PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN INFORME EJECUTIVO SEMANAL PSPB-300-X-PR-001 0

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1 0 PARA DIFUSIÓN 05/05/2016 NH JP JT A PARA APROBACION 29/04/2016 NH JP JT REV. DESCRIPCION FECHA ELAB. REV. APRO. TITLE: PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN INFORME SEMANAL ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE SERPETBOL, QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN LA AUTORIZACIÓN ESCRITA DE LA ORGANIZACIÓN. DOCUMENT Nº: Revisión 0 REEMPLAZOS REEMPLAZA VERSIÓN A Página 1 de 7

2 Página 2 de 7 TABLA DE CONTENIDOS 1. OBJETIVO ALCANCE/APLICACIÓN DEFINICIONES Y ABREVIATURAS RESPONSABILIDADES DESARROLLO REGISTROS REFERENCIAS ANEXOS... 7

3 Página 3 de 7 1. OBJETIVO El objetivo del presente procedimiento es detallar los aspectos mínimos a cubrir en el reporte denominado: INFORME SEMANAL, para estandarizar y oficializar la presentación del mismo OBJETIVO DEL REPORTE Contar con una herramienta de gestión que permita visualizar el estado del proyecto de forma general y gerencial, para identificar los eventos relevantes de la semana, realizar el seguimiento de la gestión de riesgos y acciones de la Gerencia del proyecto; a fin de realizar un análisis estratégico en las reuniones de seguimiento por la Dirección Ejecutiva y Gerencias OBJETIVOS ESPECÍFICOS Dentro de los objetivos específicos que se busca alcanzar con el uso y seguimiento de este reporte tenemos: Monitorear la Gestión de SSMA. Reportar el avance e informar sobre hitos alcanzados o que se debieron alcanzar. Informar sobre los riesgos y el seguimiento de los planes de acción. Identificar posibles desvíos y determinar acciones para su mitigación. Mantener el uso de una herramienta interna que permita medir el estado de los proyectos, promoviendo la planificación. 2. ALCANCE/APLICACIÓN El presente procedimiento aplica a todos los proyectos o trabajos en ejecución, y el proceso debe completarse y presentarse de manera obligatoria, durante la ejecución. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1. Programación: Es el planeamiento detallado, a corto y mediano plazo, que define las metas a ser alcanzadas y los responsables por su ejecución y acompañamiento, incluyendo el cronograma del proyecto Alcance: Se refiere a todos aquellos trabajos, suministros y/o tareas responsabilidad del contratista en conformidad a las indicaciones del pliego de especificaciones, planos de construcción y aclaraciones del proceso de adjudicación del proyecto y que forman parte del contrato de ejecución de los servicios, incluyendo la interpretación de este último Control: Es la fiscalización ejercida sobre el conjunto de actividades a ejecutar y la realización del acompañamiento y análisis Acompañamiento: Consiste en la obtención, registro y consolidación de datos referentes a la ejecución de cualquier tipo de actividad.

4 Página 4 de Evaluación/Análisis: Consisten en el estudio comparativo de lo previsto con lo realizado, identificando desvíos y respectivas causas, observando tendencias y estableciendo acciones correctivas Suministros: Comprende las actividades de planeamiento de suministro y compras del proyecto, adquisición, fabricación, transporte, montaje, acondicionamiento y pruebas, relativas a materiales y equipos Estructura Analítica: Detalla la estructura del alcance del Contrato o tareas, en actividades necesarias a su ejecución, con atribución de pesos proporcionales para efecto de programación, control y evaluación de ejecución Proyecto: Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único Control de Cambios: Es el proceso por el cual se identifica si alguna actividad o suministro no está contemplado dentro del alcance inicial del proyecto Additional Cost : Costos Adicionales dentro del alcance de la ejecución del proyecto, incluidos aquellos en perjuicio del desarrollo normal del mismo Variation Order : Orden de cambio conducente a una variación en relación al alcance de trabajo original, ya sea en alteraciones de diseño, cantidades, calidad, condiciones de trabajo, secuencia de construcción, etc Umbrales de Control (UC): Los umbrales de control son los valores definidos fuera de los cuales se determina la toma de una acción específica. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Gerente de Proyecto: Es responsable de la correcta elaboración y presentación del contenido del Informe Ejecutivo Semanal Gerencia de Operaciones: Establecer en coordinación con la Gerencia de Proyecto, los planes de acciones derivados de los aspectos relevantes identificados, con el fin de mitigar y eliminar impactos negativos y maximizar las oportunidades.

5 Página 5 de Gerente General: Monitorear la elaboración y verificar el cumplimiento de la presentación del Informe Ejecutivo Semanal Jefe /Coordinador de Control de Proyecto: Dar soporte y colaborar al Gerente de Proyecto con datos relacionados a la elaboración del reporte Coordinador/Asistente de Control de Proyecto: Entregar el detalle de las mediciones de las actividades solicitadas, recursos empleados, desvíos, detalle de retrabajo, etc. 5. DESARROLLO 5.1. Partes componentes. Las partes componentes del reporte deben llenarse en su totalidad y no deben ser agregadas otras que no estuviesen relacionadas a los puntos establecidos, estas partes se refieren a: Salud, Seguridad y Medio Ambiente. (SSMA). Debe incluir el resumen estadístico de salud, seguridad y medio ambiente actualizado; de tal manera que permita a la Gerencia de Proyecto, en coordinación con la Gerencia de CSSMA, establecer objetivos periódicos para la prevención de accidentes; promoviendo y controlando las capacitaciones y la observación preventiva. El cumplimiento de los objetivos del número de tarjeras TOP debe ser planificado y reportado. En caso de ver tendencia fuera de los promedios normales de los proyectos, el Gerente deberá establecer un plan específico en la sección de riesgos y oportunidades Calidad. La incorporación de este punto contempla la identificación de todos aquellos aspectos que hubiesen producidos desvíos debidos a una observación de no calidad o retrabajo y ésta debe derivar en una acción correctiva, oportunidad de mejora y/o lección aprendida, con el objetivo de mitigar el impacto del desvío de calidad y evitar se repita su ocurrencia en este u otros proyectos, según lo indicado en el Procedimiento de Producto No Conforme PSPB-140-X- PR Procura suministros y materiales críticos. Debe incluir la planificación y seguimiento de los materiales identificados como críticos, de manera que estos se entreguen cumpliendo los requisitos del cronograma de obra. Se debe enfatizar el uso de esta sección en la planificación, indicando las fechas requeridas de los materiales o recursos Personal Informa la cantidad de personal real en obra versus el histograma previsto. Esta sección no debe incluir personal de trabajos adicionales.

6 Página 6 de Control de avance. Para el control de avance, se deben identificar las actividades principales así como las actividades críticas del proyecto. Esta sección debe indicar el avance planificado de acuerdo a la programación de obra actualizada y medir su eficacia de ejecución en la semana, mostrando los valores acumulados a la fecha por actividad, porcentajes de avances alcanzados, faltantes o cantidades por ejecutar Análisis. Los análisis de los datos reportados y el estado del proyecto, se realizarán durante la reunión de seguimiento; en la cual se identificará y comparará el valor porcentual de desvío versus el valor de umbral de control siguiente: UC 1 = 10% (Para actividades críticas y avance del proyecto). Desvío UC 1 : Se deben determinar acciones específicas, con responsables de su implementación y seguimiento, a ser verificadas en la siguiente reunión Inoperatividad. En este punto deberá incluirse el acumulado de horas inoperativas, para lo cual el proyecto deberá contar con un soporte aprobado por el cliente, ya sea en formato exclusivo del proyecto o ser incluido en el reporte diario de obra Curva S. En función del cronograma aprobado del proyecto se debe elaborar la curva S de seguimiento como está establecido en el procedimiento de control, para el Informe Ejecutivo Semanal se debe mostrar la curva y en cuadro separado, la comparativa del avance planificado versus el real de la semana del reporte Registro fotográfico. El registro fotográfico debe incluir fotos de las actividades relevantes de la semana, áreas o sectores concluidos en el periodo, condiciones de obra y terreno Estado de facturación. Este punto debe indicar la facturación alcanzada a la fecha y contar con una proyección de los montos estimados para el próximo cierre programado. Debe informar de los montos de adicionales identificados y su estado de presentación o aprobación del Cliente Periodicidad y entrega. La presentación del informe es semanal y debe realizarse los días martes, conteniendo los datos de la semana anterior (de domingo a sábado) a la fecha de presentación. El envío debe realizarse vía electrónica a las siguientes áreas: Dirección, Gerencia General, Gerencia de Operaciones y Gerencia de CSSMA.

7 Página 7 de Seguimiento La Gerencia General realizará el seguimiento a la presentación del informe de todos los proyectos. 6. REGISTROS Identificación del Registro Código Nombre Responsable PSPB-300-X-FR REFERENCIAS Informe Ejecutivo Semanal Conservación del Registro Criterio de Ordenamiento Gerente de Proyecto Cronológico Lima Jefe /Coordinador de Control de Proyecto PSPB-210-X-PR-001 Procedimiento de Control de Proyectos. 8. ANEXOS No aplica. 1 Historial de Revisiones Lugar Tiempo Disposición Hasta finalizado el Proyecto Archivo digital Cronológico Lima 3 años Archivo digital REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE LAS MODIFICACIONES FECHA DE LA REVISIÓN A Emitido para revisión y aprobación interna 29/04/ Para difusion 05/05/2016 Preparado por: FIRMADO Nancy Hernández Coordinador del SGI Revisado por: FIRMADO José Paniagua Gerente de Operaciones Aprobado por: FIRMADO Jorge Taborga Gerente General