó el servicio Verifica precio, cantidad y calidad Si la urgencia se trata de la compra de un activo fijo, el usuario que solicitó la urgencia debe recepcionar los materiales con la factura o guía de despacho y orden de compra (ambos documentos), revisar que la documentación enviada por el proveedor sea consistente con la orden de compra. Se debe chequear que la cantidad, precio y calidad sea la acordada en la orden de compra Recepción Completa Si la cantidad, precio y calidad son iguales en la orden de compra y guía de despacho, se recepciona conforme los activos fijos. El usuario que generó el pedido debe realizar inmediatamente el DRM para el(los) activo(s) fijo(s) recibido(s). Para ello, el usuario que generó el pedido debe ingresar al módulo SCD y crear un DRM (Documento de Recepción de Mercaderías).

20 Figura Formulario Crear DRM Tener presente que la bodega de recepción sólo puede ser una bodega de activos, las cuales se detallan a continuación Sucursal Código Bodega Bodega Ciudad 1 3 SCL SERVICIOS/ACTIVOS San Bernardo ARI SERVICIOS / ACTIVOS Arica IQQ SERVICIOS / ACTIVOS Iquique ANF SERVICIOS / ACTIVOS Antofagasta CPP SERVICIOS / ACTIVOS Copiapó VPO SERVICIOS / ACTIVOS Curauma SAI SERVICIOS / ACTIVOS San Antonio TCCP SERVICIOS / ACTIVOS Hualpen THO SERVICIOS / ACTIVOS Talcahuano PMO SERVICIOS / ACTIVOS Puerto Montt

21 Se debe completar los siguientes campos: 1) Se debe seleccionar el tipo de documento de la recepción. 2) Se debe ingresar el Rut del proveedor del documento. Se pueden desplegar con 3) Se debe ingresar el número del documento. 7) Fecha emisión del documento. 8) Glosa de la recepción. 4) Fecha DRM, por defecto es la del día. 5) Moneda del documento, por defecto viene $. 6) Periodo: por defecto viene el abierto y activo. 9) Se debe seleccionar la bodega que recepciona. 10) Se debe presionar el botón Aplicar. Figura Datos a completar en DRM Posteriormente, se debe asociar el DRM Orden de Compra. 1) Corresponde a la sucursal por la que fue colocada la orden de compra. Por defecto viene la sucursal de ingreso al sistema. Si la orden pertenece a otra sucursal se debe abrir la opción y seleccionar la correcta. 2) Se debe seleccionar la orden de compra para la sucursal escogida. Figura Asociar un DRM-Orden de Compra.

22 Se debe ingresar las cantidades recibidas Se debe ingresar la cantidad recibida. Figura Ingreso de la cantidad recibida en DRM. Para cambiar de estado de digitado a recibido, el usuario que genero el pedido debe presionar el botón Sgte. Estado. Figura Cambir de estado DRM a RECIBIDO. El DRM queda en estado recibido, lo que significa que los activos fijos solicitados se encuentran recibido conforme.

23 Figura DRM recibido Recepción Parcial Si existen inconsistencias que no invalidan todo el pedido, se efectúa la recepción parcial de la orden de compra, dejando constancia en la guía o factura del proveedor. El usuario que generó el pedido debe realizar inmediatamente el DRM para el(los) activo(s) fijo(s) recibido(s) Rechazo Recepción Si las inconsistencias entre guía y orden de compra son inaceptables, se rechaza la recepción Generar Factura Cuando llegan las facturas del proveedor, el encargado de recepcionar las facturas, genera la factura según el siguiente subproceso. Figura Subproceso Generar Factura

24 Revisa documentación exigida La documentación que se exigirá a los proveedores para la recepción de documentos es la Factura y la copia de la Orden de Compra. En caso de que el proveedor no envíe estos documentos exigidos, el encargado de recepcionar la factura procederá a devolver los documentos al proveedor Revisar datos generales de la factura El encargado de recepcionar la factura deberá revisar los siguientes datos generales: 1) Vigencia de la factura 2) Fecha de emisión de la factura debe estar dentro del período contable activo. 3) Nombre de la empresa: es aceptable sólo estos dos nombres. a. Sitrans Ltda. b. Sitrans, Servicios Integrados de Transporte Ltda. 4) Rut de la Empresa: ) Dirección de la Empresa: Avda. Jorge Alessandri Nº (dirección casa matriz) 6) Comuna donde se encuentra ubicada la empresa: San Bernardo 7) IVA: verificar que el IVA este correcto.

25 2) Fecha debe estar acorde con período contable 1) Vigencia Factura 3) Nombre Empresa 5) Dirección Empresa 4) R.U.T. de la empresa 6) Comuna 7) IVA Figura Datos a revisar en Factura Si los datos generales de la factura no son correctos, el encargado de recepcionar la factura procederá a devolver la factura al proveedor.

26 Comparar datos de Factura con Orden de Compra Una vez que se ha revisado los datos generales de la factura, el encargado debe comparar los datos de la factura corresponden a los datos de la orden de compra. Si los datos no corresponden a los datos especificados en la orden de compra, el encargado de recepcionar la factura procederá a devolver la factura al proveedor Ingresa datos Factura El encargado de recepcionar facturas debe ingresar los datos de la factura al Sistema de Control de Documentos y posteriormente, firmar la recepción de la factura. Para ello, el recepcionista debe ingresar al módulo Control de Documentos (SCD). Debe presionar el botón Fact x Pers, se despliega la bandeja de documentos pendientes del usuario. Luego presionar el botón Crear para crear un nuevo documento, el estado es Predigitada. Figura SCD: Crear Factura.

27 3) Se debe ingresar el número del documento 4) Fecha de emisión del documento 1) Se debe seleccionar el tipo de documento del documento 2) Se debe ingresar el rut del proveedor del documento. Se pueden desplegar con F3. 6) Ticket que indica si la factura se asocia con una OC. Por defecto viene con ticket. 5) Fecha de recepción del documento. 7) Moneda del documento, por defecto $. 8) Monto Afecto, exento, iva, etc. 9) Adjuntar Factura escaneada. 10) Presionar botón Aplicar para crear factura. Figura Formulario Factura: Datos a ingresar por Recepcionista. Una vez que la factura haya sido creada, el recepcionista debe enviar la factura a contabilidad, para ello debe hacer lo siguiente: Hacer clic para enviar al usuario de destino. Debe seleccionar usuario de contabilidad designado. Figura Envío de factura a Contabilidad.

28 1.19. Asignar DRM y traspaso a Contabilidad Una vez generada la factura, esta es enviada al departamento de contabilidad. En esta área se encargan de asignar el DRM (Documento de Recepción de Mercaderías) y hacer el traspaso a Contabilidad. Para ello, el usuario designado de contabilidad debe ingresar al módulo Control de Documentos (SCD). Debe presionar el botón Fact x Pers, se despliega la bandeja de documentos pendientes del usuario. Luego seleccionar la factura para asignar DRM e ingresar los siguientes datos: 1) Tipo de imputación contable. 2) Tipo de IVA. Figura Formulario Factura: Datos a ingresar por Personal Contabilidad. Para seguir con el flujo se debe presionar el botón Digitado, el cual permitirá cambiar de estado la factura de PREDIGITADA a REV.PERSONA.

29 Figura Cambio de estado factura a REV.PERSONA. Para asignar el DRM se debe presionar el botón Asig.DRM. Figura Asignar DRM a factura. Se debe presionar el botón Crear.

30 1) Tipo documento asociado al DRM. Por defecto viene el seleccionado en la factura anterior. 2) Número de DRM y orden de compra asociado. Se debe presionar el botón Salir. Figura Selección de tipo DRM a Factura. Se debe presionar el botón Salir Figura Asignación DRM a Factura. Se debe aceptar el mensaje.

31 Figura Cambio de estado factura a REV.O.COMPRA. Se debe presionar el botón Pareo Doc, quedando el documento en estado PARA FIC. Figura Cambio de estado factura a PARA FIC. Se debe seleccionar documentos en estado PARA FIC; se debe presionar el botón Contabilizar, se levanta la ventana final para traspasar a la contabilidad, ya sea levantando el fic o no:

32 Figura Contabilizar el documento. La factura desaparece de la bandeja del usuario, terminando el flujo.