GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

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1 Código. PG-COS-PTD Página: 1 de Emisión CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev. Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Javier Rodríguez Jefe de Costos Miriam Machaca Ing. Costos Jorge Morán Jefe de Control de Proyectos Melquiades Damián Jara Gerente Gestión de Operaciones Firmas de la revisión vigente

2 Código. PG-COS-PTD Página: 2 de 10 Tabla de Contenido Tabla de Contenido Propósito Alcance Documentos de referencia Definiciones Desarrollo Fase 1: Identificación del Proceso de Toma de Datos Fase 2: Planificación del Proceso de Toma de Datos Coordinar Reuniones Definir Responsables: Establecer frecuencias y fechas de entrega: Acta de Reuniones Fase 3: Transmisión del Proceso de Toma de Datos Fase 4: Control y Retroalimentación del Proceso de Toma de Datos Responsabilidades Anexos... 9 Anexo 1: Formato de Acta de Reunión de Coordinación Interna... 9

3 Código. PG-COS-PTD Página: 3 de Propósito El propósito del presente documento es brindar pautas para planificar, transmitir y supervisar el manejo de datos de oficina (complementario al plan estándar para la toma de datos en campo) para uso de las áreas del proyecto en forma organizada, a fin de disminuir duplicidades de esfuerzos, divergencia de información e imprecisión de datos. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable a todos los proyectos que Cosapi ejecuta, y es responsabilidad directa del Gerente de Proyecto y/o Jefe de Obra velar por su cumplimiento. 3. Documentos de referencia Plan Estándar para la toma de datos en campo. PG-GGO-RDC Procedimiento para la Reunión de Coordinación PG-GGO-RDT Procedimiento para la Reunión de Transferencia 4. Definiciones Proceso de Toma de Datos: comprende todas las actividades en el proyecto orientadas a obtener datos de campo y oficina, los cuales son transformados en información para ser usada en la toma de decisiones y en temas administrativos. Equipo de Dirección del Proyecto (EDP): es el equipo conformado por los jefes de área del proyecto. Responsable: integrante del equipo del proyecto sobre el cual recae la acción de entrega de información o data. Datos: registro de hechos que sirven como base para crear información. Información: datos que han sido procesados para revelar su significado, los cuales son usados para la toma decisiones. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas.

4 Código. PG-COS-PTD Página: 4 de Desarrollo El Proceso para la Toma de Datos en comprende todas las actividades orientadas a obtener datos de las diferentes áreas, los cuales son transformados en información para ser usada en la toma de decisiones y en temas administrativos. Se puede considerar que este proceso contempla cuatro diferentes fases: Identificar, planificar, transmitir y controlar. Identificar Planificar Transmitir Controlar y retroalimentar Figura 1. Esquema de las Etapas del proceso de Toma de Datos en 5.1. Fase 1: Identificación del Proceso de Toma de Datos El propósito de esta fase es identificar toda la información necesaria (registros, informes, listados, planillas, índices, gráficos, histograma, etc.) que requieran de otras áreas a fin de procesarla y obtener sus entregables. Es responsabilidad del gerente del proyecto coordinar con cada jefe de área, y estos a su vez con cada integrante de su área, para que armen un listado de la información requerida. A continuación se presenta un listado referencial: - Plan de Fases - Cronograma actualizado - Organigrama actualizado - Histograma de Equipos Actualizado - Histograma de Vehículos Actualizado - Lista de supervisión actualizada (que incluya cargo y fechas de ingreso del personal)

5 Código. PG-COS-PTD Página: 5 de 10 - Registros de Caja Chicas - Planilla personal directo - Registro de consumo de combustible por equipo y vehículos según fecha - Lista de equipos en obra actualizada (código, descripción, fecha de ingreso / devolución) - Lista de vehículos en obra (placa, conductor, tarifa de alquiler) - Reporte valorizado de movimiento de materiales por fases - Stock de materiales valorizado por fases - Índices de seguridad - Índices de Calidad - Consumo de HH personal directo - Consumo de HH personal de supervisión - Listado de subcontratas (Nombre de la empresa, monto adjudicado y trabajo subcontratado) - Listado de Planos - Status RFI s - Metrados del proyecto - Pagos de fianzas - Pedido de fondos - Tarifas de gastos generales (exámenes médicos, almuerzo, alojamiento, alquileres, etc) - Lista de hardware y software actualizado (código, usuario, fecha de ingreso / devolución) - Lista de equipos de comunicación actualizados (código, usuario, fecha ingreso / devolución) - Directorio actualizado del proyecto (Nombre, cargo, número telefónico). - Venta valorizada del proyecto. - Histograma de Personal actualizado - Informe Mensual de Seguridad - Curva S - Curva Manpower - Registro fotográfico - Resumen del RO - Proyección de HH Directas - Partes Diario de Equipos y Vehículos - Registro de HM consumidas por equipos - Lista actualizada de Orden de Suministro - Lista actualizada de órdenes de Compra generadas

6 Código. PG-COS-PTD Página: 6 de 10 - Tarifario Interno de Equipos - Tarifario Interno de Hardware y Software 5.2. Fase 2: Planificación del Proceso de Toma de Datos El propósito de esta fase es organizar las actividades necesarias para obtener información. Para este fin, el Gerente del Proyecto convocará una reunión general al inicio del proyecto para que se coordine entre jefes de áreas, el proceso de toma de datos en oficina. Los temas a tratar en la reunión incluyen los siguientes puntos: - Revisión del esquema de planificación para el proceso de toma de datos de oficina, a fin de establecer reuniones, determinar plazos, responsables y concretar actas de compromiso (ver figura 2). - Definir parámetros de registros en caso la información cuente con formatos establecidos, como por ejemplo: Parte Diario de Equipos. - Definir los criterios de envío de información: archivo editable, mail, copia a los interesados y gerencia, entre otros. - Coordinar capacitación de información en caso se cuente con formatos establecidos. Coordinar reuniones Definir responsables Establecer frecuencia y fecha de entrega Acta de reuniones (compromiso) Figura 2. Esquema de la Planificación del proceso de Toma de Datos Se describe cada una de las etapas de la fase de planeamiento para la toma de datos de oficina:

7 Código. PG-COS-PTD Página: 7 de Coordinar Reuniones La gerencia del proyecto definirá con el equipo del proyecto las reuniones necesarias para poner en marcha el plan de toma de datos en oficina: Para establecer la(s) fecha(s) de reunión se deberá tomar en cuenta los siguientes criterios. La reunión deberá ser definida una vez que los integrantes claves del equipo se hayan integrado al proyecto. Los jefes de área deben contar con información consolidada de los integrantes de su área (fase de identificación) Definir Responsables: El equipo de dirección del proyecto definirá ordenadamente cada uno de los responsables de la información solicitada por cada una de las áreas del proyecto. Cada jefe de área deberá exponer los requerimientos de información e indicar los probables responsables de entrega. Es responsabilidad del gerente de proyecto dar soporte a las reuniones, confirmando la responsabilidad en las personas identificadas por los jefes de área o re-direccionando la responsabilidad a las personas apropiadas. Los responsables de entrega de información identificados deben indicar su conformidad de competencia de la información que se le solicitará Establecer frecuencias y fechas de entrega: Se deberá definir los plazos y frecuencia de entrega de la información requerida por cada uno de los integrantes del equipo: Cada jefe de área deberá indicar la frecuencia de entrega de la información identificada. La frecuencia de envío de información puede ser: diario, semanal, quincenal, mensual, según lo requiera el interesado. Así mismo, es responsabilidad de los jefes de área indicar el corte de fecha de entrega de información requerido para su envío. El gerente del proyecto será responsable de dar soporte de coordinación en caso los responsables de área no lleguen a un acuerdo o se genere conflicto, designando una fecha apropiada de corte.

8 Código. PG-COS-PTD Página: 8 de 10 Casa uno de los responsables de entrega de información deberán confirmar su conformidad de cumplimiento bajo la frecuencia y corte de fecha establecidos. En caso no haya conformidad, deberá exponer los criterios y compromisos de entrega Acta de Reuniones Este proceso tiene por finalidad registrar todos los acuerdos establecidos en las reuniones en un acta con la firma de conformidad y compromiso de entrega de todos los participantes. Es responsabilidad del personal de control documentario, registrar debidamente el llenado del acta, según lo acontecido en las reuniones concretadas, Una vez finalizada la(s) reunión(es), todos los participantes deberán firmar el acta en conformidad con los acuerdos establecidos. El personal de control documentario es responsable del envío y difusión del acta a todos los integrantes del proyecto Fase 3: Transmisión del Proceso de Toma de Datos Esta Fase tiene por finalidad que cada uno de los responsables de entrega de información de oficina, cumplan con los plazos y frecuencias establecidos. - Es responsabilidad de cada uno de los integrantes del equipo cumplir con los acuerdos establecidos en el acta de toma de datos de oficina y enviar la información al personal interesado. - El personal que envía la información tiene la responsabilidad de copiar a todos los interesados identificados al inicio del proceso, además del gerente del proyecto. - En caso el responsable de entrega no pueda cumplir con los plazos establecidos, deberán informar oportunamente al área interesada, a fines de establecer planes de contingencia. - Los responsables de entrega de información no deben esperar que el área interesada envíe mail de requerimientos para poder enviar la información.

9 Código. PG-COS-PTD Página: 9 de Fase 4: Control y Retroalimentación del Proceso de Toma de Datos Este proceso tiene por finalidad auditar permanente el Proceso de Toma de Datos de oficina en el proyecto, a fin de identificar incumplimientos de los acuerdos establecidos en actas, y tomar medidas correctivas. Así mismo, se debe identificar oportunidades de mejora al proceso. Los jefes de área del proyecto involucrados con el requerimiento de información son los responsables de supervisar el proceso. Quienes tienen la función de coordinar la implementación de las correcciones y/o mejoras al proceso de toma de datos de oficina en coordinación con la gerencia del proyecto. 6. Responsabilidades Gerente de Proyecto / Jefe de Obra: es responsable de velar por el cumplimiento del presente procedimiento. Jefe del Área de Producción: es responsable de definir en coordinación con el resto de áreas del proyecto el proceso de toma de datos del proyecto; así como dar directivas al personal de campo para su implementación. Áreas del Proyecto: son responsables de participar en la definición del proceso de toma de datos y de su implementación y supervisión en el proyecto. 7. Anexos Anexo 1: Formato de Acta de Reunión de Coordinación Interna

10 Código. PG-COS-PTD Página: 10 de 10 Anexo A: Formato Acta de Reunión de Coordinación Interna Acta de Reunión de Coordinación Interna Código del documento: Nombre del Contrato: Código / N del Contrato: CRXXXX Registro N : 1.- Detalles de la reunión: Fecha: Hora de Inicio: Hora de Término: Lugar: 2.- Participantes de la reunión: N Nombre Área Funcional Cargo Firma Aspectos revisados en la reunión N 1.0 Puntos Principales Puntos a Revisar Comentarios 2.0 Otros temas