PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE TAREAS DE AUDITORÍA INTERNA

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE TAREAS DE AUDITORÍA INTERNA IMPORTANTE: La veracidad y exactitud de la información declarada en este procedimiento es responsabilidad del Jefe de cada área participante en el mismo, por lo tanto cualquier observación o corrección que se considere oportuna deberá comunicarse a la brevedad, antes de firmar la conformidad del procedimiento Gerencia Operativa Gerencia Comercial Gerencia de Adm. y Finanzas Objetivo Describir el procedimiento que seguirá el responsable de realizar la tarea. Alcance Toda la Compañía. Vigencia / cumplimiento Este procedimiento entra en vigencia a partir de Octubre de Anulaciones Este procedimiento anula toda medida dispuesta anteriormente sobre auditoría interna. IMPORTANTE: La rutina de trabajo descripta en este procedimiento no limita el alcance de la auditoría, pudiendo, en los casos que así se considere o requiera, ampliar la rutina a cualquier otra situación o necesidad de la Compañía que aquí no este descripta. Definiciones Arqueo finalizado: se produce con la comparación del dinero arqueado con lo informado en el Resumen de Caja, una vez analizadas las diferencias, en caso de que existieran. Versión 27 de Octubre de

2 DESCRIPCIÓN ANALÍTICA DEL PROCEDIMIENTO PROCESO N 1: ARQUEO DE CAJA Y DE FONDO FIJO 1. El Auditor ingresará a la agencia priorizando el efecto sorpresa. El responsable de los fondos o valores permanecerá con el auditor mientras el dinero es recontado. IMPORTANTE Al momento de realizar el arqueo y hasta tanto el mismo haya finalizado se deben suspender los movimientos de ingreso y egreso de caja. 2. Completará la planilla de Arqueo de Caja (Anexo I) 3. Solicitará al responsable de la administración: que cargue todos los comprobantes pendientes de registrar; que cierre e integre todos los lotes pendientes. El objetivo de este punto es que todos los comprobantes de ingreso y egreso queden registrados en el sistema de tesorería al momento de efectuar la comparación con el dinero arqueado. 4. Finalizada la carga en el sistema de tesorería de todos los comprobantes pendientes de registrar, emitirá el listado Resumen de Caja y el de Débitos y Créditos con Saldo. ACLARACIÓN: El listado de Débitos y Créditos con Saldo servirá para controlar los lotes cerrados y no integrados y los saldos de las boletas de depósito pendientes de ser utilizadas (Crédito del Cobrador). 5. Comparará los valores arqueados con los saldos informados en el listado Resumen de Caja. El control se efectuará para: Dinero en efectivo, Caja Moneda Extranjera, Bonos y Valores Diferidos En los casos en que la comparación resulte satisfactoria, se continuará con el procedimiento de Auditoría En aquellos casos en que la prueba arroje diferencias y las mismas no tuvieran una debida justificación se debe tomar contacto con Casa Central e informar sobre dicha situación. Versión 27 de Octubre de

3 NOTA: Todas las observaciones que puedan surgir del arqueo serán tenidas en cuenta para la redacción del informe, pero en caso de que el auditor detecte alguna anomalía que deba ser corregida o salvada rápidamente se la trasmitirá inmediatamente al Administrativo y al Encargado o Gerente de la agencia. 6. Una vez finalizado el arqueo los valores serán devueltos al Responsable quien firmará de conformidad los valores recibidos (Anexo I). IMPORTANTE: Previo a la visita a la agencia el Auditor hará un breve control de algunas cuentas contables de modo de tener una visión más global sobre la agencia que revisará. A modo de ejemplo se citan las siguientes cuentas: Deudores Varios, Anticipo de Sueldo, Cheque Rechazados, Documentos a Cobrar, Anticipo de Comisiones, Fallas de Caja, Recaudación Banco etc. PROCESO N 2: IMPUESTOS 1. Controlará, para los últimos tres meses, el pago en tiempo y forma de todos los impuestos que le correspondan a la agencia (Municipales y Provinciales). 2. Visitará la municipalidad de esa localidad y solicitará el estado de cuenta de la Cía. 2.1 Controlará que no existan deudas o períodos intermedios impagos. 2.2 Comprará la ordenanza municipal vigente y verificará que los pagos ingresados estén de acuerdo con las disposiciones vigentes. 2.3 Trasladará la ordenanza municipal a Sección Impositiva. PROCESO N 3: SEGUROS GENERALES 1. Efectuará, previa visita a la agencia, un control cruzado entre los sub sistemas de cobranza y producción con las cuentas de recaudación respectivas de la contabilidad, para un período determinado, a los efectos de controlar que no existan lotes cerrados y omitidos de registrar contablemente. Versión 27 de Octubre de

4 2. Emitirá el listado de recibos a anular y el listado de recibos preimpresos vencidos. Se tomarán como vencidos aquellos que vencieron a más de 7 días de la fecha de visita a la agencia). En ambos casos solicitará su anulación. 3. Efectuará el control sobre los recibos pendientes de Cobranza Manual (F 138) 4. Efectuará, para todas las solicitudes de Seguros Generales, un control sobre las solicitudes pendientes. El alcance de la tarea estará en función del volumen de la agencia y de la razonabilidad de la situación. PROCESO N 4: SEGUROS DE CONTRATACIÓN COLECTIVA 1. Efectuará, previa visita a la agencia, un control cruzado entre el sub sistemas de cobranza y la cuenta de recaudación respectiva de la contabilidad, para un período determinado, a los efectos de controlar que no existan lotes cerrados y omitidos de registrar contablemente. 2. Controlará las facturas pendientes. La situación de los saldos de los convenios formará parte del Informe de Auditoría. 3. Controlará que la Agencia haya enviado, de corresponder, una nota informando la suspensión de cobertura y/o de facturación. En caso de no existir la nota, deberá enviar una nota dirigida a Casa Matriz justificando la no suspensión de la cobertura y/o facturación. 4. Elegirá, al azar, algunos convenios Visitará los convenios elegidos Solicitará una copia del último certificado de pago emitido por la compañía Controlará que el certificado de pago coincida con los registros ingresados a la Cía..(Original=Duplicado=Triplicado) 5. Emitirá el listado de Resultados de Convenios (Facturado menos Siniestrado) para un período que no podrá ser inferior a los últimos doce meses. Dicho listado formará parte del Informe de Auditoría. 6. Efectuará control sobre los recibos pendientes de cobranza manual (F 188 o 422). Versión 27 de Octubre de

5 PROCESO N 5: SEGUROS GRUPALES 1. Efectuará, previa visita a la agencia, un control cruzado entre los sub sistemas de cobranza y producción con las cuentas de recaudación respectivas de la contabilidad, para un período determinado, a los efectos de controlar que no existan lotes cerrados y omitidos de registrar contablemente. 2. Controlará los recibos de cobranza (Manuales y Preimpresos). El alcance de la tarea será en función al volumen de operaciones de la agencia Mínimamente controlará que no existan recibos preimpresos pendientes de períodos anteriores Controlará que los recibos manuales asignados a cobradores tengan la correspondiente constancia de entrega firmada. 3. En caso de que la auditoría lo considere se podrán efectuar controles sobre cobradores Controlará los legajos de los cobradores. 5. Efectuará, para todas las solicitudes de Seguros Grupales, un control sobre las solicitudes pendientes. El alcance de la tarea estará en función del volumen de la agencia y de la razonabilidad de la situación. 6. En caso de que la auditoría lo considere se podrá efectuar control a vendedores. PROCESO N 6: SINIESTROS 1. Efectuará, previa visita a la agencia, un control cruzado entre el sub sistema de siniestros pagados y la cuenta contable siniestros pendientes vida, a los efectos de verificar que no existan pagos registrados contablemente que no tengan su debida contrapartida en el sistema de siniestros pagados Verificará que el saldo de la cuenta siniestros pendientes vida se corresponda con lo informado según el listado de siniestros pendientes. Este último listado se obtiene del sub sistema de siniestros. 2. Visitará, al azar, alguna/s cochería/s y solicitará que informe/n si existen servicios pendientes de ser abonados por la Cía, por servicios prestados Versión 27 de Octubre de

6 a nuestros asegurados y, que por solicitud de estos últimos, la Empresa deba abonar sus facturas. 3. En caso de considerarlo podrá investigar e indagar (en la agencia o, a los beneficiarios) sobre cualquier siniestro abonado por la Cía. PROCESO N 7: OTROS 1. Efectuará un relevamiento sobre el estado general de la agencia, tanto del estado del inmueble como así también de la imagen institucional, la limpieza y el orden. 2. Verificará el contrato de alquiler, que el mismo esté vigente y que se esté dando debido cumplimiento al mismo En caso de abonar con cheque, debe verificar que los pagos sean a nombre del titular del contrato En caso que el pago se haga en efectivo, el titular del contrato debe firmar el recibo respectivo frente a la administración de la agencia, aclarando su firma y DNI. 3. Tomará contacto con las asesorías legales locales y solicitará un informe actualizado sobre la situación procesal de los litigios pendiente de resolución que tiene la agencia. 4. En caso de recibir en la agencia servicios de terceros, por ejemplo: limpieza, peluquería etc., solicitará los contratos y controlará la vigencia y debido cumplimiento de los mismos. 5. Para aquellas agencias que posean parcelas o nichos, controlará el inventario y los gastos de mantenimiento. PROCESO N 8: CONFECCIÓN DEL INFORME 1. Casa Matriz - Auditoría Interna 1. Al finalizar la auditoría, realizará un informe donde consten las observaciones de la auditoría y las sugerencias. Deberá tener en cuenta cada uno de los puntos enunciados en los procesos anteriores y todas las observaciones que considere pertinentes. 2. Confeccionado el mismo, lo enviará a la agencia, vía mail. Versión 27 de Octubre de

7 2. Agencia - Responsable de Agencia 1. Recibirá el informe y lo leerá atentamente. 2. Asentará por escrito su opinión al respecto. 3. Enviará el informe con las respuestas vía mail a Sección Auditoría - Casa Matriz. IMPORTANTE: El plazo de la agencia para enviar las respuestas a Casa Central es de 72 hs. desde el momento de la recepción del informe. 3. Casa Matriz - Auditoría Interna 1. Recibirá las respuestas realizadas por la agencia. 2. Adjuntará las mismas al Informe de Auditoría y lo entregará a aquellas Gerencias que se relacionen con los problemas descriptos en él, además entregará un informe completo a la Gerencia Comercial Zonal. 4. Casa Matriz - Gerencias 1. Recibirá el informe. 2. Emitirá opinión por escrito y propondrá soluciones, si lo creyera conveniente. 3. Entregará el escrito a Auditoría vía mail. IMPORTANTE: Deberá ser enviado antes de transcurridos los 5 días hábiles desde el momento de la recepción del informe. 5. Casa Matriz - Auditoría Interna 1. Recibirá los comentarios de la/s Gerencia/s. 2. Elevará el Informe de Auditoría junto a los comentarios (de la agencia y de la/s Gerencia/s), a la Gerencia General. 3. Procurará realizar un seguimiento de las observaciones realizadas y las tendrá en cuenta al realizar el informe de la próxima auditoría. Versión 27 de Octubre de

8 ANEXO 1: DETALLE DEL ARQUEO DE CAJA Versión 27 de Octubre de

9 CAMPO REFERENCIAS DETALLE ARQUEO DE CAJA Para ser confeccionado por Auditoría 1 Colocará el nombre de la Agencia en la cuál se realiza la auditoría. 2 Indicará la fecha del arqueo. 3 Indicará la hora en la que se realiza el arqueo. Colocará la cantidad de billetes o monedas existentes para cada uno de los 4 valores indicados en la columna anterior. Corresponde al producto de cada valor de la primer columna y la cantidad 5 correspondiente especificada en el campo 4. 6 Sumará los importes del campo 5. Indicará el número de cada uno de los cheques en poder del Responsable o 7 Sección. Consignará la razón social de la entidad financiera a la que pertenece el 8 cheque especificado en el campo 7. Colocará el nombre o razón social a favor de la cual fue librado el cheque. Si 9 fuese al portador, no completará este campo. Especificará la fecha a partir de la cual el cheque entra en vigencia para el 10 cobro. Si no fuese de pago diferido, colocará la fecha de emisión. 11 Consignará el importe del cheque. 12 Sumará los montos colocados en el campo Corresponde a la suma de los campos 6 y Utilizará este campo para cualquier comentario que considere conveniente. Campo destinado a la firma del Responsable o el encargado de la Sección en 15 la que se realiza el arqueo. 16 Firmará el responsable de Auditoría. Versión 27 de Octubre de