COMPRA DE MATERIALES Y SERVICIOS PSPB-430-X-PR-001 4

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1 4 PARA DIFUSIÓN 01/06/2018 HP ALT JT 3 PARA DIFUSIÓN 18/10/2017 HP ALT JT 2 PARA DIFUSIÓN 30/09/2015 HP ALT JT 1 PARA DIFUSION 03/08/2015 HP ALT JT 0 PARA DIFUSIÓN 06/11/2014 AS ALT JT A PARA APROBACION 30/07/2014 AS ALT JT REV. DESCRIPCION FECHA ELAB. REV. APRO. TITULO: COMPRA DE MATERIALES Y SERVICIOS DOCUMENTO Nº: Revisión ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE SERPETBOL, QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN LA AUTORIZACIÓN ESCRITA DE LA ORGANIZACIÓN. 4 REEMPLAZOS Reemplaza versión 3 Página 1 de 6

2 Página: 2 de 6 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE DEFINICIÓN Y ABREVIATURAS RESPONSABILIDADES DESARROLLO REGISTROS REFERENCIAS. 5 8 ANEXOS. 5

3 Página: 3 de 6 1. OBJETIVO Garantizar el suministro oportuno y adecuado de los materiales, servicios que requieren los distintos procesos para el óptimo desarrollo de las operaciones de la organización, cumpliendo todos los estándares de calidad, seguridad y protección al medio ambiente. 2. ALCANCE El presente procedimiento inicia con el requerimiento de materiales o servicios y finaliza con la compra y entrega de los mismos. Se aplica a todas las compras de materiales y/o servicios de SERPETBOL PERU CONSTRUCCIONES SEPCON SAC a proveedores externos (excepto los servicios de luz, agua, teléfono, Internet, así como los alquileres y seguros). 3. DEFINICION Y ABREVIATURAS 3.1. Pedido de Material y Servicio: Documento que específica el material y/o servicio requerido Orden de Compra: Documento que autoriza al proveedor de los materiales la atención de los mismos Orden de Servicio: Documento que autoriza al proveedor del servicio la realización del mismo. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Gerencia Administración y Logística: Como líder del proceso es responsable de realizar el seguimiento y control de la adecuada implementación del procedimiento Jefe de Logística: Elaborar, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento y realizar el seguimiento de la compra de materiales y/o servicios e informar a los Gerentes de Proyectos sobre el estado de las mismas. Exigir los certificados de calidad, MSDS y fichas técnicas de los materiales a los proveedores. Es responsable de aprobar las órdenes de compra de materiales y/o servicios Gerente de Contratos y RR.HH: Revisa y elabora los contratos con los proveedores, a solicitud de la Gerencia de Operaciones o Gerencia de Administración y Logística Gerente Proyecto: Revisar y aprobar los pedidos de materiales y/o servicios Superintendente/Jefes de Obra: Realizar los pedidos de materiales y/o servicios y realizar el seguimiento de los mismos Comprador y Asistente de Compras: envía la OC u OS al proveedor Asistente de Almacén: Actualiza y hace seguimiento al pedido mediante el Cargo Plan. 5. DESARROLLO: 5.1. Pedido de Materiales / Servicios: - La gestión de solicitar algún Material y/o Servicio al almacén de obra es realizada por el Superintendente, Jefe y/o Supervisores de Obra mediante correo electrónico y deberá especificar las características del material, producto o servicio solicitado.

4 Página: 4 de 6 - El responsable de Almacén en obra, o quien éste designe, elabora el PSPB-430-X-FR-011 Pedido de Compras o Servicio, y lo corrobora con el solicitante. Se deberá indicar la urgencia del pedido. - Todos los pedidos de Compras o Servicios son aprobados por Superintendencia de Obra y Gerente de Proyecto en el Gestor. Nota.- En caso que la solicitud de Materiales, no cuente con la información necesaria se devolverá a la unidad de origen con las respectivas observaciones Atención del Pedido Una vez el Pedido de Compras / Servicios es aprobada por el Gerente de Proyecto, se atiende por compras o por almacén: a. Atención por stock de almacén El responsable de almacén deberá revisar los pedidos e indicar en el Gestor los ítems que serán atendidos por stock y emitirán guía de remisión para su envío al proyecto. El responsable de almacén deberá registrar la salida de materiales, herramientas y equipos en el Gestor. Nota.- En caso el equipo necesite mantenimiento, reparación (atención externa) o calibración se realiza un Pedido de Servicios. b. Compras Selección del Proveedor - Para la adjudicación de la compra, nuestros proveedores deberán estar registrados en el Gestor. - Se deberá contar con las cotizaciones correspondientes de acuerdo a la siguiente tabla: Monto en Dólares (US$) N Cotizaciones Se podrá adjudicar la compra independiente de la cotización, cuando: o Sea único proveedor o representante exclusivo del producto. o Cuando su selección está relacionada a la capacidad / idoneidad específica del proveedor. o Cuando el Cliente así lo indique (vendor del Cliente) - Una vez que se ha seleccionado el proveedor el área de Compras elabora la Orden de Compra o Servicio PSPB-430-X-FR-013 y se espera la firma de aprobación del Jefe de Logística, Gerente de Operaciones y Gerente de Finanzas. Posteriormente, se enviará la PSPB-430-X-FR-013 Orden de Compra o Servicio al proveedor seleccionado. Nota.- Los servicios realizados por sub contratistas son solicitados directamente por el Gerente de Proyecto o Gerente de Operaciones, su solicitud asegura la revisión y aprobación de su plan de trabajo (verificación de equipos, competencias del personal y otros que puedan

5 Página: 5 de 6 afectar el proyecto). El seguimiento a la ejecución del servicio está a cargo de Operaciones y el seguimiento de avance lo realiza el área de Control de Proyecto Seguimiento de las Adquisiciones En obra, el responsable de Almacén realiza seguimiento mediante el cargo plannner y coordina con almacén principal y el área de compras, la atención y estados de sus pedidos. 6. REGISTROS Identificación del Registro Conservación del Registro Código Nombre Soporte Ubicación Retención Disposición PSPB-430-X-FR-011 PSPB-430-X-FR-013 Pedido de Compras o Servicios (Gestor) Orden de Compra o Servicio (Gestor) Digital Of. Compras Permanente - Digital Of. Compras Permanente - 7. REFERENCIAS No aplica 8. ANEXOS No Aplica 1 Historial de Revisiones REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE LAS MODIFICACIONES FECHA DE LA REVISIÓN A 20/01/ /11/ Se modifica el ítem 2. Alcance se elimina la clasificación PRIORIDAD se elimina del párrafo con las firmas de aprobación 5.2 Se elimina: En caso de que el material sea: Urgente: Si la demora es de más de 1 día se procederá a anular la OC y generar una nueva a otro proveedor. Prioritario: Si la demora es de más de 3 días se procederá a anular la OC y generar una nueva a otro proveedor. Normal: Si la demora es de más de 7 días se procederá a anular la OC y generar una nueva a otro proveedor. Nota: Se excluye a los proveedores únicos o representantes de marcas exclusivas. Se modifica el ítem Cuando el monto de la compra sea US$ o S/ se deberá elaborar el PSPB-430-X-FR-012 Comparativo de Cotizaciones con mínimo 2 propuestas, la cual deberá ser aprobada por el Gerente de Operaciones o a quien este designe. 03/08/ Se modifica ítem /09/ Se modifica el ítem el nombre del formato PSPB-430-X-FR-011. Se modifica el ítem se elimina el formato Lista de Proveedores PSPB-430-X-LI-003. Se modifica el ítem se elimina el formato PSPB-430-X-FR-014 Orden de Servicio Se elimina ítem En el caso de Órdenes de Servicio el comprador deberá enviar al Proveedor la Hoja de Entrada de Servicios PSPB-430-X-FR-018. Se elimina formato Hoja de Entrada de Servicios PSPB-430-X-FR-018. Se elimina el anexo. 18/10/ Se modifica el objetivo y el desarrollo. Se eliminan los formatos Cuadro comparativo y Orden de Compra y Servicio 01/06/2018

6 Página: 6 de 6 2 Nombre y Ubicación del documento: Biblioteca SGI/ Procedimientos / Procesos de Apoyo / 430 Logística / Preparado por: Revisado por: Aprobado por: FIRMADO Henry Peña Jefe de Logística FIRMADO Aníbal La Torre Gerente de Administración y Logística FIRMADO Jorge Taborga Gerente General