Recepción - Check-Out

Transcripción

1 Recepción - Check-Out 1. Listado de habitaciones ocupadas Desde esta pantalla se da salida a los clientes. En pantalla aparece un listado en el que informa de todos los clientes que están alojados en este momento en el hotel. La primera columna (S) está reservada para añadir las marcas de los clientes que van a realizar una salida en grupo. Ver Check-Out en grupo Número de habitación Fecha de salida Cliente: nombre y apellidos Agencia/Privado Número de Reserva Adultos Niños Tipo de Habitación (1) Número de habitaciones solicitadas de este tipo (1) Tipo de Habitación (2) Número de habitaciones solicitadas de este tipo (2) Tipo de Habitación (3) Número de habitaciones solicitadas de este tipo (3) En cada reserva se admiten hasta tres tipos diferentes de habitaciones, y en este listado se especifican los tipos que se han solicitado en cada una de las reservas. Además, cada línea del listado puede aparecer de tres colores posibles: Son de color blanco las habitaciones cuyos clientes están alojados y su salida está prevista para otro día posterior al de hoy. Son de color rojo las habitaciones que tienen prevista la salida durante el día de hoy Son de color amarillo las habitaciones que deberían haber salido ya y todavía no lo han hecho (días anteriores) 1.1. Ordenar por habitación En principio, este listado está ordenado por la fecha se salida del cliente. Pero puede solicitarse que se ordene por el número de habitación. En este caso, bastará con pulsar sobre el botón de Ordenar por habitación que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla. Pza. Honduras, valencia [email protected] - 1 -

2 1.2. Buscar cliente Abajo, en la parte izquierda de la pantalla hay un campo sobre el que se puede escribir parte del nombre o apellidos de un determinado cliente (mínimo dos caracteres), para que el programa localice la primera la habitación en la que está alojado un cliente en cuyo nombre y apellidos esté contenido las letras introducidas Buscar habitación Tecleando el número de la habitación deseada, el programa la localiza en el listado y sitúa el cursor sobre ella. 2. Seleccionar Cliente y control de situación Pulsando con el ratón sobre cualquier dato del listado, se selecciona al cliente al que se desea dar salida. En la parte inferior derecha del listado, aparecerá con letras grandes, la habitación que está seleccionada. Cada vez que se pulsa sobre un cliente, el programa hace un repaso de la situación en la que se encuentra, analiza tanto los datos de su factura como los de su reserva y nos indica si está en situación de darle salida o no. En función del análisis realizado, pueden aparecer hasta cinco casillas, en la parte inferior centrado de la pantalla, con información sobre las que debemos decidir. Pza. Honduras, valencia [email protected] - 2 -

3 Haciendo <clic> en cualquiera de estas casillas se accede directamente a Mano Corriente, a la factura de esta habitación, desde donde se podrá emitir factura, liquidar, o modificar cualquier dato Fecha Prevista de salida Si se ha seleccionado a un cliente cuya fecha prevista de salida es posterior o anterior a la de hoy, aparecerá un cuadro sobre fondo verde que lo indica con este texto. De todas formas, el programa permite dar salida a este cliente. Este dato es únicamente informativo. Y de todas formas, en el momento de darle salida nos volverá a recordar que está fuera de fecha y que confirmemos la salida, y mostrará un cuestionario sobre la causa de la salida anticipara del cliente Cargos Automáticos no realizados Si en la habitación en la que está alojado este cliente no se han realizado los Cargos Automáticos correspondientes a su estancia, lo indica con este texto en un cuadro con fondo verde. De todas formas, el programa permite dar salida a este cliente (Ver Mano Corriente Cargos automáticos) 2.3. Factura emitida y no liquidada Si este cliente tiene en la habitación en la que se ha alojado (Mano Corriente) una factura emitida y todavía no liquidada, lo anuncia sobre un cuadro de fondo rojo. El programa NO permite dar salida al cliente hasta que no se liquide su factura (Ver Mano Corriente Liquidar factura). Si por cualquier motivo, no se ha pagado, hay que liquidar la factura y dejarla en pendientes Cargos en Factura Si en la cuenta de la habitación donde este cliente está alojado existen cargos, el programa lo indica con este texto sobre un cuadro de fondo rojo y NO se permite dar salida hasta que no se resuelva (Ver Mano Corriente) 2.5. Otras facturas abiertas (Reserva) Si este cliente pertenece a una reserva que tiene más cuentas o facturas abiertas, lo indica en un cuadro con fondo verde con este texto (Ver Mano Corriente Facturas suplementarias). Pza. Honduras, valencia [email protected] - 3 -

4 3. Dar salida a un cliente Si es posible dar la salida (porque después del repaso, no hay nada que lo impida), en la parte inferior derecha de la pantalla se verá un botón grande verde de Dar salida. Cuando se tiene seleccionada una habitación en el listado, y no aparece ninguno de los cuadros sobre fondo rojo ya descritos, el programa activa este botón. Pulsando sobre él, se desaloja al cliente del hotel, pidiendo antes confirmación: Damos salida a la Habitación (número)? 3.1. Desalojar sin factura Un cliente que no tiene cargos en su cuenta o factura, que normalmente es de agencia, puede salir del hotel sin necesidad de que se le emita una factura. Para ello, es suficiente con seleccionar la habitación en donde se aloja y pulsar sobre el botón de Dar Salida Salida anticipada de un cliente Cuando un cliente abandona el hotel fuera de la fecha prevista de salida, el programa lo advierte. Pero además, muestra una ventana en la que se listan una serie de causas por las que el cliente se va. Basta con marcar una de ellas y pulsar sobre el botón de Archivar y Salir para que el proceso de check-out siga su curso. Las causas de salida anticipada que se dan son: Por problemas externos (familiares, laborales, etc) Por problemas meteorológicos (situación meteorológica distinta a la esperada) Por ruidos en la habitación Por temperatura inadecuada en la habitación Por problemas con las instalaciones Por problemas con el personal Por problemas con el precio Por otros problemas que conocemos No sabemos Es interesante que desde recepción se acostumbren a completar de la forma más fiable posible esta encuesta, puesto que nos puede ayudar a mejorar el servicio y la calidad del hotel. Pza. Honduras, valencia [email protected] - 4 -

5 Después, en el menú de Comercial, en la opción de Análisis de las salidas anticipadas se estudias estas causas y su incidencia Desalojar clientes de reservas múltiples Una reserva múltiple contiene varias habitaciones. Muchas veces estas reservas se hacen cuando se trata de un grupo, que vienen a través de una agencia, y que no tienen ningún cargo en sus facturas. En estos casos, podemos dar salida a los clientes uno por uno, siempre y cuando el cliente que queremos desalojar no tenga cargos en factura. Si tuviéramos una reserva de muchas habitaciones y queremos desalojarlas todo a la vez, el programa nos preguntará si queremos desalojar la reserva completa. 4. Check-out en grupo Existe la posibilidad de dar salida en grupo, es decir, seleccionar un grupo de habitaciones y dar la orden de desalojarlas a todas ellas a la vez. En el Check-out, para realizar salidas de grupo se debe cumplir una condición: Solo se puede realizar la Salida en grupo a clientes que no tengan nada en su factura (cuenta) ni se les tenga que facturar. En el listado de Alojados la primera columna sirve para marcar los clientes a los que se les desea dar salida en grupo. Para seleccionar los clientes a los que se les desea dar salida en grupo, basta con hacer <clic> sobre el cuadrito blanco. Cada vez que se marca uno, el programa controla que se trata de un Alojado que no tiene nada en Mano corriente, ni Pza. Honduras, valencia [email protected] - 5 -

6 nada pendiente de facturar. Si no es así, lo avisa con un mensaje, y no permite su marca. Los clientes marcados quedan con la casilla de la primera columna de color rojo. Desde el momento en que se marca el primero, el botón verde que hay en la parte inferior derecha de la pantalla, Salida en grupo() se activa. Indica también el número de habitaciones marcadas. Si se pulsa sobre cualquier otra parte del listado de Alojados, se anula la opción de Salida en grupo y se desmarcan todos aquellos que estaban marcados hasta ese momento. Una vez finalizada la selección, basta con pulsar sobre el botón de Salida en grupo para que el programa realice la operación: Todos los clientes estarán ya desalojados de sus habitaciones. Pza. Honduras, valencia [email protected] - 6 -