SISTEMA INTEGRADO DE GESTION INDICE

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1 01 DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 3 PAG 1 DE 9 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DESCRIPCION SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES REQUISICION VERIFICACION DE EXISTENCIA COMPRAS Ordenes de Compra ORDENES DE SERVICIO Y SUBCONTRATOS Ordenes de Servicio Subcontratos Alquiler de equipos CERTIFICADOS DE CALIDAD O DE HOMOLOGACION EN EL... 8 PROCESO DE COMPRA CONTROL DE CAMBIOS... 9 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR NOMBRE: DIEGO GERMAN OLARTE MONTENEGRO NOMBRE: DIEGO GERMAN OLARTE MONTENEGRO CARGO: COORDINADOR HSEQ CARGO: COORDINADOR HSEQ NOMBRE: JOSE MARIA VARGAS MOTTA CARGO: GERENTE FIRMA: FIRMA: FIRMA:

2 01 DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 3 PAG 2 DE 9 1. OBJETIVO Describir el proceso general para realizar las compras y servicios en las obras o labores contratadas de JOSE MARIA VARGAS MOTTA. 2. ALCANCE Este documento aplica al Departamento de Compras y en general a todas las áreas que requieran la adquisición de un producto o la prestación de un servicio. 3. DEFINICIONES Cliente: Organización o persona que recibe un producto. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. Contratista: El Proveedor en una situación Contractual Subcontratista: La organización que suministra un producto al proveedor. Activo Fijo: Para efectos de este procedimiento se consideran Activos Fijos: Maquinaria y Equipo. Equipos de Oficina. Muebles y Enseres. Equipos. Equipos de Computación y Comunicación. Equipos de Procesamientos de Datos. Equipos de Telecomunicaciones. Equipos de Radio. Satélites y Antenas. Líneas Telefónicas. Flota y Equipo de Transporte. Autos, Camionetas y Camperos. Camiones, Volquetas y Furgones. Tracto mulas y Remolques.

3 01 DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 3 PAG 3 DE 9 Buses y Busetas Recolectores y Contenedores. Montacargas. Palas y Grúas. Motocicletas. Bicicletas. 4. DESCRIPCION Para la realización de las compras en JOSE MARIA VARGAS MOTTA, se procede de la siguiente manera: 4.1. SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES JOSE MARIA VARGAS MOTTA, evalúa y selecciona los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos o servicios de acuerdo con los requisitos de la organización, para lo cual establece criterios de selección, evaluación y reevaluación (Depende si aplica; si no aplica se saca la proporción de los ítem que aplica y se aprueba) Selección Para que un proveedor de productos o servicios sea seleccionado, debe haber tenido algún vinculo contractual (Suministro de algún bien o servicio) a JOSE MARIA VARGAS MOTTA. Luego de verificar este vinculo, al proveedor se le solicitan los documentos requeridos por el formato de selección de proveedores de producto o servicio, para ser analizados y generar una calificación, la cual según el resultado el proveedor es seleccionado o rechazado, si el proveedor después de aplicada la selección es aceptado, este pasa a ser parte del listado de proveedores Evaluación de proveedores Para la evaluación y la reevaluación de los proveedores, se tienen establecidos criterios de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de acuerdo al formato establecido. Dicha evaluación puede ser realizada con los proveedores de la siguiente manera:

4 01 DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 3 PAG 4 DE 9 En sitio Telefónicamente. Envió de información. Si luego de verificados los aspectos requeridos el proveedor aprueba la evaluación realizada, esta evaluación tiene una vigencia de un año (1) para volver a ser aplicada. Si de acuerdo al criterio de evaluación entra en seguimiento, esta evaluación se vuelve a aplicar a los seis (6), para verificar el estado de avance de los requisitos establecidos. Y si este proveedor no aprueba la Evaluación, este proveedor es retirado del listado de proveedores Reevaluación Para la realización de la Reevaluación de acuerdo al criterio o la percepción de la gerencia, la Coordinación de HSEQ y la Coordinación de Compras y el desempeño mismo del proveedor esta se realizara antes del periodo establecido o en su defecto cada (1) año REQUISICION Identificada la necesidad de un material, producto, repuesto o servicio en una obra, se procede a diligenciar el formato Requisición, en donde se deben detallar las características, especificaciones técnicas y requisitos de calidad (cuando sea aplicable) de lo solicitado. Con el fin de evitar que la realización de las compras genere algún tipo de impacto negativo sobre el desarrollo normal de la obra, el Director de obra o Ing. Residente debe programar y enviar las requisiciones con suficiente anticipación, previniendo entre otros factores los siguientes: Tiempos de Entrega (Proveedor) Disponibilidad en el mercado Materiales de Importación Fabricaciones especiales

5 01 DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 3 PAG 5 DE 9 El Departamento de compras dispone de mínimo tres (3) días para entregar la Compra. Estas requisiciones son entregadas al Director de Obra o Ing. Residente para el trámite respectivo. La requisición debe referenciar los productos o materiales de cada área. Control de firmas FIRMA DEL SOLICITANTE: Persona que realiza la requisición FIRMA DEL DIRECTOR DE OBRA/ DUEÑO DE PROCESO: Es la persona de más alto nivel jerárquico del contrato en el que se está realizando la requisición. Ej.: Ing. Residente de Obra, Director de Obra, Supervisor Operativo, etc. En los caso de requisiciones realizadas por personal de HSE estas serán firmadas como dueño de proceso por el Coordinador HSEQ, para las requisiciones de papelería en la oficina central estas serán firmadas por la Coordinadora de Talento Humano. FIRMA DEL ADMINISTRADOR: Firma el Coordinador Operativo o el Subgerente de la empresa como representante de la Gerencia. FIRMA DEL GERENTE: Firma y aprueba el Ing. José María Vargas Motta como Gerente de la empresa y es quien da la última palabra para la aprobación de las mismas. NOTA: Las requisiciones que no cumplan con lo aquí estipulado, serán devueltas al lugar de origen para su correcta elaboración VERIFICACION DE EXISTENCIA Las requisiciones deben ser consultadas con la bodega para la verificación de las existencias. Esta verificación queda registrada en la casilla " Existencia" del formato de requisición. Para los envíos de Equipos y Herramientas existentes en las bodegas, las requisiciones respectivas deben estar aprobadas por la Gerencia COMPRAS

6 01 DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 3 PAG 6 DE 9 Cuando sea necesario efectuar la compra o solicitar un servicio, la Coordinación de compras realiza las cotizaciones que tengan lugar, de acuerdo a solicitud de la Gerencia. Los precios cotizados pueden según Coordinación de Compras ser registradas en las casillas "cotizaciones" del formato de requisición para ser consultadas posteriormente Ordenes de Compra. Una vez analizados los precios y definida la compra, se procede a diligenciar el FGCM3 FORMATO ORDEN DE COMPRA, en el cual se detallan las especificaciones técnicas y/o requisitos de calidad, S y SO (cuando así se estipule en la requisición) de los productos, materiales, servicios o repuestos solicitados. Este documento es presentado, junto con la requisición correspondiente, a la Gerencia para su aprobación respectiva y de esta forma poder solicitarle al proveedor la entrega respectiva. Casos Especiales de Compras Los siguientes casos constituyen excepciones al proceso normal para la realización de las compras: Único Proveedor. Cuando por disposición del Cliente, o por las características del producto, material, o repuesto requerido, exista un único proveedor, se puede efectuar la compra presentando para aprobación una (1) sola cotización Activos Fijos. Las compras de Activos Fijos son autorizadas únicamente por la Gerencia, previa verificación de la existencia y disponibilidad de dichos activos en todas las bodegas o almacenes de la empresa por el Administrador Compras repetitivas. Cuando los proveedores de producto o servicios pertenezcan al listado de proveedores de JOSE MARIA VARGAS MOTTA, y se les haya aplicado los formatos de selección y evaluación de proveedores, y las compras sean una constante con estos proveedores, se eliminaran las 3 cotizaciones y se podrá generar un alianza estratégica con estos proveedores

7 01 DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 3 PAG 7 DE 9 para el sostenimiento de precios y la adquisición de productos o servicios que estos puedan suministrar Compras de urgencia. Cuando por requerimientos del cliente se necesite realizar una compra de manera inmediata, estas compras tendrán un tratamiento especial en cuanto a la solicitud de los productos o servicios requeridos, esta puede ser de forma directa por el funcionario que las solicita respetando los montos de autorización, y la aprobación de la misma se dará de forma escrita en el formato requicision por la gerencia, sin excepción ninguna Suministros especiales: 4.5 ORDENES DE SERVICIO Y SUBCONTRATOS Son utilizados para la adquisición de elementos o equipos que requieran fabricación especial; para transporte, reparación y/o mantenimiento de equipos, herramientas o materiales; reparación de instalaciones locativas; pruebas y ensayos en general; para subcontratar servicios técnicos; y para subcontratar Todas aquellas actividades que sean ejecutadas por terceros en obra, bodega y oficina. La Gerencia, dependiendo del tipo y condiciones del servicio requerido, deciden si se elabora orden de servicio o contrato Ordenes de Servicio. Las órdenes de servicio siguen el mismo proceso de elaboración que las órdenes de compra, utilizando el formato FGCM3 FORMATO ORDEN DE SERVICIO, en donde se detallan las condiciones técnicas y comerciales de la misma Subcontratos. Cuando se requiera subcontratar una actividad, la Gerencia evalúa y procede a realizar las respectivas cotizaciones de acuerdo con las siguientes condiciones: Solicitar a los Subcontratistas el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio con una fecha de expedición no superior a sesenta (60) días calendario de su presentación. Solicitar los certificados de trabajos similares, ejecutados o en ejecución, que demuestren su capacidad técnica.

8 01 DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 3 PAG 8 DE 9 Para los subcontratos cuyo valor total sea inferior o igual a 42 SMLV deben realizarse como mínimo dos (2) cotizaciones por escrito. Para los subcontratos cuyo valor total sea superior a 42 SMLV deben realizarse como mínimo tres cotizaciones por escrito. Los subcontratos son elaborados por la Gerencia donde se establecen claramente las condiciones técnicas y comerciales del mismo. Este documento debe ser firmado por el Representante Legal de la Empresa o el funcionario designado por éste, así como por el Representante del Subcontratista Alquiler de equipos Para el alquiler de maquinaria, equipos, vehículos y herramienta, se sigue el mismo proceso de las órdenes de compra y de servicio. Los Contratos de Alquiler son elaborados por la Coordinación de Compras y/o HSEQ y validados por la Gerencia Estos contratos son firmados por la Gerencia CERTIFICADOS DE CALIDAD O DE HOMOLOGACION EN EL PROCESO DE COMPRA Coordinación de Compras debe solicitar (en la Orden de Compra) al Proveedor los certificados de Calidad o de Homologación cuando el Cliente así lo exija o cuando se trate de los siguientes productos o materiales: Tubería a Presión y accesorios. Aceros Estructurales. Cementos, concretos y aditivos. Pinturas. Soldaduras. Materiales Eléctricos: Cables, Tuberías y accesorios, tableros y equipos. Instrumentación. Materiales que requieran ensayos o pruebas. Equipos que exijan calibración. Los Certificados de Calidad deben ser verificados y archivados por el Representante de Calidad de oficina o de Obra.

9 01 DICIEMBRE DE 2010 REVISION: 3 PAG 9 DE 9 TODAS LAS COMPRAS SERAN REVISADAS SEGÚN LO ESPECIFICADO EN LA REQUISICION Y SEGÚN LAS NECESIDADES Y ESPECIFICACIONES TECNICAS PACTADAS CON EL CLIENTE. 5. CONTROL DE CAMBIOS VERSION No FECHA DE EMISIÓN 15 Mayo de de Diciembre de de Diciembre de de Diciembre de 2010 Creación del documento CAMBIO Inclusión del capítulo 4.1 selección y evaluación de proveedores Inclusión de modificaciones de NTC ISO 9001:2008 y de términos de NTC ISO 9000:2005 Se incluyeron modificaciones de formatos y cambios estructurales de cargos