Procedimiento Creación, Traslado y Cierre de OT's y DT's

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1 Página: 1 de 12 APROBACIONES Elaborado por: Edgar Mauricio Correa Alfonso Aprobado por: Julio Cesar Pinto V. Cargo: Coordinador de IT Cargo: Gerente de IT Revisado por: Mario Mantilla Fecha de elaboración: Cargo: Fecha de aprobación: CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha de Elaboración Descripción de las Modificaciones Numeral del documento modificado Elaboración inicial del documento NA 1 IT.P.01 Uso Público

2 Página: 2 de 12 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. PROCEDIMIENTO CREACIÓN OT (OT FUERA ALCANCE RUNT) TRASLADO SEDE OT 7 4. REGISTROS GENERADOS DEL PROCEDIMIENTO 10 B. POLÍTICAS GENERALES 11 C. CREACIÓN Y HABILITACIÓN MINISTERIO DE TRANSPORTE 11 D. CREACIÓN Y TRASLADO DIRECCIONES TERRITORIALES MINISTERIO DE TRANSPORTE 12 E. CIERRE TEMPORAL O DEFINITIVO DE ORGANISMOS DE TRÁNSITO 12 2 IT.P.01 Uso Público

3 Página: 3 de Objetivo Realizar la creación, habilitación, traslado y cierre de Organismos de Tránsito, Direcciones Territoriales del Ministerio de Transporte, respecto a su interacción con la Plataforma del RUNT. 2. Alcance El procedimiento cubre: la creación y habilitación de nuevos Organismos de Tránsito por parte del Ministerio de Transporte y/o o el traslado de instalaciones de las Organismos de Tránsito existentes, la autorización para su incorporación a la operación e interacción con la Solución del RUNT, la verificación del cumplimiento de las Condiciones de Operación, Técnicas y s por parte del nuevo OT y su incorporación en estado activo en el sistema. la creación y habilitación de Nuevas Direcciones Territoriales del Ministerio de Transporte o el traslado de instalaciones de las sedes existentes, su incorporación a la operación e interacción con la Solución del RUNT, la entrega de KIT por parte de Concesión RUNT S.A., y la verificación del cumplimiento de las obligaciones relacionadas con las Condiciones de Operación, Técnicas y s por parte de Concesión RUNT S.A., en la nueva DT y/o en la nueva ubicación a donde se trasladen las sedes existentes y su incorporación en estado activo en el sistema. el cierre temporal o definitivo de un Organismo de Tránsito o una Dirección Territorial del Ministerio de Transporte, la devolución de los elementos del KIT RUNT entregados y el retiro de los enlaces de comunicaciones instalados en cada sitio. 3 IT.P.01 Uso Público

4 Página: 4 de Procedimiento 3.1 Creación OT (OT fuera alcance RUNT) Actividad Descripción Responsable Recibir las solicitudes de visita técnica de 1. Recibir solicitudes certificación provenientes de los OT, radicarlas y de visita de entregarlas al. Analista certificación y Solicitar al Organismo de Tránsito la información y la Administrativo solicitar documentación técnica necesaria para la documentación planificación de la visita técnica de certificación. 2. Estimar recursos necesarios para visita técnica Con base en esta información, se genera una estimación de los recursos y personal necesario para la realización de la visita técnica de certificación y debe remitirlos por correo electrónico al Jefe de Contabilidad. 3. Generar factura de visita técnica de certificación 4. Recibir el comprobante de pago de la factura Generar la factura correspondiente a la visita técnica de certificación solicitada, teniendo en cuenta la estimación de recursos y de personal recibida y los costos de desplazamiento, alojamiento, alimentación, viáticos, entre otros. El Jefe de contabilidad debe hacer llegar la factura al Organismo de Tránsito y notificar del envío al Jefe de Operación para su seguimiento. Recibir comprobante de consignación y/o la aprobación electrónica de pago del Organismo de Tránsito correspondiente a la cancelación de la factura emitida por concepto de la visita técnica de certificación, por los medios de pago autorizados por Concesión RUNT S.A. Registrar en el sistema contable el pago recibido y notificar al del pago vía correo electrónico. Jefe de contabilidad Analista Financiero 4 IT.P.01 Uso Público

5 Página: 5 de 12 Actividad Descripción Responsable 5. Planificar visita técnica de certificación Programar la visita técnica de certificación y notificar vía mail al Organismo de Tránsito, a la Interventoría del Contrato 033 de 2007 y al Ministerio de Transporte, la fecha(s), la hora y el equipo técnico a desplazarse para realizar la visita técnica de certificación. 6. Ejecutar visita técnica de Certificación 7. Revisar Resultados El personal de Concesión RUNT S.A., asignado para la ejecución de la visita técnica de certificación debe desplazarse al Organismo de Tránsito solicitante en las fechas y horarios planificados, en Coordinación con el personal de la Interventoría del Contrato 033 de 2007 y del Ministerio de Transporte designado para el efecto. Revisar el cumplimiento de las Condiciones de Operación, Técnicas y s con base en la lista de verificación planificada en el formato IT.F.05 Lista de verificación de las COTT RUNT OT's. El Equipo asignado a visita técnica de Certificación, debe registrar los resultados de sus observaciones en el formato anteriormente mencionado y recabar la mayor cantidad de evidencia posible (registro fotográfico, mediciones eléctricas, etc.) de las anomalías e incumplimientos detectados. Revisar los resultados de la visita técnica de certificación registrados en el formato IT.F.05 Lista de verificación de las COTT RUNT OT's y la evidencia recopilada y emitir concepto favorable o desfavorable con respecto al cumplimiento de las COTT por parte del OT solicitante. Para el caso en el cual el concepto sea favorable, el debe elaborar la correspondiente certificación de aprobación de las COTT por parte de Concesión RUNT S.A., en el formato IT.F.06 Certificado de aprobación COTT OT, dicha certificación debe ser remitida por correo electrónico al Organismo de Tránsito y al Ministerio de Transporte. En el evento que el concepto sea desfavorable, el debe elaborar un informe en el cual se registren los incumplimientos y las recomendaciones a subsanar e implementar por parte del OT solicitante, dicho informe debe remitirlo al Organismo de Tránsito y al Ministerio de Transporte y el OT deberá solicitar una nueva visita y Equipo visita técnica de Certificación 5 IT.P.01 Uso Público

6 Página: 6 de 12 Actividad Descripción Responsable se debe iniciar nuevamente con el procedimiento. Recibir del Ministerio de Transporte notificación del registro del OT e informar mediante correo electrónico a la Gerencia de Operaciones para que se encargue de adelantar las actividades para poner operativo el organismo de tránsito. 8. Recibir OT registrado Nota: Una vez el Ministerio asegure el cumplimiento de las Resoluciones No de 1993 y 1552 de 2009, procederá a su registro en el sistema HQ- RUNT mediante la opción Registro de Información / Registrar Autoridad de Transito donde se diligencia la siguiente información: FIN Información de la autoridad de tránsito, Datos del Representante legal, Clasificación de la autoridad de tránsito, trámites habilitados a realizar y las sedes operativas asociadas. El Ministerio de Transporte debe notificar por escrito y de manera formal al Organismo de Tránsito y a Concesión RUNT S.A., del registro del OT. 6 IT.P.01 Uso Público

7 Página: 7 de Traslado sede OT Actividad Descripción Responsable Recibir las solicitudes de traslado de enlaces de comunicaciones del área que haya recibido la solicitud. Nota: El Organismo de Tránsito ( OT alcance RUNT) es el responsable de solicitar por escrito y de manera formal a Concesión RUNT S.A., el traslado de los canales de comunicaciones principal y de respaldo instalados en el OT, la solicitud debe incluir la Dirección actual, la nueva dirección, el NIT del OT, Nombre y cargo del responsable del OT y debe identificar a nombre de quien se debe generar la factura correspondiente al traslado de los canales. 1. Recibir solicitudes de traslado de enlaces La solicitud debe hacerse como mínimo con sesenta (60) días de antelación a la fecha en la que el OT requiere que el canal esté instalado en la nueva sede. Para el caso de los Organismos de Tránsito clasificados como OT fuera alcance RUNT, las solicitudes de traslado deben hacerse directamente al proveedor con el que el OT tiene contratado el servicio, conforme a las disposiciones de las Condiciones de Operación, Técnicas y s y adelantar directamente el proceso de traslado. 2. Solicitar viabilidad 3. Generar cotización Solicitar viabilidad para el traslado de los canales de comunicaciones principal y de respaldo del OT solicitante, al proveedor de Telecomunicaciones que Concesión RUNT S.A., tenga contratado para el efecto. Generar cotización para el traslado de los canales principal y de respaldo del OT solicitante con base en las viabilidades entregadas por el proveedor de Telecomunicaciones, la cotización debe ser generada en el formato Plantilla cotización traslado canales y debe ser enviada para la aprobación del Organismo de Transito vía correo electrónico. Nota. El Organismo de Tránsito es el responsable de darle visto bueno y aprobar la cotización, debe solicitar a Concesión RUNT la generación de la factura correspondiente vía correo electrónico y debe adjuntar la cotización con la correspondiente firma de aprobación y una copia del RUT del OT. El correo 7 IT.P.01 Uso Público

8 Página: 8 de 12 Actividad Descripción Responsable electrónico debe ser enviado al. El debe enviar al Jefe Contabilidad la cotización aprobada y el RUT del OT y solicitar la elaboración de la factura. 4. Generar factura visita técnica de certificación Generar la factura correspondiente al traslado de los canales de comunicaciones solicitados con base en la cotización aprobada recibida del OT junto con el RUT. El Jefe de contabilidad debe hacer llegar la factura al Organismo de Tránsito y notificar del envío al Jefe de Operación para su seguimiento. Jefe de contabilidad 5. Recibir comprobante de pago de la factura Recibir el comprobante de consignación y/o la aprobación electrónica de pago del Organismo de Tránsito la cancelación de la factura emitida por concepto del traslado de los canales de comunicaciones principal y de respaldo, por los medios de pago autorizados por Concesión RUNT S.A. Analista Financiero 6. Registrar pago 7. Aprobar traslado canales Registrar pago y notificar al vía correo electrónico. Enviar al proveedor de Telecomunicaciones un correo electrónico aprobando y autorizando el traslado de los canales de comunicaciones principal y de respaldo. Solicitar al proveedor de Telecomunicaciones la fecha estimada para la instalación de los canales de comunicaciones principal y de respaldo en la nueva ubicación solicitada por el OT y notificar vía correo electrónico de estas fechas al Organismo de Tránsito. Nota. El Organismo de Tránsito es el responsable de enviar evidencias del cumplimiento de las Condiciones de Operación, Técnicas y s en las instalaciones de la nueva ubicación del Organismo de Tránsito. En caso que en el momento de la instalación de los canales de comunicaciones en la nueva ubicación del OT, el personal del proveedor de Telecomunicaciones evidencie algún incumplimiento en las COTT, la instalación se suspenderá y se Analista Financiero 8 IT.P.01 Uso Público

9 Página: 9 de 12 Actividad Descripción Responsable reprogramará hasta cuando el OT entregue evidencia del cumplimiento de las mismas y los costos adicionales en los que se incurran por este hecho están a cargo del OT. 8. Hacer verificación funcionamiento canales Verificar a través de la herramienta que el canal instalado esté funcionando. Debe hacerse seguimiento al adecuado funcionamiento de los canales instalados en la nueva sede del OT. FIN Analista de Data Center 9 IT.P.01 Uso Público

10 Página: 10 de Registros Generados del Procedimiento Registro Quién Archiva Dónde Archiva Ordenamie nto del Archivo Tiempo de Archivo Disposic ión Final Lista de verificación de las COTT RUNT OT's. Jefe de Operación \\rational-srv\00 SGC RUNT\09 G Tecnologica\1. IT.P.01 Creacion, traslado y cierre de OT's y DT's\Registros Cronológico Permanente NA Correo electrónico cotización traslado canales Jefe de Operación PC Jefe de Operación Tecnologica Cronológico Permanente NA Certificado de aprobación COTT OT. Jefe de Operación \\rational-srv\00 SGC RUNT\09 G Tecnologica\1. IT.P.01 Creacion, traslado y cierre de OT's y DT's\Registros Cronológico Permanente NA Plantilla cotización traslado canales Jefe de Operación \\rational-srv\00 SGC RUNT\09 G Tecnologica\1. IT.P.01 Creacion, traslado y cierre de OT's y DT's\Registros Cronológico Permanente NA 10 IT.P.01 Uso Público

11 Página: 11 de 12 B. Políticas generales Para efectos de este procedimiento se entenderá como un OT alcance RUNT, a aquellos Organismos de Tránsito que fueron creados y que se encontraban operativos a la fecha de la firma del contrato de Concesión 033 (07 de Junio de 2007) y como un OT fuera alcance RUNT, a aquellos Organismos de Tránsito creados por el Ministerio de Transporte después de la fecha de la firma del contrato de Concesión. Para efectos de este procedimiento se entenderá como una DT alcance RUNT, a aquellas Direcciones Territoriales que se encontraban activas a la fecha de la firma del contrato de Concesión 033 (07 de Junio de 2007) y como una DT fuera alcance RUNT, a aquellas Direcciones Territoriales creadas por el Ministerio de Transporte después de la fecha de la firma del contrato de Concesión. C. Creación y habilitación Ministerio de Transporte Para que un Organismo de Tránsito (OT) pueda ser creado por el Ministerio de Transporte (MT), debe cumplir con: - La Resolución No (Agosto 11/93) por la cual se fijan las pautas para la creación, funcionamiento y reglamentación de los organismos de tránsito y transporte. - La Resolución 1552 de 2009, por la cual se adoptan las Condiciones de Operación Técnicas y s del Registro Único Nacional de Transito - RUNT y se dictan otras disposiciones. El Ministerio de Transporte es el responsable de atender las solicitudes de creación de Organismos de Tránsito por parte de los municipios y/o los departamentos, una vez recibe estas solicitudes, el Ministerio de Transporte es el responsable de surtir todos los pasos requeridos por las disposiciones de la resolución No (Agosto 11/93) para la creación de un OT. Una vez el Ministerio de Transporte considere que la solicitud es viable y el nuevo Organismo de Tránsito puede ser habilitado, debe informar por escrito y de manera formal a Concesión RUNT S.A., de la creación y habilitación del nuevo OT, soportando la misma con la correspondiente resolución. El nuevo Organismo de Tránsito es el responsable de cumplir con las disposiciones de la resolución 1552 de 2009 y con todos y cada uno de los requisitos definidos en las Condiciones de Operación, Técnicas y s (COTT). Una vez el nuevo Organismo de Tránsito considere que está cumpliendo con los requisitos de las COTT, debe solicitar por escrito y de manera formal a Concesión RUNT S.A., una visita 11 IT.P.01 Uso Público

12 Página: 12 de 12 técnica de certificación, para verificar el cumplimiento de las COTT, dicha comunicación debe ser dirigida a al Jefe Operación del RUNT y/o a la Gerencia General de la Concesión. D. Creación y traslado Direcciones Territoriales Ministerio de Transporte Para los casos en las cuales el Ministerio de Transporte requiera hacer la creación de una nueva sede de una Dirección Territorial el Ministerio de Transporte debe adelantar por su propia cuenta las gestiones necesarias para poner operativa la Sede y para cumplir con las disposiciones de las Condiciones de Operación Técnicas y s. Para los casos en las cuales el Ministerio de Transporte requiera hacer el traslado de ubicación de una Dirección Territorial existente, el Ministerio de Transporte debe hacer la solicitud por escrito y de manera formal a la Concesión RUNT S.A., en comunicación dirigida a la Gerencia General del concesionario, con noventa (90) días de anticipación a la fecha en la cual el Ministerio de Transporte tiene planificado poner en operación la nueva sede o la sede existente en su nueva ubicación. E. Cierre temporal o definitivo de Organismos de Tránsito En los casos en los cuales el Ministerio de Trasporte realice el cierre temporal o definitivo de un Organismo de Tránsito clasificado como OT alcance RUNT, el MT debe notificar por escrito y de manera formal a Concesión RUNT S.A., en comunicación dirigida a la Gerencia General del concesionario, para que se proceda a suspender y/o retirar los canales de comunicación principal y de respaldo instalados en el OT y de igual forma pueda retirar los equipos que hacen parte del KIT RUNT entregado al Organismo de Tránsito, así como tomar las acciones necesarias para deshabilitar del sistema al OT y los usuarios asociados. Para el caso de los OT clasificados como OT fuera alcance RUNT, el MT debe notificar por escrito y de manera formal a Concesión RUNT S.A., en comunicación dirigida a la Gerencia General del concesionario, para que proceda a tomar las acciones necesarias para deshabilitar del sistema al OT y los usuarios asociados. 12 IT.P.01 Uso Público