LISTA DE CHEQUEO DEPARTAMENTOS DE FINANZAS HMS N 1/2016

Transcripción

1 SECCIÓN REVISIÓN Y ANÁLISIS ANVERSO DE LA FACTURA La factura se encuentra autorizada por el SII, en y se imprimió el pantallazo con la verificación (Aplica sólo para factura Nacional). Es el ejemplar ORIGINAL CLIENTE (aplica sólo para facturas soporte papel) o es la copia autenticada ante notario en caso que se haya extraviado. Si es factura electrónica debe tener la leyenda cedible, en el caso de haber sido cedida a factoring. La Razón Social y RUT coinciden con la O/C del Portal. El giro del proveedor permite efectuar la adquisición. El N de O/C del Portal mencionado en la factura coincide con el N de O/C del Portal adjunto. La fecha de vigencia de emisión no estaba caducada al momento de ser emitida la factura (No aplica para facturas electrónicas). La fecha de emisión de la factura es igual o posterior a la fecha de aprobación de la orden la O/C del Portal. Son correctos los cálculos aritméticos, que dan como resultado el total de la factura. Cálculos aritméticos, de NETO, IVA y TOTAL son números enteros (No aplica para facturas en moneda dólar). Detalla los bienes o naturaleza del servicio, precio unitario y monto de la operación. (El detalle de los bienes y precio unitario podrán omitirse cuando se hayan emitido las correspondientes guías de despacho) Son concordantes los N s de folio puestos en la factura con el libro de bodega. (No aplica para cuando se contraten servicios, ni se adquieran elementos inventariables). Si la factura referencia guías de despacho, da conformidad con la suma total de éstas, y la factura. La cantidad en letras, coincide con el total en números. Lo indicado en el detalle y los montos, coinciden con lo especificado en la O/C del Portal. Si no coincide el detalle y los montos con lo indicado en la O/C del Portal, responda lo siguiente: Hay nota explicativa por la diferencia, y se realizó ajuste a la obligación y/o devengación a la orden de compra interna. La entrega es parcial y se constató que las cantidades acumuladas no superan lo contratado o lo adquirido mediante O/C del Portal. Si está en moneda dólar o en UF, el tipo de cambio es el de la fecha de emisión de la factura, o de acuerdo a lo establecido en el contrato y su conversión es correcta. Son concordantes el N de la factura con la Guía de Recepción (no aplica cuando se contraten servicios). Datos de la Unidad que compra (HOSMIL) La factura viene a nombre de la unidad que compró. La dirección es la de la unidad. El RUT es el de la unidad. Indica la fecha de emisión. Datos de quién recibió la factura (No aplica para facturas electrónicas) Especifica el nombre, RUT, firma, fecha y recinto. REVERSO DE LA FACTURA Tiene el timbre de recepción de la factura del Departamento de Finanzas con número y fecha. Y la fecha del timbre coincide con la del libro dispuesto para ello. 1

2 ANTECEDENTES ADJUNTOS A LA FACTURA Impresión de pantallazo de la página del SII que señala que la factura se encuentra autorizada La impresión corresponde a la factura que se está tramitando. Acta de Recepción La fecha debe ser igual o posterior a la fecha de recepción de la factura. El número de la factura, la fecha, RUT, nombre o razón social del proveedor, y el monto en números y letras son idénticos a los de la factura que se tramita. Manifiesta que los bienes fueron recibidos conforme en calidad y cantidad y si fue un servicio, éste se recibió conforme a las condiciones y especificaciones establecidas. Especifica en qué fueron empleados los bienes, o para qué fue el servicio contratado: En caso de vehículos especifica: Marca, Modelo y Matrícula Militar o Placa Patente. Si es maquinaria o equipo; Modelo o Número de serie y Marca. Si es un inmueble, indica la dependencia o parte de ella. Si son alimentos, certifica que es correcto el N de la orden del día que dispone la actividad y la cantidad de asistentes, indicados en el acta. En caso de entregas parciales, especifica cuánto falta del total de la O/C. Si son bienes que se requiere el control físico, o si es un activo fijo, se indica la Orden Logística y fecha en que fue dado de alta. Se encuentra el nombre y firma de la persona que recibió en presencia los bienes y/o servicios. Se encuentra el timbre y firma del Jefe de Servicio de la persona que recibió los bienes y/o el servicio. Guía de Despacho (En caso que la factura las referencie) Son originales o, es la copia autenticada ante notario, en caso de que se haya extraviado. El nombre o razón social es el del proveedor que emite la factura. Número de la guía coincide con el indicado en la factura. La fecha está comprendida entre la fecha de la O/C y la factura. La suma da el total de la factura. Detalla los bienes o servicios contratados con valores unitarios y totales. Nota de Crédito o Débito (Para respaldar diferencias en facturación) Son originales o, es la copia autenticada ante notario, en caso de que se haya extraviado. Indica el número de la Factura que coincide con la que se adjunta. Especifica los antecedentes del proveedor. Respalda las diferencias de las factura (cumple su fin). O/C del Portal Chile Compra Se encuentra en estado Recepción conforme o. Se encuentra en estado Aceptada, cuando el proveedor realiza entregas parciales y ello consta en el acta de recepción. Indica la fuente de financiamiento. Tiene un N correlativo. Tiene el timbre y firma del Jefe del Departamento de Adquisiciones. Guía de Recepción (Documento interno) Indica el número de factura que se tramita. Coincide el RUT y la Razón social con la factura que se tramita. Coincide el número de la orden de compra interna con la que se adjunta. Los elementos recepcionados coinciden con los detallados en la factura. El monto final de la guía de recepción es igual al de la factura. Si no es así debe adjuntar lo siguiente: Ajuste que aumenta la guía de recepción. Ajuste que disminuye la guía de recepción. 2

3 Orden de Compra Interna (Documento interno) Indica el número de la Orden de Compra del Portal que es igual a la que se tramita. Los elementos indicados coinciden con los de la factura. El monto final de la (s) Orden(es) de Compra Interna(s) es(son) igual(es) a la factura, si no es así debe adjuntar lo siguiente: Ajuste con Nota de Débito interna que disminuye a la orden de compra. Ajuste con Nota de Crédito interna que aumenta a la orden de compra. Tiene timbre y firma del Director de Logística y el Jefe del Departamento de Adquisiciones. Certificado Inspección del trabajo de Cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales, más planilla de trabajadores (Aplica sólo para subcontrataciones) Certificado corresponde al mes en que se efectuaron los trabajos o el último vigente de acuerdo al periodo de la factura que se tramita. Contiene los trabajadores detallados en la planilla entregada por el representante legal de la empresa. Impresión del pantallazo de la consulta de cesión de crédito o certificado de anotaciones de la página del SII (Sólo para factura electrónica y nacional). Se comprueba que no fue cedida, de lo contrario el pago debe ser obligado al factoring y se debe imprimir o solicitar al proveedor la copia de la factura electrónica con la leyenda cedible, para ser tramitada a pago. Aprobación técnica de la JIC (Para adquisición de software y/o equipos computacionales) Tiene la fecha de solicitud y de aprobación. Coincide el nombre del proveedor de la aprobación, con el de la factura. Coinciden las especificaciones de la aprobación, con las de la O/C y con las de la factura. La Factura hace mención al contrato Si es así debe adjuntar lo siguiente: Fotocopia de la hoja del contrato en idioma español que contenga: Esta autenticada por el Oficial de Finanzas. Identificación de las partes. Monto del contrato. Condiciones de pago. Garantías bancarías. Personerías y firmas. Fotocopia de la hoja del Addéndum que contenga Esta autenticada por el Oficial de Finanzas. Detalla el convenio de las partes. La cláusula de pago. Firma de las partes. Fotocopia de la Boleta de Garantía y/o Póliza de Seguros. El monto a caucionar coincide con el indicado en el contrato, convenio u orden de compra con cláusula. Está a nombre de. El RUT es Tiene nombre y RUT del proveedor, y coincide con el señalado en el contrato, convenio u orden de compra con cláusula. Tiene la fecha de emisión. Tiene fecha de validez vigente. DETLE (Departamento de Transparencia y Lobby del Ejército) De acuerdo a los antecedentes revisados corresponde ser informado en el DETLE. 3

4 Resolución de pago Tiene como título: Resolución de Pago Exenta (En caso de ser exenta de toma de razón por la CGR) La fecha, es igual o posterior a la de la factura. En los Vistos, se hace mención que la lista de chequeo corresponde a la factura que se tramita. En los Vistos, debe estar el número y la fecha de emisión de factura la cual debe coincidir con la de la propia factura. En los Vistos, se hace mención a la nota de crédito o débito, si es que la hay. En los Vistos, se hace mención al Acta de Recepción y su fecha. En el Resuelvo, coincide el nombre del proveedor con el de la factura. En el Resuelvo, tiene el nombre de la empresa de factoring (Aplica sólo para el caso de facturas cedidas). En el Resuelvo, coincide la fuente de financiamiento con lo indicado en la O/C del Portal En el Resuelvo, el monto a pagar corresponde al de la factura, considerando la nota de crédito o débito si es que la hay. El pie de firma corresponde a quien tiene delegada las facultades para contratar e invertir los recursos asignados. Revisor Sección Revisión y Análisis Jefe Sección Revisión y Análisis SECCIÓN CONTABILIDAD La factura ingresada corresponde a la que se tramita. Son correctas las cuentas contables utilizadas en el SIFIE. El monto de la devengación coincide con el valor a pagar de la factura. Si es factura electrónica, no se encuentra cedida en factoring (Revisión en la página del SII). Fue realizado el ajuste (rebaja o aumento) a la devengación por Nota de Crédito o Débito. Fue contabilizada la Boleta de Garantía y/o Póliza de Seguros. Administrativo Sección Contabilidad Jefe Sección Contabilidad INTERVINE Conformidad con la revisión efectuada a la lista de chequeo. Veracidad de que la compra fue efectuada. Revisión de la coherencia, completitud y veracidad de los antecedentes que sustentan la compra. Director de Administración y Finanzas 4

5 SECCIÓN TESORERÍA Revisión de la Lista de chequeo de la Sección Revisión y Análisis y la Sección Contabilidad. La factura mencionada corresponde a la que se tramita. La factura se encuentra devengada. Está firmada por el revisor y por el Jefe de la Sección Revisión y Análisis. Está firmada por el revisor y por el Jefe de la Sección Contabilidad. Está firmada por el Intervine. Anverso de la Factura Corresponde la fecha de vencimiento de acuerdo al timbre de recepción del Departamento de Finanzas. Resolución de Pago Considera el nombre del proveedor, monto y número de la factura, fuente de financiamiento y tiene un número correlativo. Se encuentra firmada por quien tiene delegada las facultades para contratar e invertir los recursos asignados. Carta de cesión de crédito (En caso de facturas soporte papel cedidas en factoring) La carta individualiza a la factura cedida. Impresión del pantallazo de la consulta de cesión de crédito o certificado de anotaciones en el registro de la página del SII (Sólo para factura electrónica y nacional). Adjunta pantallazo o Certificado de la página de SII que compruebe que no fue cedida, de lo contrario el pago debe ser obligado al factoring. Si el pantallazo o Certificado indica que no fue cedida en factoring, se verificó nuevamente en la página de SII, por si el estado de la factura ha cambiado desde el tiempo transcurrido desde que se tramitó la factura. Impresión de la verificación del contenido del documento en la página del SII Se comprueba que NO existe una nota de crédito /debito que modifica la factura, de lo contrario, se adjunta. La factura NO ha sido anulada mediante nota de crédito. (De lo contrario, la factura se devuelve). Administrativo Tesorería _ Jefe Sección Tesorería _ Jefe de Departamento de Finanzas 5