Manual Fructus TPV Comercios

Transcripción

1 2013 Manual Fructus TPV Comercios Isabel García Pastor FructuSoft 11/03/2013

2 ÍNDICE Nuevo ticket 3 Histórico Ticket 6 Histórico Factura 8 Artículos 9 Recepción 11 Ventas del día 12 Cierre de caja 13 Inventario 14 Cupones 15 Balance 17 Gastos 18 Ajustes 20 Ejercicio 22 2

3 NUEVO TICKET Cuando abrimos el programa nos aparece la siguiente pantalla, desde la que podemos acceder a todas las funcionalidades del programa. Desde esta opción crearemos un nuevo ticket. 3

4 En la pantalla nos aparecerá por defecto el número de ticket que corresponda, la fecha y hora y el usuario que está activo y haciendo la venta. Debajo aparece una barra de imágenes en las que encontramos los productos más vendidos, para poder encontrarlos fácilmente. El cursor nos aparece por defecto en la casilla EAN., lo que nos permite poder introducir ahí el código de barras del producto rápidamente. También se puede hacer una búsqueda del producto en nuestra base de datos pinchando en el cuadrado debajo de los prismáticos, o pulsando uno de los productos de la barra de imágenes. A continuación introduciremos la cantidad de productos, por defecto siempre aparece uno. Para añadir otra línea al ticket basta con presionar el icono del símbolo + verde, y para eliminar una línea el aspa roja que está a su lado. En la casilla descuento se puede introducir una cantidad que se quiera descontar, o un código de descuento en caso de que el cliente tenga un bono descuento, en este caso presionaremos el botón cupones, y nos aparecerá un cuadro en el que introducir el cupón. Por último nos encontramos los botones cancelar ticket que borra todos los artículos, y descuentos del ticket. El botón salir estábamos creando. que cierra la ventana del ticket a la vez que borra el ticket que Y el botón Terminar (también puede pulsarse la tecla F12) que guarda el ticket y nos lleva a la ventana de cobro. Aquí indicaremos si el cobro se hace en efectivo o en tarjeta, para indicarlo bastara con pulsar los iconos correspondientes, si bien es 4

5 el metálico, o en tarjeta, o indicando en la casilla correspondiente el pago. Debajo encontramos los botones de: Factura: donde rellenaremos los campos necesarios para hacer una factura al cliente (NIF, dirección, etc.). En este panel podemos buscar al cliente (si ya lo tenemos en nuestra base de datos a través de la lupa (al lado de la casilla de NIF) El botón Abrir el cajón nos abrirá el cajón portamonedas. Y el botón Terminar, terminara el ticket abriendo el cajón portamonedas (en el caso de que el pago sea en metálico) e imprimiendo el ticket correspondiente. 5

6 HISTÓRICO DE TICKET Desde aquí podemos consultar todos los tickets que hemos realizado desde nuestra tienda, ordenados por fecha del más reciente al más antiguo. En la barra de botones encontramos las flechas verdes para movernos de un ticket a otro (las dos del centro para ir de uno en uno, y las de los laterales para ir al primero y al último, respectivamente) El aspa roja nos servirá para eliminar un ticket. El botón de impresora nos imprimirá un duplicado del ticket. El botón de Excel nos exportara el histórico en una hoja de Excel. 6

7 La búsqueda no ayudara a buscar por número de ticket. NOTA: los tickets llevan impreso en su parte inferior un código de barras, que nos ayudará a encontrar rápidamente el ticket deseado. Para consultar los detalles de un ticket, no tenemos más que seleccionar en el ticket deseado y pulsar en la pestaña Ticket. Para salir, pulsamos el aspa Roja en la zona superior derecha de la pantalla. 7

8 HISTORICO DE FACTURAS Desde aquí podemos visualizar todas las facturas que hemos realizado, sacar duplicados, exportar en una hoja de Excel o visualizar sus detalles. Su funcionamiento es el mismo que el histórico de tickets. 8

9 ARTÍCULOS Desde aquí realizaremos el mantenimiento de artículos, introduciremos nuevos artículos a nuestra base de datos, modificaremos los que tenemos, eliminar, etc. En la barra de botones encontramos las flechas verdes para movernos de un artículos a otro (las dos del centro para ir de uno en uno, y las de los laterales para ir al primero y al último, respectivamente). Con signo + Azul pestaña Artículo. añadiremos nuevos artículos. Al pinchar sobre él nos abrirá la Desde aquí introduciremos el EAN, o código de barras, nombre del artículo, precio e IVA. También el stock que tenemos actualmente y el stock mínimo que tenemos que tener en tienda. Esto nos servirá para que cuando tengamos menos de esa cantidad nos aparezca en el listado de necesidades de compra. 9

10 Además nos permite introducir una descripción del artículo y una imagen del mismo. Para deshacer algún cambio pulsamos la flecha verde y para guardar el tick verde. El aspa roja nos servirá para eliminar un artículo. El lapicero nos permitirá editar un artículo que ya tengamos en nuestra base de datos. El botón de impresora nos imprimirá una ficha del artículo seleccionado. El botón de Excel nos exportara el histórico de artículos en una hoja de Excel, añadiendo al pie de página la valoración aproximada de existencias. El botón listado de necesidades, exporta en formato pdf un listado con los artículos que se encuentran por debajo del stock mínimo. La búsqueda no ayudara a buscar el artículo por EAN. Para consultar los detalles de un artículo, no tenemos más que seleccionarlo y pulsar en la pestaña Artículo. Para salir, pulsamos el aspa Roja en la zona superior derecha de la pantalla. 10

11 RECEPCIÓN Desde este menú añadiremos la mercancía que nos llegue a la tienda. Añadiremos los artículos mediante el código EAN, también podremos buscar con ayuda de la lupa los artículos que ya tenemos añadidos en nuestra base de datos. A continuación indicamos cuantas unidades hemos recibido y guardamos con el botón Guardar o eliminamos con el Aspa Roja. NOTA. Si alguno de los artículos que nos han llegado no están ya en nuestra base de datos nos dará la opción de introducirlo. El botón Excel nos exportará en una hoja de cálculo un listado con la entrada de mercancía, que hemos introducido. Para salir, pulsamos el Aspa Roja en la zona superior derecha de la pantalla. 11

12 VENTAS DEL DIA Al pulsar este botón nos abre un cuadro de dialogo mostrándonos durante 5 segundos el dinero que hemos cobrado durante el día y nos crea un pdf con las ventas realizadas. 12

13 CIERRE DE CAJA Desde este menú realizaremos todos los días el cierre de caja. Introduciremos el dinero que hemos cobrado en efectivo, en tarjeta y los cupones que hemos utilizado (en caso de que lo hayamos hecho). Para confirmar pulsamos en confirmar arqueo. Este arqueo puede ser enviado automáticamente siempre y cuando así lo hayamos configurado desde el menú ajustes. Para salir pulsamos el Aspa Roja. 13

14 INVENTARIO Desde este menú controlaremos el inventario de nuestra tienda. Para comenzar pulsamos al botón Comenzar inventario, y escribimos en cada casilla la cantidad de ese artículo que tenemos en tienda. En la casilla de al lado se nos mostrará la diferencia con el stock que tenemos en el programa. Podemos realizar búsquedas de artículos por EAN. Con el botón imprimir podemos sacar dos tipos de listados. Si imprimimos antes de comenzar el inventario nos sacará listados de conteo; y si lo hacemos después listados de descuadres. Para salir pulsamos el Aspa Roja. 14

15 CUPONES Desde aquí podemos crear cupones de descuento para nuestros clientes. En la barra de botones encontramos las flechas verdes para movernos de un cupón a otro (las dos del centro para ir de uno en uno, y las de los laterales para ir al primero y al último, respectivamente). Con signo + Azul pestaña Cupón. añadiremos nuevos cupones. Al pinchar sobre él nos abrirá la Desde aquí introduciremos la descripción para el cupón, el intervalo de fechas en el que el vale será canjeable, el descuento, bien en euros o bien un porcentaje sobre el precio de venta, cuando se ha de imprimir el vale y a partir de que importe se puede canjear. 15

16 Para deshacer algún cambio pulsamos la flecha verde y para guardar el tick verde. El aspa roja nos servirá para eliminar un cupón. El lapicero nos permitirá editar un cupón que ya tengamos en nuestra base de datos. El botón de impresora nos reimprimirá un cupón. Para salir, pulsamos el Aspa Roja en la zona superior derecha de la pantalla. 16

17 BALANCE Al pulsar este menú se nos imprime listado de compras y ventas brutas desglosadas por mes. 17

18 GASTOS Desde aquí podemos introducir gastos para la completa gestión del negocio. En la barra de botones encontramos las flechas verdes para movernos de un gasto a otro (las dos del centro para ir de uno en uno, y las de los laterales para ir al primero y al último, respectivamente). Con signo + Azul pestaña Gasto. introduciremos nuevos gastos. Al pinchar sobre él nos abrirá la Desde aquí introduciremos los datos del proveedor, la fecha del gasto, el gasto y marcaremos si está o no pagado. 18

19 Una vez tengamos el proveedor metido en la base de datos podremos buscarlo en posteriores introducciones de gastos introduciendo su NIF o bien, desde el icono lupa. Para deshacer cambios pulsamos la flecha verde y para guardar el tick verde. El aspa roja nos servirá para eliminar un gasto. El lapicero nos permitirá editar un gasto que ya tengamos en nuestra base de datos. El botón Excel realizados. nos exportará en una hoja de cálculo el resumen de todos los gastos Para salir, pulsamos el Aspa Roja en la zona superior derecha de la pantalla. 19

20 AJUSTES Esta ventana nos da acceso a todas las principales opciones de configuración de nuestra aplicación. Idioma: 5 Disponibles. Castellano, Inglés, Francés, Italiano y Portugués. Textos y Facturas: Introduciremos los datos Fiscales de nuestro Negocio así como el pié de página para los tickets Vuelva pronto Copias Ticket y Factura: Podemos configurar el número de tickets que salen por impresora así como el número de copias por factura en el caso de que se fueran a imprimir. Los precios Incluyen el IVA: Al marcar esta opción estamos diciendo a nuestro programa que el precio de venta de nuestro artículo tiene el IVA incluido. Si al precio de nuestros artículos queremos sumarle el IVA en el momento de la venta desmarcaremos esta opción. Abrir Editor: Esta opción abre el editor de documentos de Microsoft Access, se utiliza para la configuración de impresión de Ticket, facturas, ventas y otro tipo de informes. Si quiere acceder a este menú recomendamos previamente la realización de una copia de seguridad. Además, le recomendamos antes de editar estos documentos que busque algo de información referente a informes de Microsoft Office Access. 20

21 Mantenimiento de Usuarios: Manual Fructus TPV Comercios Fructusoft El sistema permite hasta un máximo de 3 diferentes dependientes a los cuales es obligatorio que mínimo uno de ellos sea administrador de la aplicación. Si queremos contratar un empleado y solo queremos que cobre y que arqueee sin tener acceso a partes vitales de nuestro negocio debemos crear un usuario pero sin marcar la casilla de administrador. Será recomendable que el administrador ponga una contraseña de acceso para que los usuarios limitados no puedan acceder con su identidad. Activar Arqueo: Activa para todos los usuarios la funcionalidad de arqueo, el fondo para el arqueo, activando también la posibilidad de enviar el arqueo y las ventas del día al responsable del negocio por . Para acceder a la configuración del pulsamos sobre el icono del sobre. Debemos configurar nuestro correo para la emisión del correo: Ejemplo ficticio Hotmail: (más información: configuración smtp correo en google) Usuario: [email protected] Clave: Servidor de salida: smtp.live.com Puerto: 587 Usar SLL: Sí Destinatario: 21

22 EJERCICIO Desde esta ventana podemos cambiar el ejerció fiscal en curso y revisar también años anteriores con las bases de datos completas. Para acceder pulsamos sobre el icono calendario en la parte inferior central de la pantalla principal. Al comenzar un año fiscal nuevo, para crear un Ejercicio limpio, sin tickets, ni facturas, únicamente conservando stocks, clientes y proveedores, seleccionamos el año y pulsamos sobre crear. Para seleccionar un ejercicio pulsamos en el desplegable y seleccionamos el ejercicio y pulsamos en Usar. Podremos ver en todo momento el ejercicio en curso echando un vistazo sobre la pestaña en curso. 22