Procedimiento para el Proceso de Compras Revisó: Jefe Adquisiciones Fecha: Mayo 2013

Transcripción

1 REF: P-GG-01 Pág. 1 de OBJETIVO El propósito de este procedimiento es establecer los mecanismos de compras de la Empresa y la gestión de los proveedores críticos de insumos y servicios. 2. ALCANCE en general de productos y/o servicios de las diferentes Áreas de la Empresa exceptuando aquellas que se hacen por CAJA CHICA. Se distingue la metodología utilizada en las compras realizadas por el área de construcciones al tener implementado el Sistema Siserco para el control de compras y bodega; las compras para proyectos menores o compras aisladas; y las compras para proyectos mayores. 3. RESPONSABILIDAD Gerentes de Área y/o s de Departamentos. s de. Depto. Contabilidad y Finanzas. 4. DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento Control de Subcontratos (P-GG-04). 5. TERMINOLOGIA Subcontratista : Empresa o persona natural especializada en diversas áreas del ámbito de competencia de RFA, que desarrollan trabajos por encargo directo, previo acuerdo técnico económico con RFA. Proveedor: Empresa o persona natural que desarrolla actividades de carácter comercial y entrega bienes y/o servicios Proveedor Crítico: proveedor cuyos bienes y/o servicios afectan directamente la calidad del producto o servicio entregado por la empresa Proveedor Designado: proveedor solicitado por el mandante para proveer algún producto especial en el desarrollo de una obra y no requieren, necesariamente, ser evaluados para su utilización. Producto: se definen de esta forma los materiales, insumos, equipos, máquinas y herramientas adquiridos (o en arriendo) para el desarrollo de un proyecto u obra en general. Servicio: se define de esta forma, la subcontratación de mano de obra, asesorías u otros para el desarrollo de un proyecto u obra en general. Corriente: que se efectúan regularmente y su Objetivo es mantener stock permanente de productos de uso periódico para la empresa, caben dentro de este Item los siguientes gastos: Insumos en general; Mantención de equipos; Mantenimiento stock crítico de bodega

2 REF: P-GG-01 Pág. 2 de 10 Especial: Son compras cuya función es satisfacer un requerimiento específico de los proyectos (obras) en ejecución. 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No aplica. 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Proyectos Menores o Aisladas a) Las necesidades de compra de productos deberán ser efectuadas expresando claramente lo siguiente, cuando corresponda, según el producto: Área/Departamento que lo requiere; identificación del Centro de Costo o Nº de Proyecto; tipo de compra (corriente o especial); destino o uso del producto; descripción técnica y especificaciones del producto; unidad de medida y cantidad a comprar; urgencia: definir plazo máximo para la compra; lugar de entrega; número de cotizaciones; proveedores recomendados; Requerimientos Especiales: Definir si es el caso, requisitos para: aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos; requisitos para calificación del personal; requisitos sistema gestión de calidad. El requerimiento de compra debe ser emitido y aprobado por Gerente Área, Departamento o de Proyecto, según corresponda. Solicitante Formulario de

3 REF: P-GG-01 Pág. 3 de Cotización a a) Una vez emitido el, éste es procesado por cada de (Computación e Informática, Construcción y Contabilidad) de insumos, software y/o equipos para el funcionamiento de la plataforma computacional de las diferentes áreas de la Empresa. de insumos y servicios requeridos para el adecuado funcionamiento de las instalaciones de la empresa de productos, equipos y/o servicios requeridos en los procesos del Área Construcción y aquellos no cubiertos por los otros s de. Número de Cotizaciones requeridas. En forma normal se requieren como mínimo 3 cotizaciones. Casos especiales y justificados (Gerente Área o Departamento), se obviará la exigencia de varias cotizaciones, en especial para compra de servicios y/o equipos especializados, o en caso de productos sin alternativas de proveedores que cumplan con la especificación técnica requerida. A los proveedores seleccionados se les solicitará cotización, emitiendo para ello una Solicitud de Cotización, o bien un mail o fax, en él se debe incluir todas las características posibles del producto que se necesita cotizar. El mail o fax debe ser archivado junto a la documentación del proceso de compras. En casos donde se acuerde con el proveedor congelar precios por un periodo determinado de tiempo, no será necesaria la Solicitud de Cotización, pero a la orden de compra se deberá adjuntar la cotización donde figuren los precios acordados de de Departamento Informática de Departamento Contabilidad de Área Construcción de Solicitud de Cotización

4 REF: P-GG-01 Pág. 4 de Cotizaciones y Selección Proveedor a) Si en el se define efectuar cotización entre varios proveedores, el de procede a evaluar las cotizaciones recibidas y a seleccionar la oferta técnico-económica más adecuada, la que será sometida junto con los antecedentes y respaldos pertinentes, a la revisión y aprobación de acuerdo a la siguiente especificación. corrientes Hasta 25 UF de monto, autoriza Gerente de Área del encargado de compras; sobre ese monto autoriza el Gerente General. especiales Autoriza el Administrador o de Proyecto o de Departamento respectivo. Para montos superiores a 25 UF se requiere el VºBº del Gerente de Área y sobre 50 UF del Gerente General. b) La autorización respectiva, debe consignarse en la de Ofertas si corresponde, en caso contrario esta deberá quedar consignada en la orden de compra. c) En la de Ofertas se debe indicar la solicitud de cheque cuando corresponda, clarificando la urgencia de la emisión. Para el caso de proveedor único, la solicitud de cheque se debe indicar en el del producto Gerente Área Gerente General Proyecto/ Administrador Obra Departamento /Gerente Área Gerente General Solicitud Cotización Solicitud Cotización Solicitud Cotización de Ofertas Orden de de Ofertas a) Luego de seleccionado el proveedor, se procede a la materialización de la compra mediante emisión de Orden de. Para el área de Construcciones, la Orden de será emitida por el Sistema Siserco. Toda orden de compra, excepto Construcciones (Siserco), se ingresa a intranet RFA en ítem Emisión de Documentos. El número asignado debe registrarse en la Orden de y campo respectivos. Orden de Orden de Lista Emisión Documentos Intranet

5 REF: P-GG-01 Pág. 5 de Recepción y verificación de los productos comprados a) El de a través de los bodegueros de obra y bodega central mediante su visto bueno debe proceder a la conformidad del producto comprado, previa revisión que éste cumpla con lo especificado, en especial en cuanto a: cantidad; requerimientos técnicos; vigencia del producto; envase original y estado; garantía; otros En caso que no cumpla con los requerimientos debe ser devuelto al proveedor informando por escrito del motivo, o bien, plantear las observaciones para su solución por parte del proveedor. En caso de conformidad se debe colocar un timbre con fecha de recepción y VºBº en la Guía de Despacho o Factura según corresponda. En los casos que no se reciba Factura o Guía de Despacho con Timbre de Bodega, el Departamento de Contabilidad y Finanzas enviará copia de la factura al de para que proceda a dar el correspondiente VºBº y poder dar curso a su cancelación Bodegueros Bodegueros Bodegueros Departamento Contabilidad y Fimnanzas Guía de Despacho o Factura Guía de Despacho o Factura Guía de Despacho o Factura Pago a a) Los antecedentes de los productos comprados: Orden de, Guías de Despacho y Facturas con la recepción conforme (VºBº), son entregados al Departamento de Contabilidad para que se proceda a la programación de cancelación a los proveedores. Bodegueros Departamento Contabilidad Documentación de

6 REF: P-GG-01 Pág. 6 de Archivo, Distribución y correlativos de la Documentación a) Orden de original se envía a Contabilidad con copia del compra / cotizaciones, y copia de de Ofertas, Guía Despacho o Factura, según corresponda. En área Construcciones, el original se envía a Contabilidad sólo cuando se solicita cheque con orden. b) Copia de Orden de, original Solicitud Cotización o su equivalente, Cotizaciones, original de la Ofertas y original, las almacena el de respectivo. c) Cada orden de compra debe ser archivada junto con su correspondiente de Ofertas, Solicitud de Cotización o su equivalente, Cotizaciones y. En el Área de Construcciones, la Orden de original se archiva en correlativo obra, una copia se archiva en correlativo general, se entrega una copia al transportista y una copia se envía al Departamento de Contabilidad y Finanzas cuando corresponde a compras realizadas con cuenta corriente. Orden de, compra / cotizaciones, Ofertas, Guía Despacho, Factura, Orden de, Solicitud Cotizaciones, Ofertas Orden de

7 REF: P-GG-01 Pág. 7 de para Proyectos Mayores a) El Administrador de Obra o el Departamento previo al inicio del proceso de compras, debe emitir al de el Programa de inicial (o Cubicación Cero de materiales, equipos) que conforman en su conjunto como mínimo el 80% del valor estimado como Costo Directo en la propuesta, lo que corresponde a la planificación inicial de la obra por partida (cantidades, precio unitario, fecha de inicio y término de cada actividad) traspasando todo el Presupuesto Objetivo que debe entregar Oficina Técnica. De la totalidad del Proyecto, no cursará ningún pedido si esta instancia no está ingresada, salvo casos de extrema urgencia y debidamente justificados. El Control y gestión de Materiales, se describe en P-GR-01 Procedimiento General de Estudio y Ejecución de Obras. b) Para obras ubicadas fuera de la Región Metropolitana, se debe definir los suministros de carácter local, así como seleccionar los proveedores pertinentes. Para suministros que no se califiquen necesariamente como de carácter local, se procede a la cotización y evaluación respectiva de compra, de acuerdo a lo indicado anteriormente, tanto por parte de la Administración local de la obra, como por parte del de de la Oficina Central, para así seleccionar la mejor opción. Administrador de Obra Departamento Programa de Reportes en P-GR- 01 Seleccionados

8 REF: P-GG-01 Pág. 8 de 10 Actividades específicas. Cubicar y especificar técnicamente los productos a comprar Definir compras que se hagan en oficina central y compras locales. Completar y enviar Requerimiento con la debida antelación, en lo posible 7 días, para desarrollar el procedimiento de manera ordenada y expedita. Se exceptúan los casos de compras de emergencia Realizar Cotización a, cuando corresponda. Realizar y Selección de (en obras fuera de Santiago el de o quien cumpla esa función, debe generar estrategias para obtener suministros locales) r producto Recibir y verificar producto Enviar documentación asociada a oficina central para programar pago a proveedores: (Orden de Facturas o Guías, Requerimientos, Cotizaciones y Evaluaciones de oferta) Mantener en obra una copia de la documentación antes señalada. de Solicitante Documentación de 7.3 y reevaluación periódica de proveedores críticos a) Lista de críticos de productos a evaluar. Cada de Departamento debe contar con una Lista de sus críticos que serán evaluados y reevaluados periódicamente. Este registro debe ser controlado y actualizado cada vez que sufra modificaciones b) Informar a los. El Gerente Área envía a cada proveedor crítico, un correo para informarles que serán evaluados o reevaluados por la empresa en función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios que cumplan con ciertos criterios. Departamento Lista críticos Gerente Área Correo de aviso

9 REF: P-GG-01 Pág. 9 de 10 c) El de coordina la evaluación de los proveedores críticos de productos y mantiene los registros de esta evaluación. d) El de consulta vía correo electrónico la evaluación de cada criterio a los usuarios de los productos (Administradores de Obra, Bodegueros, s de Proyecto) cuyos proveedores se va a evaluar. El usuario tiene un plazo de 5 días hábiles para llenar esta planilla y devolverla al de y éste traspasa el resultado final al registro correspondiente. e) Este proceso contempla una evaluación del cumplimiento de especificaciones generales de calidad (Precio, Puntualidad, Devoluciones, Sistema Gestión Calidad, etc.), de la que se obtiene una nota promedio a la que se aplica una ponderación específica, y que evalúa al proveedor de acuerdo a su comportamiento durante el período de un año (Comprende también la reevaluación). f) El de envía por correo electrónico el resultado de las evaluaciones de proveedores críticos de productos al Gerente Área y al del Departamento de Contabilidad y Finanzas. El Gerente de Área informa a través de un correo el resultado de esta evaluación a los proveedores críticos g) El de es responsable de cotizar y adjudicar compras a los proveedores críticos evaluados en las categorías A y B, y dependiendo de la situación, a los evaluados en la categoría C h) Los Designados serán utilizados por instrucción del mandante, sin embargo, si el resultado de su evaluación no es suficiente (C), esta situación será informada al mandante, quien determinará su utilización final. i) Para el caso de proveedores críticos de servicios, se sigue los pasos desde el a) hasta el h), sin embargo quien coordina las actividades es el Departamento respectivo, reemplazando al de Gerente Área Departamento Correo Resultado Servicios

10 REF: P-GG-01 Pág. 10 de ANEXOS Los anexos a este procedimiento corresponden a los registros indicados para cada actividad y se encuentran disponibles en sitio de Intranet. 9. CONTROL DE CAMBIOS Nº Página Fecha Tipo Cambio Descripción 01 N/A Septiembre 2010 General Se modifica el formato del documento. 02 N/A Septiembre 2010 General Se fusionan los documentos: P-GG-01 Proceso de y P-GG-02 de 03 5 Mayo 2013 Adición Se incluye metodología para validar pago sin timbre de Bodega 04 7 Mayo 2013 Adición Se incluye metodología de control de compras al inicio del proyecto