Recepción - Pagos en caja

Transcripción

1 Recepción - Pagos en caja Desde esta pantalla se introducen todos los pagos y cobros que se realicen en la gestión y se controla la emisión de las facturas y los cobros en efectivo que se han realizado en el momento de su emisión. Se presentan una serie de botones que hacen referencia a la acción que se va a realizar. Los de color rojo hacen referencia a las salidas de dinero de las cuentas del hotel y los de color verde a los ingresos. Al pulsar sobre cualquiera de los botones, debajo se indicará cuál es la acción que vamos a realizar, y se ven las casillas que debemos completar para completar ese movimiento. 1. Movimientos efectuados A medida que realicemos movimientos, en la parte inferior de la pantalla se verán en el listado, en el que se informa de: Id: número identificador del movimiento, que el programa pone de forma automática Fecha: en la que se realiza el movimiento Hora: en la que se realiza el movimiento NºDoc: número de documento incluido Concepto: introducido por el usuario o por el programa Tipo: de movimiento Importe: que supone NºRes/Fac: si el movimiento hace referencia a una reserva concreta, el número de la misma, y si hace referencia a una factura, su número Usuario: que ha realizado el movimiento. Cada vez que se haga <clic> en cualquiera de las líneas de esta listado se activará el botón de Imprimir y se preguntará si se desea volver a imprimir el recibo. Debajo del listado aparecerá el periodo de fechas en el que están comprendidos todos los apuntes incluidos en el listado, y el importe total acumulado de todos los movimientos. Es posible también localizar todos los apuntes que hacen referencia a una reserva. Para ello, basta con introducir el número de la reserva en la casilla y pulsar sobre el botón de Buscar que está a su derecha. Por defecto, el programa muestra los movimientos efectuados en el día. Con los botones de las flechas laterales, se modifican o amplía el periodo a visualizar. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 1 -

2 2. Acciones Las diferentes acciones que se pueden realizar son: 2.1. Botones Realizar Pago y Cobro A través de estas acciones, cobramos (Botón Cobro) o pagamos (Botón Realizar Pago) alguna cantidad de dinero, en efectivo, desde caja. Los datos que debemos completar son: posteriormente a identificarlo. Concepto: Por defecto el programa pondrá Cobro en Caja o Pago en caja, aunque permite cambiarlo, completarlo o modificarlo para que nos ayude también a una identificación posterior. Cargo: Si se quiere que el importe se sume a la producción de algún cargo, debemos seleccionarlo en el desplegable. Si se trata únicamente de un cobro o pago extra, podemos dejarlo son cargo. Importe: del cobro o pago. botón de Confirmar. Por tanto, los pagos realizados en caja: Contabilizan en la producción con signo negativo (restando) En el cargo variable que se indique No afecta para nada a la facturación ni por tanto al IVA Cuando de confirma un movimiento se activa el botón de Imprimir. Al pulsar sobre él se creará un recibo impreso con los datos introducidos para este movimiento. Además, en pantalla aparecerá un mensaje en el que se nos da la posibilidad de añadir un comentario u observaciones en el recibo Botones Devolver Depósito y Cobrar Depósito A través de estas acciones, cobramos (Botón Cobrar Depósito) o devolvemos (Botón Devolver Depósito) los depósitos entregados por los clientes. Al hacer <clic> sobre cualquiera de los dos botones, en la parte derecha de la pantalla aparece un listado con las reservas que actualmente están activas, indicando de cada una de ellas: Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 2 -

3 Número de reserva Nombre del cliente Desde: fecha prevista de llegada Hasta: día de salida Agencia Número de adultos Número de niños Importe entregado A cuenta Importe entregado como depósito Importe total de la reserva El procedimiento a seguir para realizar un cobro o pago de depósito es el siguiente: Nos aseguramos de que la reserva a localizar está en el listado. Si la reserva no está incluida entre las fechas señaladas ampliamos o modificamos las casillas desde y hasta. Se selecciona en este listado la reserva, y se hace <clic> sobre ella. En ese momento se completarán algunos de los datos de las casillas que debemos rellenar. posteriormente a identificarlo. Normalmente, para no contar con una codificación diferente, este número de documento puede ser el del número de la reserva. Concepto: Por defecto el programa pondrá Cobro de Depósito o Pago de Depósito, aunque permite cambiarlo, completarlo o modificarlo para que nos ayude también a una identificación posterior. Reserva: por defecto el programa habrá marcado en esta casilla el número de la reserva que hemos seleccionado Importe: del cobro o pago. botón de Confirmar. Se abre entonces una nueva ventana desde la que concretaremos la forma del pago. Por defecto, aparece el importe introducido en la casilla correspondiente al cobro por Caja. En la línea de abajo, se ofrece Otras posibilidades de cobro. Si se pulsa sobre una de las flecha ( ) el importe cambiará a la línea correspondiente. De cualquier forma, la cantidad total puede dividirse entre las dos líneas, dejando una cantidad en caja y el resto en Otras. A la derecha de la flecha de la segunda línea hay un desplegable en la que aparece la lista completa de las tarjetas de crédito definidas más las tres otras Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 3 -

4 opciones que se han añadido como transferencia, online, (Ver Tarjetas de Crédito en el menú de Instalación). Se debe seleccionar la opción de cobro deseada. Si se han marcado dos formas posibles de cobro o devolución, en el listado inferior aparecen dos líneas, una por cada uno de las formas de pago. Una vez completado, basta pulsar sobre el botón de Confirmar, para confirmar el cobro o la devolución del depósito. Cuando se exporte una factura, el programa se encargará de realizar el desglose entre cada una de las formas de pago seleccionadas. Cuando de confirma un movimiento y se ha realizado el cobro, se activa el botón de Imprimir. Al pulsar sobre él se creará un recibo impreso con los datos introducidos para este movimiento. Además, en pantalla aparecerá un mensaje en el que se nos da la posibilidad de añadir un comentario u observaciones en el recibo Botones Devolver A cuenta y Cobrar A cuenta A través de estas acciones, cobramos (Botón Cobro A cuenta) o devolvemos (Botón Devolver A cuenta) las entregas a cuenta realizadas por los clientes. Al hacer <clic> sobre cualquiera de los dos botones, en la parte derecha de la pantalla aparece un listado con las reservas que actualmente están activas, indicando de cada una de ellas: Número de reserva Nombre del cliente Desde: fecha prevista de llegada Hasta: día de salida Agencia Número de adultos Número de niños Importe entregado A cuenta Importe entregado como depósito Importe total de la reserva El procedimiento a seguir para realizar un cobro o pago de depósito es el siguiente: Nos aseguramos de que la reserva a localizar está en el listado. Si la reserva no está incluida entre las fechas señaladas ampliamos o modificamos las casillas desde y hasta. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 4 -

5 Se selecciona en este listado la reserva, y se hace <clic> sobre ella. En ese momento se completarán algunos de los datos de las casillas que debemos rellenar. posteriormente a identificarlo. Normalmente, para no contar con una codificación diferente, este número de documento puede ser el del número de la reserva. Concepto: Por defecto el programa pondrá Devolución de entrega a cuenta o Cobro entrega a cuenta, aunque permite cambiarlo, completarlo o modificarlo para que nos ayude también a una identificación posterior. Reserva: por defecto el programa habrá marcado en esta casilla el número de la reserva que hemos seleccionado Importe: del cobro o pago. botón de Confirmar. Se abre entonces una nueva ventana desde la que concretaremos la forma del pago. Por defecto, aparece el importe introducido en la casilla correspondiente al cobro por Caja. En la línea de abajo, se ofrece Otras posibilidades de cobro. Si se pulsa sobre una de las flecha ( ) el importe cambiará a la línea correspondiente. De cualquier forma, la cantidad total puede dividirse entre las dos líneas, dejando una cantidad en caja y el resto en Otras. A la derecha de la flecha de la segunda línea hay un desplegable en la que aparece la lista completa de las tarjetas de crédito definidas más las tres otras opciones que se han añadido como transferencia, online, (Ver Tarjetas de Crédito en el menú de Instalación). Se debe seleccionar la opción de cobro deseada. Si se han marcado dos formas posibles de cobro o devolución, en el listado inferior aparecen dos líneas, una por cada uno de las formas de pago. Una vez completado, basta pulsar sobre el botón de Confirmar, para confirmar el cobro o la devolución del depósito. Cuando se exporte una factura, el programa se encargará de realizar el desglose entre cada una de las formas de pago seleccionadas. Cuando de confirma un movimiento y se ha realizado el cobro, se activa el botón de Imprimir. Al pulsar sobre él se creará un recibo impreso con los datos introducidos para este movimiento. Además, en pantalla aparecerá un mensaje en el que se nos da la posibilidad de añadir un comentario u observaciones en el recibo. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 5 -

6 2.4. Botones de cobros de pendientes Existen tres botones que nos llevan directamente a las tres pantallas dedicadas a los cobros de pendientes: Botón de Cobro Pendiente nos lleva a la pantalla de cobros de pendientes de clientes privados Botón de Pendiente Tarjeta nos lleva a la pantalla de cobros de pendientes de tarjetas de crédito Botón de Pendiente Agencia nos lleva a la pantalla de cobros de pendientes de agencias 2.5. Botón salida a bancos Esta acción se utiliza para señalar los movimientos de salida de dinero, desde caja a banco. Los datos que hay que completar son: posteriormente a identificarlo. Concepto: Por defecto el programa pondrá Salida a bancos, aunque permite cambiarlo, completarlo o modificarlo para que nos ayude también a una identificación posterior. Importe: a llevar al banco. botón de Confirmar. Cuando de confirma un movimiento, se activa el botón de Imprimir. Al pulsar sobre él se creará un recibo impreso con los datos introducidos para este movimiento. Además, en pantalla aparecerá un mensaje en el que se nos da la posibilidad de añadir un comentario u observaciones en el recibo Botón saldo inicial Esta acción se utiliza para marcar el saldo inicial de caja con el que comenzamos la gestión. Los datos que hay que completar son: Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 6 -

7 posteriormente a identificarlo. Concepto: Por defecto el programa pondrá Saldo Inicial, aunque permite cambiarlo, completarlo o modificarlo para que nos ayude también a una identificación posterior. Importe: o saldo inicial botón de Confirmar. Cuando de confirma un movimiento, se activa el botón de Imprimir. Al pulsar sobre él se creará un recibo impreso con los datos introducidos para este movimiento. Además, en pantalla aparecerá un mensaje en el que se nos da la posibilidad de añadir un comentario u observaciones en el recibo. 3. Descuadres Botón Ver descuadrados En la parte derecha hay un botón de Ver descuadrados. Al pulsar sobre él se accede a una nueva pantalla de Descuadres. Esta pantalla consta de un listado de todos los apuntes que pueden estar descuadrados en cuanto a los depósitos y entregas a cuenta se refiere, para un periodo determinado. Para cada movimiento se dan los datos siguientes: Número identificador del movimiento Nombre del cliente Número de reserva Importe del depósito o de la entrega A cuenta Fecha de movimiento Hora del movimiento Número de documento Usuario que ha efectuado el movimiento Los apuntes con importes negativos están marcados con un color de fondo diferente. Por defecto, al entrar en Descuadres se muestra el listado de descuadres referidos a las Entregas A Cuenta. El botón inferior nos lleva al listado de Descuadres en los depósitos. El periodo a estudiar puede modificarse, marcando en las casillas las fechas deseadas. Se trata de una pantalla de consulta. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 7 -