CREACION DE ASIENTOS DEL FRONT

Transcripción

1 CREACION DE ASIENTOS DEL FRONT

2 CREACION DE ASIENTOS DEL FRONT Ingresando a esta opción desde el Menú Principal> Contabilidad> Creación de asientos del front se accede a esta pantalla, que es la conexión entre el Front y el Sistema Contable. La misma contiene varias solapas, CIERRE DE CAJA, VENTAS, ING. BRUTOS y DS. VS., ANTICIPOS, COSTO MERCAD VENDIDAS, DIAS ABIERTOS y ERRORES DE NUMERACION. A continuación, se explicará cada una de ellas. A través de esta pantalla, todos los ingresos del hotel facturados por los distintos conceptos, quedan registrados en la contabilidad, generándose asientos automáticos que se volcarán también automáticamente en el Balance de Sumas y Saldos.

3 SOLAPA CIERRE DE CAJA En la solapa CIERRE DE CAJA se debe ingresar la fecha del día que se quiere cerrar, en el campo COTIZACION DEL DÓLAR aparecerá la cotización del dólar de la fecha ingresada anteriormente, luego presionar TRAE ASIENTO, el sistema traerá todos los ingresos facturados por ventas en el hotel. En el primer campo se podrán observar los conceptos a los que se han facturado (ver desplegable), en el campo DESCRIPCION aparecerá el número que corresponde al método de pago utilizado y la descripción de este último se podrá observar en el campo METODO DE PAGO. En los campos correspondientes a los TOTALES se podrán observar las sumas de los conceptos facturados. Se debe realizar aquí un control, comparando los totales facturados por cada método de pago, contra el Cierre de Caja de todos los cajeros del mismo día. Debido a que este muestra todos los pagos, independientemente de que estén o no facturados, puede haber diferencias entre ambos. Otro control que debe hacerse, es contra el dinero realmente ingresado por los distintos métodos de pago, ya que puede haber habido errores del cajero como por ejemplo ingresar dólares como pesos o una tarjeta de crédito en lugar de otra. En estos casos debe hacerse una corrección para que los registros contables concuerden con la realidad. Para realizar estos cambios, se solicitará

4 al Recepcionista que modifique el método de pago con el que realizó el pago incorrectamente, desde la Reserva correspondiente, para LUEGO poder cerrar correctamente el asiento. Los asientos automáticos de los ingresos por ventas se generan a partir de la información que toman de esta pantalla, por lo que si esta información es errónea, aquellos también lo serán. Para efectuar la corrección, en caso que Recepción no pueda hacerlo, cliquear el monto del campo A INGRESAR y escribir sobre el mismo Si se trata de una modificación sobre lo facturado en efectivo (pesos o dólares), ingresar el que corresponda. Si el método de pago no fuera efectivo entonces ingresar 0 en el campo A INGRESAR. Si se trata de una modificación sobre lo facturado en tarjeta de crédito, el sistema no permitirá borrar ni sobreescribir el monto. Cliquear con el botón derecho del mouse sobre la cantidad a modificar y seleccionar Ver Valores, aparecerá una pantalla donde se podrá ver el detalle de los cupones que conforman ese importe.

5 Cliquear la próxima línea en blanco si fuera necesario agregar un cupón y completar los datos del mismo. Si hubiere un cupón erróneo ingresar 0 en el campo IMPORTE para desestimarlo. Una vez hechas las modificaciones presionar OK. NOTA: Es importante aclarar que, si bien pueden hacerse modificaciones de un método de pago a otro, el importe total siempre debe ser el mismo. El sistema no permitirá modificarlo y aparecerá un cartel que indica que el asiento esta desbalanceado. SOLAPA VENTAS Se podrá observar el asiento de todos los movimientos realizados en el front. Los totales de las 2 (dos) columnas deben ser iguales, de otra manera no se podrá grabar el asiento. Las cuentas corrientes también aparecerán acá.

6 SOLAPA INGRESOS BRUTOS Y DEUDORES VARIOS Este asiento se genera a través de las ventas realizadas.

7 SOLAPA ANTICIPOS En esta solapa se encuentran los anticipos realizados por los clientes.

8 SOLAPA COSTO MERCAD. VENDIDAS (no disponible por el momento) SOLAPA DIAS ABIERTOS En esta solapa se podrán ver todos los días que están pendientes de cerrarse.

9 Una vez finalizadas las correcciones, presionar GRABAR ASIENTOS. El sistema preguntara:

10 Al presionar SI, si el asiento no balancea el sistema lo informará, sino el asiento se grabará. Una de las cosas que puede pasar es que el TOTAL INGR. difiere con A INGRESAR. Esa es la razón por la cual el asiento no balancea. Deberá ingresarse el monto correcto (la suma del método de pago PESOS de todos los cierres de caja de ese día). Luego ver en la solapa VENTAS (el monto de la cuenta efectivo) que el monto de las columnas sean iguales. Una vez ingresado el monto correcto el sistema permitirá grabar el asiento. Deberán realizarse aquí los siguientes controles: Controlar que el IVA Débito fiscal del asiento coincida con el del Libro de IVA Ventas. Controlar que el resultado de las Ventas, menos los Ajustes, más el IVA (desglose de facturación) sea igual al total de la solapa Cierre de Caja menos las cobranzas de cuentas corrientes.

11 Controlar que la suma de todos los métodos de pago (solapa Ventas), menos los ajustes correspondientes a los mismos, sea igual al total de la solapa Cierre de Caja menos las cobranzas de cuentas corrientes. Controlar que la suma de los ingresos por cada concepto coincida con el Desglose de Facturación. Controlar que el total de ingresos por Deudores Varios coincida con el total de las transferencias que figuran en el Cierre de Todos los Cajeros. Puede haber diferencias si es que no se ha facturado alguna transferencia SOLAPA ERRORES DE NUMERACION Aquí, el Sistema indicará si existen Facturas Duplicadas o Numeración Faltante, detallando el número de Reserva correspondiente y la Fecha de Factura donde falta la numeración. En caso que existan errores, el Asiento del Front de ese día no se podrá cerrar. El mismo deberá solucionarse antes, desde la opción ABM Facturas (ver Manual correspondiente).