GOBIERNO DE GUATEMALA PROYECTO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y CONTROL

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1 GOBIERNO DE GUATEMALA PROYECTO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y CONTROL Fase I Guía de Usuario 4. Registro de Liquidaciones Guatemala, Marzo de 2010 Autor: Ing. Miguel Ángel Sic Actualizado: Sergio Rolango Garnica L Contenido INTRODUCCIÓN ACCESO AL SISTEMA SIGES PROCESO DE REGISTRO LIQUIDACIÓN DE ORDEN REGISTRO DE LA LIQUIDACIÓN REGISTRO DE DETALLE DE LIQUIDACIÓN REGISTRO DE FACTURAS REGISTRO DE DEDUCCIONES PROCESO IMPRIMIR LIQUIDACIONES PROCESO MODIFICACIÓN DE LIQUIDACIÓN MODIFICAR LA INFORMACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN MODIFICACIÓN DETALLE DE LA LIQUIDACIÓN REGISTRO FINAL DE LA LIQUIDACIÓN PROCESO DE AUTORIZACIÓN DE UNA LIQUIDACIÓN) FINALIZAR UN PROCESO DE GESTIÓN DE LIQUIDACIÓN

2 Introducción El presente documento es una guía que explica los aspectos de liquidación de las Órdenes de Compra; cuyo objetivo es mostrar al usuario los pasos necesarios para realizar una liquidación y los diferentes mecanismos de operación del sistema. Previo a la lectura de este manual le sugerimos referirse a la Guía 1 y 2 (Guía de Interfaz General y Guía de Registro de Orden de Compra); para tener una mejor comprensión del proceso de liquidación. 1. Acceso al sistema SIGES Para acceder al sistema es necesario contar con un explorador o browser, se sugiere Microsoft Internet Explorer 6.0 o Netscape 7.0. La dirección URL donde se accede al SIGES es: Producción Capacitación o pruebas Cada usuario del sistema podrá acceder según su perfil, así mismo visualizará la información de una o varias unidades compradoras, de acuerdo al perfil designado por el usuario Administrador del SIGES. Al ingresar al URL anterior, se debe ingresar el nombre del usuario (asignado por el usuario Administrador) y su respectiva clave de acceso. En la siguiente figura se muestra la información requerida para accesar al SIGES, ingreso del usuario y la clave, luego se presionará el botón - 2 -

3 2. Proceso de Registro Liquidación de Orden ( Perfil Técnico de Compras y/o Técnico de Liquidaciones) El proceso de la liquidación de la Orden de Compra, es utilizado para aquellas Ordenes que se provisionan. Para iniciar una Gestión de Liquidación, es necesario haber finalizado la Gestión de Orden de Compra, para ello debe verificar que el Tipo de Orden sea igual a COM y se encuentre en ESTADO = FINALIZADO. I Registro de la liquidación. Pasos a seguir: 1. Seleccionar la Orden de Compra que se desea liquidar. 2. Seleccione el botón Liquidaciones Se desplegara la barra de botones de Liquidaciones - 3 -

4 3. Presionar el botón Crear Liquidación 4. Se ingresan los datos requeridos en la pantalla de liquidaciones, los campos marcados con asterisco son obligatorios. Liquidación: Monto a liquidar, representa el valor total de los documentos de respaldo. Deducción: Monto total de deducciones a aplicar en la liquidación, este valor se integra al registrar el detalle de las deducciones en la liquidación (ver el inciso 3 Proceso de Registro de Deducciones del presente manual)

5 Documentos de Respaldo: Tipo: Al seleccionarlo se desplegaran los diferentes tipos de documentos que se pueden utilizar (de acuerdo al documento de respaldo que se desea registrar) Clase: Al seleccionarla se desplegaran las diferentes clases de documentos que se pueden utilizar (de acuerdo al documento de respaldo que se desea registrar). Nota: Es importante saber que la utilización del tipo y clase de documento que se registra en una liquidación, se verán reflejados en el CUR

6 Por ejemplo: Orden de compra, método de compra directa y pago a proveedor a través de una factura, la selección sería: Tipo Clase Tipo de Liquidación En este campo debe seleccionar el tipo de liquidación que desea efectuar a la Orden de Compra. Devengado: Se origina cuando existe una obligación de pago por la recepción de Bienes o Servicios. Regularización del Devengado y Pagado (RDP): Se origina cuando se registra la ejecución del presupuesto en las etapas del Devengado y del pagado de manera simultánea, no genera ningún pago, regulariza el gasto. Liquidación Múltiple: Opción de crear varias liquidaciones (el administrador del Sistema crea el perfil para que la unidad compradora registre liquidaciones múltiples), sobre una misma Orden de Compra, Liquidación de Convenio: Opción que se deberá utilizar cuando se este realizando una liquidación por ejecución de convenio. Descripción: En este campo se ingresa el detalle de los bienes o servicios que se están pagando y algunas características generales de los mismos. Por ejemplo: SERVICIO DE TELEFONIA DEL MES DE JULIO 2006 PAPEL PARA FOTOCOPIADORA TAMAÑO CARTA Nota: Si los bienes o servicios adquiridos no caben en la descripción, pueden abreviarse, registrando al menos uno de cada renglón de gasto utilizado

7 Al finalizar el ingreso de los datos en la liquidación se debe presionar el botón Crear Liquidación, luego presionar el botón Salir, para regresar a la gestión de Ordenes Liquidaciones Registro de Detalle de Liquidación Para este paso debe de presionar el botón registrar las facturas y las deducciones. Detalle de la Liquidación, donde se podrán - 7 -

8 3.1 Registro de facturas Se registra la factura ingresando la serie, el numero (verificar que la factura sea la misma que esta ingresada en la cabecera de la liquidación), la fecha de la factura y su monto. Luego presionar el botón Crear Asociación. 3.2 Registro de Deducciones - 8 -

9 1. Seleccione una opción 2. Se muestran los posibles códigos de deducción que se pueden aplicar. Se aplica el que corresponda

10 Ingrese la cantidad a deducir y presione el botón Crear Asociación. 2. Para salir del del detalle de la liquidación presione el botón ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. 4. Proceso Imprimir Liquidaciones Pasos a seguir: 1. Seleccionar la Orden de Compra que contiene la liquidación que se desea imprimir

11 2. Presionar el botón Liquidaciones. 3. Seleccionar la liquidación que desea imprimir 4. Presionar el botón Imprimir

12 5. Automáticamente el sistema muestra el reporte anexo orden de compra

13 6. Para salir presione el botón Salir, ubicado en la parte superior derecha del reporte de impresión. 5. Proceso Modificación de Liquidación El proceso de Modificación, en una liquidación, se puede dar por dos motivos: 1. Porque es necesario hacer algún agregado o cambio a la liquidación, e estado de la misma debe de estar en Registro. 2. Porque el supervisor rechaza la liquidación, y es necesario hacerle las correcciones indicadas, la misma debe de estar en estado de Rechazado Modificar la información de la liquidación 1. Seleccione la liquidación a modificar. 2. Presionar el botón Registrar y Modificar Documento

14 3. Modifique los datos necesarios y presione el botón Modificar, ubicado en la parte inferior de la pantalla. 4. Luego de modificar presiona el botón Salir para regresar a la gestión de ordenes, liquidaciones. 5.2 Modificación detalle de la liquidación 1. Seleccione la liquidación a Modificar

15 2. Presione el botón Detalle de la Liquidación En modificación de detalle de la liquidación, se pueden presentar dos opciones, se pueden modificar facturas o Deducciones. Modificacion de facturas: Seleccione la pestaña Facturas, podrá modificar : La serie, el número, la fecha, el Monto. Pasos a seguir: 1. Seleccione el registro a modificar y presione el botón Modificar

16 2. Registre la modificación y luego presione el boton Modificar Nota :Utilice el mismo procedimiento para modificar Deducciones. Nota: Para eliminar un registro utilice el botón Borrar

17 6. Registro Final de la Liquidación Pasos a seguir: 1. Seleccionar la liquidación a registrar 2. Presionar el botón Registrar y Modificar Documento. 3. Presionar el botón Registrar y Modificar Documento. que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla 4. Imprime la liquidación de manera automática, es necesario tener instalado Adobe Acrobat Reader

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19 5. Para salir del menú de impresión, presionar y luego Gestión de Ordenes. 6. La liquidación en la columna de Estado (Etapa) y Acción, habrán cambiado así: Nota: A partir de esta etapa inicia el proceso de autorización, cuya responsabilidad es del supervisor de compras. 7. Proceso de Autorización de una Liquidación (Perfil Supervisor de Compras) Para autorizar la gestión de una Liquidación, deberá encontrarse en estado de Registrado. Pasos a seguir: 1. Seleccionar la orden de compra 2. Presionar el botón Liquidaciones

20 3. En el panel que aparece presionar el botón Autorizar Documento 4. Muestra el contenido de la liquidación. Para confirmar la acción de autorizar presione el botón Autorizar Documento. que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla. 5. Al retornar a la pantalla de Gestión de Ordenes Liquidaciones, observar que el estado a cambiado Nota: Posteriormente se realiza el proceso de generación del CUR de Devengado y su respectiva aprobación, donde intervienen los departamentos de presupuesto y UDAF

21 8. Finalizar un proceso de Gestión de Liquidación Para finalizar la gestión de una Liquidación, se requiere que el CUR generado por el Técnico de Presupuesto se encuentre en Estado Aprobado. Pasos a seguir: 1. Seleccionar la orden de compra. 2. Presionar el botón Liquidaciones. 3. Seleccionar la liquidación que se desea notificar, verificando que el Estado de la misma este Aprobado y la acción Notificar

22 4. Presionar el botón Notificar 5. Muestra la información de la liquidación, para confirmar la acción presione el botón Notificar que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla. 6. A continuación muestra el mensaje Operación realizada con Éxito se presiona el botón Aceptar para terminar con el proceso de notificación. TIP: Con este proceso termina la Gestión de una Liquidación, si la liquidación fue parcial puede iniciar un nuevo proceso de liquidación según lo indica la presente Guía del Usuario en el inciso No