REV. DESCRIPCION FECHA ELAB. REV. APRO.

Transcripción

1 3 PARA DIFUSIÓN 09/11/2017 NH JT JT 2 PARA DIFUSIÓN 01/10/2014 NH SM JT 1 PARA DIFUSION 20/07/11 JM SM GM 0 PARA DIFUSION 15/06/10 JM SM GM A PARA APROBACION 20/01/10 JM SM GM REV. DESCRIPCION FECHA ELAB. REV. APRO. TITLE: COMUNICACIONES EXTERNAS ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE SERPETBOL, QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN LA AUTORIZACIÓN ESCRITA DE LA ORGANIZACIÓN. DOCUMENT Nº: Revisión 3 REEMPLAZOS REEMPLAZA VERSION 2 Página 1 de 6

2 Página: 2 de 6 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE DEFINICIÓN Y ABREVIATURAS RESPONSABILIDADES DESARROLLO REGISTROS. 5 7 REFERENCIAS. 5 8 ANEXO 5

3 Página: 3 de 6 1. OBJETIVO Establecer los mecanismos de comunicación, recepción y respuesta de documentación ante entidades o partes interesadas externas a la Empresa. 2. ALCANCE El presente procedimiento inicia con la recepción de la documentación o información formal externa de clientes u otras partes interesadas que llega a SERPETBOL PERU CONSTRUCCIONES SEPCON SAC, y finaliza, de ser el caso, con el envío de la respuesta a las diferentes partes interesadas y es aplicable a todas las comunicaciones externas que tengan relación con las actividades de Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente que desarrolla la empresa. 3. DEFINICION Y ABREVIATURAS 3.1. Partes interesadas: Institución, persona o grupo afectado con el proceso de Comunicaciones Externas CSSMA: Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente SGI: Sistema de Gestión Integrado. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Gerencia General: Como líder del proceso y representante oficial y legal ante instituciones, personas o grupos externos a la empresa, es responsable de revisar y responder o designar a la (las) personas autorizadas a revisar y responder la información que sea necesaria comunicar a los clientes u organismos gubernamentales Asesor Legal: Responsable de responder comunicación oficial de la empresa a los diferentes clientes u organismos del estado a solicitud de la Gerencia General. Asesora a las diferentes Gerencias de Área para el envío de comunicaciones oficiales al cliente o entidades gubernamentales Gerencia de Proyecto: Responsable de responder la comunicación oficial de cartas y/o solicitudes del Cliente o de partes interesadas relacionadas al proyecto Recepcionista: Responsable de la recepción y entrega de la correspondencia a las diferentes áreas de la empresa de toda información o documentos recibidos de instituciones, personas o grupos externos a la empresa Asistente de Gerencia: Responsable de elaborar y registrar las cartas enviadas a Clientes, proveedores u otras instituciones que las Gerencias de área indiquen Control Documentario (DCA): Responsable de recepción y distribución a las diferentes áreas de toda información o documentos recibidos en Obra. 5. DESARROLLO: Las Comunicaciones a entidades externas deberán ser formalizadas por los canales y medios que hayan sido establecidos en coordinación entre las partes interesadas Recepción y Registro de Comunicación Externa.

4 Página: 4 de 6 a. Correspondencia recibida en sede central. En recepción se verifica los datos (destinatario, área, procedencia, entre otros), registra y distribuye la correspondencia recibida. La recepción de facturas para pago a proveedores se realizará como indica el procedimiento PSPB-510-X-PR-001 Recepción, Registro y Pago de facturas a Proveedores. En Lima, la correspondencia de proyecto (solicitudes, reclamos, entre otros) son derivados al remitente y al DCA del proyecto que corresponda para su registro en el formato PSPB-340-X-FR-011 Log de Cartas Recibidas. b. Correspondencia recibida en Obra. Los Gerentes de Proyectos, Superintendentes, Jefes de Obra o cada responsable de área y/o departamento de sede central u obra, están autorizados a responder la comunicación rutinaria y diaria del cliente que es propia de la ejecución de sus actividades. Las comunicaciones formales para solicitar información, realizar una consulta y/o entregar documentación en obra, son enviadas por el Asistente de Control Documentario en Obra (DCA) utilizando Pedidos de Empresa, RFI, Transmittals u otras que el cliente establezca, en cualquier caso, se deberá proceder de acuerdo al PSPB-340-X-PR-001 Gestión Documental. Los reclamos pueden llegar mediante Cartas, Órdenes de Servicio u otro documento oficial y el Asistente de Control Documentario (DCA) lo registrará en el formato Seguimiento y Control de Reclamos PSPB-300-X-FR-002 y lo remitirá vía correo electrónico al Gerente de Proyecto y a otros involucrados que gestionaran la respuesta respectiva con las diferentes áreas. Los Reportes de No Conformidades se registrará como reclamo del Cliente y se tratarán de acuerdo al procedimiento PSPB-100-X-PR-005 Tratamiento de No Conformidades. La atención oportuna de los reclamos de los clientes es un objetivo continuo de SERPETBOL por lo que se revisaran y analizarán en el informe de revisión por la dirección. El DCA deberá actualizar periódicamente el registro de Seguimiento y Control de Reclamos y enviarlo según el procedimiento de PSPB-340-X-PR-001 Gestión Documental Emisión de la Documentación. Una vez analizada la documentación o información externa recibida de los clientes u otras partes interesadas, se establecerá el canal más apropiado para responderla. Toda información externa que revista carácter legal deberá ser firmada por la Gerencia General o el representante legal de la empresa. Las cartas que responden a solicitudes, reclamos contractuales u otros temas relacionados a CSSMA, licitaciones o pedidos de cotización respondidas por la Gerencia de Proyecto, o a quien él designe, previa coordinación con las áreas correspondientes. Las cartas que responden a solicitudes gubernamentales serán respondidas y firmadas por la Gerencia Administración y Logística y/o persona que se designe.

5 Página: 5 de 6 Las comunicaciones bancarias, financieras, o contables provenientes de entidades reguladoras, o de clientes serán respondidas y firmadas por la Gerencia de Finanzas o a quien éste designe. Todas las cartas emitidas llevarán el número correlativo que administra el Asistente de Gerencia en Lima o DCA en obra, según aplique y la copia del cargo será archivada y registrada en el formulario PSPB-340-X-FR-012 Log de Cartas Emitidas Información Específica del Sistema de Gestión Integrado. Informaciones relevantes a la Política, Misión y Visión de SERPETBOL PERU CONSTRUCCIONES SEPCON SAC se encuentran a disposición de las partes interesadas a través de la página web, en donde se indica también los datos de contacto de la Empresa. La identificación y control de los Aspectos/Impactos y Peligros/Riesgos significativos relacionados con las actividades y servicios de nuestros proyectos se envía a través de anexos adjuntos a la documentación presentada en las licitaciones y/o documentos específicos entregados al inicio de la obra. 6. REGISTROS Identificación del Registro Conservación del Registro Código Nombre Soporte Ubicación Retención Disposición PSPB-340-X-FR-011 Log de Cartas Asistente de Digital Recibidas Gerencia / DCA Permanente - PSPB-340-X-FR-012 Log de Cartas Asistente de Digital Emitidas Gerencia / DCA Permanente - PSPB-300-X-FR-002 Seguimiento y Control de Reclamos Digital DCA Permanente - 7. REFERENCIAS PSPB-510-X-PR-001 Recepción, Registro y Pago de facturas a Proveedores. PSPB-340-X-PR-001 Gestión Documental. 8. ANEXOS No aplica 1 Historial de Revisiones REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE LAS MODIFICACIONES FECHA DE LA REVISIÓN A 20/01/ /06/ Responsabilidad Reuniones con el Cliente, 5.2 Emisión de la Documentación. 20/07/11

6 Página: 6 de 6 2 Se modifica los puntos: 4.5 Asistente de Gerencias 5.1 Recepción y Registro de Comunicación Externa Información específica del Sistema de Gestión Integrado 5.4. Comunicación externa en Obra 6. Registro: se elimina registro PSPB-400-X-FR-004 Control de Correspondencia Recibida 7. Referencias, se incluye como referencia procedimiento PSPB-510-X- PR-001 Recepción, Registro y Pago de facturas a Proveedores. 01/10/2014 Se modifica ítem 2, ítem 4, ítem 5 Se incluye formatos en ítem 6. 3 Se fusiona con el procedimiento PSPB-800-X-PR-002_3 Atención de Reclamos Comerciales, el cual queda sin efecto. 2 Nombre y Ubicación del documento: Biblioteca SGI/ Procedimientos / Procesos de Gestión / 900 Gerencia General /. 09/11/2017 Preparado por: FIRMADO Nancy Hernández Coordinador SGI Revisado por: FIRMADO Jorge Taborga Gerente General Aprobado por: FIRMADO Jorge Taborga Gerente General